摘要：学校档案记录了学校的成长之路，包括了学校重要的教学思想，以及学校在不同时期的教学政策，记录了优秀教师和优秀学生的成长，是学校重要的资源。以往的学校档案管理主要是依据书纸的形式进行阅读和保存，但是随着网络技术和平台的应用，促使学校档案管理工作也发生了改变，档案管理数字化的形式也在不断地推广，并且获取了一定的成绩。
关键词：学校；档案管理；创新；档案管理数字化
前言：
创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，要发展就要有创新，档案事业也是如此。学校档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来世界发展的步伐，才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要。档案管理数字化的发展，主要是依据数字转换、扫描、压缩等网络技术将以往的档案素材归纳到完善的档案库中，从而有助于学校学生、教师以及研究者等进行阅读和下载，从而保障了档案素材的完善性和有效性。
1学校档案管理创新和档案管理数字化具备的含义
学校档案管理的创新和档案管理数字化是依据现代管理方案为依据，全面依据现代管理观念和形式，结合优质的管理形式和设施，突破以往的管理形式，促使学校档案管理更具备创新观念，引导学校管理走向科技、数字、系统化的管理形式。学校档案管理的现代化与以往的管理形式对比分析，有非常多的特点，例如占据的空间相对要小，减少了资源的流失和浪费，信息储存的形式多变，同时数量也在不断地增加，个性化的管理形式不断的推广，还加大了信息的传播速度。在实际发展的过程中可以提升高校档案资料的传播速度，保障信息资料传播的有效性，提升档案管理工作的工作质量。学校档案数量和时间也在不断地改善。因此，现代化的管理形式是发展的必然方向。
2数字化、辅助管理方面存在的问题
事实上现有的高校档案工作计算机管理模式，多数是建立在原有的手工管理模式基础上，这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心，工作对象不是档案信息，而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体，而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作，而且是大大的增加额外手工劳动的投入。表现在：首先是档案计算机辅助管理模式仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用，而且是辅助档案工作人员对档案实体进行编目和检索，不是针对具体的档案信息，比如，这种形式编目须大量依靠手工劳动进行前期准备工作，常常须先手工做好著录或填写好手工目录后，再往计算机中录入。编目的实际目的是为了让计算机排版和打印出“至臻完美”案卷目录。以供展示或手工查阅。其次是档案工作计算机辅助管理不同外界发生关系，它只为档案部门内部服务，作用是辅助档案工作人员人工管理档案实体。这样做档案工作计算机辅助管理发展也失去了外在的动力。
3学校数字化档案管理的实现策略
3.1提高意识：提高数字化档案管理意识，提高档案管理效能
学校要重视数字化档案管理建设，认识到其在科研、教学等领域中的重要地位。首先，学校要从实际出发，强化数字化档案管理建设的组织引导，通过人员配置、机构设置等方面，确保数字化档案管理的有效实施；其次，要创设良好的档案管理环境，强化各部门之间的协调配合，为档案管理数值化提供有力保障；再次，强化数字化档案管理制度建设，依托制度管理工作开展，确保档案管理工作落实到位。
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3.2 统一标准：建立统一的数字化档案管理标准，提高信息共享
为了进一步提高数字信息的共享效果，学校应着力于建立统一的数字化档案管理标准，确保数字信息共享的流畅性。因此，立足当前学校数字化档案管理的现状，在管理标准建设中：1）学校要进一步规范档案数字化管理工作，通过建立完善的数字化信息系统，确保数字档案信息收集、分类、归档等工作的有效开展；2）档案数字信息的开发及应用，建立在完善的信息系统平台之上，这就要求高校要加快标准化信息系统建设，为数字化档案管理提供平台保障。
3.3 优化环境：强化高素质人才队伍建设，加强资金投入力度
人才队伍建设是实现数字化档案管理的重要基础，更是优化档案管理环境的重要保障。在笔者看来，学校一是要强化人才队伍建设，特别是数字信息技术人才的培养，能够更好地适应工作岗位，满足新时期的档案管理的工作需求；二是强化教育培训，提高管理人员的专业能力，并掌握计算机等技能，能够更好地胜任数字化档案管理工作；三是加大投入力度，完善数字化档案管理的硬软件设施。对于学校数字化档案管理而言，应加快数字信息系统建设，能够最大程度地保障数字化档案管理的有效开展，满足管理工作要求。
4学校档案管理的创新
4.1管理理念上的创新
子曰：“工欲善其事，必先利其器。”讲的是工匠要想使他的工作做好，就一定要先让工具锋利起来，也就是说要想做好一件事，准备工作是非常重要的。而在对学校档案管理进行创新之前，首先要对其理论进行创新，摒弃传统观念带给的思想上的局限性，培养先进的思想意识以及创新理念。比如学校档案管理不应该只停留在利用文字、图表对个人及团队进行概括，适当地要将多媒体影像资料纳入档案管理范围，可以提高档案的全面性，提升档案管理的创新意识。
4.2 管理模式上的创新
档案管理的创新在很大程度上是档案管理模式和方式的创新。在档案管理的工作中，首先应提高档案管理的工作地位，特设专门的档案管理部门，并制定相关的政策以及工作原则等分发给学校各部门，这样可以让档案管理部门自行解决内部工作事宜，避免档案管理工作由其他部门的员工代劳所造成的档案更新、管理不到位等现象出现，提升各部门的工作效率，也更加民主平等。由于档案管理系统根据档案性质而决定其操作，在实现档案管理的数字化后，可以结合学校自身的档案特点，建立相应的档案管理平台，便于档案的管理，并能通过网络与师生及时分享。
4.3管理方法上的创新
现在所提到的方法的创新，主要是指传统的学校档案管理工作是以人力手抄为主，然而在信息技术飞速发展的今天，信息技术已经走进了人民的生活并对人们的生活产生了质的改变，显然传统的人工手抄的工作方式已跟不上社会发展的步伐。所以，利用现代信息手段，计算机网络技术，积极改革高效档案管理的方法，实现信息储存、信息传输、信息分享等多个方面的创新，可以有效提高档案管理工作的效率，同时，还可以增加档案的安全性。
结语：
总而言之，学校在数字化信息时代，加快推进数字化档案管理建设，是基于新发展、新理念的重要体现，对于推动学校改革发展，具有重要的意义。
参考文献
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[4]于旭升.高校教育培训数字化档案管理问题初探[J].亚太教育,2015,(13).
论文作者:柳玉荣
论文发表刊物:《知识-力量》2018年9月中
论文发表时间:2018/9/27
标签：档案管理论文; 档案论文; 学校论文; 工作论文; 管理工作论文; 信息论文; 形式论文; 《知识-力量》2018年9月中论文;