关于“文档一体化”的实践与思考，本文主要内容关键词为：文档论文,一体化论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文书与档案的关系问题一直是档案学理论研究者和档案工作者关注和实践的课题之一。从20世纪30年代提出“文书档案连锁法”到目前面临的文书处理与档案管理一体化趋势，均表明“文书、档案是同一事物发展的不同阶段，档案是由文书转化而来”的。认识并揭示二者之间的逻辑关系和基本内涵，将有助于提高文书和档案工作的效率和效益。本文试从三个方面解析“文档一体化”的现实性和科学性。
广大基层部门的机构设置：文档人员配备趋于一体
目前，各中小机关、企事业单位的文书处理和档案管理人员配备及机构设置基本是合一的。我们公司作为江苏建筑业年产值超20亿元的龙头企业，16个有相当实力的股东单位实行的都是文档合一的管理模式，由办公室（秘书科，下同）统一管理、一人或两三人专职负责。这种精干、高效的文档管理班子，有力地推动了档案管理的达标升级，目前已有85%以上单位获得省级达标单位称号。办公人员直接立卷管档的优越性显而易见：
第一，有助于了解文书形成、收发、办结过程。文书档案人员对文件流转的来龙去脉，前后件、主附件及印制件、原件之间的联系，效力时限等中心有数，就能及时进行收集或催收，杜绝承办人截留，无需日后再拆卷补齐。
第二，可以随时将文档资料划类分立。办公室人员直接经手处理文书，知晓其价值，对重要公文的历次修改稿、外来专项文件资料、会议专题材料、大型活动综合资料及未登记文件等，不必等到次年积累成堆再重新审视归类，就可随办随归。这样做，既省时省力又确保了档案材料的齐全完整。
第三，有利于文档查阅和开发利用。由办公室人员负责文书流转和归档，形成管用存一条龙，对组卷归档和提供利用大有益处。文书转化为档案后，可对当前工作提供重要资料参考和凭证，编研后还能对今后实践起指导、启发作用。现行文件（包括内容有效期长的上年文件）不少是正在贯彻执行的，不管是已立卷的还是未定卷的，由办公室人员全流程管理就可做到按规则存放，因不用移交无需借阅，可大大方便平时利用或编研开发。
办公室本职业务：文档综合内容密不可分
我公司长期坚持开展基层档案年度互查活动，文书、档案的互动性在此过程中得到充分显示：文书质量影响档案质量，档案工作又反向服务于文书工作；文书特别是重要公文质量的高下，直接影响着档案开发利用的价值和效益。
长期以来对档案管理说得较多的是硬件上“三分开”及配齐空调机、去湿机、密集架等等，软件上主要强调分类合理、装订规范、检索方便等，将文档工作统一列入办公室主要业务范畴，就从根本上解决了主观意识不到位、文档操作不关连等问题。在日常公务活动中，我们试行了“登文栏目扩充法”和“文号登记关卡法”，实施效果很好。
“登文栏目扩充法”，即努力加强文档“初期信息”的收集与连接，在收、发文簿中（或利用计算机登记）增设案卷类目号、检索分类号等栏目，这样就可在平时作好分类识别标志；文件归档时，在卷内目录上增设“检索分类号”等，强化前后期文档特征功能衔接，就可做到“平滑过渡”、“无缝交接”。
“文号登记关卡法”，即由专人专司文号登记，在文稿付印前经仔细推敲再登上文号打印，这样就能纠正从草稿到定稿多道环节中产生的“低级错误”，如签发、会签与成文落款时间不一，改稿、签字用笔用墨不合要求，数码不统一，标点不规范，错别字等。当然对内容、语言、文种、格式等“大节”问题的把关更应责无旁贷。文号是公文的构成要素，也是具有正式效能的标志之一。在办公室相关人员案头置一文号登记簿，做到登记与把关同步，设一个绕不过的检查站，就能遏制文件印发“飞过海”现象的发生，同时也可在印制前消除明显差错，防止进档后铸成“历史性”遗憾。
办公自动化前景：文档工作流程日渐融合
办公自动化的普及、计算机技术的广泛应用，促进了文档一体化的进程。其先进性和实用性昭示：未来大趋势是由电子文件这一新型载体逐渐取代纸质文件。目前我们公司及基层单位，部分文件在形成和流转中，起草、改稿、定稿、印制等环节已实现了上机操作，改变了传统写作方式和表现形式，并初步摸索文件的鉴定、分类、归档编号由软件程序设定处理。检索目录、配套排列在以办公室为中心管理体系的办公自动化管理系统中一经形成，文件定型之时就是归档之日，文档之间不再有明显界限。计算机存储简便、查阅快速的特点，将过去归档时要做的许多工作，如著录、标引等纳入文书处理程序，不仅减少了工作环节，避免了重复劳动，也保证了档案数据资料的统一和规范。
办公自动化给文档管理改革带来了新机遇，也提出了新挑战。当前应着重抓好以下几项工作：一是要强化提高综合素质的紧迫感。办公室要组织专职人员积极学习计算机知识和多媒体办公自动化技能，主动迎接知识经济时代的挑战，迅速从单一办文型向复合应用型转化，从文秘型向文理工综合型转化。二是树立共建文档系统的观念。在档案资源完全进入市场之前，首先要创造条件加快本企业（或系统）文档资源管理的网络建设，从科学性、实用性出发建立相应的局域网、行业网，并争取与外网接轨。三是配置确保办公自动化运转安全、保密的设施装置。电子文件易下载复制、受众广，网络远程传输不受时空、数量限制，因此眼下迫切需要熟练应用加密（防泄密）、保险（防病毒）等技术手段和完善文档凭证原始性、权威性认定方式方法，以真正跟上和适应时代潮流。