摘要：工程资料管理工作在工程管理中的重要的环节，且水利水电工程档案专项验收是竣工验收的前提。目前我国现场实际情况往往是工程已完工1年多，仍因竣工档案资料无法验收移交，导致人员无法撤场，工程不能进行竣工验收。故加强对施工过程中工程档案管理，加快竣工档案归档验收和移交，对参建各方均有利。
关键词：水利水电工程；档案；资料；探讨
1水利水电工程竣工资料管理现状
水利水电工程竣工资料是工程建设活动的真实记录和反映，是随着工程立项、规划、审批、设计、施工、验收和试运行等全过程逐步形成记录建设工程管理全过程的资料，包括文字、图纸及影像资料等。由于水利水电工程建设周期较长，工程资料涉及单位和部门较多，人员较杂且水平参差不齐，资料量大且门类较多，管理难度大。多年来，由于参建单位各方对工程资料整编重要性认识普遍不足，管理较为粗放，导致工程资料整编一直差强人意，工程已完工一两年，工程竣工资料仍无法完成移交和验收的情况较为普遍，甚至部分中小型项目由于档案资料部分缺失，已完工10多年因档案资料不全无法通过档案专项验收导致未进行竣工验收。由于未能完成竣工验收，最后不得已项目已退场多年再次组织人员完善竣工资料，反复折腾，各方面利益均收到较大的损失，故加强资料管理，完善相关制定，加快资料整编、移交及验收工作是各参建单位不能忽视的问题。
2竣工资料整理过程中发现存在的问题
2.1资料不齐全，不完整
资料不齐全是工程整编过程中遇见的第一个问题，由于各参建单位对工程竣工资料的重视程度不同，过程中资料收集和管理水平，竣工资料不齐全不完整的程度的轻重不一。主要体现在监理和业主下发的指令、通知和会议纪要，施工单位上报的方案措施及联系单等文件编号不连续，存在缺失；施工日志和监理日志记录不连续；原材料进场报验、合格证和检验报告不齐全；施工原始记录不全或缺失等常见问题。
2.2资料填写不规范，签字手续不完善
由于现场施工人员未经过专业培训，监理单位未认真审查，导致部分资料填写不规范，具体情况如：资料填错的修改，应按照规范进行杠改，而现场往往采用的为涂改；施工表格内容填写不规范，未按照示例表格进行填写，填写内容文不对题且与图纸或现场不一致的情况；使用圆珠笔，铅笔等非黑色墨水钢笔及签字笔填写等问题。现场管理过程中，很多时候由于现场确定的事宜，由于各方面原因未能完善所有的签字手续，导致部分资料签字不全，如设计、建设单位人员未完善签字手续，自检资料未完善签字手续等问题普遍存在。
2.3使用表格不统一，不规范
水利水电工程往往由多个公司参与工程施工和管理，但由于各单位均有自己一套资料管理体系，导致现场资料五花八门，故在开工前就应由建设单位、监理单位根据本工程的特点，制定一套符合本工程情况的文件管理系统、表格样式和文件编制要求等下发各单位执行。
2.4竣工图编制不规范
竣工图编制不规范，主要体现在现场进行设计变更后竣工图未进行更改、更改不规范应重新绘制的未绘制，应在图纸上需改的未说明需改原因等，竣工图签字手续不完善等情况。
2.5 资料整编归档阶段存在的问题
资料质量完整、齐全和系统后，进入资料整编归档阶段，本阶段主要任务为按照档案管理办法进行分类分卷，编制卷内目录、打码、卷内备考表和装订等工作。该工作主要可能发生的问题在于文件分卷不规范，未按照档案管理办法进行分类分项归档，卷内文件题名不规范不清晰，如会议纪要，所有的文件名均为会议纪要无法区分，应按照项目名+标段+事由+时间+会议纪要补充完整进行区分避免重名。案卷题名应准确将本卷资料内容题清晰并保持唯一性，按照项目名+标段+部位+案卷资料内容确定等。
3存在问题的主要原因分析
3.1资料管理重视力度不足
在工程建设管理过程中，领导对工程资料管理重视力度不足，强调抓工程建设而忽略工程资料的管理。在工程建设过程中重要精力都放在抓工程质量、进度、安全、费用、各项指标和目标的实现上，等到验收时才想到工程资料问题，安排人员进行突击，由于建设时间较长，人员变化及记录不完整，资料完整性、真实性和符合性产生偏差。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
3.2资料管理制度不健全
虽各参建单位均按照规定制定了相关档案管理制度或办法，但一般都不健全，难以保证资料整编工作的有效开展。如在文件、技术通知的管理方面没有统一的规定，编号不系统，甚至较为混乱，给资料管理带来较大的难度，人员变动时资料交接手续不完善，造成资料遗失，给归档工作造成较大的损失。
3.3档案管理人员意识薄弱，责任落实不到位
各参建单位对档案管理工作宣传力度不够，造成工程管理人员包括领导人员档案管理意识薄弱，存在重建设轻档案的现象。档案管理人员专业知识较为匮乏，不专业，缺少既懂档案管理又懂技术的人员。目前大部分项目都配备了兼职后专职的资料员，从事档案管理的人员只懂档案不懂技术，而工程技术人员又只懂技术不懂档案，两者不能很好的结合起来，同时由于档案管理工作缺乏有效的监督考核机制，责任落实不到位，且短时间内难以出效益，从而影响工程资料的收集和管理。
3.4 过程控制不到位
现场施工过程中存在资料不及时跟进，资料编制与现场实际滞后，资料员在编制资料时在家闭门造车，对现场进度不了解，资料编制与施工进度情况不相符，同时不熟悉施工工艺流程和图纸，在编制过程中将项目没有的内容填上，有的项目反而漏了。
4提高工程竣工资料质量的措施和对策
4.1领导重视，建立健全完善资料管理制度
领导对工程资料管理工作的重视程度是工程资料管理的关键，健全的资料管理制度是竣工资料搞好的前提。工程建设初期建设单位和监理单位应根据本工程的特点结合档案管理的相关法律法规和技术要求，制定本工程的竣工档案管理办法及实施细则。对档案管理机构的职责、归档范围、归档材料要求、案卷质量等进行详尽的规定。同时督促施工单位根据实施细则，制定本单位的档案管理细则，落实档案管理责任领导和专职或兼职管理人员。在工程建设过程中不定期进行检查，针对检查中存在的问题限期进行整改，确保责任落实到位。
4.2规范表格，严格填写
在工程开工前必须明确相关表格，统一文件编号和表格格式，对表格填写不清楚的地方，仔细研读相关示例表格。工程资料的填写需要进行严格规范，只有这样，才能保证工程资料的有效性。在工程资料填写的过程中，资料管理人员务必提醒相关人员的书写规范，要统一采用黑色碳素笔进行文件的填写，不得在工程资料文件上进行随意涂改，也不得出现代签现象的发生；在要求工作人员出示有效证件时，必须以证件原件为主，而不可以使用复印证件代替，尤其是对于质检资料、工程材料清单等文件，一定要保证资料签收的准确性，从而确保日后工程项目检查和核算时不会出现任何问题。
4.3 做好施工过程中的跟踪管理
工程资料在建设管理过程中逐渐形成的，文件种类繁多，因此在开展工程资料管理工作时，应该尽量细化工程资料分类，这样有利于工程资料的收集和管理，避免遗漏问题的发生。对于工程资料可按照基建文件、监理资料、施工资料和图纸为区分，并进行资料的分类存放，避免工程资料的混淆，有利于日后资料文件的提取和工程数据的查看。在工程施工过程中，往往需要进行工程资料的查阅以及工程相关资料的调取使用，这时，资料管理人员应该认真记录工程资料的去向，对工程资料进行认真的追踪工作，并按时进行工程资料的索回，这一工作对于工程资料的管理具有非常重要的意义，能够从根本上避免相关工程资料的流失问题。
4.4竣工整理阶段管理
在竣工整理阶段主要工作在于核查工程资料的真实性、准确性、系统性和完整性等方面进行审查，对不符合要求的资料进行整改，对缺失的资料进行补充，对不规范的资料进行改正。经核查符合要求后在对工程资料进行立卷，立卷完成后核实案卷题名是否规范，卷内目录及卷内备考表是否符合要求，立卷分类是否准确等内容，直至全部符合要求后在制作副本和装订归档，验收移交，确保资料满足归档要求通过相关验收。
结束语
水利水电工程竣工资料管理是一项系统工程，涉及土建工程、机电安装工程、金结安装工程、移民环保等专业，建设、设计、监理、设备制造和施工单位等参建各方的一项复合型工作。要做好竣工资料，保证竣工资料的完整、准确、系统、齐全和真实反映工程建设全过程，参建各方均应高度重视，从开工就抓好资料管理工作，落实工程项目资料与工程进展相同步，强化过程管理，充分发挥员工的主观能动性，全员参与，加快档案验收和移交进度，确保通过验收，为企业树立良好的形象，为公司创造效益。
参考文献：
[1]陈淑义等.建设工程竣工资料质量问题及对策[J].山东冶金,2008,08:58-59.
[2]吴江梅.工程竣工资料整编存在的问题及对策[J].中国西部科技,2006,25：22
[3]陈蓉.做好大型水利工程项目档案管理工作的探讨[J].城建档案,2015,07:39-40.
论文作者:王葵华
论文发表刊物:《防护工程》2017年第25期
论文发表时间:2017/12/29
标签：资料论文; 工程论文; 档案论文; 过程中论文; 文件论文; 不规范论文; 人员论文; 《防护工程》2017年第25期论文;