摘要：项目档案是水电工程建设的重要组织部分，它真实、系统、全面的记录工程建设的全过程，是水电建设者劳动和智慧的结晶，是工程竣工验收、项目稽查和审计的重要依据，是电站后期运行管理、维修改造的保障，同时也是工程达标投产、创优质工程的重要考核内容。因此，必须高度重视水电工程项目档案的质量管控，而要保证其质量，必须从工程项目的酝酿、决策、立项、勘察、设计、施工、验收、投产交付整个过程进行有效管控，本文就从水电工程建设的前期阶段、施工阶段、验收阶段如何进行项目档案质量管控进行浅析。
关键词：项目档案；质量管控；检查；制度
项目档案的质量是指档案的完整性、准确性、系统性、规范性、安全性，只有做到以上几点，才是真正做好档案的质量管控。然而，水电工程建设存在规模大、周期长、点多面广，并且施工队伍流动性强、人员不稳定、档案人员业务素质参差不齐等特点，这给工程项目资料的收集、归档带来一定的困难，但只要我们在工程建设初期就提前介入，并建立一套科学规范的管理体系，抓住工程建设过程的各个环节进行有效管控，实行档案管理与工程建设同步，就能做好项目档案的质量管控工作。
1 建立健全有效的项目档案质量管控体系
水电工程项目档案产生于项目建设全过程，它涉及到业主单位、设计单位、施工单位、监理单位、地方政府、供货厂家、安装调试单位等，涉及单位多，作业点广，需要大家共同重视、共同参与、相互支持、相互配合。建设单位要建立健全档案质量管控体系，统一组织协调管理，明确相关单位的责任人和职责，才能有效管控档案质量。
首先，建设单位领导要重视，要把档案工作列入项目建设计划和管理程序，从项目立项时就应提出项目档案管理方案、归档要求、质量标准，配置技术过硬、经验丰富、责任心强的档案管理人员，明确各岗位、各专业的档案职责，建立健全各项档案管理制度。实行由建设单位集中统一管理，制定水电工程项目档案归档实施细则，明确档案归档范围、归档要求、规范标准、归档流程等。与各单位签订合同时，应在合同中明确归档责任、归档要求，建立档案质量保证金制度。制定档案工作“三参加”、“四同步”制度，“三参加”即档案管理人员必须参加项目建设科研课题、项目布置的有关会议，必须参加项目的评审、鉴定、验收活动，必须参加设备仪器的开箱验收工作。“四同步”即下达项目建设计划与提出文件材料归档要求同步，检查工程建设进度与检查文件材料形成情况同步，评审、鉴定成果和工程验收与项目档案验收移交同步，达标投产、评先创优、尾款结算与档案归档质量情况考核同步。只要建设单位领导高度重视、提早部署、明确职责、完善措施，就能引领各方抓好档案质量管控。
其次，建设单位档案管理人员要进一步细化档案质量管理的制度规范、让档案质量管理体系具有实际操作性。建设单位档案管理人员是整个建设项目档案质量管控的核心，他们负责项目档案归档工作的培训、指导、核查、把关、协调等工作，他们须具备过硬的档案专业知识、有较强的责任心、又须熟悉工程项目的基本情况及各参建单位负责的工程项目，同时也要掌握各单位的工程进度、资料的形成过程，档案易出现的问题等，才能做好档案归档的全程管控。建设单位档案管理人员应在工程开工之初，提前介入熟悉工程概况、工程规划、施工布置、项目划分、项目特点等，根据国家能源局发布的《水电建设项目文件收集与档案整理规范》，并结合工程实际及公司档案管理制度，制定出台《水电工程项目文件整编实施细则》，在文件中需明确归档要求、归档范围、保管期限、档案分类、移交流程等，并结合工程施工计划制定档案归档计划及培训计划，印发给参与工程建设的各个单位和部门，对工程建设各阶段档案资料的有序管理提供保障。
各参建单位也要重视档案管理工作，根据建设单位档案管理的要求规范，结合本单位承建的项目，制定相应的档案管理制度、档案整编实施细则、归档计划等。配备、配足专业的档案人员、建立有效的奖惩制度。要实行项目经理负责制，即项目经理对工程资料编制质量负总责，技术人员与档案人员密切配合。其次，要加强专兼职档案员、工程技术人员责任意识和业务技能的培训，要想办法稳定档案人员，施工单位存在的最大问题就是档案人员流动性大，频繁换人，到岗刚熟悉工作就辞职了，工作交接也不详细，导致后面接手的人也续接不上，文件资料管理混乱、甚至遗失，给后期档案归档工作带来很大麻烦。档案工作是个连续性比较强的工作，不能频繁换人，单位负责人应高度重视，要采取各种措施，稳定档案人员。
2 加强建设过程文件资料形成监管、严控文件资料的形成质量
项目档案的主要特征就是要能真实、准确记录工程项目建设的过程，没有真实性和准确性，档案就失去了它的价值，档案资料是随着工程建设同时产生的，它不能是回忆录、幻想录，工程建设过程是档案的源头，要抓好档案质量，必须从源头抓起，只有抓好源头，后期的整编归档就是水到渠成、事半功倍。各施工单位在开工前就应做好岗前培训、职责分工、奖惩措施，明确承建的项目会产生那些资料、资料的质量要求等。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆文件资料应由专业技术人员编制，且要经培训合格才能上岗，要掌握编制的基本方法和要求，编制的资料既要符合工程技术行业标准、规程规范，又要符合档案的填写质量要求，填写完成应经项目负责人审核确认，确认时应仔细核对记录的真实性、准确性、规范性，无误后方可签字。形成的资料应妥善进行保管，不能弄脏、撕破、遗失，文件借阅应进行登记，要带走查阅的只能借阅复印件，原件禁止带离档案室，人员调动应做好档案资料的交接，确保人去、资料留。
建设单位档案部门应定期到现场各施工单位进行检查、指导，检查档案工作管理情况，检查内容主要包括：人员配置是否满足要求、规章制度是否健全、制度规范是否落实到位、资料形成是否与工程建设同步、资料收集是否齐全、文件资料保管是否安全等。在文件质量方面应重点检查：文件是否为原件，文件的签名、盖章手续是否完备，文件内容是否填写完整、准确，文件中数据是否存在涂改或涂改是否符合规范，文件中是否存在不耐久字迹、竣工图编制是否符合规范要求，文件用纸是否符合归档要求，声像、电子材料是否符合规范要求等。检查过程应根据被检查单位填写档案检查记录表，把检查中发现的问题以书面的形式让项目经理或档案负责人签收，随后跟踪督促整改，整改结果应以报告的形式报建设单位档案部门，形式闭合管理。杜绝检查出的问题扩散、拖延，给后期归档工作带来困难。对各施工单位存在的共性问题，应及时组织大家进行培训、沟通交流，档案部门不能解决的问题应主动向主管领导汇报，由主管领导牵头，协调各部门、各施工单位共同解决。建设单位档案管理人员还应严格执行“三参加”、“四同步”制度，要结合工程建设的实际情况，对原先制定的规范、标准与工程实际不符或存在矛盾的要及时进行修改，要积极主动做好档案管理的辅导工作、把档案质量在源头上管控好，为后期整理归档奠定基础。
建设单位项目工程师和监理单位项目监理工程师也是档案质量管理的关键人员，工程师要树立管工程必须管档案的理念，从思想上必须重视档案管理、认真执行档案管理的制度规范。他们也必须具备档案方面的基本知识，档案资料的准确性、真实性、完整性必须由他们来把控，在开展工程质量检查的同时，也要检查档案的质量。工程师是档案质量管控最直接的管理人员，他们经常驻守在施工现场，监管着整个施工过程，对施工情况比较熟悉，比如：设备材料进场验收记录、施工记录、试验记录、验收记录等资料文件，质量必须由现场工程师来监管，它涉及到工程技术方面的专业知识，档案管理人员较难发现问题，他们只能从规范性的角度进行监管。而工程师则相反，他们懂专业技术，又熟悉施工现场情况，只要他们及时认真检查，就能发现数据填写是否准确、资料是否符合工程技术规范、资料是否收集齐全、资料是否真实、竣工图编制是否与施工情况一致等，现场整改起来也较容易，所以建设单位项目工程师、监理单位项目监理工程师必须尽职尽责、严格认真核查，把问题消除在源头，才能保证档案的准确性、真实性、完整性。
3 严格执行档案移交审批流程，把好档案质量管控最后关口
水电工程建设项目各单位工程、分部工程、单元工程完工后，在组织建设单位、设计单位、监理单位、施工单位完工验收时，档案管理人员必须参加，必须要在验收质量鉴定书上签字，必须审查档案资料的收集、整编情况，主要审查档案资料是否收集齐全、数据填写是否符合规范、正本是否都是原件、分类组卷是否合理、竣工图的编制或修改是否符合要求等。同时，参与验收的工程师也要对档案的真实性、准确性进行再次审查，检查发现的问题需写进验收会议纪要或档案审查记录表，必须督促整改完成，才能在验收质量鉴定书上签字。
档案资料的移交必须填写水电工程竣工档案审核签证单，按移交单位项目负责人→监理单位项目负责人→建设单位项目工程师→建设单位竣工办→建设单位档案部门的流程进行审核把关，并对签字审查的档案质量负责。同时，审核签证单须附竣工档案编制说明、移交目录，对移交的项目概况、编制依据、归档内容、案卷数量等做详细说明，特别档案部门的档案管理人员必须对移交的档案每卷、每页进行仔细检查，检查的内容包括：案卷及文件题名是否简明规范、案卷装订是否符合要求、副本制作是否清晰、组卷是否合理、档案是否齐全、图纸折叠是否规范、页码编写是否符合要求等。为便于查阅、管理，绝大部分建设单位的档案都实行数字化管理，要求归档单位将档案信息录入档案管理系统，进行扫描、上传，还有声像档案、电子档案，档案部门的人员都应该进行认真核查。档案移交审查是档案质量把控的最后一关，必须严格执行，不可敷衍了事，出现问题后期整改起来就很困难，因为工程完工验收、资料移交后施工单位、监理单位的人员都撤离了现场。另外，合同管理部门在结算尾款或质量保证金时，也应执行让档案管理人员签字，确认档案也移交清楚后，在进行结算。
4 结语
水电工程项目档案的质量管控是个系统工程、必须全员参与、全员重视、相互配合，从工程建设前期的体系建立、制度完善，到施工过程的措施落实、及时检查指导、问题整改，再到后期验收移交时仔细审查、严格把关，都是档案质量管控的关键，每个环节、每个细节都应该做好，只有做到档案的完整、准确、系统、规范、安全，才是真正做到档案质量的有效控制，才能为水电工程建设管理更好的服务。
参考文献：
1. DL/T 1396—2014《水电建设项目文件收集与档案整理规范》；
2. 黄文锋《电力工程档案管理操作实务》 中国水利水电出版社；
3. 王显静《水电建设工程项目档案实用手册》 中国电力出版社；
论文作者:赵建贵
论文发表刊物:《基层建设》2018年第11期
论文发表时间:2018/6/5
标签：档案论文; 质量论文; 建设单位论文; 工程建设论文; 项目论文; 文件论文; 水电论文; 《基层建设》2018年第11期论文;