成套原则与有机关联原则——兼谈成套原则与全宗原则的关系，本文主要内容关键词为：原则论文,谈成论文,关系论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
新中国50年来档案科学领域最大的成就之一，恐怕就是在反思基础上对来源原则、全宗原则的继承和发展，以及在此基础上提出的有别于其他实体信息组织与管理的独特原则——有机关联原则。然而，那种把有机关联原则等同或几乎等同于全宗原则的观念，我们不敢苟同。在科技生产活动领域甚至在经济、文化领域，有机关联原则还可体现为成套原则。
（一）有机关联原则与全宗原则
“所谓有机关联原则，就是要求在档案的收藏和管理过程中注意保持档案文件之间的有机联系。”“只有那些能反映其形成过程并与这种过程相吻合的联系，才是档案文件间最本质的有机联系。”（注：何嘉荪，《档案管理理论与实践》，高等教育出版社，1991版，第38页。）这种联系以往也被称为“历史联系”。维护有机联系的目的就是为了最大限度地体现档案文件的价值，以此为人类服务。在《简明档案学词典》中，来源原则的定义是：“把同一个来源的档案文件作为一个档案整体（全宗）保存在一起的档案整理原则。”全宗原则的定义是“在整理档案文件的过程中必须尊重历史上形成的档案整体——全宗。”（注：陈兆祦、黄坤坊，《简明档案学词典》，中国档案出版社，1993，第108、138页。）从本质上看，来源原则和全宗原则是同一码事。有机关联原则起源于来源原则或全宗原则，但又高于来源原则或全宗原则。为什么呢？因为后者有两个局限：(1)主要应用于整理环节而非管理全过程，这影响了档案文件有机整体在收集、保管、鉴定等其他档案管理环节中的意义；(2)来源或全宗构成者局限于“任何一个特定机构，例如来源于一个行政当局、一个公司或一个家庭的全部文件，都要组合在一起，被认为是该特定机构的全宗”。（注：谢论伯格，《现代档案——原则与技术》，档案出版社，1983版，第182页。）为此，在档案管理学教材中也将全宗构成者称为“立档单位”。这样的结果容易使其他层面的档案文件有机整体被忽视，而这些有机整体对档案管理具有同样重要性。从目前推广的“一事一卷”或“一事一件”（注：正在拟订的中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》中“件”是这样规定的：“归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。”）来看，卷或件属最微观层次的档案文件有机整体，这个整体内的文件“具有最密切的有机联系”。“这种最微观层次的有机联系是极其重要的，在档案管理中注意保持这种联系，对确保档案的利用价值、尤其是凭证价值怎么说也不过分。”（注：何嘉荪，《应保留“案卷”概念》，《中国档案》，2000，第4期，第16页。）对这些微观的档案文件有机整体，以全宗原则为指导，显然不合适，而有机关联原则却具有普遍的适用性。因为，无论何种档案文件有机整体，在有机性上具有共同性。相对而言，有机关联原则是人的意识对档案文件规律性或“自然而然”形成过程及整体价值凝聚过程的更为全面正确的认识与反映。
（二）成套原则的提出
成套原则的形成有一历史过程，这一过程与科技档案形成规律的研究及科技档案成套性认识发展过程是密切相关的。“套”作量词用有“同类事物配合成的整体”之意（注：辞海，第648页。），而“整体”可作“完全无缺”之解。因此“成套”概念就可理解为：成龙配套，齐全完整的一组事物。1978年以后，尤其是1980年召开了建国后首次全国科技档案工作大会，颁发了“科学技术档案工作条例”之后，科技档案事业进入了一个兴旺发展的阶段，科技档案学术研究也异常活跃。正是在这样的背景下，有关学者对科技档案形成规律进行了探讨，发现科技生产活动与科技档案形成之间具有决定与被决定关系。认为：“任何科技、生产活动都是以一个独立的项目或某一特有的现象为对象进行的，比如一个课题项目的研究，一个工程项目的设计和施工，一个型号产品的研试和生产制造，一个气象过程的观（探）测等等。围绕着一个独立科技项目的进行，自然地形成了一系列相关的科技文件材料，这些科技文件材料记载和反映了该项科技、生产活动的全部过程和成果，它们之间既以不同的工作阶段相区别，又以总体的科技程序和科技内容紧密衔接，构成了一个反映该科技、生产活动的材料整体。”（注：王传宇、沈永年，《科技档案管理学》，中国人民大学出版社，1989，第16页。）“科技档案的成套范围一般都有明确的规定，这种规定就是通常见到的规程、规范、条例等一类文件，按照这类文件，科技档案的成套可以预先确定。”（注：陈作明，《科学技术档案管理学》，档案出版社，1989，第43页。）上述现象被归纳为科技档案的成套性。与此同时还提出了“科技活动文件成套”概念：“一个单位在进行一项相对独立的科学技术活动中应当形成的、具有保存价值的全部文件”。（注：陈作明，《科学技术档案管理学》，档案出版社，1989，第95页。）成套概念由此产生。90年代中后期，在借鉴原有成套研究成果的基础上，结合科技生产活动规律和文件运动规律研究，对形成过程中各运动阶段科技活动文件成套及相互之间的联系作了进一步研究，最终形成了包括有关成套概念、成套规律、成套原则及其他成套知识在内的成套理论。其中成套原则是成套理论中最重要的内容之一，是科技档案管理理论通向实践的桥梁，其核心内容是：“在科技档案的收藏与管理中，注意维护科技活动文件成套”（注：孙芳芳，《科技文件管理理论与实务》，杭州大学出版社，1997，第207页。）。
（三）成套原则的依据
成套原则的提出有其科学依据，其中最主要的依据是科技活动文件成套规律。通过研究我们发现，科技活动文件的形成不仅有一从编写制作到正式生效的单份文件形成过程，而且有一群体文件形成过程，即成套过程。群体文件的成套过程及特点显然受制于科技生产的特点。科技活动文件成套规律可以表述为：围绕同一科技活动项目必然形成以客体对象为核心的由一系列文件所构成的有机整体。具体包括四方面内容：
(1)按科技活动项目成套。人类无论从事哪一类具体的科技生产活动，都是分项目进行的，一项工程、一个产品、一台设备、一项课题等。每一科技生产活动项目都有其特定的客体对象，它既明确又单一，是活动的核心，规定了整项活动的目标、方向和结果。科技生产活动与社会管理活动明显的区别之一就是科技生产活动的重点放在活动的客体上，而不像后者放在行使和体现活动主体的权力、意志和基本职能上。因此，随着科技生产活动的进行，围绕一个个客体对象会形成一套套有机联系的科技文件整体。这些整体具有“来源共同性基础上的事由共同性”特点。
(2)按科技活动程序成套。科技生产活动的运行过程，犹如天体有其运行轨道一般也有一程序化过程，这种程序化过程在现代社会其科学和规范程度不断提高，而且它是预先设计的，其中包含了信息流亦可称文件流或文件链形成的规范。这导致同一科技生产活动项目的全部文件分阶段、按科技生产活动的固有程序形成；其成套范围由每一项科技生产活动的程序决定，且可预先明确。例如，基本建设活动一般由规划决策（立项审议）、设计、施工、竣工验收和交付使用五个阶段构成，与此对应，基本建设文件也由这五个方面的文件构成。
(3)按立档单位成套。受人类实践活动包括科技生产活动分单位开展特点的规定，围绕一项相对独立的科技生产活动形成的全部文件，首先按立档单位形成有机整体。
(4)成套科技文件是科技活动成套文件的主体。伴随每一项相对独立的科技活动，会形成一整套科技活动文件，其中在纯科技活动中形成的具有科技内容的科技文件，不仅量大，更本质更重要的是它们具有典型的科技性，文件之间存在着由科技继承性所决定的内在的相互衔接、不可分割的紧密联系，这样的文件有机整体我们称之为成套科技文件；另一部分是在为纯科技活动所必须的经济的、管理的甚至司法的、外交的活动环节等非纯科技活动中形成的不含科技内容的文件。虽然两部分合起来共同记述和反映特定科技生产活动的全貌，但就反映客体对象的科技完整性而言，前者比后者具有更重要的意义。
按上述规律形成的成套科技活动文件，在实践中普遍存在，它是由科技生产活动规律决定的，具有客观性，其本质是有机关联性和完整性。在实际工作中，如果无视或忽视这样的成套文件，那么，档案文件之间的有机联系就会被割断，档案管理各环节的质量就得不到保证，档案文件的独特功能作用也将无法充分发挥，在某种状况下，甚至会消失殆尽。因此，作为对此规律的反映、尊重和运用，成套原则的提出非常有必要，它是有机关联原则在科技档案管理中的具体化。
（四）成套原则与全宗原则
受传统档案学理论与实践的影响，档案界不少人，只认全宗理论、全宗原则，把有机关联原则等同或几乎等同全宗原则，认为档案信息的有机关联性，主要体现于档案全宗，按全宗收藏并管理档案，才能最有效地保持并体现这种有机关联性和整体性。果真如此的话，那么全宗原则在档案界就是放之四海而皆准的真理，就可以替代成套原则，但事实上这种替代是无法实现的，因为科技活动文件成套不等于全宗。
全宗是全宗理论的核心概念，它对整个档案管理具有重要意义。关于全宗概念，国内存在着新老两种观点。老观点即传统观点：“全宗就是一个独立的机关或著名人物在社会活动中形成的档案的整体。”（注：陈兆祦、和宝荣，《档案管理学基础》，中国人民大学出版社，1986，第95页。）新全宗观点认为：“全宗是同一活动过程中形成的具有密切有机联系的档案文件整体。”（注：何嘉荪，《档案管理理论与实践》，第39～41页。）其中“同一活动过程”被进一步解释为既包括执行同一职能的机关全部活动，也包括非同一机关参与的、事由背后的机关人格没有重大关系的各种专业技术、文化、科学活动。新全宗理论还将全宗根据不同的标准分为主体全宗和客体全宗，机关全宗和档案全宗等不同的类型。主体全宗即“以主体为中心形成的”全宗，等同于传统全宗；客体全宗指的是“围绕一个个中心客体而形成的一个个成套性的、互相之间有密切联系的有机整体”；机关全宗意为一个主体单位形成的处于档案室暂时保存阶段的全部档案；档案全宗的基本含义是交由档案馆保管的档案文体综合体。由上可见，希望新全宗概念涵盖科技档案领域的成套文件甚至整个档案领域的文件有机体的用意是明显的。但新全宗概念有一致命弱点就是定义表述中的“同一活动过程”本身是模糊的，需要进一步解释。更糟糕的是现有“同一活动过程的诠释与档案界包括新全宗理论创始人本人的有关论著中的全宗区分与界定有矛盾。新老全宗的一个共同点就是在具体阐述中把全宗框定在大中型档案文件有机体或综合体上，在中高位层面上讨论全宗问题，而在新全宗的抽象定义中又突破了这一界线。作为常识，档案界应该清楚，档案文件最个性化的特点之一就是文件之间存在着一种内在的有机联系。有机关联性在档案文件中带有普遍性，表现也形形色色，可大可小，可高可低，可来源可事由，可主体可客体，……。在同一级别上，试问以某一工程项目为核心，由数十卷乃至上百卷组成的档案文件有机体是不是全宗？以某一工程项目为核心，由一卷构成的档案文件有机体是不是全宗？我们认为新全宗理论在全宗概念上存在的问题，是其至今为止不能在整个档案界达成共识并推广应用的原因。回过头来，我们再来比较科技活动成套文件与全宗的关系。
·在档案室，成套的科技档案（归了档的成套科技活动文件）是机关全宗的组成部分。
·在综合性档案馆，由于主要采用按立档单位接收的办法，因此主要地、大量地表现为主体全宗，主体全宗内的成套科技档案是主体全宗的组成部分，不能将它们任意抽出另立全宗。在特殊情况下，综合档案馆也收藏、组织、保管客体全宗包括成套的科技档案。如在机关全宗中抽取具有地方特色的工艺产品档案组成一个文件综合体或文件汇集，或将一项大型活动中形成的成套科技档案，如全国土壤普查活动中形成的某一地区的土壤普查文件等单独构成全宗。
·在科技专业档案馆，包括地质、测绘、气象、地震、城建等档案馆，成套科技档案在档案实体分类体系中处于中下层次，且同一层次的成套科技档案有的只有一卷，有的却有若干卷甚至几十卷，如浙江省气象档案馆保存的成套“浙江省海岛资源综合调查”文件，仅纸质档案文件就有46卷。这些成套的科技档案不符合现有的全宗概念，不能算作全宗。
·由于档案室保存的科技档案是由现实科技活动中产生的成套科技活动文件转化而来的，而档案馆的档案来源于档案室，因此现行科技活动成套文件是机关全宗和档案全宗的一个重要来源和基础。
与成套的科技档案相类似，在其他领域，也存在着不符合全宗的档案文件有机体，如在经济领域。《中国档案》2000年3期27页刊登了题为“一份合同组成一套案卷”的文章，深层反映的就是这个问题。围绕一份外贸进出口合同从拟制到执行完毕会形成一系列具有内在联系的文件。我们相信，档案界很少会有人把此当作全宗吧。作为合同档案规范化管理要求，“一份合同组成一套案卷”就是“把一份合同执行过程中所形成的全部文件组成一套合同档案”进行保管。（注：陈安昌，《一份合同组成一套案卷》，《中国档案》，2000/3，第27页。）这实际上是成套原则在经济领域的变种，是有机关联原则在经济档案管理中的具体应用。
一番比较、一番陈述，目的只有一个：表明科技活动成套文件及其他的档案文件有机体或综合体与全宗是既有联系又有区别的，至少今天是如此。因此全宗原则绝不等于成套原则，也无法完全替代成套原则，它不能有效地指导科技档案管理实践。这也是为什么长期以来在科技档案界将全宗理论、全宗原则束之高阁的重要原因。
（五）结论
自1841年以来，来源原则或全宗原则在悠悠的160年岁月中，不仅照亮了欧洲档案界，也将它的光芒洒向了东方和世界的其他角落，它的贡献是伟大的。然而它并不是档案界至高无上的神。20世纪美国一些历史工作者和档案工作者把它看作“档案分类中的至善原则”和“一切原则中的最高原则”，（注：韩玉梅，《外国现代档案管理教程》，中国人民大学出版社，1995，第130页。）这样的评价今天看来显然过了。迈入21世纪，档案的领域随着人类实践活动的拓展而不断扩大，除了大量产生政务、科技、经济、文化等纸质档案外，还飞速增长着大量光盘、磁盘、照片等非纸质档案，但有一点没变，那就是档案文件之间由人类活动固有的内在联系决定的有机关联性。此外，就档案文件管理模式而言，也正在从传统模式走向从源头抓起的系统控制模式。这种新模式要求人们更加重视并尊重文件运动规律，尊重文件运动过程中自然形成的各种形态的有机体，而不仅仅是全宗。因此如果说，档案界有什么普遍适用的总原则，那么我们认为有机关联原则可算一个，全宗原则、成套原则本质上均属有机关联原则的派生原则。全宗原则主要适用于国家综合性档案馆，是该类档案馆档案文件组织和管理的有效原则。成套原则则主要适用于科技专业档案馆和基层企业事业单位的科技文件和科技档案管理。同时我们还认为在有机关联原则的指导下应允许派生出适应各大活动领域的科学的文件档案管理原则。只有这样，档案管理实践才能在正确的理论指导下，具体问题具体分析、具体解决，走上健康发展之路。
标签：档案管理论文; 企业档案工作规范论文; 中国档案论文; 档案界论文;