文件的历史功用与现实管理的理论基础，本文主要内容关键词为：功用论文,理论基础论文,现实论文,文件论文,历史论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在文件学（论）这一研究领域中，“文件”一词显然是一种广义上的事物概念，它不仅仅指机关、企事业单位和个人现实使用着的记录材料，而是指一切社会活动中形成和使用着的信息记录材料。基于这种性质概念的理解，对文件管理的研究显然是对一种社会信息记录材料的历史和现实功用的理性思考。
一、文件历史功用：双重角色
尽管考古学界、 人类学界和史学界的学者们对“文明”（Civilization）一词的解释，还存在着诸多分歧，对于文明的起源标志的设定也没有统一起来，但是“文明”，代表着人类积累思想和知识并享受这种积累的状况，则是毋庸置疑的。
处于科技高度发达有现代文明社会里的人们，不管用什么方式，都已经很难描述文明萌芽与产生初期的情形了，无论现在的考古发现一次又一次地将文明的起点推远，但是“文明”使者的第一个脚印永远无法寻迹了。在这种模糊的结论前面，考古学者、人类学者和历史学者任何呕心沥血的考证和推论，都显得那么的苍白无力，也显得人类对自身文明产生之初的了解并不比对自己未来的了解更多些；于是，任何不具备考古学、人类学和历史学系统知识的其他领域中的学者，他们对“文明”起源看起来并不负责的、毫无把握的猜测，其实蕴含着深刻的哲理性。美国著名作家亚历山大·马萨克指出“艺术、农业、科学、数学、天文学、文字、历法、城市等文明的要素，照我看来不可能突然发生，它们在出现之前必然有成千上万年的准备阶段。”这种准备阶段，实际上是与人类活动有关的知识和智力的积累过程，是一种人类对自身活动不断注入自我意志的过程。
文件，显然与文明一样，并非是与人类活动产生相同步的产物，但是从文件的内在功能和本质上看，人类从第一次使用文件开始，就意味着人类从此以后的发展进程，有了清晰的足迹，有了可靠的证明，人类也就开始了自身知识的第一次积累，到目前为止的现代文明，事实上只是一种原始文明的延伸，无论人类的原始文明如何简陋和微不足道，任何人却不能轻视它的产生及它对整个人类社会所具有的意义。原始的文明在人类社会知识的原始积累基础上萌芽和产生，又借助于文件这种工具在新的知识和智力构建过程中，一代接一代的发展、演变，因而，从人类知识积累的纵向过程看，文件就成了一种推动文明发展的动力，是一代代文明产生的“催生婆”。
然而，如果从人类社会发展的横断面看，文件记载的知识又反映了一个时代、一个阶段的历史事实，充当着一种“证人”的角色。从世界范围考察，各种古老的文件，如埃及的纸草文件、古希腊的蜡板文件，还是两河流域的泥板文件、中国的甲骨文件等等，其每一次重见天日，都意味人类古老的历史又一次得到了印证，历史与现实之间的距离又一次被拉近了。以至于我们已经完全不能想象，没有文件的支撑，历史学、人类学和其他任何与人类历史、人类文明发展有关的科学研究，该是如何一种“无米之炊”的窘迫境地。这一点正如美国历史学家卡尔·贝克所说的：历史“作为一个实实在在的事件，它已经消逝了。因此在处理它时，我们所能作为观察或试验的唯一客观的真实乃是事件遗留下来的某种物质痕迹——通常是一种书写的文件。”“它们是我们的一切。”
因而，在人类社会发展的进程中，文件因其特有的作用而扮演着双重角色：它既是人类文明的“催生婆”，又是人类历史的“见证人”。从文件这种历史功用上考察，加强当今社会中现实文件的管理乃是历史发展和文明进步的一种必然举动，相应地在理论方面，也要加强这方面的研究。
二、文件现实管理的理论基础：文件运动规律研究
文件作为人类社会活动的伴生物，作为真实的信息记录材料，它与人类发生联系及发挥作用都是多方位的。因而人们面对这一事物，并加以管理时，必须根据文件运动呈现出来的种种特点，来研究、把握文件与社会活动、社会活动主体之间的各种关系，并在此基础上制订管理目标和控制计划。只有这样，人们才能行之有效地运用和管理文件这种社会活动的工具。因而，关于文件管理理论研究，其实就是对文件运动规律的研究。
对于文件这一事物运动及其规律的研究，我们认为可以从以下几个方面来加以把握：
（一）文件运动具有整体性与阶段性相结合的特点。
文件运动不是单纯的客体事物运动，它是一促融入主体思想、意图、目的和要求的社会活动。因而文件运动实际上就是一种人类的管理行为。它是一个主客体两方面都参与、相互发生作用的开放系统。
文件运动作为一个系统，必然存在着一种整体与局部、系统与子系统之间的关系，涉及到结构、功能与要素等种种概念因素，其运动的整体性与阶段性相结合的特点非常明显。文件运动的整体性是指文件从其形成到销毁或永久保存，这是一个完整的生命过程，具有纵向、线性运动的趋势与特性；而文件运动的阶段发现是指文件在其完整的生命过程中，其有一种因其价值、作用的差异而导致人们管理行为产生明显变化的特性。文件的运动历程，总是这样一步步进行，由若干运动阶段构成文件运动的整体过程。对于这种特点和规律的研究，我们可以称之为文件生命周期理论研究。
八十年代兴起的文件生命周期理论，就是研究文件这一事物在其整体运动过程中的每一个运动阶段里，其价值作用、与主体的管理行为、管理方法和保管场所之间的内在关系。它既注重文件运动的整体的系统研究，又注重运动阶段的个体研究。毋庸置疑，这种研究显然有一定的新颖性，它对文件运动过程中各种关系的探讨和概括，充分体现了现代档案工作的特点和现代档案工作者的思维观念。阿根廷档案学者曼努埃尔·巴斯克斯教授就认为，文件生命周期理论的产生，具有一种“标志着现代档案学成熟的里程碑意义”，说明档案学理论研究已经从原来注重文件的全体研究——“档案”阶段研究，转向档案的母体——文件整体运动的系统研究了。
（二）文件运动不是一种个体运动，而是以群体运动为主要特点。
人们的社会活动具有连续性，社会活动之间自然存在着内在联系，这样在各种社会活动中形成的文件，就天然地存在联系，成为一种有机整体。因而，文件运动不以个体运动为主要特点，而是以群体运动为主要特点。对于这一特点和规律的研究，我们可以把它称之为文件的全宗理论研究。
全宗理论的核心是来源原则。然而，无论是十九世纪的“机关来源”，还是二十世纪以来的“机关”与“职能”的双重来源，实际上都是为了说明这样一个简单的道理，即对文件或档案的管理，都要用一种有机整体的形式进行。而有机整体，就是一种群体的观念。
文件运动以群体运动为主要特征，决定了对它的管理，会在不同的保管场所，因“便于保管和利用”的整体目标而有所差别，其最集中表现在以下两方面：在综合档案馆，文件赖以组成的群体的核心，往往是机关活动主体本身，如各种机关、组织、团体、企事业单位或个人；而在专业性档案馆中，文件赖以组成群体的核心，可能是活动主体参与的活动本身。因而，文件从原始的形成者手中（办公室、档案室）到档案馆移交时，往往会因全宗据以形成的核心不同，而涉及到全宗的变更和重新组建问题。在综合档案馆里，一般以建立主体全宗为主；而在专业性档案馆中，一般以建立客体全宗为主。
（三）文件运动是一种矛盾运动，矛盾的双方面既同一又斗争的关系，是它运动的内在动力。
文件运动和人类主体目的有关的任何运动一样，它本身存在着主、客体两方面的矛盾关系。从本质上说，文件运动实际上是一种社会主体确定文件价值关系的活动和过程。人们之所以形成文件、管理文件，根本目的在于利用文件，实现文件价值。在文件运动的整体过程，任何一个阶段缺少对文件价值的认可的追求，都会导致文件运动的中止。因而，确定和实现文件的价值关系，是文件运动的根本动力。
文件运动中的价值关系的两方面：一是主体需求，另一是文件的自身属性。这两者在文件运动过程中，缺一不可，不融有主体需求的文件运动与不体现文件这一客体具体属性的文件运动，都是不可想象的。这两方面从文件形成起，就一直存在着，对立着又相互依赖、相互影响着。因而，研究文件运动内在动力的学说，实际上说是确定文件保管期限、文件作用形式的文件价值理论。
上述文件运动三种特征是相互联系着的，不是孤立的、单独存在的。在文件运动整体过程中，文件的每一个阶段都是与不同的群体管理形式、不同文件的价值和作用形式联系在一起的。对文件运动规律的这三种理论的研究，因此也必然是整体的，相关联的，只有这样才有助于认识文件运动规律本身。
三、三大理论的“会合”：现代档案工作和档案学发展的必然
把文件看成一种“大概念”上的事物，把文件运动看成具有完整生命的过程，从中研究文件运动的内在规律，把文件生命周期理论、全宗理论和文件价值理论联系起来，加以综合研究，具有深刻的现实基础和现实意义。
首先，三大理论在文件运动中“会合”，是现代档案工作发展的必然。
二十世纪五十年代以来，世界档案工作实践得到了很大的发展，档案数量急剧增长，档案类型、品种、载体形式、记录方式日益多样化、复杂化；档案工作及其影响渐渐深入地渗透进越来越广泛的专业领域和社会生产、生活领域，档案管理的作用和档案的效用也越来越被人们所关注；各种现代化管理思想、理论、方法与技术，逐渐被档案界引用，给传统的管理理论、方法带来了越来越大的冲击。在这种情况下，许多国家的档案工作者意识到，现代档案工作，不再是一种纯粹“滞后”式的管理，而要把管理观念和方法引向大概念上的“文件”管理，要把文件管理作为一个整体事物加以研究。
在这种意识、观念的作用下，研究文件运动规律三大理论交汇在一起了。全宗理论及其核心——来源原则、文件价值理论虽然在二战之前就有多种表现形式，得到了很大发展；但只是到文件生命周期理论出现后，把文件运动的各种关系、各种因素加以综合研究之后才有新的内容和新的生命。而且，从文件生命周期理论产生的环境看，文件与档案一体化控制的方法、档案管理体制和模式，虽然在文件生命周期理论形成之前就产生，但它们不仅没有成为一种约束这一理论产生和发展的因素，反而为这一理论提供了实践依据。
因而，全宗理论、文件价值理论和文件生命周期理论在文件运动规律下的“会合”，不仅具有完善理论本身的意义，更具有一种理论与实践相结合的重要意义。在文件运动规律研究中，我们可以重新审视我们以往的理论研究和工作方法探讨，从另一角度对诸如档案定义、文件与档案管理一体化模式、馆网建设和馆藏建设中存在问题，进行系统的分析和研究。正如美国社会学家李克特在《科学也是一种文化过程》中描绘的那样，科学理论及体系的更换或变化的原因之一，就是“发现已有的体系解释了的事实也可以由另一个替代体系来说明。”文件运动规律的完善和深化研究，正是这种科学现象的写照。
其次，三大理论在文件运动中的“会合”，深刻地体现出了档案学理论的发展原则。发展原则是由马克思主义哲学的发展观点所派生出来，其“实质就是强调研究对象的过程性和具体历史性，要求把研究对象看成是一个受一定的社会历史条件制约的，由其内部和外部的各种矛盾推动着的、永远在变化、发展的整体。”
基于档案学理论发展原则的认识，就在文件运动规律研究中，把文件及其运动进行了动态考察和分析。
第一，坚持文件运动过程论，把文件看成是一个具有生成、发展和消亡的事物，把文件管理看成是一个具有完整过程的、无时无刻不体现主体思想、意图、目的和要求的社会活动，在这个完整的过程中，可以根据主体和文件之间的关系区分成若干阶段；在每个阶段中，文件的价值形式不同，因而对其管理的方法随之而出现差别。这方面的认识结果，我们可以用文件生命周期理论来体现和说明。事实也证明了这一点，任何割裂文件运动过程，偏重某一阶段研究，而不把文件运动看成是具有完整过程的“生命”运动，其研究结果往往是不系统、不全面的，以至于在考虑问题、分析问题时，虽对某一方面或领域的具体数据收集得较为详尽，但其研究的结论却带有片面性，其研究本身也经常出现“头痛医头，脚痛医脚”的现象。
第二，树立变化观念，要在文件运动中研究文件运动的变化势态。文件运动过程是一个主、客体两方面不断变化又相互适应的运动过程，在这一过程中，变化是绝对的，而静止、处于静止状态是相对的。文件的自身属性方面，无论是价值还是其数量、成分，都有一种变化的势态；而在主体方面，则无论是在文件管理中体现出来的思想、意图、目的和要求，或是对文件所采取的具体管理方法和手段，也是不断变化的。基于这种变化的绝对性，我们不能设想文件运动或文件管理，仅仅是文件以单体形式从其形成者到档案室或文件中心，最后到档案馆永久保存的简单位移或线性运动，而是一种不断因主体需要而调整其组合方式的群体运动。对于这方面的研究，我们就称之为是对文件群体运动中“全宗”现象的研究，其研究结果也就是全宗理论。
第三，要坚持矛盾论，研究文件运动的内在动力。矛盾运动是事物运动的内在动力，是内因，是运动的决定性力量。文件运动的内在动力，显然也是文件运动内部的两方面矛盾因素的相互作用，它们共同构成了文件的价值关系。这两方面成为文件价值关系的两个因素。在任何文件运动中，或是文件运动的任何阶段中，这两方面都相互依赖、相互作用，共同体现着文件运动的根本目的，共同推动文件运动本身的运动。因而，研究内部矛盾，进而研究文件的运动规律，是一种方法论决定的程序。这一点正如毛泽东同志指出的：“认识的真正任务在于经过感觉而到达于思维，到达于逐步了解客观事物内部矛盾，了解它的规律性，了解这一过程和那一过程间的内部联系，即到达于理论的认识。”研究文件运动的内在动力，目的在于提供鉴定文件价值的标准，并提供在文件运动中掌握其“位移”时机的定量化依据。
总而言之，在文件运动中把文件管理的三大基础理论，综合起来加以研究，并相互印证，是一种符合马克思主义唯物辩证法——普遍联系规律的理论研究，我们认为，尽管文件运动本身所呈现出来的规律，在以往或多或少地被认识到、被研究过，但是作为一个整体进行研究，还缺乏相应的具体行动。就象全宗理论、档案价值鉴定理论，在以往已经比较深刻地研究过了，在一定程度上指导着整理和鉴定行为，但是这两种理论之间的内在联系，并没有被真正地把握住，它们基本上只是一种单体的理论思想。欧美学者虽然八十年代一直注重文件生命周期理论，甚至将它看成作为档案学成熟的“里程碑”，但是这种理论在他们那里基本上用作解释文件管理的必要性、合理性，解释文件运动的整体性，而没有想到把已有相当长发展历史的全宗理论（来源原则）、鉴定理论与文件生命周期理论联系起来，从各方面考察文件和文件运动。因而，我们在这方面所进行的研究，实际上是在原有理论研究的智力背景下所作的一次转换视角、改变研究方法的初步尝试。我们对这种尝试，既冀其有理论借鉴意义，也冀有实践的指导意义。