摘要:在我国的建筑项目工程中,资料管理是非常重要的,尤其是对于建设单位而言,甲方的建筑工程项目资料管理尤为重要。甲方的资料管理包括对于工程项目合同、施工要求、设计图纸等各种资料。基于工程项目合同角度下的资料管理是进行验收、款项支付、解决几方矛盾的重要参考依据,避免在施工过程中产生各种问题。因此,在工程项目建设过程中,甲方的资料管理是非常重要的,不可或缺。本文主要分析了甲方资料管理的主要内容,并在合同管理的视角下,分析了甲方资料管理的重要性,针对甲方的资料管理提出几点管理建议。
关键词:合同管理;资料管理;甲方;建筑工程;
1、建筑工程项目甲方的资料管理内容
建筑工程中,资料管理是非常重要的。项目工程中甲方的文字资料主要包括以下内容:(1)工程项目合同;(2)监理工程师大纲、规划、条例,监理月报,指令,通知,函件;(3)、承包商报告、函件;(4)甲方指令、通知;(5)设计图纸和设计文件;(6)会议纪要;(7)工程质量事故核查处理报告;(8)施工组织设计;(9)施工进度计划;(10)工程报表;(11)经济签证;(12)现场技术核定单;(13)认质单;(14)认价单;(15)工程款支付申请单;(16)工程竣工资料;(17)工程检查验收资料;(18)建设单位内部文件资料;(19)各种电子文档2、图片图象资料:工程项目照片、录音带、录像带;3、电脑部份:现场项目管理资料等。
2、合同管理背景下建筑甲方资料管理的重要性
2.1建筑工程资料是保证工程质量的重要组成部分
一项工程从开工筹建到工程竣工收尾,建筑项目资料则详细记录着整个工程实施的过程,是保证工程质量的重要组成部分。一个合格的工程必须要有一份内容齐全、原始资料记录完整、文字记载真实、可靠的资料作保证。对于优良工程的评定,更有赖于资料的完整无缺。
2.2建筑合同中的资料是工程结算及签证的重要依据
对于任何一个建设工程而言,工程变更和合同外的签证是必不可少的。施工过程中由于各种原因发生一些变更和采取一些措施,并且事后有些情况已经隐蔽或不存在或建设单位和施工单位在合同变更项目上存在分歧,设计变更和技术联系单是记录这些过程的重要证明文件,是对这些增加部分结算的主要依据。所以及时合理地做好相关资料使工程签证更加合情合理,这样才能保护施工建设单位的合法利益。
2.3建筑工程资料是工程竣工验收必备条件也是认定各方责任的依据
根据《建筑工程施工质量验收规范》中“验评分离、强化验收、完善手段、过程控制”的方针,建筑工程竣工验收应在施工单位自身评定合格的基础上由建设单位组织验收,除了要具备完整的工程资料外还要对工程质量进行现场抽查,最后经建设单位、监理单位、施工单位等相关验收人员签字认可形成竣工验收意见。同时,施工资料详细、准确地记录着各施工部位设计、施工内容、材料选用及验收状态、责任人等信息,这些直接为质量事故分析认定提供第一手资料和证据,是事后追究质量责任的依据。
3、促进建设单位工程资料管理的有效措施
3.1充分应用激励机制
建设单位应该对资料管理工作引起重视,意识到资料对建设单位发展的重要作用。另外,针对资料的管理工作,建设单位应该建立科学责任制,这一点非常重要。科学合理的奖惩制度可以带动员工的工作积极性,而不科学的奖惩制度直接打击了员工的工作积极性。一个建设单位如果没有科学合理的奖惩制度,那么整个建设单位的管理工作都会乱套。另外,科学合理的奖惩制度可维护建设单位的基本利益,一旦建设单位的资料管理出现问题,建设单位可以依据制度将责任追究到部门或者个人,不会出现不知道找谁追究责任的现象。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆此外,建设单位在选择资料的管理人员之时一定要严格要求,提高管理人员的整体素质。建设单位在正式聘用管理人员之前,要对管理人员进行专业化的培训。培训的内容主要包括管理工作的内容、管理工作的方法、管理工作出现漏洞应该才去的应急措施,只有提高管理人员的专业素质,管理工作才有可能做得更好。在管理过程当中还要能时刻贯彻保密性的原则;不仅如此,还要为资料管理人员建立一个有效的培训体系,依照岗位的不同采用不同的方式进行培训,培训内容中包括关于资料管理工作中所特有的专业知识。还有包括一些其它学科种类,比如像管理学以及信息技术等学科专业的知识培训。能让资料管理工作人员全面提高自身综合素质。
3.2摆脱资料人员的不稳定性、流动性
为确保资料人员稳定性,建设单位应对现有资料管理体制进行完善,促进资料管理的优化升级。首先在资料管理的分类方面,相关工作人员一定要对资料进行精确的分类,不能粗糙将资料只分为几大基本类型,相关工作人员在分类时应该在对资料进行基本分类之后,在在大类下面分出小类。不管资料使用电脑存档分类还是收藏在建设单位专用的资料室,这个问题都非常重要。其次,在资料管理的收藏方面,建设单位一定要注意资料室的环境,谨防潮湿,并且,建设单位一定要将资料输入电脑进行加密存档,一旦发生意外,资料还有备份的可以调出来。最后,建设单位一定要注重资料使用,资料只收藏不使用的话,对建设单位来说就是一堆废纸。实际上,资料的使用价值是非常大的,当建设单位遇到难以解决的问题时,资料上的信息可以给建设单位提供很多参考意见,促进建设单位的顺利发展。
3.3以绩效管理促资料管理
绩效考核是现代建设单位管理模式的主要模式。建设单位领导应制定科学合理的绩效管理体系,完善员工绩效考核体系,充分结合量化考核与员工工作能力和绩效。为使绩效考核工作更加透明和公正,绩效管理者应审查绩效考核体系,加强与员工的深入沟通,确保反馈的及时性。管理者还应听取员工的意见,及时做出调整。同时,为不同的部门选择不同的评估工具,制定科学的评估计划,有效地反馈员工的工作。资料是绩效管理工作的基础,对绩效管理体系运行产生重要影响
3.4资料信息化管理
资料管理必须关注以下问题:首先,构建一个安全的计算机网络外部系统。必须保护数据的计算机网络设备。此外,网络信息系统的中央计算机房的位置非常重要。有必要仔细评估环境的各个方面,不要选择潮湿的地方,或选择有强电磁干扰的地方。第二,防范网络病毒。网络病毒对数据管理构成严重威胁。因此,施工单位的计算机必须安装防病毒软件并使用防火墙技术。防火墙可以检查网络传输的数据的安全性,监控计算机网络系统的运行状态。防病毒软件可以检测病毒及时杀死危险病毒,确保整个网络系统安全稳定运行。第三,对计算机网络系统及时进行维护,以防出现安全隐患。对计算机网络进行定期维护可以及时地发现计算机网络中存在的一些不易发现的问题,并立即采取有效的保护措施,延长计算机的使用寿命。
4、结语
综合而言,资料管理是非常重要的,建设单位应当积极提升资料管理员的素质,并加强资料管理的信息化建设,利用绩效管理促进资料管理,并对资料进行良好的保存。
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论文作者:薛生萍
论文发表刊物:《建筑模拟》2018年第10期
论文发表时间:2018/7/31
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