摘要：随着经济的发展，办公室文秘发挥的作用越来越明显。文秘工作的质量和水平在很大程度上影响着办公的效率与质量。因此，研究如何提高办公室文秘工作质量和水平具有重要作用。本文首先对办公室文秘工作质量和水平发展的意义以及提高办公室文秘工作质量和水平的原则进行了概述，详细探讨了办公室文秘需要提高的专业素养以及提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略，旨在提升办公的效率与质量。
关键词：高办公室文秘；工作质量；水平
在很多企业、机构中，办公室处在中心地位，其承担的工作不仅种类多，而且数量非常大。办公室工作不但要严格遵守上级的命令与要求，还应当对下层工作人员的情况进行全面的了解。在政府、企业内部承担着事物处理的工作人员，还要具备良好的沟通能力与调节能力。就文秘工作人员来说，他们应当确保工作的质量与水平，才能促进所在企业单位的稳定运行与发展。
1 办公室文秘工作质量和水平发展的意义
在办公室中提升文秘人员的工作质量和水平在发展和建设中就有重要意义。由于办公室是相关机构发展的核心场所，是整个机构在办事方向上和发展行政工作的主要任务和要求，无论是上级的领导，还是下级的群众，都要经过办公室实施任务和处理工作。所以办公室的文秘人员在工作中对各个工作都要掌握具体情况的实施条件，利用更合理的方法来解决工作中出现的问题。只有文秘人员发展良好的交流工作和积极的工作态度，才能为办公室任务的实施发展更好的工作质量和水平。所以说要提升办公室文秘人员的工作质量和水平具有重要意义，在实际工作中不仅要具有良好的道德规范，以严谨的、耐心的态度对待工作中出现的问题，遵守办公室体现的相关规定。还要在自身素质和办事效率上进行提升，要体现工作效率和质量相结合的方式，还要根据上级领导的合理安排积极做出解决的方法，与下级进行友好的交流和沟通，从而使相关机构在工作内容上能实现合理的规范性。在各种实施条件下，办公室的文秘人员才能实现工作质量和水平的提升效果。
2 提高办公室文秘工作质量和水平的原则
在企业、政府中，文秘是十分重要的工作，文秘工作人员应当严格遵守所在单位规定的工作原则，通常的原则有：（1）严格执行上级的命令，保持上下级间良好的沟通，协调好上下级之间的关系，促进企业的有序运营。（2）努力提高自身的专业能力与职业素养，根据实际情况对办公室工作进行有效的安排，进而提升办公的质量与效率。（3）严格遵守职业道德规范，面对复杂、繁重的办公室工作，应当时刻保持认真、耐心的态度，根据单位内部规定的办事制度开展工作。
3 办公室文秘需要提高的专业素养
3.1严格遵守公司的制度。身为一名办公室文秘人员，其最基本的职业道德就是应当严格遵守公司内部的相关制度。尽管文秘工作非常繁重，但是一定不能迟到、早退。文秘工作人员应当尽量提前到办公室，为自己当天的工作做好规划，提
高对工作的把握，如果是匆忙赶到办公室，而领导已经完成了任务的布置，这样就会使得自己工作时手忙脚乱，进而导致工作中发生失误，进而影响了办公室整体的办公效率与质量。此外，文秘还应当充分利用琐碎的时间，对手中的文件资料进行整理。
3.2做到以大局为重。身为一名文秘工作人员，应当时刻以大局为重，以公司利益为中心开展工作，凡事应当站在公司大局角度上进行考虑，不但要承受巨大的工作压力，还要能够忍受委屈，用于面对挫折，一定不能假公济私。
3.3提高办事效能。效能是评估办公的最终标准，倘若一名办公室文秘一天中做了大量的工作，但是却没有办好，就可以说没有办事效能。效能注重的是质量。（1）办公时应当时刻保持着积极性与热情。文秘具有较高的工作激情，可以促进工作的有效开展，做事不用心，质量自然会降低。例如文秘人员接到帮助领导撰写发言稿的任务，如果文秘具有较高的文字功底，自然可以快速完成；但是，如果没有相应经验，很有可能使得发言稿不符合演讲时的要求或者情境。所以，应当注重写作质量，不要盲目下笔，提前做好准备，并理清领导的要求，不能盲目热情。（2）对自身知识进行不断地更新，以便更好地解决问题。在企事业单位发展过程中，其经营思想也在不断更新，文秘人员也应当时刻关注最新的发展动向、新政策，及时了解办公方式的变化、对文秘的新要求，以便更加有效地解决问题。
3.4提高办事效率。（1）做好与上级的沟通。文秘工作人员应当能够及时落实领导的命令，但是也应当具备活跃的思维与主见，对于职责范围内的事情理应全盘接受，具有更好建议或者问题的应当及时与领导沟通，尽量避免工作中的失误。（2）应当有计划地开展工作。文秘工作人员每天都有新任务，这些任务大多数比较复杂，并且具有很强的时效性，有时还会有突发工作，不能发生重复、遗漏的问题。所以，办公室文秘应当具有超前意识，根据所在单位的实际情况与工作经验，尽量考虑到有哪些工作需要及时完成，进而有计划、有条理地展开工作，以提高办公质量与水平。
4 提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略
4.1建立办公室文秘人员的考核制度
办公室的文秘人员在实际工作中要负责相关机构的各种任务，他们在工作中的质量和水平影响了相关机构在社会中的发展方向。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆所以，相关机构就要对文秘人员进行技能培训工作，为办公室文秘人员建立良好的在岗实习、在岗培训的机会。使他们在实际工作中不仅能对自身的发展条件进行更新，还能提升在工作中的质量和水平，从而实现相关机构在管理工作的积极进行。例如对办公室文秘人员使用先进技术进行培训工作，对办公室档案的处理和相关的管理工作进行培训等。还要增加办公室工作的考核制度，相关机构要定期开展升职考核、选聘考核以及办事考核等制度，从而对办公室的文秘人员实施综合性的考核制度，以实现更好的管理工作。在这些制度建立中，不仅能激发办公室文秘人员的积极性，提升他们在知识能力上的培养，还能提升办公室在工作中的积极效率。
4.2提高办公室文秘人员的工作效率
一个机构生存的主要目标就要在社会中具有良好的地位和经济建设，要提升这种发展就要在内部人员管理中进行改善，对于办公室的文秘人员来说，要提升他们在工作中的办事效率和更大的积极性就要实现相关的奖励政策。办公室管理层人员可以利用升指和奖励的方式，鼓励办公室文秘人员能积极主动提出意见和建立，根据机构的实际情况对他们在办公室工作中的创新和发展实施奖励，从而使他们能有更多的热情实现创新性的工作任务。例如在上级安排好的任务状况中，要实现职能的划区域负责和管理，使文秘人员在较重的工作中能分配出合理的时间，从而使他他们在实际工作中能根据自己分配的任务实施工作，以提升办公室的工作质量的发展水平。
4.3机关的领导层应该采取以下策略
（1）组织办公室文秘加强理论学习。理论指导实践的施行，因此各项理论学习是必要的。首先，领导阶层应该组织文秘学习国家新颁布的法律政策，了解国家政策趋势动向，对大的价值观有一个综合的把握；这对于政府机关和事业单位的办公室文秘尤为重要；第二，学习所在企事业单位的新政策，尤其是企事业单位的文化政策。深入了解机关的核心价值观和精神理念，以此为精神向导，发扬集体精神。（2）对办公室文秘进行技能培训。办公室文秘的专业技能更新事关文秘的办事效率，“硬件基础”一定要雄厚。机关应当从财政上支出相应的资金用于文秘人员的培训。当今时代，知识理念和科技知识都处在极快的更新换代中，必须让文秘人员的思想与技能不断更新，这是保证工作效率与效能的前提。（3）调整文秘人员的数量，力求人尽其才，不紧张，不浪费。文秘人员担负着大大小小的机关事务，如果人数太少，工作任务可能无法完成；如果人数过多，会导致效率不高，人才的能力不能充分被激发，造成人力资源的浪费，因此，要进行科学合理的评估，将文秘人数控制在合适的数量上。（4）完善奖惩机制。赏罚分明有利于激发文秘人员工作的积极性与创造性，使他们有竞争意识。奖励制度使文秘人员追求更高的标准，从而增强自己的工作能力与效率；惩戒制度给他们以警告，从而完善自身。奖惩机制应该以效率和效能为参照，以此来评估。奖惩机制的设立要本着科学适度的原则，可以进行听证与反复测评，并做好事后评估工作。（5）积极引导创新意识。创新对于一个国家来说是兴旺发达的不竭动力，对于企业来说也是永葆生命力的源泉。办公室文秘的工作很多都是按部就班的，让很多人觉得灵活性很
低，甚至过于死板；实际上，办公室文秘工作应当进行必要的创新，从思想理念上和行为方式上。对于办公室文秘而言，创新是对落后低效的工作模式与方法的淘汰，群策群力，探寻新的先进而高效的方法，才能在办事效率上有质的提高，办公整体水平也将随着提高。引导创新意识，一方面要发挥领导者的能力，领导者是“领头羊”，应具备“前瞻”意识，将创新融入到办公室工作中，办公室文秘人员会受到相应的启示；另一方面要鼓励文秘人员在意识和行为方式上有所创新，上级和下级可以进行合理的沟通与交流，倡导创新风气的形成。
5 结束语
综上所述，提高办公室文秘工作质量和水平对办公的效率和质量具有重要的作用。因此，必须进一步提高和完善提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略，只有这样才能实现办公室建设的更高水平。
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论文作者:马楠
论文发表刊物:《基层建设》2017年第26期
论文发表时间:2017/12/18
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