余圳璇
身份证号码：44162119881005xxxx
摘要：随着信息化的不断普及，各行各业逐步融入到信息化的大环境中，机关事业单位的档案管理也进行了改革完善。为了更快地适应信息化时代，仅仅依靠改革是远远不够的，还需要融入创新的思维和想法。因此，为了使机关事业单位档案管理水平大幅提升，本文将从信息化的好处入手，研究机关事业单位档案管理创新的路径。
关键词：信息化时代；机关事业单位；档案管理；创新
引言
互联网的存在使得所有信息互联共享。信息化充分利用了信息技术，资源共享的实现也彰显出了世界的进步。档案管理的工作虽然单调乏味，但是档案管理工作对机关单位而言十分重要。目前常见的档案管理多是利用纸质存档，但是所谓存档，也无非是找一个相对合适的地方统一堆放。如果需要取某一卷宗时，但若是已存档许久，寻找起来将十分困难。除资料档案繁多不好存读档的原因以外，还有一些重要原因促使了信息化时代下档案管理系统的诞生和进一步发展。在这样的形势下，机关事业单位档案管理的创新势不可挡。
一、信息化时代档案管理兴起的原因
1.潮湿：导致档案潮湿的原因有很多，梅雨季节或者是地区原因，例如重庆就是湿气比较重的地方。除此以外，引起潮湿的原因还有档案室清洁过于频繁，拖地时地面残余水过多等，导致档案室潮湿。潮湿会给纸质档案的保存带来严重的影响，充满水分的空气借助空气的流通可以轻易地将大量水分带入简易密封的档案袋中，使得纸质档案吸收到湿气中的水分，长时间下来，纸质档案犹如长期浸泡在水中一样，会出现变质、模糊甚至腐烂等问题。例如，古时候用来记录文字的竹简、木简，就是因为潮湿的原因而无法长期良好地保存，易招引各种虫类啃食，加上其制作、书写效率不高，于是在时间的潮流中逐渐被淘汰。而如今大多数纸制品的主要原材料也是木材或者其它植物，也难免会受到潮湿的严重影响。但是，如果使用信息化的方式来储存数据，记录档案，建立信息化数字化的档案管理系统，那么潮湿的问题就可以完全忽略。因为信息化、数字化的档案库不是以物理形式存在的，而是以虚拟模拟的数据库形式存在，其中的大量信息数据可以存储在一个小芯片上，它存在于真实世界中的物理形态就是一个小小的芯片。而密封储藏一块小芯片，其技术要求和成本都要远远低于储藏纸质档案所需。
2.纸质老化：除了潮湿的问题影响，在干燥或者是密封手段足够有效抵御潮湿的情况下，纸质档案还要面对纸质老化的问题。随着时间的推移，纸质档难免发黄、脆化或者是字迹模糊不清，这些都会加大档案调阅的难度。纸制品大多由植物经过加工制造而成，因此纸制品其内部含有大量的植物纤维，植物纤维不仅仅只收到潮湿的影响，它作为一种生物死细胞，随着时间推移，也必将缓慢的进行代谢过程。在这个过程中，任何热、光、水、酸以及氧气之类的氧化剂等等理化作用，都会加速植物纤维分解的进程。于是在纸质的外部宏观上就表现为发黄、变得脆弱等等，最终化为纸絮甚至粉末。众所周知，在巴黎的卢浮宫等著名艺术博物馆中，在观赏画作等纸质的艺术作品时，是不允许游客用闪光灯拍照的，并且艺术品都被用特殊的密封手段保存好。而伟大而非同凡响的艺术品如大师达尔文的著名画作《蒙娜丽莎的微笑》更是被卢浮宫加倍珍藏。而利用信息化的手段来管理机关事业等单位的档案，则可以完全避免纸张老化的问题。
3.保存年限不够：许多重要档案要求长时间封存，甚至部分档案要求一直保存，但是纸质档很难实现。当纸质档要求要长时间保存时，部分档案会重新抄写或者打印一份，但是这样一来，档案出错的可能性也会随之增大。而档案一旦出错，后来的人想要返回去考证档案则非常困难，因为原档案无法长期保存，想要确切的考证几乎是不可能的。譬如，考古学家和历史学家在发现一些历史事件在时间上或者人、事、物关系上的冲突矛盾时，就需要对各种纸质的书籍、古籍等资料进行考证，但往往最终的考证结果只能说是推测而无法得出肯定的考证结果。而信息化的保存手段，可以将数据和信息长期有效并且精确的保存起来。并且数据的复制十分简易并且精确，难以出错，即便出错，由于其强大的复制能力，对其他复制品进行参考考证也极其容易和精确。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
4.存取不方便：纸质档的存放需要大量的空间，且不能放置过高，有时为了利于保存，存放位置还必须远离地面。这就导致了存放的不方便，需要占用太多空间。当调阅档案时，档案堆积，导致寻找档案的不容易，而归还原位也很麻烦。而在信息化的档案管理模式下，档案的查看查找、修改和移动都十分容易轻便。
二、信息化档案管理的意义
1.管理档案的高效性：数字信息化的档案管理于陈旧的纸质化档案管理相比，信息化管理的工作人员可以更加高效地完成档案的管理工作。因为在信息化档案管理工作中少了搬运档案、码放存档等工作，节省了工作人员体力的同时也节省了时间。将档案内容数字化、资源化可以有效利用人力，并节约档案管理的成本。
2.档案资料的强检索性：纸质档案的资料整理有很多的缺点，如查找繁琐，整理不方便，内容繁多等，容易导致档案资料的分类混乱。而信息化档案的管理可以随时调阅检索，分门别类只需要一键完成，要想调阅年代久远的资料，按资料分类、年限查找就行，方便快捷。
3.实现资源的共享：纸质档沉重，实现资源共享难度很大。信息化的信息借助网络手段或者是硬盘存取手段，进行信息的复制、转移、共享都十分的简便。在如今的信息时代向互联网时代大步迈进的国际大环境下，信息资源的共享十分必要且重要，因此，利用信息化的方式管理档案资料，也是在适应时代和国际的发展趋势。
三、信息化档案管理的创新
1.技术和人员的创新：在机关事业单位中，负责管理档案的有关职员，应当有全局视野，观察并分析当前国家的信息技术发展现状，对本机关事业单位进行档案信息化管理的规划。同时，根据自身单位的档案具体情况，了解和学习相应的电子化、信息化管理的技术手段，对自身的信息化档案管理系统进行科学的、合理的、切合实际的创新改革。而创新改革主要在人，在旧职员技术水平的基础上，再引进熟练掌握信息化技术的新人才，利用他们所掌握的新技术、新知识对单位的管理系统进行创新改革再完善。
2.理念和制度的创新：创新除了在人和技术，还应该在单位的理念和制度上。各机关事业单位应当大力提倡和学习习总书记提出的改革创新精神。改革创新精神作为中国优秀精神中的时代精神，对单位的工作作风的管理和发展也具有重要的作用。与此同时，机关单位应当时刻改革创新单位的制度，使得单位的体制能够随时适应时代的发展甚至引领时代发展的潮流。拥有了积极创新的理念和不断创新的单位制度，能促进工作者们在工作中大胆发挥创新思维，进而促进档案管理的不断优化创新，为信息化档案管理的创新发展发挥重要作用。
结束语
信息化的科学技术给人们所带来的便利出人意料。机关单位也应当顺应时代发展，科学合理地舍弃掉过时、陈旧的纸质档案管理系统，大胆创新改革单位信息化档案管理系统。作为国家机关事业单位，面对档案管理的创新发展中所遇到的问题与困难，更应当迎难而上。立足于信息化档案管理系统的开发创新，大力弘扬创新精神，争做信息化时代的发展先驱，引领时代的潮流。
参考文献：
[1]吕明.“互联网+”时代事业单位档案管理的创新研究[J].管理观察，2019（03）：88-89.
[2]关绍鹏.机关单位档案管理信息化探讨及研究[J].兰台世界，2018（S2）：76-77.
[3]王芳.创新机关事业单位档案管理的重要性及途径[J].办公室业务，2018（16）：110.
[4]脱连弟.新时代背景下如何提升机关事业单位信息化档案管理[J].科技传播，2018，10（11）：146-147.
[5]李小莹.试论信息化时代如何做好档案管理的创新及发展[J].办公室业务，2018（02）：91+98.
[6]张凯军.事业单位档案管理在信息化时代中的创新[J].经贸实践，2017（23）：216.
论文作者:余圳璇
论文发表刊物:《建筑细部》2018年第29期
论文发表时间:2019/8/30
标签：档案论文; 纸质论文; 档案管理论文; 时代论文; 潮湿论文; 单位论文; 机关事业单位论文; 《建筑细部》2018年第29期论文;