摘要：当下，计算机应用技术日趋完善，并逐步拓展到诸多领域，在潜移默化间改变着人们的思维模式与行为习惯。而无纸化办公模式的出现，也促使档案生成模式与信息传递方式发生了本质性改变，电子档案逐步取代了纸质档案，摆脱了对原始数据的依赖。
关键词：计算机应用技术；无纸化办公模式；电子档案；
本文简要论述了不同电子文件的存档方式，介绍了电子文档管理应着重注意的问题，并提出了切实可行的管理策略，旨在优化无纸办公模式，为企业的运营发展提供基础保障。
1简述不同类型电子文件的归档流程
电子文件存档是各企事业单位档案工作的重要组成内容，当然，与企业的经营发展也存在紧密联系。通常，电子文档主要包括文本型电子文档、音频型电子文档与图像型电子文档，这三种企业日常使用的电子文档的存档方式或多或少都存在差异，其具体流程如下所述：
1.1文本型电子文件的归档流程
文本型电子文档是企业档案存档的主要方式，也是档案管理的关键内容。如今，大多数企业利用计算机系统进行快捷处理。文本型电子文档是利用文字、数字与特殊性符号结合而成的文本文档，需要根据实际需求进行分类与整理。从专业角度来说，文本型电子文件存档的基本流程如下：
先在电脑网盘上选择一个可存放电子文件的系统盘，对文档进行重新署名，然后在主目录中设置各项分支目录，并将文件资料保存到对应目录下。
1.2音频型电子文件的归档流程
音频型电子文件是以音像等直观呈现方式记录各类信息的电子文件档案。企业在组织开展活动的过程中，经常会利用各类音频文件开展内部员工技能培训与职业素质教育。音频型电子文件具有直观化优势特征，可充分调动员工的工作积极性。音频性电子文件的存档要严格遵循存放标准规范，切勿将不完整的音像文件存储到档案中，避免部分管理人员利用职务之便篡改个人档案。在完成音频型电子文件的存档工作后，要对不同类型的电子文件进行分化处理，并对每个音频进行编号。需要格外注意的是，音频型电子文件档案需多次重复保存，避免因网络故障等客观因素影响导致数据丢失或文件损毁。随着各企事业单位的蓬勃发展，音频型文件档案得到广泛利用，为此，档案管理人员要加大对此类电子文档管理的重视度。
1.3图像型电子文件的归档流程
图像型电子文件的存档与音频型电子文件的存档具有相似性，都需要依靠特定载体记录各类数据信息。企业在日常管理过程中，要将生成的图像利用专业设备完整存储下来，满足后续档案调用需求。在图像型电子文件存档过程中，应按照时间先后顺序进行编号，并在图像下放添加备注，以便后续调用。随着移动智能终端的推广普及，各大企业逐步开始利用手机、平板电脑等保存数据。这种图像信息保存模式可确保文件资料的永久保存，且稳定性较高，能够完善企业的综合档案管理水平。
2深度剖析企业电子档案管理存在的突出性问题
2.1存储介质缺乏稳定性
纸质档案的载体较为安全可靠，而电子文件的载体稳定性差、易损坏，为此，结合实际需求选择恰当的归档方式具有重要作用。经各企事业单位理论探究与实践积累可知，使用磁盘脱机数据采集介质，在传导过程中极易造成数据丢失与介质损坏。如磁盘质量不达标，导致文件可读性受阻等。为避免数据丢失，在存档过程中应设置备份，但备份资料的存档势必会增加工作量，降低工作时效。针对此，最稳妥的方式就是采取电子文件档案网络移交模式。
2.2文件归档缺乏规范性
通常来说，电子文件档案网络移交途径主要包括如下两种：
①依托计算机平台的综合管理网；②设置电子文件档案专用通道。随着各企事业单位计算机信息管理网络的推广普及，各类机密性文件逐步被传输到网络平台中。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆经过企业基层业务管理部门的层层筛选，可如实反馈职能活动的概况，在上网前遵循内部统一要求进行文件格式转换，保证数据信息的通用性与可靠性。针对未及时输送到计算机信息管理网络，且具有一定保存价值的电子文件档案，应当督促文件生成部门进行整合编制，在线传输给档案部门，确保其能够借助电子文件归档专用程序完成基本工作。
2.3电子档案管理工作落实不到位
在完成电子文件归档后，档案室基层工作人员要将其写入磁盘，在局域网中进行整理保存。在此过程中，需着重注意电子档案与其它介质档间的内在联系，确保各类档案在不同管理模式的充分协调配合下，避免过分独立化。
3完善电子档案管理水平的具体策略
3.1由信息管理部门统筹规划电子文件归档工作
为满足自动化办公模式的实际需求，各企事业单位需对信息化系统建设逐步加大重视力度，计算机信息系统也应逐步趋向基于某一方面特定职能活动的内容。信息管理部门主要负责归档保存具有潜在利用价值的电子文件。无论利用何种归档方式，都必须由电子文件形成单位统一格式后进行整理，传递给档案部门，杜绝档案部门自行下载，以此确保电子文件的真实性与准确性。最后，档案部门要将所接收的电子文件统一存储到光盘中。
3.2建立健全电子文件归档制度
电子文件形成者可以是业务管理部门、数据录入员与计算机技术人员，为此，应当制定完善的标准规范，约束归档人员的实际行为。企业管理决策层要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并设定统一的信息管理程序，确保各项基层工作的有序衔接。与纸质文件资料相比，电子文件归档的制约因素较多，单纯依靠档案部门的工作难以高质量完成。对此，应促进信息管理部门、电子文件形成部门与归档部门的协调配合，提高实际工作效率。
此外，电子文件形成部门要详细了解各项管理业务，明确电子文件的自然形成规律，在鉴定工作中掌握发言权。档案部门要掌握归档的各类方法与基本原则，立足于全局，充分发挥统筹协调作用。信息管理部门要作为电子文件的形成单位与网络维护技术部门，在整个工作体系中占据着不可替代的作用。总而言之，各职能部门必须充分发挥优势价值，在实践中取长补短，为企业的快速发展奠定基础。
3.3促进电子文件与纸质文件归档相结合
首先，印章与署名与确保文件资料具有法律效益的重要标志。在现有技术条件下，企事业单位要采取纸质介质保存关键的文件。基于电子文件载体缺乏安全可靠性，且电子文件具有变动性，应当通过拷贝存档的方式进行备份，最大限度的保证文档的安全性。
其次，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”。具体来说，就是纸质介质与其它介质文件要同时存档，形成内容相同且存储方式不同的两套独立档案。在归档过程中，档案部门要在每一份纸质档案的卷内目录备注项中添加电子文件的编码与存址，为文件调取提供便利。同时，在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决前，将其与纸质档案协同保存。
最后，从长远角度来说，在进一步优化电子档案存储介质技术后，针对那些利用价值较高的档案，可采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，以延长档案保存时效。这样不仅可以切实提高档案管理工作效率，也能减轻档案库的管理压力，缓解库存紧张的情况。再者，在两种介质档案的结合应用过程中，要保持谨慎，确保文件归档的万无一失，为企业的快速发展奠定基础。
4结束语
综上所述，随着企业发展规模的扩张，对电子文件档案管理工作提出更高的标准要求，为此，企业应当顺从信息化时代发展趋势，将计算机应有技术拓展到电子文件档案管理领域，以此优化管理模式，提高管理时效性与精确性，促进企业的快速发展。
参考文献：
[1]魏燕.电子文件档案管理系统设计与实现[J].湖北函授大学学报,2017(3).
[2]林玉茹.电子文件档案化管理的新思维[J].读天下,2017(3).
论文作者:赵莉丽
论文发表刊物:《基层建设》2019年第3期
论文发表时间:2019/4/26
标签：文件论文; 电子论文; 档案论文; 纸质论文; 部门论文; 介质论文; 企业论文; 《基层建设》2019年第3期论文;