摘 要：人事档案对于任何组织机构来说都是非常重要的档案。档案管理人员虽然不用频繁地访问、更新及创立新的人事档案，但是随着组织规模的扩大，人事档案的数量亦会增加。作为人事档案的重要组成部分，干部人事档案亦需要被妥善管理。大量的干部档案可能会给档案管理工作带来额外的负担，因此，干部人事档案电子化成了一个解决方案。本文着重分析了在大型组织机构中应用电子档案技术来替代传统人事档案的可行性以及安全性。
关键词：电子档案 人事档案 干部人事档案 档案电子化 数据安全
一、背景介绍
在大型组织机构譬如企事业单位中，人事档案会涉及到非常多的方面。干部档案是其中的一条重要分支。人力资源部门会调用、管理和更新干部人事档案，其主要用于正确体现干部人员的个人经历、业务能力、政治思想、道德水平以及相关的工作经验等。干部人事档案亦是干部人员的重要缩影。干部人事档案为相关的工作内容提供了准确的参考内容，可以帮助人事部门来高效地完成人才的挖掘、分配和使用工作 (范少丽,2009)。
二、传统档案对比电子档案
人事档案因其特殊性，并不需要被用户经常性地访问。相对比其他企业数据，人事档案的访问频率相对较低。因此更多的关注点会在如何保证数据安全的前提下，提高数据的安全表现以及更好地帮助到档案管理流程（张九玲,2002）。
传统的人事档案管理涉及到的方面有档案保存、档案调取、档案更新、档案提取和档案调配等方面（陈榕,2009）。这涉及到了近乎人力资源管理的全流程。这套流程管理对于小型组织来说，譬如仅有数人至数十人的团队，传统的基于纸质档案的系统及流程并不会表现出很明显的限制。然而，对于大型组织机构来说，传统的系统与方法的局限性便会暴露出来。
三、电子档案的安全性分析
在数据安全中，CIA(confidentiality,integrity,andavailability)三角模型是数据安全领域的常用模型，包含了数据机密性（数据安全性）、数据完整性和数据可访问性。在这里，安全性分析将基于CIA三角模型来进行。
数据安全性是人们对于电子数据管理的一个主要关心的点。将人事档案电子化的一大弊端便是额外的安全管理需求。举个例子，在传统档案中，若想复制某人或某些人的档案，需要使用复印机或者使用电子设备拍摄照片来获得，这种复制的最低要求便是有能力接触到档案。然而，在电子数据档案中，有权限的用户仅需几行代码便可以复制备份整个数据库，任何有能力远程连接到该数据库的个人或个体都可以进行复制。这个电子档案的劣势可以通过访问控制、用户控制、权限控制来实现风险控制。
数据完整性是CIA模型中第二个关注的点。数据完整性指的是数据自身可以在储存、调取、使用的全过程中保持一致，不会被人轻易修改。对于人事档案来说，保持数据的完整是非常重要的。使用电子档案在人事档案管理中可以体现这方面的优势。首先，修改档案在数据库中是需要有专门权限的，仅有可读权限的用户是不能进行数据的修改与上传的。但是，相同的操作在纸质档案中可以轻松地被完成，只要能接触到纸质档案本身便可以修改档案。其次，对于纸质档案来说，在部分情况下，未经授权的修改是很难追踪到修改者以及修改信息的。正如，纸质档案是难以定期大批量备份的，这对于数据完整性会构成很大的威胁。相反，电子人事档案因其特性，任何修改均可以追查到修改时间、访问地址、访问人等信息。对于干部的人事档案，数据的完整性更为重要，所以电子人事档案可以在数据完整性上提供更好的支持。
数据可访问性是需要关注的第三个点，电子档案在这方面显然做得更好。数据的可访问性是指数据在需要的时候被访问的能力。对于人事档案来说，可访问相对没有那么重要，因为不同于组织机构中的其他数据，人事档案数据并没有很强的访问需求。对于传统纸质档案来说，数据只有在可以接触到档案本身的时候才可以被访问，但是电子档案则提供了远程访问的可能性。
四、总结
综上所述，传统纸质档案在数据安全性方面具有一定的优势，同时，电子档案可以帮助档案管理人员进行定期的快速备份，在这方面，电子档案可以提供更好的安全措施。在数据的完整性和数据的可访问性上，电子档案具有相当的优势。所以本文认为，将干部人事档案进行电子化是可行的，而且可以提供很多传统档案所不能提供的优势。
参考文献
[1]陈榕 浅述完善企业流动人员人事档案管理工作的措施.经济研究导刊，2009，（18），129-130。
[2]范少丽 干部人事档案管理中存在的问题及对策.山西档案，2009，（B07），41-42。
论文作者:郭群
论文发表刊物:《教育学文摘》2019年6月总第302期
论文发表时间:2019/4/26
标签：档案论文; 人事档案论文; 数据论文; 干部论文; 电子论文; 纸质论文; 传统论文; 《教育学文摘》2019年6月总第302期论文;