在“丰富”中“优化” 在“优化”中再“丰富”——关于档案馆馆藏建设的若干思考，本文主要内容关键词为：档案馆论文,中再论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
最近，某市档案馆与市委宣传部等单位为纪念中国共产党成立80周年，筹办《党和人民群众心连心》大型图片展览，收集展出了100多幅照片，其中利用馆藏的照片不到十分之一，绝大多数都是从外单位收集来的。该市档案馆拥有档案资料18万卷，在全省省辖市中名列前茅，但是，为什么这么“丰富”的馆藏，偏偏在关键时刻满足不了档案利用的需求呢？这是一个值得思考的问题。
一、“丰富”还是“优化”：馆藏建设陷入两难境地
提及档案馆馆藏建设，人们使用频率最高的两个词似乎是“丰富”与“优化”。其实，正是这两个词使我们的馆藏建设陷入了两难境地。
何为“丰富”？“丰富”是指“（物质财富、学识经验等）种类多或数量大。”（注：《现代汉语词典》（修订本）第373页。）毫无疑问，“丰富”是一个数量概念；何为“优化”？“优化”是指“（对事物）加以改变或选择使优良。”（注：《现代汉语词典》（修订本）第1519页。）毫无疑问，“优化”是一个质量概念。“丰富”还是“优化”？实质上就是指馆藏建设偏重于数量的增加，还是偏重于质量的提高。
“丰富”论者提出：现在，我们的档案馆虽被称作文化事业单位，但馆藏结构单一，内容贫乏，大多是文书档案当家，人们前往查阅与本地文化事业、社会发展有关的稍许特殊一点的档案资料，往往难以如愿，如本文开头便是例证，他们还可以举出许多许多。于是，得出这样的结论：馆藏不丰富不行！
“优化”论者提出：现在，各级档案馆经过恢复整顿，经过十几年来的收集、征集，馆藏数量剧增，馆藏不可谓不丰富。但是，光有数量没有质量的馆藏是无法向社会提供优质服务的。有资料显示：地方综合档案馆被利用过（哪怕只有一次）的案卷仅占全部馆藏的5%，每年利用档案门类也只占全部档案门类的5%。也就是说，95%的馆藏档案资料天天在那里睡大觉，天天在那里占据着库房十分宝贵的空间，天天在那里消耗档案工作人员的时间和精力，消耗着国家极其有限的档案经费。于是，得出这样的结论：馆藏不优化不行！
在这两种“理论”的指导下，必然会出现两种不同的实践结果。一方面，不少档案馆依然把丰富馆藏摆在档案馆建设的首位。有时也会出现一些“变通”做法，有的把基层档案室尚未到期的档案提前进馆，有的以加强整理为名，把已经进馆的档案大卷改小卷，厚卷改薄卷，馆藏量自然扶摇直上。其实，这么做也是被逼无奈，因为头上还悬着两根指挥棒：一是目前档案馆仍实行以档案数量的多少来核定档案馆人员编制和经费的政策；二是档案馆定级升级标准对馆藏的数量有要求，不够数量要扣分。另一方面，不少档案馆的同志大声疾呼：档案馆该“消肿”了！我省一省辖市档案馆1986年以来大力加强档案的接收力度，馆藏档案资料的数量从1986年的4万余卷，增加到1996年的10万余卷，平均每年增长25%。日益激增的馆藏量给档案管理带来一系列的负面影响，影响档案馆科学管理水平的提高；由于大量有价值的档案和无价值的档案保管在一起，严重影响档案资料的开发利用；影响档案馆有限的人、财、物资源的有效利用。（注：张敏、曹林海：《档案馆该“消肿”了》，《档案与建设》1998年第7期第27页。）于是，相当数量的保管期满的短期卷、剔除档案便成了首当其冲的“消肿”对象。而徐州市档案馆的同志已经勇敢地迈出对短期卷进行鉴定、销毁的第一步。（注：曲兆玲：《去冗存精 优化馆藏——徐州市档案馆鉴定短期档案的做法》，《中国档案》2000年第3期第33页。）
毫无疑问，拥有一定数量和良好质量的馆藏，是档案馆开展工作的物质基础和必要条件。现在的问题是，这数量和质量的关系如何把握，这“丰富”与“优化”的矛盾如何正确处理？其实，我们在加强馆藏建设时，不应该把“丰富”和“优化”割裂开来、对立起来，二者的关系应该是相互影响、相互依存、相互促进的关系。只不过对于不同的对象或同一对象的不同阶段来说，主要矛盾和矛盾的主要方面会有所不同，我们工作强调的侧重点也应该有所不同。
因此，我们在加强馆藏建设时，应该坚持“在‘丰富’中‘优化’，在‘优化’中再‘丰富’”的原则。“在‘丰富’中‘优化’”，是指我们丰富馆藏时，一开始就要注意把好进馆档案的入口关和质量关，不能重蹈某些档案馆先膨胀再优化的覆辙；“在‘优化’中再‘丰富’”，是指在馆藏结构、质量优化的基础上产生的量的飞跃。这里应注意，前后两个“丰富”的含义并不相同，后一个“丰富”是在“优化”基础上的再“丰富”，较前一个“丰富”有着质的飞跃。正是这后一个有着质的飞跃的“丰富”才能真正体现新时期档案馆馆藏建设的新水平。
二、“丰富”还是“优化”：馆藏建设应该有个明确的标准
到底是丰富馆藏，还是优化馆藏，难以说清的关键在于我们的馆藏建设没有一个客观的可捉摸的标准。我们见到过收集标准，见到过整理标准，但尚未见到过馆藏建设标准。也就是说，“藏多少”，“藏什么”，“怎么藏”，馆藏的数量、质量增加或提高到什么程度，便可称之为“丰富”了、“优化”了，似乎现在谁也说不清。我们希望国家有关方面结合新的形势，抓紧修订原有的收集标准、整理标准，并尽快制定出各级各类档案馆馆藏建设的标准，让我们在工作中做到有规可行，有章可循。
当然，我们决不能等国家标准制订出来以后再去加强馆藏建设，目前有两点是可以掌握的（有许多档案馆也是这么做的）：一是馆藏档案应具有保存价值；二是馆藏档案应具有利用价值。这是由档案工作的性质，党和国家赋予档案馆的工作任务所决定的。
第一，馆藏档案要具有保存价值。这里的“保存价值”，是指“对国家和社会有保存价值”。关于这个问题，笔者基本同意上海严永官先生的观点。判定某种档案是否“对国家和社会有保存价值”，关键还是从档案自身价值来分析：“一是必须反映形成主体的主要职能；二是必须具有历史查考价值；三是必须具有利用上的社会性。”（注：严永官：《如何理解“对国家和社会有保存价值”》，《中国档案》1999年第1期第26页。）
第二，馆藏档案要具有利用价值。保存的最终目的还是为了利用。档案馆馆藏是否优化，关键还得看馆藏档案有没有利用价值。利用价值，可以分为现实价值与潜在价值。现实价值往往容易把握，党和国家领导人来本地视察的照片、题词、讲话录音和录像资料，大家都认为很有价值，都会想方设法地去收集；潜在价值则往往难以把握，而这又恰恰是馆藏档案长久存在的利用价值，千万不可小视。对档案潜在价值判断失误的教训实在是太多太多，某市档案馆80年代整理历史档案时，清理掉大量清末民初的信封、邮票、印花和空白股票，等到90年代中后期，看到日益繁荣的藏品市场早期的信封、邮票、印花，都可以卖到令人咋舌的价格时，不禁追悔莫及，然而悔之晚矣。判断档案的潜在价值，不仅要求档案工作者具有较高的文化修养、学识水平，还应具有很强的超前意识。
判断档案馆的馆藏是否真正具备了上面所说的保存价值和利用价值，目前可以用这样两根“标尺”来衡量：一是馆藏档案是否能基本反映本地区历史发展的脉络（包括重大历史事件和重要历史人物）；二是馆藏档案是否能基本满足社会各方面利用档案的需求。
很显然，要使我们的馆藏档案符合这两根“标尺”，真正具有保存价值和利用价值，有两样东西应该根据新的形势加以修订：一是档案馆的接收范围。过去的接收范围往往以机构的级别加以限制，一般只接收到一级机构和少数二级机构，这实在有点作茧自缚，档案资料的价值有时并不能以级别的高低来判断。安徽凤阳小岗村印有18个红手印的生死文书没有能够保存在当地的档案馆里，如今却展出在中国革命博物馆宏伟的展厅里。另一个是档案保管期限表。过去的保管期限表往往以机构、职能、事件来判断所形成档案的保存价值，而真正具有永久或长期保存价值的档案，并非是（或并非都是）官方机构公务活动中形成的档案，恰恰是许多非官方、非公务活动中形成的能够反映“人本”和“人文”现象的档案，而目前我国各级档案馆中所保存的最能够反映“人本”和“人文”现象的家谱、族谱等档案少得可怜。看来，以后档案保管期限表的修改，应该在以机构、事件为重点的同时，还得加上以人为重点，只有这样我们的馆藏才能经得起历史与时间的考验。
三、“丰富”还是“优化”：应该因馆因时而异
不同的档案馆应采取不同的对策。对于馆藏原本就很薄弱的县（市、区）档案馆，无疑应该把“丰富”摆在馆藏建设的首位。对于像我省近几年才升格为省辖市的泰州、宿迁市来说，极大地丰富馆藏，依然是档案馆馆藏建设的当务之急。这里必须强调的是，馆藏基础薄弱的档案馆在丰富馆藏时，一定要十分注意把档案的进馆质量放在第一位，必须坚持在“丰富”中“优化”的原则，必须从源头上确保馆藏质量的最优化。
同一个档案馆在不同的时期也应该采取不同的对策。建馆初期家底薄，无疑应大力加强丰富馆藏的工作。而对于一个建馆三四十年、已经“汗牛充栋”、不堪重负但又无财力扩建新库的档案馆来说，加强鉴定，销毁一批确实没有价值的案卷，以达到优化馆藏的目的，无疑是明智的选择。
当然，鉴定、销毁是一个十分认真严肃的问题，应该慎之又慎，犹如错判死罪，杀错了头，是无法挽回的一样。对于那些馆藏虽已十分丰富，但已建新馆或库房尚留有较大余地的档案馆来说，最好暂缓鉴定、销毁，或先行鉴定暂不销毁，先判“死刑”暂缓执行。说不定若干年后，人们从中会有新的发现。这是因为人们对档案潜在价值的认识，往往需要一定的时日。
另外，由于不同档案馆的具体情况与条件各不相同，丰富与优化馆藏的具体方法与手段也应该因馆而异。例如有人提出：档案馆应该直接参与本地区的一些重大活动，跟踪拍摄、记录重大事件和重要人物的珍贵镜头。当然，如果条件许可（主要是有关方面批准，自己又有这方面的人才和设备），那是最好不过了。但对于众多只能勉强发放工资或每年的事业经费不超过5位数的县（市）档案馆来说，恐怕在相当长的时间里这只能是一种奢望（当然，还可以通过其他方法加以弥补）。
在加强馆藏建设这个问题上，无论是条件好的档案馆，还是条件差的档案馆，有一点是“异”不得的，那就是都应该更新观念，开拓思路。在新的形势下，每一个档案馆都应该根据自身的实际情况，更新观念，开拓思路，创造性地开展工作，努力闯出一条具有本地特色的馆藏建设新路来。
四、“丰富”还是“优化”：我们都有许多事情可做
说起馆藏建设，不管是丰富馆藏，还是优化馆藏，令人最感头痛的自然是经费问题。目前对于大多数档案馆来说，在原本就很紧张的档案事业费中，很难单列出档案征集经费一项，以至于看到一些送上门来的档案珍品因无钱收购而失之交臂，不少档案馆的同志都可以讲出令人惋惜的故事。前不久，有人到南通市档案馆来兜售一幅张謇早年的手稿，这是一幅连《张謇全集》也未见收录、对张謇研究无疑具有重要史料价值的手稿，这无疑应该成为南通市档案馆的珍贵馆藏，但在对方开出的一个不菲的五位数的价格面前，档案馆的同志只有望手稿兴叹。
诚然，必要的征集经费对于向社会征集档案资料、丰富馆藏来说，无疑是十分重要的，但是，我们决不能等国家财政拨给足够的征集经费以后，再去开展档案资料征集工作，再去丰富馆藏。其实，比经费更重要的问题是观念问题。
“办法总比困难多。”我们不要老是认为，没有经费征集工作便寸步难行。只要我们更新观念，拓宽思路，便会想出许多好办法。就目前而言，我们可以采取两种办法加以弥补：一是经费不足感情补。可以动员馆内同志的一切社会关系，采取灵活多样的公关手段，努力加强感情投资，以我们的诚心去感动“上帝”，或多或少会有一定的收获。南通市档案馆在征集名人档案时便是采取的这种方法；二是经费不足服务补。我们要以良好的信誉、优质的服务来弥补征集经费的不足，尤其是开展档案寄存业务时，这一点更显得重要，要让寄存者切实感受到把自己珍贵的档案交给档案馆是十二万分的放心。
好在近几年，随着社会档案意识的增强，各地领导对档案馆工作的重视程度都有所增强，每年核拨的档案事业费也有所增加。“穷虽穷，家里毕竟还有三担铜。”只要安排得当，把有限的经费用在刀口上，在经费拮据的情况下，在丰富与优化馆藏方面，我们还是有许多事情可做的。
1.注重馆藏档案结构的优化。我们可以从以下几方面努力：①不要把目光老是盯住该接收进馆的党政机关那一块（那一块已经形成了正常的进馆秩序，一般不会跑掉），应该把征集的目光多多地投向社会、投向民间，特别要注意征集那些流失在社会上的“人本”档案与“人文”档案。②要加强不同载体档案资料的收集，如不同历史时期的印章、奖章、“文革”中的“红卫兵”袖套，以及近几年流行的各种新型载体档案资料。③加强非物质文化遗产的收集。这里所说的非物质文化遗产主要包括口述史料、没有文字记载的地方剧种（如南通的通剧）、流传于民间的口头文学等。
2.在无力征集到档案原件的情况下，注重档案信息的收集与优化，可达到“不为我所有可为我所用”的目的。具体说来，目前我们可以做好以下几件事：①进一步建立健全档案目录中心。过去曾建过明清档案、革命历史档案目录中心，现在的问题是，要充分发挥已建的档案目录中心的作用，还应逐步建立其它门类档案的目录中心并发挥其作用。如南通市档案馆与崇川、港闸区档案馆联合建立了婚姻档案目录中心，并已开始使用，在其中一馆便可查到其他馆的婚姻登记信息，免除了不少查档者徒劳奔波之苦。②加强本地局域网的建设，可以先在本地区各档案馆先行试点，使本地区的档案信息资源逐步实现共享。③及早打开互联网的窗口，逐步实现多种信息资源共享。考虑到内外有别，部分档案保密的需要，可分步实施：先上政府网，再上中国档案信息网（据说在建设中），最后再上国际互联网。但是，当我们在互联网上建立自己的网页或网站之前，我们是完全可以利用互联网获取大量的对我们工作有用的信息的。
3.注重馆藏建设方法的更新。开展档案托管寄存业务便是一个行之有效的办法，如果条件具备，能建立档案托管寄存中心则更好。这是一个缓解馆藏结构单一、内容贫乏的一个过渡性的好办法，同样可以达到“不为我所有可为我所用”的目的。现在，全国有许多家档案馆已经开展了这项业务工作，并普遍受到寄存者的欢迎。深圳市于1998年8月率先在全国成立了首家档案寄存中心，在社会上引起了较大的反响。现在的问题是，有关方面应尽快制订相应的政策来规范档案托管寄存业务的开展，如寄存中心性质的认定、寄存双方的权利与义务、收费标准的确定等问题都需要加以明确，以确保这一新生事物不断发展壮大。
4.努力创出自己的馆藏名牌。品牌是企业的生命，我们档案馆在加强馆藏建设时，也应该增强自己的品牌意识，努力创造出自己的馆藏名牌。我们应该集中优势兵力，加强特色档案的收集、整理，并努力使这部分档案实现最优化，以逐步形成自己的馆藏名牌。就我省而言，经过多年的努力，苏州的商会档案和市民公社档案、南通的张謇与大生企业档案，已经在海内外享有一定的知名度。下一步应该乘势而上，加大对这些品牌档案的开发利用，出一批上档次、上水平的编研成果。只有这样，才能真正创出自己的名副其实的馆藏名牌。
2000年10月召开的全国档案馆工作会议提出：“十五”期间，全国档案馆工作的重点任务是把各级档案馆建成保管党和国家重要档案的基地和爱国主义教育基地，建成为改革开放和现代化建设事业提供档案信息服务的中心。“两个基地，一个中心”，任重而道远。我们要出色地完成这一“重点任务”，首先得把基础打好，必须从“丰富”和“优化”馆藏做起，如果缺少了这个基础，一切都只能是空中楼阁。
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