吴香筠
广东省高速公路有限公司台山分公司 529200
摘要：社会在不断变化与发展，在当前信息时代下，各个单位都高度重视人事管理，加大对办公室文书档案的管理力度。对企业来说，文书档案记录了大量的企业档案信息，且传统的管理方法也存在效率不高以及成本较高等方面的问题。在当前社会背景下，信息化也已经成为社会发展的必然，也已经广泛应用于文书档案管理中。基于此，相关的档案管理人员很有必要分析文书档案信息化的重大意义并提出文书档案管理工作在信息社会的改革与创新策略。
关键词：文书档案管理；信息社会；改革与创新
当前社会信息化的背景下人们也逐渐提高了对办公室文档管理的要求，无疑是带来巨大的挑战[1]。如何才能让当前文书档案管理与现阶段社会需求不断更新相符合也是当前办公室管理人员应面临的主要问题。因此，为了能提高文书档案的管理效率还应在原有的文书档案管理工作的基础上不断改革与创新，这样才有利于提高办公室人员管理档案的效率。
1.文书档案信息化的重大意义
信息档案的管理工作是极为重要的，其也与企业的正常运行有着密切的联系。档案管理具有一定的保密性，若出现信息泄露的情况也会造成无法估量的损失。但是采取信息化文书档案管理一定程度上也有利于保证档案的保密性，维护企业的运行以及构建和谐社会。此外，一定程度上也有利于加深档案管理人员对档案的认识，提高文书档案管理的工作效率，推动档案管理的发展。
1.1加深档案管理人员对档案的认识
自从我国改革开放以后我国社会经济得到快速发展，且信息资料也以指数式增长的方式逐渐增加。当前的档案管理工作人员免了的信息资料关系复杂、数量庞大，很多工作人员对档案信息工作人员的认识有待加强，因此也很难高效开展档案管理工作[2]。但是应用信息化的文书档案管理也能将复杂的海量信息通过表格或者是数字的形式展示出来，让所有信息变得一目了然，如此也能加深档案管理人员对各项档案信息的认识，以此发现并解决当前档案管理中存在的问题。
1.2促进档案管理人员提高档案管理效率
应用信息化及时也能甄别、整合以及归类收集到的档案信息，如此也能实现精细化档案管理，有效减少档案管理失误的问题。考虑到统计信息的存在，因此也让档案管理工作有一定的参考，对档案管理工作的分工以及提高档案管理的效率都具有重要的作用，同时也促进档案管理质量的提高。
1.3有效促进档案管理工作的发展
就传统的档案管理模式来看，存在效率低、制度僵硬以及成本较高等特点，也很难满足当前时代档案管理的需要。从档案收集、分类、甄别以及储存等工作来看，失误的风险较大，因此也可以通过信息化管理规划文书档案，以此保护档案的安全[3]。
2.文书档案管理工作在信息社会的改革与创新策略
2.1改革传统的档案管理方式
就传统的档案管理来看，仍然存在不明确记录档案的问题。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆这些问题一定程度上也会影响办公室文书档案的安全以及相关人事信息的泄密性，甚至还会阻碍办公室相关职能的发挥。由此可见，采取针对性的档案管理方式，积极改革传统的管理方法也是十分必要的。第一，设置特定管理人负责文书档案管理。若办公室人员取了某一份文书档案后应明确说明这份资料的使用，并做好安全管理工作。第二，各个办公室工作人员都要明确自身的工作职责，保证办公室都能有序地分工，如此也能最大程度地避免出现各种问题，让文书档案管理方式趋于科学化。第三，改革办公室文书档案管理也能有效地划清各种因为责任不确定出现的问题，以此实现谁负责谁承担的问题。由此可见，在办公室文书档案管理中积极改革传统的管理方法也是相当必要的，这也是办公室档案管理逐渐走向规范的重要途径。
2.2建立健全相关的档案监督机制
就当前我国企业档案管理的实际情况来看，仍然存在管理制度不完善以及监管机制不健全的问题，因此还要采取行之有效的措施进行改革[4]。第一，不断健全相关的监管机制。监督与管理机制都属于监管机制的一部分，监督部门在负责监察办公室档案管理的规章制度时有无落实或者是有无严格执行，管理部门都应查实核对监督部门的反应情况，如此也能严格按照相关的规定进行惩罚、奖励或者是通报。第二，企业要不断完善相关的规则制度，保证档案管理人员在管理文书档案时能做到“有法可依”。第三，重视职业素质考核。通过建立比较完善的考核制度，以公正、公开的态度量身定制定分标准，保证所有在岗工作人员都具有较强的专业性。
2.3及时清理过期的文书档案
当前很多企业文书档案中也有很多年限已久或者是已经失去效用的文书档案，虽然说这些档案一开始有一定的使用价值，但是时间一长也就失去其原有的使用价值，甚至是如同废纸一般。保存这些过期的文档无疑是占用较大的档案管理空间，也会浪费办公室原本有限的资源，还容易出现其与正在使用的文档出现混淆的问题，也会给档案管理人员查找资料造成很大的不便。及时清理过期文件一定程度上也能促进管理人员提高档案管理效率，若清除的是电子文档也可以直接进行删除，并能为利用原有的空间做好材料储备工作。
2.4不断更新信息化技术
在管理文书档案时管理人员也要升级落后的信息技术，建立电子档案以及网络档案资源库。第一，利用计算机做好相应的档案信息统计任务，提高计算机档案管理效率，最大程度的减少失误。第二，结合相关的软件建立相关的电子档案，将多样化的信息如图片、声音与视频等档案统一收录在一起，保证档案的真实与完整[5]。第三，建立网络档案资源库，整合各个部门的档案并输入到资料库中，便于搜索与归类档案，尽可能将人为查阅档案出现的泄露、丢失以及其他问题减少，突破了时空统计档案的情况，让企业人员能更加便捷地查阅档案。第四，建立比较严密的安全监控系统，利用网络密匙、访问权限等做好监管工作，保证档案的严密性。同时，还要做好电子档案备份工作，技术更新检查档案信息，避免出现档案丢失问题。
结束语
科技的发展与进步使得各个企业的文书档案管理工作变得越来越先进。在当前时代下有了各个系统与控制软件的协助一定程度上也能提高档案管理的稳定性与安全性，增强档案管理工作人员的责任心，如此才能保证企业文书档案的安全，进而提高工作人员的工作效率。与此同时，在信息社会的背景下企业也要加大研发先进信息技术的力度，坚持以人为本，积极应对复杂的企业文书档案管理工作，如此也能推动信息化的管理模式，推动文书档案管理实现现代化。
参考文献：
[1]胡西春. 文书档案管理工作在信息社会的改革与创新[J]. 办公室业务，2013（10）：99-100.
[2]陈黎. 信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J]. 办公室业务，2013（1）.
[3]聂菊梅. 信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J]. 城建档案，2016（3）：57-58.
[4]蒲明桂. 信息社会视角下企业办公室文书档案管理工作的改革与创新[J]. 办公室业务，2017（10）.
[5]白小薇 . 信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J]. 农村科学实验，2017.
论文作者:吴香筠
论文发表刊物:《建筑细部》2018年第28期
论文发表时间:2019/8/26
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