实施图书馆自动化系统的组织管理探讨，本文主要内容关键词为：自动化系统论文,图书馆论文,组织论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
[摘要] 本文结合我馆实现图书馆计算机管理的经验与体会，对在图书馆自动化系统规划与实施过程中，如何抓好资金来源、人员培训、硬件配制与选择、软件研制或引进、数据库建设等组织管理工作进行了分析与探讨。
图书馆实现计算机管理是图书馆现代化的主要标志；是一项涉及到图书馆整个业务流程，涉及到计算机、图书情报、专业学科等专业知识与人才的系统工程；是图书馆在现代信息社会中生存与发展的必经之路；它不但能提高图书馆的地位、人员素质与工作效率，还能提高图书馆的社会与经济效益，充分发挥图书馆的社会作用。实现自动化管理的图书馆，可使其从传统管理向现代化管理模式发展，可使其工作手段与工作效率、文献信息资源、服务内容与范围、人才知识结构与组织管理等各方面都产生革命性的影响与变化，从而带动和促进图书馆的全面改革。国外图书馆界对计算机技术的应用，已有三十多年的历史，国内只有十多年的历史。虽然我国一部分图书馆在较短的时间里，成功地引进或开发了一些各具特色的图书馆计算机管理应用系统，并成功地投入实际应用，但尚处于自发的、分散的阶段，缺乏宏观的指导、统一的规划与协调[1,2]。因此，如何抓好图书馆自动化系统的规划与实施，包括资金来源、人员培训、硬件配制与选择、软件研制或引进、数据库建设等组织管理工作，是实现图书馆自动化的关键，也是值得研究与探讨的问题。本文从我馆实现图书馆计算机管理的经验与体会，对这些问题进行初步探讨。
一、人员培训
人才是建立图书馆自动化系统的关键与保证。由于实现图书馆自动化首先对人员队伍的整体素质提出了新的挑战，只有积极地优化队伍的结构，加强人员培训，不断提高全体人员的业务素质和工作能力，才能适应图书馆自动化与现代化的要求。
图书馆自动化系统所需要的人员主要有机器操作人员、硬件人员、程序设计人员、系统分析与管理人员、机编人员、标引人员和用户培训人员[3]。因此，在组织规划时，必须制订出切实可行的人员培训计划，这是自动化系统实施成败的关键和重要保证。我馆人员培训方式是以在职培训为主，脱产培训为辅，培训内容主要包括微机操作员与录入员培训，计算机建库技术培训，计算机网络培训、操作系统培训、关系数据库培训、机编培训、标引培训、应用系统的使用培训等。在培训后，又边干边学，不但锻炼了工作人员刻苦钻研的意志，还加强了他们的计算机基础知识、数据库知识、数据前处理知识以及其它业务知识与能力，基本能够适应图书馆自动化的要求。总之，随着我馆业务工作的自动化，工作人员的知识结构，专业结构，职称结构都朝合理化方面进一步发展。
二、图书馆自动化的计算机应用模式选择
目前我国图书馆采用较多的模式主要有：(1)单机单功能系统；(2)微机网络系统；(3)多用户系统等几种计算机模式[1,4,5]。对图书馆计算机应用模式的选择，必须根据其发展环境，即不同经费条件、不同规模以及不同性质图书馆的实际需要进行最佳的选择。一般馆藏为20-50万册的中型馆，选择小型机、微机局域网和微机多用户三种模式均能满足需要[5]。我馆藏书量20多万册，所选择的计算机应用模式是微机单机多用户系统模式。
三、硬件配置与选择以及软件的引进或开发
建立图书馆自动化系统，必须根据国情馆情，从先进性、适用性、经济性等方面考虑，选择合适的计算机设备。由于与大、中、小型机比较，微机具有价格低廉、体积小和使用方便等优点，故应优先考虑选择。在硬件系统的配制上，应根据馆藏、读者数量等进行硬盘容量的计算机配制。一般硬盘容量越大，管理数据越多，速度快，效率高。此外，计算机内存也是越大越好。
引进还是自己开发应用软件，必须视馆情而定。一般在经费保证但软件开发人员缺乏的图书馆，最好利用已开发成功的现成软件，尽快引进并投入使用。图书馆应舍得在软件上的投资，国外硬软件的投资比例为1:1，有的甚至更多，国内至少要达1:1/3来预算。否则，等培养了软件开发人员，再进行开发，时间也浪费掉了。对具有较强的软件开发能力的图书馆，可考虑自己开发，但要严格执行系统格式的标准化设计。
在软件与硬件的购置上，一般应先购软件，然后再根据软件对硬件环境的要求再购硬件，以免造成软件选择的困难和软硬件不匹配。要吸取我馆的经验教训；我馆原来没有总体规划，先购进了硬件，有单用户286微机，又有多用户486微机，造成了在软件的选择上受到了许多限制，出现了软件与硬件、硬件与硬件之间不匹配的现象，最后只好根据多用户486微机选择了在单机多用户系统上运行的MC-ICAS应用软件。
四、业务准备
1.文献加工与数据准备的标准化与规范化是图书馆自动化的前题
数据准备工作是任何图书馆自动化系统都无法避开的艰苦细致的工作。在建立机读数据库前，文献加工与数据准备工作必须按照国际国内标准和规范进行，才便于数据交换和资源共享。以我馆的情况为例，在实现计算机管理前，中文图书按GB3792.1-83与GB3792.2-85著录，西方图书按《西文文献著录规则》以及《AACR[,2]》著录。在分类方面，改用《中图法》第三版进行分类。
2.抓好数据库的建设
数据库建设是一项耗费大量人力和资金，并需长期坚持的系统工作[6]。建库模式有三种方式：(1)完全自建；(2)采用国家机读目录，可成套购买或套录；(3)馆际合作[7]。我馆开始想采用套录形式建立书目数据库，但由于套录要花许多时间与经费进行检索，后来改为成套购买和自建两种方式。成套购买可缩短完全自建时间，而在成套购买的书目数据中检索不到的馆藏书目才进行自建。这两种模式相结合是较理想的，不但可以缩短建库时间，还可以保证数据质量和统一性以及资源共享。为了能在最短的时间内实现流通管理自动化，我馆除了成套购买一些书目数据外还组织馆内外力量进行馆藏书目数据库与读者文档数据库的自建、条形码的打印与粘贴、磁条粘贴、借书证上粘贴条形码等工作。馆内是在维持日常业务与开放服务工作下，集中全馆力量进行，并组织节假日加班，再雇请临时工进行。对整个馆藏，我们采取分语种分库逐步完成，先搞中文图书，后搞外文图书。对每个书库图书的书目数据录入，我们采取了分三步走的方法。一是在全馆主书目库未建成前，先组织人力对流通的每种书的主要书目信息（即索书号、价格、条形码号、馆藏代号几个字段）输入计算机，建立简易书目数据库；二是雇请临时工将书名、著者字段录入；三是进行书名标引，再把主题词录入以便进行检索。这样，我们在短短的几个月内，完成了馆藏图书简易书目数据库的建立，实现了图书流通的计算机管理。
五、资金来源
建立图书馆自动化系统的资金来源主要从两种渠道获得。一是利用国外贷款、赠款或援助项目等一次性投资，这种投资由于数额较大，可成套购置硬件设备，我馆自动化的经费来源属于这一种；二是利用本单位自有资金或由申请获得的少量经费分批购置计算机设备，并逐步扩大完善，最后形成一整套图书馆自动化系统，我国有相当大一部分图书馆自动化的资金来源是属于这一种[1]。
近年来各图书馆经费都很紧张，而搞图书馆自动化是件花钱的事情。实际上，随着我国社会市场经济的发展，日趋表现出图书馆自动化是走出经济困境的出路之一，因为自动化管理后图书馆工作效率的提高致使其社会与经济效益也得到提高。只要馆领导下定决心，看准目标，坚持图书馆自动化的步伐，无论经济条件有多困难，都可千方百计争取得到上级领导的支持与赞助，以便有一定经费开展图书馆自动化工作，并使它与图书馆其它工作协调发展。此外，由于图书馆自动化的维持费（如条形码打印费、磁条费、设备维修费、电费等）比较高，故在图书馆年度事业费中应包括这部分技术性的专项开支，以便保证自动化系统的正常运行。
六、组织管理工作
在图书馆自动化组织管理中，除了要抓好创造良好的馆内应用环境工作外，还要抓好馆内外的协作。建立图书馆自动化系统，既要具备系统本身的“硬”、“软”、“库”三个条件，还要有其应用环境，馆内应用环境主要是抓好：(1)全馆人员对图书馆自动化的认识，由于每一新生事物的出现都会产生积极和消极两种态度，对于消极的态度，因受心理和利害关系的影响，会有对计算机不信任、不敢用等现象，故要作好现代化的宣传与思想教育工作，作好思想准备。(2)业务环境：主要包括改闭架管理为开架管理；装设图书监测系统；为每册图书粘贴条码与磁条；进行全馆读者的重新登记；建立书目数据库和读者文档等。(3)工作人员结构素质因素：加强培训，提高人员素质，适当改变人员结构。(4)后勤条件，如机房、家具设施、终端布线、空调等。
馆内的协作主要是在书目数据库录入、条形码以及磁条粘贴工作时，人员安排需要馆领导进行协调，因为搞自动化是关系到图书馆全体工作人员的大事，全馆必须搞好协作，才能在尽可能短的时间内实现全馆计算机管理。馆外协作主要是合作建库和互相交流学习自动化有关知识与经验。我馆工作之所以能在较短时间内实现了中外文书刊管理自动化，是因为抓好了应用环境与馆内外协作。
图书馆实现计算机管理，无论在管理方式上还是在人们心理上，都要进行新的尝试，是摆在我们每个图书情报人员面前一项艰巨的任务。因此，在进行系统规划前，必须协调好日常业务与自动化工作的关系，统筹安排好人员培训、硬件选择与购置、软件开发或引进，资金来源以及馆内外协作等组织管理工作，还要吸收国内其它图书馆自动化工作的经验，博采众长，从而保证图书馆自动化工作圆满地完成。此外，无论碰到多大的困难，只要坚定信心与决心，朝着奋斗的目标，终究可以探索出一条现代化图书馆之路。