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摘要：企业档案管理工作是企业日常管理体系的重要组成部分，通过对企业生产和运营过程当中所形成的相关价值文件以及资料，进行科学的保存与管理，有助于提升企业获得持续的发展能力，因此本文探讨现代企业档案管理工作的信息化建设具有重要的现实借鉴意义。
关键词：现代企业档案管理工作；信息化建设；有效途径
1导言
近年来，我国企业对档案管理工作越来越重视，档案管理工作的重要价值及意义不断凸显，而随着档案工作内容及材料不断增多，给档案管理工作的正常开展带来了很多困难。如今，随着现代信息技术的快速发展，企业档案管理工作也开始由传统的管理形式向信息化管理形式转变。档案管理信息化能够快速获取所需的信息，大幅度提升了工作效率，给传统档案管理方式带来了巨大冲击，这也是档案管理信息化的主要目标。
2档案管理信息化建设的意义
档案管理信息化的意义主要体现在以下两个方面：第一，减轻了工作人员的工作强度，提高了工作效率。传统的手工收集档案管理方式，需要工作人员亲自对档案进行收集管理，相对来说工作量比较大，而且人工操作效率也比较低，费时费力。如果企业采用了档案管理信息化的手段，就能够更加快速地对数据进行收集管理，而且录入的数据也能够进行重复利用，并实现资源共享，大大减轻工作人员的工作强度，有效提高了档案管理的工作效率。第二，能够更加快捷地检索查询。传统的档案检索方式，需要管理人员亲自动手去找所需要的档案，这种方式既费时又费力。而档案经过信息化处理后，工作人员只需在电脑上输入档案名字就能够快速找到所需的档案，而且查找出来的信息也更加全面、更加准确。
3企业档案管理信息化建设的问题
3.1企业基础设施薄弱，总体结构不科学
首先，企业档案管理信息化建设应当引进计算机设备，应当运用并发展互联网技术，这些均应当具备较多的资金与技术。当前诸多企业特别是中小型企业技术水平较差，设备与资金不充分，以此妨碍了企业档案管理信息化的建设。其次，被资源影响。大部分规模小、效益差的中小型企业较难在档案管理中融入信息化，企业档案管理信息化建设更加无法涉及。而规模大、效益佳的大型企业能够完成档案管理的信息化建设，在有效运用资源的条件下能够不断扩充规模，提升效益。这一结构的不正确性妨碍了企业的进步。
3.2企业档案管理信息化建设发展不平衡
目前，在企业档案管理信息化建设发展过程当中，由于企业发展水平的差异在档案管理信息化硬件管理、软件管理等层面存在着一定的差异，这种信息化建设发展的不平衡，在一定层面上影响了企业档案管理信息化的践行效果。有的企业在进行档案管理信息化建设的过程当中，仅仅关注相应的硬件建设，对必要的档案管理软件缺乏必要的与时俱进意识，这在一定层面上影响了企业档案管理信息化建设的进度与效果。
3.3技术能力欠缺，专业人才不足
首先，企业档案管理信息化建设中应当持续运用并发展计算机的互联网技术，而当前并未运用良好方式完成档案资料的共享，由此产生电子档案反复建设以及资源浪费的状况，令企业电子档案不能展现最大的效用，令共享性以及服务性不佳。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆并且，因为系统建设不够良好，互联网的安全问题令档案资料较易被侵害，安全技术也需要提升。其次，在企业档案管理岗位中，较为欠缺高素质以及高技能的人才，令企业档案管理信息化建设中的创新不足，研发能力缺乏。
4现代企业档案管理信息化建设对策
4.1树立企业档案信息化观念
企业档案管理工作不仅有助于保存企业重要的文件资料，对于提升企业知识资源的统筹与规划，提升企业的核心竞争力也有着极为重要的现实意义。因此，在今后企业日常的运营和管理过程当中，企业负责人应该在思想层面高度重视企业档案管理信息化建设，树立企业档案信息化观念，不断地加大对企业档案信息化建设所需要的投入力度，为企业档案信息化建设营造良好的氛围。例如，烟台南山集团将企业的档案信息化管理纳入企业重要的发展战略。通过不断的完善档案信息化管理的组织建设、支持体系，该企业档案管理工作取得了丰硕的成果，在企业发展战略的制定以及综合营运水平的提升等方面做出了不少的贡献。
4.2创新档案管理信息化制度
在当前市场经济环境中，企业档案管理制度应当在形势的发展中给予变化。所以，为了显著顺应企业的发展所需，企业应当创建岗位责任制度与良好的奖惩制度。加快企业中岗位责任制的创建，依照档案管理工作的要求与规律，把具体责任落实到所有部门与员工方面，进一步明确权责。并且，通过良好的奖惩制度缔造企业内部良好的工作氛围，依照具体岗位责任，融合企业的发展实际，通过正确的奖惩方式与实际的考核制度规范人员的行为，以此将工作人员的使命感与责任感调动出来，加强计算机网络软件与硬件的管理，规避信息泄露的风险。
4.3强化档案数据信息安全
档案数据信息安全强化的目的就是保证人员获得完整、真实、有效的档案信息。档案的数据信息安全可以通过运用访问验证、加密技术、安全通讯等技术来加以保障。首先，对档案数据信息进行加密处理。内部人员在访问档案资源时，需要提供相应的密码进行解锁，以此防范非内部人员访问档案数据信息进行恶意破坏、病毒传播等行为，从而在一定程度上保证档案数据信息的安全，保护档案数据在传输过程中的稳定性。其次，利用访问验证控制技术对档案信息进行隔离，避免外来非正常用户的非法侵入行为，即使在传输过程中出现信息丢失，他人也无法解读其中的信息。
4.4加强对企业档案信息化的规划和指导
为了更好地促进企业档案信息化建设的水平，在今后的企业档案管理优化和升级过程当中，应该在国家相关部门颁布的企业档案管理条例的指导下，不断的在企业档案信息化的规划和指导方面进行系统的优化。一方面，结合企业自身的档案管理实际制定相应的档案管理政策和体系，为企业档案管理信息化建设指明方向。在进行具体的规划与指导的过程当中，应该充分发挥信息化的技术手段，促进企业档案信息管理的科学化水平。另外，还应该从宏观的顶层设计以及微观的应用细节等方面来进行实施，从而为今后企业档案管理信息化发展提供方向层面的指导。
4.5建立健全企业档案信息化法律规章与标准
企业档案信息化管理是一个科学系统的过程，需要建立在相关的规章与标准基础上，一方面，企业应该从信息化时代的要求出发，不断地按照现代档案管理信息化的相关标准，提高企业档案管理的安全性完整性效果性，另一方面，企业应该完善相关的档案管理监管制度，明确岗位负责制度，对于档案管理中存在的问题第一时间进行解决，降低其在问题中造成的不良影响。例如，中石油集团在企业档案信息化规章与标准的制定方面取得了不错的成绩。该公司严格落实国家制定的相关档案保密制度，在此基础上，结合公司自身的档案管理需要，对档案的登记制度、查阅制度等方面都进行了更加明确的制定，除此之外，还对电子档案的相关系统进行升级与完善，最大限度的提升档案管理的安全性，该公司在档案信息化规章与标准层面的有益经验值得推广与借鉴。
5结论
综上所述，企业执行档案管理信息化建设成为时代发展的所需，企业档案管理部门应当牢牢抓住机会，解决困难，积极工作，创建企业档案管理信息化，为数字档案建设做好铺垫。
参考文献
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论文作者:王薇
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2018年第2期
论文发表时间:2018/6/20
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