马里兰大学进修期间的见闻与感思——对美国档案工作近期特点的几点认识，本文主要内容关键词为：马里兰论文,几点论文,美国论文,见闻论文,近期论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1999年6月19日～8月11日，我与同事王健参加了美国马里兰大学主办的“青年档案工作者专业发展研究项目”。这一项目旨在为具有中等专业资格的青年档案工作者提供短期培训，使之重点掌握档案管理、计算机应用、档案保护等领域的专业技能。参加培训的共有23名学员。
始建于1859年的马里兰大学（以下简称“马大”）是美国著名的公立大学，由11个校区组成。我们所去的学院公园（College Park）是马大系统的主校园，号称“旗舰”。马太是一所研究型大学，拥有完整的学士、硕士和博士学位授予权。它下设13个学院、75个系所，教职员工有2,800多人，学生总数达33,000人。 马大是马里兰州最重要的教育和研究中心，它的工程、计算机技术、物理、政治、新闻、教育、艺术史等学科在全美居于领先地位。因地处大华府地区，距首都华盛顿只有14公里，周边的国会图书馆、药物图书馆、农业图书馆、国家档案馆、国家宇航局等机构均为师生的科研提供了极大的便利。优越的地理条件和教学科研的良好声誉，使马大在全美公立大学的排名一直处于前10名。具体承办我们这次培训项目的图书与信息服务学院，其档案培训在全美排名不仅名列前茅，而且设立了档案专业的博士课程，这在美国是极少数大学近期才有的。
这次培训包括课堂讲座和专业机构参观两大部分。7 周内图书与信息服务学院安排了18次讲座，内容涉及美国档案事业总况、档案管理的原理与理论、政府档案管理、档案项目发展策略、档案专业协会、档案研究服务与展示、网上查找档案资源、电子文件管理、特殊载体档案的保护、农业图书馆档案材料保护项目、档案与中美关系研究、档案与民国研究、档案与跨文化交流、查找德国档案、美国历史学者眼中中国地方档案的利用、21世纪中美发展展望等诸多方面。主讲人多为档案学者和历史学者。同时，我们参观了十几个专业机构，包括国家档案馆（含华盛顿旧馆和马里兰学院公园新馆）、华盛顿国家文件中心、国会图书馆、国家公共广播档案馆、美国广播图书馆、特拉华州档案馆、费城档案与文件局、马里兰州档案馆、史密森尼研究院档案馆、马里兰大学档案馆、马里兰大学图书馆保护部等等。上课和参观之余，我与王健就在图书馆里查找和阅读专业资料，或在网上浏览和收集专业信息；个别时候还去旁听一点图书与信息服务学院的相关课程，切身感受美国档案教学的氛围。
总体说来，这次培训的内容比较丰富，活动安排比较紧凑，使我得以开阔眼界，增强感性认识，拓展资料渠道，感觉收获还是比较大的。培训中的所见所闻、所感所思，使一直从事外国档案管理教学和研究的我对美国档案工作总体特点的把握既加强了一些原有认识，也形成了一些新的感受。我将其归纳为以下七个方面。
第一，从宏观而言，美国联邦政府的档案工作实行高度集中统一管理，这种集中程度丝毫不逊色于社会主义国家。尽管美国作为联邦制国家，全国实行分散式的档案管理体制，即联邦档案机构无权领导和监督地方档案工作，也无权干涉私人企业和社会团体的档案事务。但在联邦政府系统内，档案工作是高度集中统一管理的。这一方面表现为建立有一个联邦档案行政领导中心——国家档案与文件署，它对联邦档案系统的各个组成部分，即国家档案馆、联邦文件中心、总统图书馆等进行严密的控制和管理；并对联邦政府机关的文件管理进行有效的监督和指导。另一方面表现为建立有一个联邦档案馆网——国家档案馆及其分馆，它们负责接收和集中保管所有联邦政府机关的档案，甚至在大多数国家都设有永久性机关档案馆的国防部和外交部的档案也不例外。馆藏的门类包括行政、立法、司法、军事、外交、科技档案等等，馆藏的载体既有传统的纸张，也有胶片、磁带、磁盘、光盘等各种新型载体，算得上是真正意义上的综合性档案馆。我们在参观国家档案与文件署、国家档案馆之后，对上述集中化管理留下了深刻印象，感到这种中央层次的档案高度集中管理可以在相当程度上弥补分散式体制的不足，确保国家档案遗产的完整和完全。
第二，文件管理在美国深入人心，已经形成了较为成熟的理论体系和行之有效的制度方法。美国是开辟文件管理新纪元的国家，不仅最早建立文件中心，而且最早提出了“文件生命周期”概念，并在思考文件中心理论基础的过程中提出了文件生命周期理论。至今这一理论发展成为西方现代档案学的两大支柱之一，具有里程碑意义。我们通过学习和参观认识到，具有成熟理论指导的美国文件管理活动表现出明显的规范性和有效性特点：①联邦政府颁布的《联邦文件管理法》成为各机构开展文件管理的法律规范。②国家档案与文件署从行政上统一指导和监督联邦机关的文件管理。③文件中心作为文件管理的组织形式，已在全美普及。从联邦政府、各州到企业、大学都设有文件中心，还有专门的商业性文件中心。文件中心因具有经济高效的优点已广为全球接受，被誉为“最富有生命力的新型机构”。④政府机关内设有专职文件管理人员负责编制文件管理计划和实施具体方案，他们通过接受档案部门的指导来保证文件管理的质量，为文件、档案的一体化管理奠定良好基础。总之，美国的文件管理在法律规范、行政监督、理论指导下，通过设立经济实用的组织机构，取得了明显成效。
第三、在美国档案工作诸环节中，鉴定和提供利用的特色最为突出，对我国很有借鉴意义。我们在国家档案馆和特拉华州、马里兰州档案馆进行实地考察时发现，档案鉴定一般在文件进馆前就已完成，有两个特点值得一提。一是将文件进馆比例严格控制在3%左右， 这一比例是很低的，既可杜绝冗余文件进馆的现象，又能保证销毁工作的切实执行。二是鉴定所依据的保管期限表规定的多为具体时限，短则几个月，长则百年以上。有的还注明特殊的计算方法，如“文件失效后2 年”或“文件作废后3年”等等。这就使鉴定具有较强的可操作性。另一方面， 我们在学习和参观中也感到美国特别重视提供利用，表现之一是《信息自由法》明文规定利用联邦政府档案是公民的一种民主权利，这就为利用档案提供了切实的法律保障。表现之二是树立了联邦档案“民有、民治、民用”的观念，采取一切措施为用户服务。目前国家档案馆接待用户的年龄降低到14岁，用户查阅档案不仅是免费的，还能享受到档案馆指定的研究顾问提供的咨询服务。表现之三是尤其注重满足家谱、族谱档案的利用需求。据美国统计，利用者中绝大多数是家谱、族谱学者或是对家谱、族谱档案感兴趣的人士，他们出于研究、兴趣或解决切身利益的需要，经常到档案馆查用档案，因此成为档案馆的主要服务对象。一个典型例子是国家档案馆华盛顿旧馆就专门开辟了家谱、族谱档案利用室。尽管美国是私有制社会，上述服务措施却能够确保联邦档案馆成为真正意义上的开放性文化事业机构。在某种程度上美国档案馆的开放程度和服务意识比我国更胜一筹，值得我国借鉴。
第四，网络在美国档案领域中的应用相当广泛。培训期间，学术协调员谭妮娅·马休女士为我们作了题为“网上查找档案资源”的专题讲座，介绍了网上档案资源的概况及查找方法。总体感觉是网络在美国档案领域中的应用很广。结合后来参观各专业机构的感受，更是加深了两点认识。一点是美国档案机构设立网站已经相当普遍，各级各类档案馆、档案协会以及其他档案部门大多借助网络公布馆藏和发布信息。特别是在档案馆，网络已成为满足世界各地利用需求的重要手段。用户可以上网浏览信息，还可通过电子邮件系统提出有关问题并得到解答。近年来美国网上利用者的人数不断上升，在马里兰等一些州档案馆网上利用甚至成为主要方式。另一点是网络在档案教育中的重要作用也日益加强。网上集中了大量专业文献资源，学生们被要求掌握上网查找档案资源的方法。如美方老师为我们开列的参考资料就有不少来自网上。当我坐在图书与信息服务学院的机房里轻点鼠标，浏览丰富的专业文献以便捕获所需信息，网络的快捷和便利带给我的惬意真是难以言表！
第五，美国档案工作者协会的专业影响力很大，在档案理论与实践上形成了权威指导作用。诞生于1936年的美国档案工作者协会经过60余年的发展，不仅成为北美地区最大、而且是世界最具知名度的专业协会之一。这次培训尽管没有安排参观该协会，但我们无论是在讲座中听发言人的介绍，还是在与一些档案人员的交谈中体会他们对协会的拥戴，都能感受到它的权威影响。这促使我认真思考并积极查找与协会有关的资料，将协会的成功经验归结为四点。一是它的会员队伍建设注重“求精求广”，既不盲目追求人数的庞大，又大力保持会员从业领域的广泛性。二是它的领导层日趋年轻化，既能鼓励年轻会员及早“脱颖而出”，又能保持协会的勃勃生机。三是它将会刊《美国档案工作者》建设成为展示美国档案学术水平的“窗口”，并进一步使其视角向北美和全球扩展。四是它的年会有很强的吸引力，选择的发言人均是档案界的领头人物，研讨问题多数极富时代特色，研讨成果也大多成为专业人员的理论和实践指导。
第六，美国档案教育形式丰富，注重实用性特点尤为突出。我一直从事外国档案工作的教学和研究，赴美前对美国档案教育概况已有了解。这次培训使我的认识进一步清晰。美国档案教育主要有三种形式，即大学开设的正规教育；档案专业协会提供的继续教育；档案馆举办的岗位培训。它们各有特点。大学教育一般是在历史系或图书情报学院下设立档案专业课程，施教对象是攻读历史学、图书馆学硕士或博士学位的学生，可视为研究生层次的一种联合教育。继续教育的培训对象从受过正规档案教育的毕业生、尚未接受专业培训的从业人员，到对档案感兴趣的非专业人士无所不包。它既是档案人员加强和深化专业知识技能的途径，又是业余人士了解和获取档案信息的途径。岗位培训的目的是使刚进入档案馆的“新人”接受根据本馆实际情况而设计的培训方案，它的针对性较强，满足馆内工作的需要。当然，无论是何种教育形式都同样注重实用性，表现在教学内容注重联系实际、课程设置强调理论与实践结合、培养目标偏重于学生的实践技能。继续教育和岗位培训自不必说，即使是大学教育，教学内容和方法也偏重于实践。据了解，大学档案课程中实践课的比例与理论课不相上下，甚至略高。学生经常被组织去档案馆参观实习，或是开展档案专题定向研究。一些理论课程也往往通过课堂实验、模拟表演、自由讨论等多种方式，让学生在实际操作中领会和消化理论原理。仅以我们这次培训为例，短短七周美方就安排我们参观考察了十几个专业机构。这也从一个方面反映出美国档案教育的注重实用性。
第七，美国档案专业著述十分丰富，理论研究相当活跃。1996年我应邀接受了第十三届国际档案大会（以下简称“十三大”）主报告之一《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》的翻译任务。这篇报告仿佛为我打开了一扇“窗口”，使我看到西方国家档案理论研究是如此活跃，成果是如此丰富。这次来美，我就特别关注美国档案理论研究动向，特别留心收集专业著述。通过听取美方老师的介绍、阅读参考书目以及在马大图书馆和国际互联网上查找专业资料，我的突出感受是美国档案理论研究十分活跃，专业著述也十分丰富。主要表现在三个方面：一是有相当一批学者经常出版专著或发表文章，活跃在国内、国际论坛上，具有很高知名度。其中不少是某一领域的代表人物，既有大学教师，也有档案馆工作人员。著名的如有研究政府档案的布鲁斯·迪尔斯坦、研究电子文件的戴维·比尔曼、研究企业档案的詹姆斯·奥托勒、研究档案学的理查德·福克斯等等。二是以美国档案工作者协会为代表的一批专业协会，成为学术研究的组织力量。如美国档案工作者协会的年会定期举办专业研讨会，并将论文结集出版，为档案工作提供理论和实践指导。三是以《美国档案工作者》为代表的一批专业杂志，成为展示学术研究成果的场所。该杂志的学术水平已得到世界公认，是全球最富影响力的专业期刊之一。尽管我们无法统计出美国档案研究成果的数量，但我从美国档案工作者协会1998年出版的《专业文献资源》上抄录的专著就高达近百部，足见其研究成果之丰。这也印证了十三大报告的一种评价——目前西方国家档案理论研究最为活跃的当属美国、加拿大和澳大利亚。
两个月的时间匆匆而逝，收获的喜悦更使我怀念马大生活的点点滴滴——花园般美丽的校园、洁净得几乎透明的蓝天、热情友善的师友、现代化的机房和图书馆等等，还不时飘入我的梦境。我希望还能再赴美国、重回马大，争取更多、更大的收获。