摘要：事业单位档案管理是事业单位的重要组成部分，事业单位档案管理的管理素养与事业单位的工作效率、工作质量有着密切的联系。传统的事业单位档案管理主要以人工管理为主，人工管理的效率较为低下，这对我国事业单位的发展是十分不利的。事业单位只有加强档案管理信息化建设，才能更好地发挥在社会发展中的作用。
关键词：档案管理；信息化建设；必要性
为了满足国家现代化建设的需求，我国正在积极推进信息技术的推广和应用工作，并将信息技术进行广泛的普及和应用，也因此让人们的生产生活发生了巨大的改变。在事业单位深化改革的进程中，同样注重对信息技术的广泛应用，尤其是将其和档案管理工作进行了有效整合，在减少资源投入的同时，还显著提高了档案管理的规范性和科学性。为进一步保持这样的优势，事业单位要立足实际对档案信息化建设的方法策略展开深入探究。
1信息化建设对事业单位档案管理的意义
事业单位档案管理信息化主要具有以下两大意义：其一，信息化档案管理能够简化事业单位档案管理工作流程，缩减档案管理损耗的时间。我国传统的事业单位档案管理主要以人工管理、纸质管理为主，因此事业单位档案管理人员在开展档案管理的过程中不可避免会出现人工管理误差、档案老化、档案破损等问题。并且，由于人工劳作的局限性，事业单位档案管理效率普遍较低，管理流程相对繁杂。随着我国计算机的普及，事业单位档案管理人员可以通过计算机录入数据、建设数据库等来进行事业单位档案管理进而简化档案管理流程，提高档案管理效率。其二，开展事业单位档案管理信息化建设，可以提升档案管理的便捷性。传统的事业单位档案管理模式下，要对档案数据进行调动，就需要档案管理人员人工查找档案，这极大地增加了档案管理人员的工作量，而且效率较为低下。通过事业单位档案管理信息化建设，能够运用计算机中的数据库实现快速精准的档案查询与修改，高效定位档案所在位置，并且通过数据库加密技术还能够增强事业单位档案管理的保密性。信息化档案管理模式的搭建与推行，能够显著地提高档案管理的管理效率，减少事业单位档案管理工作人员的工作量。
2档案管理信息化建设中存在的问题
2.1对档案管理信息化建设重视度不够
我国现阶段的领导班子年龄普遍偏大，他们的年代连电视机都很少见，更遑论计算机网络信息化这个现代的技术，他们对这门技术并没有很深的了解，所以很多事业单位并没有把信息化档案管理这个项目提上必做日程，认为这个项目并没有什么大的用处，认为这件事与他们关系不大。其实不然，这件事情与每一个事业单位、每一个在职人员都有很大的关系，与他们的利益息息相关，所以事业单位应该给予信息化档案管理这个项目更多的关注和支持，才能早日将档案管理建设完成。
2.2事业单位档案管理人员的素质较低
在当前社会背景下，事业单位档案管理工作的特点是平淡，在此岗位上的工作人员没有太大的工作积极性，缺乏专业的专业素养。档案管理工作人员的更换，也会对档案管理工作造成影响，交接时混乱，导致重要文件丢失的现象屡屡发生。所以，在人员配备方面，事业单位要给予一定的重视，建立优秀的人才队伍，保证档案管理工作的效率与质量。
2.3网络安全堪忧
随着互联网的发展，社会网络信息化程度的不断加深，然而档案具有其特殊性，需要正确处理其开放性与保密性，网络的不断发展虽然方便了档案的录入和查询，但也相应的带来了向电脑病毒和电脑黑客攻击等安全问题，对档案管理的信息化来说，其安全维护是一个挑战。
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3加强档案管理信息化建设的必要手段
3.1强化对档案管理信息化的重要性的认识
在互联网时代，档案管理工作的信息化已经成为大势所趋，目前需要进一步提高有关部门对档案管理信息化工作的重视程度，在社会上需要加大宣传力度，让社会普遍认识到档案管理工作信息化的必要性。
3.2制定规范的管理制度
事业单位的性质比较特殊，而其档案管理工作也属于一个边缘化的机构。事业单位的档案管理工作受到法律法规的制约，所以档案管理信息化建设时，是有法可依的。对于不同的事业单位，在档案管理工作信息化发展的同时，也要立足于实际情况，制定本单位的相应管理制度，从内部对工作人员进行约束，保证档案管理信息化建设的顺利进行。
3.3加大事业单位档案管理人员的培训力度，拓宽他们的知识层面
目前我国的事业单位档案管理部分仍旧采用传统的管理模式，这种长时间单一、枯燥的工作方式，束缚了档案管理人员的思想，使得他们仅仅局限于传统的对档案管理的思想和方式，缺乏创新精神和求知欲望，档案管理工作缺乏生机和活力。想要从根本上解决这个问题，就需要对事业单位档案管理人员进行专业性的培训，使他们的知识理解层面跟上时代发展的脚步，提高计算机技术等相关技术能力，同时培养他们的创新意识，调动他们的积极性，用最大的热情投入工作中，服务群众，同时，国家还可以从外部引进高科技尖端人才，进一步优化事业单位档案管理人员队伍，提高档案管理人员的综合素质，从而不断提升事业单位档案管理的效率和水平。
3.4加强档案的软硬件建设
档案管理的信息化建设必须要有完善的软件与硬件设施作为根本保障，只有这样才能够从整体上提高管理的稳定性，保证档案管理安全，为档案的利用创造良好条件。第一，单位要加大对档案信息化管理工作的资金投入，特别是在设备采购方面加大支持。在购置信息化档案管理设备的过程中，单位要给予充足的资金支持，同时还要在采购工作完成之后专门对档案管理人员进行技术设备使用的培训，确保档案管理人员能够明确设备与技术的应用方法，更加规范科学地进行实际操作，延长设备使用寿命，提高档案管理质量。第二，单位需要对档案信息化管理的软件与硬件进行不断的更新，如果条件允许的话，还可以结合单位现状自主开发与单位管理需求相适应的软件，有效减轻档案管理者的工作量，确保管理效率。在这其中需要特别注意的一个问题就是要提高档案信息化管理的安全性，于是要运用好加密技术，避免档案信息泄露。
3.5完善网络信息安全体系
完善档案网络信息的安全体系是档案管理信息化的关键，只有能够保证一个安全的网络安全体系，才能最终完成档案管理的信息化，档案信息具有其特殊性，档案中有的信息是公开的，然而有的信息是绝对保密的，需要对档案信息进行分级进行管理，同时档案信息还容易受到病毒、黑客攻击等威胁，需要对这些威胁进行防范，为档案信息营造一个安全的环境。
4结语
综上所述，当前我国现有的事业单位档案管理模式，已经逐渐不再适用事业单位的实际需求，因此事业单位要想进一步提升档案管理的管理水平、提高档案管理的效率和质量，不仅仅要从管理制度、管理标准入手，还应当从管理人员综合能力入手，重视档案管理信息化团队构建，这样才能够保障与推进事业单位档案管理信息化建设的建设效率与质量。
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论文作者: 窦宝珍
论文发表刊物:《建筑模拟》2018年第17期
论文发表时间:2018/9/18
标签：档案管理论文; 事业单位论文; 档案论文; 信息化建设论文; 管理人员论文; 管理工作论文; 效率论文; 《建筑模拟》2018年第17期论文;