摘要：在市场竞争日益激烈的环境中，建筑施工企业面临的发展形势更为严峻，如何提高自身竞争力成为企业迫切需要解决的问题。工程档案管理是建筑企业管理的重要组成部分，可以为建筑企业的施工管理、技术改进等提供帮助，做好工程档案规范化管理是有助于推动建筑企业发展进步的，本文就对此展开探讨。
关键词：建筑施工企业；工程档案；规范化管理；措施
随着现代人们生活水平的不断提高，对各种建筑工程的需求也持续增长，建筑工程建设正在如火如荼的开展，建筑企业施工企业也越来越多。对于建筑施工企业而言，工程档案管理占据着重要地位，是决定企业竞争力高低的关键因素，包含着工程从准备到竣工验收一系列的资料，对企业总结经验、提升施工水平是有重大作用的，本文就围绕工程档案规范化管理展开论述。
1.建筑施工企业工程档案管理措施的问题
1.1工程档案管理缺少条理性
工程档案管理是建筑施工相关方利益保障的基础，对建筑施工企业维护自身利益有极大作用，但从实际管理情况来看，缺少条理性的情况是较为普遍的，由于现代工程的施工量越来越大，工程档案从开始到结束需要经过较长的一个周期，受人员调动、流失等原因影响，工程档案的管理需要经过较多人员，在这种交接过程中，容易发生丢失、损坏甚至更改数据等情况，加上每个施工阶段需要记录的档案要求不一，信息的录入大多是在施工完成后进行，档案信息无法与施工进度同步，在一定程度上影响着档案信息的作用[1]。
1.2工程档案管理制度不完善
对于建筑施工企业的工程档案管理工作而言，完善管理制度是必不可少的，但是由于发展时间较短，大多数企业并没有重视到档案管理的重要性与必要性，档案管理制度处于相对落后的状态，只有简单的几条规定，根本没有形成相应的规范。在此情况下，工程档案的管理是无序的，既没有足够的制约，也缺乏专业性管理，信息遗漏、破损、初期档案不完整、后期档案跟进误差等情况都是比较常见的情况。此外，对于工程档案管理部门，没有制定专门的管理制度、缺少有效的监督，对于工程档案信息没有及时核对与矫正，导致档案信息与工程实际施工情况存在严重的不符，容易给施工企业效益造成损害。
1.3工程档案管理信息不全面
工程档案作为建筑工程信息记录的工具，在当前体量增大、施工日益复杂的工程情况下，档案信息会变得十分繁杂，涉及到各个方面，在这种繁杂工作中，如果不能将重点标记清楚，只是单纯的记录信息，并不能发挥工程档案信息的实际意义。然而，从实际情况来看，大多数工程档案管理就存在这种问题，没有对信息进行有效审核，信息的真实性、合法性都缺乏保障，加上登记方式不统一、记录人员素质不足等因素影响，工程档案信息容易出现缺失情况，管理混乱，给工程档案价值发挥产生负面影响[2]。
2.建筑施工企业工程档案规范化管理的措施
2.1加大宣传力度，提高参与意识
在工程档案管理中，正确的认识是管理规范开展的基础，这就需要施工企业加大对工程档案规范化管理的宣传力度，将相关内容纳入企业内部培训资料中，定期组织档案管理人员、其他相关部门人员等进行专门的培训，加强对工程档案管理的了解，明确其重要性，认识到其与自身利益之间的密切联系，提高所有人员对工程档案管理的参与意识，提高各部门对档案管理的支持力度，积极主动的完成档案资料的归档、提交等工作，为工程档案管理规范化实现奠定良好基础。
同时，对于工程档案管理人员，需要开展全方面的素质培训，包括先进的管理理论与方法、成熟的管理系统等等，不断提升业务水平，严格遵守岗位职责要求，做好工程档案管理的各项操作，保障档案资料的及时、全面、有效。
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2.2制定管理规范，提高管理效率
在建筑施工企业工程档案管理中，要想实现规范化管理，必须先有相应的规范制度作为依据，所以，企业需要根据自身实际情况，结合其他科学的规范制度、管理工作中存在的问题等，制定统一的管理规范、标准，对档案资料的整理、装订、目录编制以及案卷编制等提出具体的要求，在此基础上来开展工程档案管理工作[3]。
建筑施工企业的工程档案有多种形式，包括文书档案、声像档案、会议档案、科技档案等等，对于不同类型档案，其在管理规范上是有一定区别的，所以，需要先对档案进行正确分类，然后根据相应的存放、查阅以及保密条例要求，做好档案的各方面管理，提高档案管理的规范性、条理性，促进档案管理效率的提升。
2.3建立管理平台，加强信息化建设
在现代社会中，信息化技术已经广泛应用到各个领域，特别是对于信息管理方面的工作，发挥着巨大的作用，极大地提升了信息管理时效性、准确性，让数据信息价值得到最大程度的利用。对此，建筑施工企业应当加强对信息技术的重视，将其与工程档案管理结合起来，构建专门的工程档案管理平台，将施工企业各方面信息都纳入其中，并在企业各部门中大力推广应用，改变传统的档案信息记录方式，确保工程信息能够以最快的速度传递到管理中心，实现对工程施工进展情况的实时掌握，根据工程档案信息来对工程施工加以科学指导，为决策的准确性提供可靠数据支持[4]。
同时，在信息化建设中，需要加强对各种信息技术手段的运用，比如办公自动化系统、电子档案、档案信息管理系统等，将工程档案数据存入到数据库中，通过刻录等方式，来提升工程档案信息的安全性；特别是对于工程档案中相对机密、重点的内容，运用限制权限的方式，授予不同等级人员查询、阅读与使用的相应权限，增强档案管理的保密性，预防档案价值被窃取。
此外，虽然信息化档案管理具有显著优越性，但对处于过渡期的施工企业而言，需要将纸质文件、电子文件视作同等重要，分别做好相应的保存、归档，做好共存处理，一些重要的纸质、实物文件，要运用扫描、拍摄等手段转换为电子文件，避免出现丢失等问题。
2.4健全监督制度，提高管理规范化
在建筑施工企业工程档案的管理中，管理执行的有效预防是关键所在，对此，需要健全相应的监督制度，组建相应的监督部门，对工程档案管理工作实施全面的监督，及时发现工程档案管理中出现的疏漏之处，采取有效措施加以改正，保证档案管理工作是符合相关规范要求的，进而提高管理的规范化。在实际监督工作中，需要把握档案管理的重点，实施定点、定期的监督，跟进档案管理的每个环节，加强对档案管理人员的约束，杜绝由于人为因素导致的工程档案信息失真、不全面等问题，保障工程档案管理工作的价值[5]。
结束语：
综上，工程档案管理是一项长期、复杂的工作，涉及到建筑施工的各个方面，对建筑施工企业的利益有极大影响，所以，加强对工程档案管理的重视，提高管理水平是十分必要的。就当前建筑施工企业工程档案管理情况来看，是存在许多问题的，比如制度不完善、缺乏条理性、信息不全面等，探讨有效的规范化管理措施，提升工程档案管理规范化水平，充分发挥工程档案的价值，是建筑施工企业健康发展的重要途径。
参考文献：
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[3]庄碧珊.规范化与标准化管理模式在电力基建工程档案管理中的应用[J].中外企业家,2017(20):181+183.
[4]姚洁.建筑施工企业工程档案规范化管理[J].陕西档案,2015(06):45.
[5]丁红燕.浅议电力基建工程档案的规范化管理[J].山东工业技术,2014(23):220.
论文作者:梁源
论文发表刊物:《基层建设》2018年第8期
论文发表时间:2018/5/24
标签：档案论文; 工程论文; 档案管理论文; 信息论文; 建筑施工企业论文; 规范化管理论文; 情况论文; 《基层建设》2018年第8期论文;