谈加强档案保存价值鉴定工作的若干问题，本文主要内容关键词为：若干问题论文,鉴定论文,价值论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文章编号：1005-9652(2004)06-0013-06 中图分类号：G272.3 文献标识码：A
一、电子文件和其他各种新型文件的出现和快速发展，更加迫切地需要加强档案保存价值鉴定工作
由于现代经济与技术的高速发展，信息流量极大，再加制作文件又非常容易，因而产生的文件数量越来越大，在茫茫的电子文件信息海洋中，将它们全部予以保存为档案是不可能的；同时，保存电子文件和其他各种新型文件比纸质文件更加困难，需要付出更高的代价才能达到长远保存的目的。因此，挑选一部分甚至一小部分文件作为档案保存成为惟一的办法和出路。挑选文件，也就是对档案保存价值的鉴定，是决定档案命运和档案质量的一项重要工作。在现代社会主义民主、法制社会里，政府机关和一切公共机构保存档案（职务行为的证据）是对人民负责的表现，是政府机关和公共机构的一种责任和义务。挑选什么样的文件作为档案保存，需要保存多少年，就不是一个纯技术问题，而是涉及人民利益的政治问题。如果一千多年前唐代“文案不须常留者，每三年一拣除”的档案鉴定工作还没有显出它的重要性的话，那么在今天的档案工作中将处于特别重要的地位。也可以说，这是现代信息社会的一个特点。对档案鉴定工作重要性的认识，我们也应“与时俱进”！此外，在档案管理过程中，对档案保存价值的鉴定和确定档案的保管期限，也是最困难的一项工作，由此更加重了它的重要性，因而成为档案管理中最重要的也是最难办的一件事。我们应该认识到，当前加强档案保存价值鉴定工作是非常迫切的。如果我们不这样认识问题，就要吃苦头，后患无穷。现在有不少文章反映一些档案部门保存了许多价值不大的档案，白白浪费了极为有限的宝贵的档案保护与管理资源，就说明了这一点。如鞍山市铁东区档案局英娟在《档案鉴定工作不容忽视》（《兰台世界》2004年第3期）一文中反映“我们通过执法大检查发现，在一些机关、事业单位……有许多不应该归档的文件材料却在案卷中有一席之地，几乎没有剔除不归档的文件材料。例如：某所学校……将区委、区政府任命其他委办局领导班子成员的文件……划入长期保管。某机关档案室将与自己无关的政协简报存入短期卷中”。“到目前为止，全区机关、事业单位已经全部配备了电脑……对于那些既超过保管期限又无利用价值的档案，由于没有进行下架销毁，在进行微机录入时……无疑是一种浪费”。更为严重的是，有的单位没有将有价值的文件收集起来作为档案保存，而是作为废纸处理了。《山西档案》2003年第6期朱旌的《鉴宝鉴出的道理》一文讲到2003年11月15日中央电视台第二套节目《鉴宝》的内容说：“一位颇有眼光的收藏爱好者，从废纸回收的商贩手中购得一麻袋文献资料，……他从这麻袋‘废旧’文献中整理出四大本《1955年中国文字改革方案》，有手稿，也有油印件，……其中还有我国文化巨匠沈雁冰（茅盾）、巴金、老舍、郭沫若等大家所亲笔签注的建议和意见。”“专家的当场评点是：……这四本档案文献现在价值约在20万元左右”。如果文中所谈情况属实，这在上个世纪50年代是不足为奇的，1957年国务院转发《国家档案局检查学校机关出卖历史档案问题的报告》，中共中央办公厅秘书局、国家档案局、全国供销合作总社联合转发《中共湖南省委办公厅、湖南省人民委员会办公厅、湖南省供销合作社关于在出卖和收购废纸中关系到档案材料等问题的联合通知》，说明当时将有价值的档案作为废纸出卖并不是个别现象。几十年后的今天来看，好像不应该再发生这种事了，但事实并非如此，还是存在将有价值的档案作废纸出售的现象。因此，所有的档案部门都应十分重视档案保存价值的鉴定，都应加强这项工作。这也是现代各国档案工作者的共识。最近有人写文章（《兰台世界》2004年第3期第29页），建议“档案行政管理部门……制定政策要侧重鉴定工作，……把定升级标准中的鉴定工作的分数提高一点”。1992年制定的《中央、国家机关档案工作达标升级考评计分标准》规定基础业务工作占45分，其中制定档案保管期限表只有0.5分，保管期限划分基本准确只有2分，鉴定工作总共只占基础业务工作的2.5分。1995年制定的《省级和副省级市、计划单列市档案馆目标管理考评内容及评分细则》规定基础业务工作占38分，其中鉴定工作只占1.5分。1996年制定的《企业档案工作目标管理考评标准》规定基础业务建设占30分，其中鉴定工作只占3分。从上述三个评分标准看，鉴定工作在基础业务工作中所占比重，分别为5.5%、4%、10%，与这项工作的重要性相比，实在太小了。所以，关于在定升级标准中提高鉴定工作分数的意见是非常正确的。如果这个问题不解决，加强档案保存价值鉴定工作将是一句空话。
二、加强现时档案保存价值鉴定工作是当务之急
具体到一个档案馆、档案室来说，要做好档案保存价值鉴定工作谈何容易，工作量是很大的，需要有计划、有步骤地进行。对于库房不紧张、人手又不够的档案部门而言，过去早已形成的档案可以放一放，但从鉴定正在陆续产生着的档案做起，这是刻不容缓的。正在陆续产生着的档案，过去有人称之为“现行档案”。考虑到《档案法》第二条“本法所称的档案，是指过去和现在的……历史记录”，再称档案为“现行”的，就有欠妥当。因而我在这里启用“现时档案”一词，与“历史档案”、“撤销机关档案”等词对应，相当于“现行机关档案”、“新档”。（详见《档案学研究》2004年第2期拙文《漫谈“现行档案”、“档案产业”等档案专业用语问题》）如果未能及时做好现时档案的鉴定工作，若干年后档案越积越多，困难就更多；假如有保存价值的文件没有及时归档保存，若干年后可能再也找不到了，损失就更大。对于档案馆来说，就是要把住档案进馆一关，将档案保存价值鉴定工作与收集接收工作融合在一起。对于各个单位（包括机关、企业、事业单位）档案室来说，就是要制定包括一切文件的归档范围和一切档案的保管期限表，档案保管期限表必须有具体（包括将要或可能产生的所有种类的档案）的条款和明确的保管年限。这是做好现时档案保存价值鉴定工作的关键，也是世界各国档案工作的共同经验。现在许多单位有了文件归档范围和档案保管期限表，可是都不太具体、明确；列举的档案种类不全，多数只局限于文书档案；对于即将产生的档案缺乏预见性，又不能及时补充。要制定一份完整的、明确的档案保管期限表是非常困难的，但是必须克服一切困难去做。做得不太好，特别是划分档案的保存年限不易准确，这是难免的，我们可以修订。这里要注意，修订过的档案保管期限表只适用于新产生的档案，过去已划分好保管期限的档案不要去重新折腾，留待将来保存到期时再审查。制定文件归档范围和档案保管期限表的重要意义，还在于能促进文件的形成和提高文件的质量，因为在文件制作和处理过程中可以对必须归档和有重要保存价值的予以特别关注，使其具备完整的构成要素和便于长远保存。如档案保管期限表规定会计档案中的月、季度财务报告只要保存3年，它可用普通纸张和圆珠笔或复写纸书写；规定年度财务报告（决算）必须永久保存，就不能用普通纸张和圆珠笔或复写纸书写了，因为它不能长远保存，最好用中性纸张和碳素墨水书写。又如随着现代通讯技术的发展，上下、左右之间大多用电话联系解决问题，有的单位虽建立了电话记录制度但电话记录簿也不归档，因而形成有请示没有批复、有来文没有复文的现象。有了明确的归档范围和保管期限表，就可以要求领导人员、业务人员以及文书工作人员将必须归档的文件补充完整。有人认为“传统的鉴定过程中，是文件归档经过一定的整理后才开始鉴定”，这是一种误解。凡是严格按照文件归档范围和档案保管期限表做归档和鉴定工作，不仅不只在归档整理之后，而是在文件归档之前甚至在文件产生时就已经在做鉴定工作，某个文件在形成（制作）时就已知道（确定）是否要归档和保存年限。如果说制定归档范围和档案保管期限表是鉴定档案保存价值的一项重要工作的话，那么，鉴定工作实际上早在文件形成之前就开始了。现在不是要求“对电子文件的形成、积累、整理、归档实施全过程管理，以保证电子档案质量”（国家标准GB/T17678.1-1999）吗？那么，制定一个单位的电子文件归档范围和电子档案保管期限表是必不可少的。
一个单位的文件归档范围和档案保管期限表编制好以后，或者说在编制过程中，应征求各部门的意见，特别是各种业务人员的意见，最后由单位领导人审查批准并报档案行政管理部门备案。征求各部门和各种业务人员意见的程序，是绝对不能缺少的。因为文件是他们在工作中产生和处理的，熟悉文件的来龙去脉和文件产生的历史背景，对文件的现行作用和是否具有保存价值比较清楚。这也是《机关档案工作条例》要求“鉴定档案必须……由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行”的主要原因。2004年3月5日12时37分中央电视台第一套节目《今日说法·档案归属引发争论》讲了如下一件事：重庆市南岸区四公里小学教师高丽娅状告学校丢失她的教案档案44本，要求赔偿88000元。据该校校长讲，教案本是学校作为办公用品统一印发给老师，由老师在备课时填写，学校领导审阅后交档案室，两三年后就不再保存了。高老师10年间交了48本，现在只找到4本。区法院认为教案是职务作品，应归学校，未支持她的诉讼请求。高老师仍在上诉中。这件诉讼案不论如何判决，它告诫我们档案部门应严肃地对待文件归档范围和档案保管期限问题，不能随心所欲地处理档案。如果四公里小学制定有文件归档范围和档案保管期限表，并征求了老师们的意见，销毁档案时又按国家档案行政管理部门的规定做了认真的鉴定，那就不会有这种诉讼案了。
三、建立专门组织和专业队伍是加强档案保存价值鉴定工作的必要措施
我国自1956年《国务院关于加强国家档案工作的决定》要求“迅速拟订档案工作条例，拟订关于归档范围的规定和档案保管期限标准表，建立鉴定和销毁档案的制度，使档案工作迅速走上正轨”以来，已经历了几十年，档案保存价值鉴定工作已有了许多经验和教训。但是，为什么还常觉得这项工作没有做好，问题很多，普遍的一个说法是“没有经验”。1988年我给研究生讲课时，曾提出在各级档案部门要设立专门组织和配备一批专门从事档案保存价值鉴定工作的高素质人才的设想。原因是我国各档案部门的鉴定组织都是临时性的，权威性也不高；做鉴定工作的人员是临时抽调的，或者是兼职的，不能很好地积累经验，不能全面地、长远地思考研究问题。1990年我在美国访问过几个档案机构之后，使我坚定了这个认识，因为他们就是设有专门组织和专职鉴定工作人员的。如犹他州档案与文件局（也是犹他州档案馆）当时共有职员36人（当时全州人口185万），分为六个处。其中有一个处就叫“文件分析处”，设“文件分析员”6名，加上处长和秘书共8人。该处的任务是“分析”文件，相当于我国的档案保存价值鉴定工作，同时还确定文件的性质（区别其为公共文件、私人文件、机密文件）。据局长介绍，这6名文件分析员的业务水平较高。当时该局业务人员的工资分为三级，各处处长的工资为三级，而文件分析员中三级工资的1名、二级工资的5名。局长特别指出这是全局工资最高的一个处。另外，州政府还设立有一个权威性很高的州文件委员会，由州政府高级官员、律师和公民代表组成，州档案与文件局长任秘书长。州文件委员会决定有关文件的处置。文件分析处编制的文件保管期限表报经州文件委员会批准后方能生效。由州文件委员会批准的文件保管期限表就是州里的法规。我想，他们的这种做法值得我们借鉴。邓绍兴的《改革档案鉴定工作的几点思考》（《档案与建设》2000年第4期）和王治才、常连福的《浅谈档案价值鉴定工作的几个问题》（《档案学研究》2000年第1期）两文建议我国各级档案部门设立专司档案鉴定（可以包括等级鉴定、开放鉴定、真伪鉴定等）工作的机构，我认为这是十分必要的。从历史上看，我国有关领导人对此问题早有认识，1955年11月19日国务院常务会议批准实行的《国家档案局组织简则》第五条规定“国家档案局设档案评审委员会，就国家档案文件材料的保存和销毁问题，作出结论或提出意见，委员会主任由局长兼任，委员由各方面的档案专家和适当人员兼任，开会时应请有关部门领导同志参加，委员会设秘书若干人，进行日常工作。”后来这一条规定未能实施，这不能不说是一件憾事。
依我的想法，档案行政管理部门对机关档案工作的业务指导应着重于监督、指导确定归档范围和档案保管期限，因为这是做好机关档案工作的关键，也是为日后档案馆做好档案接收工作的重要保证。特别是县级档案行政管理部门更应重视这个问题，要求县级及县级以下的单位配备业务水平较高的专职人员来做档案工作是不可能的。山西省阳泉市郊区档案局康建琴在《基层档案室应加强档案鉴定工作》（《山西档案》2003年第6期）一文反映该区“大多数基层档案室档案未鉴定整理数量之多，使库房‘档’满为患”。“档案长期不进行鉴定，使档案的内容庞杂，数量臃肿……”。“由于档案工作者专业素质不高……对进室档案的范围、内容等问题的规定不尽完善，造成档案室普遍存在档案重复的问题”。我认为，完全让各单位自己去做鉴定工作，解决康建琴文中反映的问题，是会有不少困难的，档案行政管理部门应该加强对基层档案室在鉴定工作上的监督和指导，至少要帮助它们制定出适合于本单位的具体、明确的归档范围和档案保管期限表。
建立专业队伍的关键是要有高素质的人才，除了档案行政管理部门、档案馆和其他档案机构自己培养在职人员外，我建议各大学档案学专业也能够考虑这个问题，特别是研究生教育中能否考虑设立以从事档案保存价值鉴定工作为培养目标的专业或研究方向。研究生的招收对象可以扩大到其他各种专业，特别是历史专业，因为从事这项工作的人员必须具有丰富的知识，只有档案管理知识是不够的。
四、关于档案保存价值的宏观鉴定、微观鉴定、直接鉴定问题
葛荷英在《档案鉴定理论与方法》（中国档案出版社2002年出版）一书中提出将档案鉴定区分为“宏观的鉴定”和“微观的鉴定”（第112页），这是很好的一种思想。近几年国内外有人主张对档案保存价值采用宏观鉴定，以替代传统的直接鉴定。据说这样做，可以提高鉴定的准确度，可以提高工作效率。我觉得档案宏观鉴定与档案直接鉴定不是对立的，无所谓谁代替谁，两者是可以共存的。为什么呢？
对档案保存价值的鉴定，从其鉴定对象的规模和范围来说，可以分为宏观鉴定和微观鉴定两种。宏观鉴定是针对一个国家、一个地区，或一个系统、一个部门各单位或各类档案的鉴定。如档案行政管理部门和档案馆研究和制定归档范围、接收范围、档案保管期限等各种规章、标准，均属于宏观鉴定。微观鉴定是针对一个具体单位档案或对其中某部分、某类、某卷、某件档案的鉴定。宏观鉴定是要根据一个国家、一个地区或一个系统、一个部门档案的总体情况来鉴定的，也就是说，它要分析形成档案的历史背景，特别是要分析形成档案单位在整个国家、地区或系统、部门中的地位、职能，以及各类档案之间的相互关系。宏观鉴定与微观鉴定是相互制约的，前者对后者具有指导作用，后者是前者的基础。有了宏观鉴定，就有利于微观鉴定。如果不做或没有做好宏观鉴定，没有宏观鉴定的指导，微观鉴定很难做好，工作起来就非常困难，会徒然增加许多工作量。如财政部和国家档案局联合颁布的《企业和其他组织会计档案保管期限表》和《财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表》，就是针对全国会计档案的一种宏观鉴定。有了它，具体到某一个单位对会计档案进行微观鉴定时，就容易得多了。上述《企业和其他组织会计档案保管期限表》规定会计凭证保存15年，全国成千上万的企业鉴定会计凭证时，一般情况下均可将会计凭证确定为保存15年；只有碰到某些个别、特殊情况，才需要延长其保管期限。反之，没有对全国会计档案的宏观鉴定，财政部和国家档案局没有颁布会计档案保管期限表，设想由每一个企业自己去对会计档案进行微观鉴定，不仅工作量大，造成许多重复劳动，还由于从事微观鉴定人员的广泛性，难免有素质上的差异，其准确性也受一定影响。另外，对档案进行宏观鉴定的成果往往体现在各级国家行政主管部门颁布的法规和标准中，像上述会计档案保管期限表规定会计凭证保存15年，微观鉴定时决定将已保存15年的会计凭证予以销毁，是合法的；如果不满15年就销毁了，就是非法的。《刑法》第162条规定“隐匿或者故意销毁依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告，情节严重的，处五年以下有期徒刑或者拘役，并处或者单处二万元以上二十万元以下的罚金。”其中“依法”就是指依照财政部和国家档案局颁布的有关会计档案管理的行政规章。因此，宏观鉴定对微观鉴定有着指导、制约作用。要做好对档案的宏观鉴定，又必须依靠对档案的大量的微观鉴定，为宏观鉴定提供素材，提供反馈信息。无论是宏观鉴定还是微观鉴定，我们都需要加强研究工作。从当前来说，特别需要加强对档案宏观鉴定的研究，因为它是全局性的，对档案的微观鉴定具有指导作用。
对档案的直接鉴定，一般不适用于宏观鉴定，是对档案进行微观鉴定时采用的一种方法，通常称为直接鉴定法。直接鉴定法是与间接鉴定法相对而言的。所谓直接鉴定法，是根据文件、档案实体进行鉴定；所谓间接鉴定法，是根据文件、档案的目录或其他相关信息（指有关一个单位或其某一个类别的文件、档案的介绍、说明、描述）进行鉴定。对档案的微观鉴定，特别是对档案实体的初次鉴定（包括归档或接收鉴定，对若干年前形成的未经鉴定过的档案的鉴定）或虽已鉴定过但需要重新鉴定的，一般都要求采用直接鉴定法，因为文件、案卷之间可能会夹入一些目录或描述信息中未能反映出来的重要文件。我们在上述第一个问题中提到有某个单位将有重要保存价值的档案作废纸出售，我分析，该单位档案人员在对档案进行微观鉴定时，没有严格地采用直接鉴定法，没有认真地审阅案卷内的文件。上述提到的这些文件虽然是有关中国文字改革方案的，但如果只是草稿、草案或定稿的复印件、重份文件的话，按规定是不必永久保存的，问题就出在没有仔细翻阅文件，因而没有发现这些文件的特殊价值一有众多名人“亲笔签注的建议和意见”。这也可以说是没有认真采用直接鉴定法的一个教训吧！这里还必须说明一点，直接鉴定法并不是要求每一个档案鉴定人员对每一份文件都从头至尾读一遍，而是只要求有一名档案鉴定人员（可能是文件管理人员，也可能是档案管理人员）见到过文件、档案实体，根据文件、档案实体提出鉴定意见或划分保管期限。对于其他档案鉴定人员（包括领导人、各方面负责人、专家、学者等），只能要求他们对个别、重点档案进行直接鉴定，一般只能进行间接鉴定。
五、加强对档案保存价值的宏观鉴定，仔细研究各类、各种档案的保存价值和保管期限
几十年来，我国各级档案行政管理部门十分重视对档案保存价值的宏观鉴定，国家档案局并会同有关部门颁布了一批有关归档范围和档案保管期限的规定。如《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》(1987)、《机关文件材料归档和不归档的范围》（国家档案局，1987）、《地名档案保管期限表》（中国地名委员会、国家档案局，1983）、《关于人民法院诉讼档案保管期限的规定》（最高人民法院、国家档案局，1984）、《农牧渔业科技档案保管期限表》（农牧渔业部，1984）、《关于人民检察院诉讼档案保管期限的规定》（最高人民检察院、国家档案局，1986）、《新闻单位宣传报道档案保管期限表》（中共中央宣传部、国家档案局，1986）、《测绘科学技术档案归档范围、份数、保管期限、保存地点表》（国家测绘局、国家档案局，1988）、《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》（国家档案局、国家计委，1988）、《土地管理档案归档范围和保管期限表》（国家土地管理局、国家档案局，1988）、《人事部文书档案保管期限表（试行）》(1989)、《高等学校教学文件材料归档范围》（国家教委，1987）、《南极考察档案材料归档范围》（国家南极考察委员会、国家海洋局、国家档案局，1990）、《全国海岛资源综合调查文件材料归档范围》（全国海岛资源综合调查领导小组、国家档案局，1990）、《医药卫生档案管理暂行办法·文件材料的归档范围》（卫生部、国家档案局，1991）、《律师业务档案保管期限表》（司法部、国家档案局，1991）、《全国税务机关文件材料归档范围和档案保管期限表》（国家税务总局、国家档案局，1996）、《勘界文件材料归档范围分类与档案保管期限》（国务院勘界工作领导小组办公室、国家档案局，1997）、《中国人民保险（集团）公司文件材料归档和不归档的范围》（中国人民保险［集团］公司、国家档案局，1997）、《乡镇企业档案文件材料归档范围》（国家档案局、农业部，1998）、《纪检监察机关案件档案管理办法·案件档案保管期限的划分原则及对照表》（中共中央纪委、监察部、国家档案局，1998）、《企业和其他组织会计档案保管期限表》和《财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表》（财政部、国家档案局，1998）等。各地方档案行政部门也都有相应的规定。这是非常重要的一件事，它保证了全国各档案机构对档案保存价值鉴定工作的顺利进行。但是，我们也应看到，现在已制定和颁布的档案保管期限表和有关档案保管期限的各种规定，在数量和质量上都不能满足全国档案保存价值鉴定工作的需要。为此，除了各级档案行政管理部门加强对档案保存价值的宏观鉴定之外，应提高广大档案工作者和学者对宏观鉴定工作重要性的认识，共同来研究和探讨各种各类档案的保存价值和保管期限。我国几十年来发表了无数的有关档案工作的文章，但涉及宏观上研究各种各类档案保存价值和保管期限的文章是非常少的，简直是凤毛麟角。十年前我曾经指出：“近来对档案保存价值的研究，已取得一定成绩，对档案保存价值的认识已在逐步深化。但是，对于各类档案具体保存价值的研究还很不够。……可以说还是一个未被充分开发的研究领域”（《北京档案》1992年第1期拙文《严峻的挑战——加强档案价值鉴定工作的再探讨》）。《吉林档案》（1991年第5期）发表了通化矿务局档案馆赵莉的《关于工资发放明细表保管期限问题之我见》一文，具体探讨工资发放明细表（全国许多企业都有这类档案，通化矿务局档案馆就保存有27083卷）的保管期限，我读了大有“喜出望外”之感，立即写了《应重视对各类档案保存价值的研究——兼评〈关于工资发放明细表保管期限之我见〉》一文予以赞扬，并指出：“为了做好档案保存价值的鉴定工作，必须根据具有行政法规和行政规章性质的档案保管期限表和有关档案保管期限的单项规定进行。但是，档案保管期限表的制定和档案保管期限的单项规定，也必须建立在对各类档案保存价值的调查研究基础上。就是制定了档案保管期限表或作了单项规定，仍须进一步深入调查研究，修订和完善档案保管期限表或单项规定。因此，研究和探讨各类档案的保存价值，是必须进行的，是具有现实意义和长远意义的一项重要工作。”（《吉林档案》1992年第2期）1996年我又以《兰台世界》总编辑的名义著文 《加强档案保管期限的研究》（刊《兰台世界》1996年第2期），再次赞扬了《关于工资发放明细表保管期限问题之我见》一文，并希望“引起大家的重视，能有更多的人来关心和研究这个问题。”近几年来，档案保存价值的鉴定工作正在日益受到人们的关注，各报刊上有关档案保存价值鉴定问题的文章也越来越多了，甚至还出版了几部有关档案价值和鉴定问题的教材和专著，这是个好现象，对我们加强档案保存价值鉴定工作和研究档案保存价值宏观鉴定极为有利。遗憾的是，具体讨论和研究各种各类档案保存价值和保管期限的文章还是太少。在成千上万篇文章中，我见到的具体研究和探讨工资文件、会议文件、提案文件、党员名册、干部名册、诉讼档案、设计文件、地质档案、城建档案、设备档案等保管期限的文章只有数十篇。就是有了这些文章，也没有人响应，引不起讨论。我呼吁档案专业报刊能开辟专栏，吸引广大档案工作者、学者和各方面的专业人员参与各种各类档案保存价值和保管期限的讨论和研究，供各级档案行政管理部门和有关主管部门制定和修订档案保管期限表和有关档案保管期限规定以及各档案保管机构鉴定档案保存价值做参考。上述第三个问题中提到的学校“教案”究竟应该保存多少年，就是值得研究的问题。原国家教委1987年颁布的《高等学校教学文件材料归档范围》只规定了高校的“教案”要归档，并没有规定它的保管期限。“教案”在学校（无论大中小学）里是普遍存在的一种档案，它有多大保存价值人们也有不同的认识。据中央电视台记者在四公里小学采访，有的老师认为这些“旧教案”意义不大；有的老师认为它积累子教师的教学经验、心血，有价值，对今后工作有一定的指导意义。“教案”虽然是职务作品，但涉及教师个人的权益，我们应认真地研究它的保存价值和保管期限，由档案行政部门会同教育行政部门作出规定，以利各学校合理合法地保存和鉴定销毁。
六、引进“必要文件”概念，建立“必要档案”管理机制
《中华人民共和国档案法实施办法》规定“各级国家档案馆馆藏的永久保管档案分一、二、三级管理”，这是保护国家珍贵档案的重要举措。但是，尚未移交国家档案馆的重要档案以及不向国家档案馆移交的重要档案怎么办？还没有相应的办法。1997年我访问设立于美国首都华盛顿的世界银行集团档案馆和国际货币基金组织档案馆时，了解到它们有“必要文件”的概念，对于“必要文件”有特别的管理办法。据世界银行集团档案馆1997年编制的《档案手册》对“必要文件”下的定义是“它含有在紧急情况或灾难发生时、发生后对以下活动所必要的信息，而不管用的什么载体：继续或重建整个世界银行集团或其任何一个关键单位的业务活动；重新建立世界银行集团的财政地位和法律地位；保护和保持该机构、该机构工作人员、该机构股东和其他股金持有者的权益”。该《手册》又进一步指出：“必要文件是整个世界银行集团或其任何一个关键单位继续或重建其职能所必需的文件，它包括实现以下职能所需要的文件：确定应收款；确定债务；鉴别世界银行集团的固定资产（如土地、建筑物、设备）及其价值；鉴别（如果可能的话是兑现）对顾客的承诺；重建各种设施；发展新的事务；说明欠雇员和前雇员的工薪和福利（如年金和休假）；说明对雇员的其他承诺；满足世界银行集团的法律要求和财务要求（如协议的条款和附则等文件）；世界银行集团持续计划或灾难应付计划和有关文件（这些文件指明了世界银行集团将用什么办法来应付紧急情况）；恢复数据处理作业所需要的文件（这既包括系统和数据的备用磁盘、光盘，也包括能够用来操作该系统和存取数据的系统文献）”。从以上定义及其解释，说明一个机构的“必要文件”就是一个机构赖以生存的文件，是非常必要的。据我的理解，与我国习惯上称为重要档案、珍贵档案的含义不完全一致。我们称之为重要档案、珍贵档案的，一般都要永久保存；而“必要文件”着重于现实价值，不一定都要永久保存。该档案馆认为“由于必要文件对世界银行集团行使职能起着核心的重要作用，所以值得给予特殊的保护”。保护的办法有三种：一是复制和疏散，将复制的副本存放在离开原本的另一个安全地点；二是就地安全贮藏，无论原本或副本均可贮藏在本单位内的地下保险库、保险柜或专用柜，同时要附加一些安全设施（如警铃、火警探测器以及能够控制环境的灭火设备等）；三是异地安全贮藏，世界银行集团租用了离华盛顿约200多英里的国家地下库公司的15000平方英尺（每平方英尺年租金3.5美元）的库房存放必要文件（10年前就已存放了18000盒）。《档案手册》要求将确定为“必要文件”者以及对它的保护办法写进“文件保留与处置期限表”（类似于我国的档案保管期限表）。也就是说，保护必要文件的工作是和文件保留与处置（相当于我国的档案保存价值鉴定）工作结合起来进行的。后来，我又了解到美国的许多机构、企业都使用“必要文件”概念并对必要文件有特别的保护办法。另外，从一些国外、境外访问归来的专家、学者所写文章来看，说到国外、境外有“必要文件中心”的机构为各单位保管必要文件。由此可见，使用必要文件的概念带有一定的普遍性，是有其特殊意义的，从2001年“9.11”后更是如此。我国就那么太平吗？绝对不是的，天灾人祸也时有发生，我们难道不要有点忧患意识吗！所以，借鉴外国对必要文件的管理办法，在我国一些重要机构、大企业中建立“必要档案”（根据我国的习惯）的特殊管理机制，是非常必要的。实际上，我国有许多单位已经有类似的做法，如对一些重要档案实行双套制并分别存放，只是对重要档案的概念不太明确，管理办法也欠科学、合理，还不能达到安全保护的目的。当然，比较多的单位还缺乏忧患意识，不能自觉地去做好“必要档案”的特别安全保护。因此，根据目前我国的情况，需要我们去大力宣传，促进它们建立“必要档案”的管理机制，实际上也是为了它们自身的利益。与此相配合，还需要发展档案服务产业，陆续建设一批安全库公司。目前已建立的各级国家档案馆，虽然也可以提供一部分安全库房，但不能完全满足需要，是否可以考虑重新开发上个世纪60年代设立的档案“后库”呢？这里我介绍一家美国安全库公司供参考：全称“国家地下库公司（National Underground Storage,Inc.)”，成立于1953年。地点在美国东北部宾夕法尼亚州的博耶，美国“钢都”匹兹堡以北55英里处，这是西宾夕法尼亚的一块山丘地带。这里原是一个废弃的石灰石矿井，占地133英亩（约50多万平方米），离地面222英尺（约67米），海拔1510英尺（约460米）。其中采过石灰石所留下的各洞穴改造成了许多库房区，这些库房区之间由坑道连接，坑道中可走大卡车。整个地下库被各小山丘包围着，与周围的各种建筑设施相隔甚远，特别是远离军事和国防设施。这里也是一个不发达的低税区。常年在地下库中工作的有近千人，其中有一部分是客户派驻在这里的，如世界银行集团档案馆就有两名工作人员（也是夫妻）在此工作。该公司是专为顾客提供文件安全保管服务的，据1997年的统计，已为来自48个州的几百个大大小小的机构、企业提供了这种服务，美国500家大公司中已有15%的公司的必要文件保存在这里。所有提供的各种服务都是收费的，据说与各单位自己建设相当安全条件的库房相比还是便宜的，实际上各单位自己建设的库房很难达到如此好的安全条件。
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