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摘要：文书档案管理工作质量直接关系到档案管理质量和完整性，为了有效提升档案管理的有效性，充分发挥档案管理的积极作用，需要采取必要措施提高文书档案管理水平。因此，本文在对文书档案管理中现存的一系列问题进行深入探究的基础上，提出相应优化策略，以有效促进档案文书管理工作质量进一步提升。
关键词：档案管理；收集；归档
引言
社会工作中，办公室文书档案管理工作具有重要的意义，因此要求档案管理相关人员重视文书档案的整理和归档工作，并制定有效制度和措施改善档案管理工作质量，提高文书档案工作效率，使文书档案管理工作发挥出更大的作用。本文对目前办公室文书档案收集和归档工作进行了相应的分析，指出了其中存在的不足和问题，并提出了相关的解决对策，希望能够为更好地开展文书档案管理工作提供有益的参考，从而促进档案管理工作的进步。
1办公室文书档案管理的基本特点
和一般的管理活动相比，办公室文书档案管理工作的特点极为突出，注重对资料的收集和保存，涉及的内容较多，包括一些文件物品以及一些人事报告、发展过程记载、事件发生等。传统的文书档案记录和保存形式为纸质版本，如今更多的是电子版。需要完成对文书档案的收集、整理、鉴定、保管等。在文书工作部分中，以文书工作作为重点涉及文件的形成、立卷、移交、归档等运转过程，这也是档案的形成过程，因此档案管理工作需要以文书工作作为基础，文书工作对于档案管理工作的影响较为突出。文书档案的载体较为多样性，包含的内容涉及党群、行政、经营、生产、财务、人力资源、协议合同等多方面，在保存载体上，不仅仅是纸质和电子档案，还包括音频、视频、照片、磁盘等记录的内容。
2办公室文书档案收集和归档中出现的问题
2.1管理工作重视程度不够
在实践过程中，档案收集与归档是为后续工作提供服务，属于辅助性工作，对于工作业绩影响较小，大多数企事业单位领导者认为这是一种成本支出，且并没有明显的实际收益，因此，对这一工作不够重视，相关方面的人力、物力、财力等投入不足，致使档案管理工作人员态度散漫，档案管理过程存在漏洞。例如，曾经有新闻报道，某医院一位后勤员工，将医院档案室的档案作为废纸，出售给废品收购人员，牟取利益，为医院带来巨大损失和隐患。由此可见，档案管理并没有深入人心，领导和员工在这一过程中均负有一定责任，如果管理意识缺失，重视不够，难以做到安全可靠。
2.2文书和档案工作缺乏有效衔接
由于目前我国缺乏完善的文书档案管理制度和机制，导致实际文书工作和档案工作之间的衔接存在一定问题，进而造成文书档案管理工作不够规范和科学，影响文书档案管理水平的进一步提升。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆文书和档案工作两者具有一定差异性，但是连接密切，要有序开展文书档案管理各方面工作，就要理顺文书工作和档案工作两者之间的具体关系，在此基础上保证文书档案管理能够顺畅进行，并提升工作质量。
2.3档案管理人员专业素质需要提升办
公室文书档案收集和归档工作开展中，档案管理相关人员自身素质比较低也会影响到工作正常进行。某些档案管理人员在进行文书档案整理中，由于缺乏管理意识，没有着重管理好红头文件，因此文件归档整理质量受到很大影响，这就要求在档案管理工作中做好重视。其次，某些档案管理人员没有很高的责任感，也会对档案管理质量造成很大影响，由于一些档案管理人员没有掌握先进档案管理技术，在办公室文书档案收集和整理中没有核查好资料真实与否，因此导致收集的材料没有可信度。因此要求机关单位在开展档案管理工作中采取有效措施，增强办公室文档材料整理水平，从而满足上级对档案管理工作的要求。
3改进办公室文书档案收集和归档工作的相关措施
3.1提高重视，加强全员档案收集与归档工作意识
首先，企事业单位领导对这一工作应该提高意识，加强重视，并起到带头和模范作用，从而形成良好的管理氛围，带动员工积极开展档案管理工作。为了实现这一目标，政府部门需要加强投入，由当地的档案管理单位，定期举行档案管理方面的座谈会，邀请企事业单位工作人员参加，讲解档案管理的重要性、相关法律法规以及管理要点，并从法制化的角度深入分析档案管理对企事业单位、个人发展的影响，对问题解决的重要性，提高其管理意识。其次，企事业单位需要加强文书档案收集与归档工作方面的投入。在人员方面，需对现有人员进行专业管理知识培训，并通过实操演练，提升工作人员实践能力。在财力投入方面，应该加强文书档案收集与归档工作的预算支出，将相应设备的购置、存储场所维护、环境改善等等纳入其中，保证档案管理安全。在物力方面，需要引进先进的设备和系统，实现文书档案收集与归档管理工作的自动化、智能化和信息化，比如档案管理软件系统，多功能查询系统等等
3.2做好文书与档案工作的规范化衔接工作
要提升文书档案管理质量，首先要规范化做好文书与档案两方面工作的衔接工作。相关工作人员需要对文书档案管理有一个正确、全面的认识，在理解该工作的重要性基础上正确、规范做好立卷以及归档等工作，保持文书与档案的一体化发展。同时，要准确并及时处理文件，对所有收集到的资料与文件都要及时登记与补充。立卷工作是文书和档案工作的关键衔接点，需要尤其重视并规范做好文书立卷工作。
3.3开展档案管理人员专业技能培训
工作过程中，既要完善文书档案管理系统，也要积极培训档案管理人员专业技能和素质。一是，相关机关单位主管领导在日常管理工作中，需要定期开展针对档案管理人员的专业技能培训，在培训活动中使相关人员增强责任感和使命感，更好地投入到文书档案管理工作中，增强工作的整体效率。二是，由于办公室开展文书档案收集和归档，需要引入很多的兼职人员缓解工作的压力，因此机关单位要在工作中对兼职档案管理人员进行培训，使兼职工作人员具有很高的专业技能，避免影响工作正常开展。三是，在培训过程中，相关组织人员要开会使档案管理人员清楚归档范围、文件整理质量等，增强对档案的管理水平。
3.4完善纸质文书档案管理流程
受国内办公条件的影响，纸质的文书档案在很长一段时间内仍然不会被淘汰，占据着文书档案管理工作中的重要地位。在电子版文书档案管理的基础上，也需要进一步完善纸质文书档案的管理流程，确保其管理水平和效率。在文书档案的整理过程中，不断地完善相关信息，尤其是做好文书档案的命名和文件分类工作。以完善的规章制度作为保障，做好文书档案的移交登记工作，确保纸质文书档案的有效性、系统性、完整性。避免由于频繁使用导致破损，及时对破损文件进行修补备份，纸质文书档案和电子文书档案及时备份，对于破损严重的文书档案可通过打印电子版文件形成纸质档案保存。对于一些不涉密且保存期限较短的文件选择电子归档方式，既节约资源又方便后续的检索和提供利用。
结束语
档案收集工作的加强措施主要在于人员与技术以及管理层面，工作人员在档案收集工作中的积极性和热情需要通过个体意识的引导和培训来完成，技术和管理层面的加强需要结合系统支持的方向来提高档案收集的全面性和针对性以及提高管理水平，来适应不同形式和要求下的不同档案收集需求。
参考文献：
[1]高彩平.浅谈办公室文书档案的管理及常见问题[J].现代营销（创富信息版），2019（01）：135.
[2]潘海燕.办公室文书档案收集与归档工作管理的优化措施研究[J].办公室业务，2018（23）：155-156.
论文作者:王文慧
论文发表刊物:《建筑细部》2018年第30期
论文发表时间:2019/9/12
标签：档案论文; 文书论文; 工作论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 管理人员论文; 办公室论文; 《建筑细部》2018年第30期论文;