波及档案实践，但不会颠覆档案理论——电子文件带给档案理论的冲击和影响，本文主要内容关键词为：档案论文,理论论文,文件论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
凯瑟琳·贝利女士是加拿大国家档案馆政府档案司官员，目前担任加拿大档案工作者协会电子文件鉴定委员会委员。《档案理论与电子文件》是她的代表作之一。该文较系统地阐述了电子文件对传统档案理论带来的冲击和影响，在北美档案界产生了相当影响。这里笔者拟介绍该文的主要内容，供国内档案界参考。
在文章开篇凯瑟琳提出，计算机的应用和发展改变了档案馆的传统形象，主要表现在两个方面：一是档案管理中引进了自动化；二是开始对电子文件进行鉴定、收集、保管和提供利用。但是在50年代，接收电子文件作为档案永久保存是档案人员所不能接受的，当时通行的看法是把计算机视为加快信息处理的工具，把电子文件视为信息处理阶段中介于纸质输入文件与纸质输出文件之间的暂时文件状态。到60年代末期，随着计算机在文件保管体系中的广泛应用，档案人员开始转变观念，认识到在大多数计算机系统中，纸质形态的输出文件占的比重并不大，相反存储在计算机或磁带中的信息在很大程度上开始取而代之。因此电子文件不能再被武断地一概排斥，而应被看成是具有档案价值的信息记录。遗憾的是，在档案人员意识到这一点之前，大量的有档案意义的计算机文件已经消失或是被毁坏了。
电子文件与档案理论的关系问题在档案界一直存在分歧。凯瑟琳指出，分歧的关键在于传统档案理论是否适用于电子文件，换句话说就是电子文件对档案理论带来了哪些冲击和影响。这一问题非常宏观，难以全面解答。她选择了鉴定、整理和著录、提供利用三个最基本方面，就电子文件带来的冲击进行探讨。
电子文件的鉴定是档案学者探讨较多的一个问题。目前大多数学者已经认可计算机文件的鉴定包括两方面——技术分析和内容分析。技术分析是最基础的，它包括仔细检测文件载体以判定数据的可读性、估计成本因素以确保数据的可用性；也包括分析计算机系统信息流的数据逻辑模式、检查系统不同组成部分与其他计算机的联系。内容分析与纸质文件鉴定的程序区别不大。技术分析相对较为复杂，这是由电子文件的载体特点决定的；而电子文件的内容并不比纸质文件更为复杂，因此，凯瑟琳的结论是鉴定电子文件没有必要建立全新的鉴定理论，只需要在实践中对传统理论加以恰当运用。
但是，电子文件对鉴定理论也带来明显冲击。一个简单的问题，“何时鉴定电子文件”就给文件管理人员和档案人员带来很大困难。传统的文件管理遵照文件生命周期理论，按文件必经的现行、半现行和非现行阶段来实施鉴定。纸质文件从产生到分类保管属于现行阶段，这一阶段的文件在形成机关日常事务中被频繁利用；当文件被咨询利用的频率下降时进入半现行阶段；最后当文件不再被机关用于业务活动时就进入非现行阶段，这一阶段的文件通常是移交到档案馆永久保存或是被销毁。然而，如果套用纸质文件的生命周期模式来处理电子文件，难题便是电子文件无法被整齐划一地划分为现行、半现行和非现行阶段。因为电子文件的现行和非现行阶段还比较好界定，当它们存在于一个每天都被利用的计算机系统中就表现出明显的现行性，当它们脱离这个系统并被固定在某种载体上就是非现行的，但如何界定半现行阶段？纸质文件是基于利用频率下降来判断自己的地位，由现行转为半现行和非现行，这一标准同样也适用于电子文件吗？假如电子文件保存在一个现行使用的系统中但却很少被咨询利用，那么它们是现行还是半现行的？
凯瑟琳认为，解决这一难题的关键在于应概念化地理解文件生命周期理论。即把生命周期看成是文件法律授予的一种抽象表述而非对文件实体状态和活动状态的一种界定，这样一来电子文件生命阶段的困惑就消失了。不管电子文件保存在形成机关的系统中，或是保存在文件中心的磁带库中，还是保存在档案馆中都没有关系，关键在于文件的行政管理，尤其是法律地位的决定因素仍然是文件的利用频率及控制权限。举一个例子，就联邦政府关于家庭补助的数据库文件而言，现行文件是指存储在系统的磁盘驱动器中的那一部分，因为它们能在需要修改时随时调到屏幕上来。而那些在某个日期之前的、并不在当前系统中而在其他磁带库的磁带存储器中的文件就是半现行的，因为它们能在任何时候通过数据库的重新确认而恢复到现行状态。最后那些从系统移走或从备份磁带上拷贝走的文件，或是移交到档案馆或因无价值而被销毁的，就属于非现行文件，因为它们已在形成机关的控制之外。
电子文件对生命周期模式的另一个冲击是，它们可能同时拥有现行和非现行形式。比如，政府机关的一些文件在几十年间都具有行政管理的重要价值，也即是现行的。但它们又因具有较高的档案价值被鉴定出来，需要移交到档案馆，这就使机关感到利用不太方便。在这种情况下，理想的解决办法是档案馆制作缩微胶片副本，允许机关为了行政管理目的而保留这个副本。计算机的出现，使得复制兼有行政管理价值和档案价值的电子文件变得简单，而且使文件的内容信息在多种条件下都可方便利用。因此，只有从概念化的层次理解电子文件的生命周期，才能在具体管理上无需对传统理论进行重大修改。
由于电子文件在现行和半现行阶段的档案价值容易被人忽视，凯瑟琳提出，档案人员在鉴定它们时不能充当被动的接受者，不能象对待纸质文件那样等到非现行阶段才来鉴定。可能到那时大多数电子文件已经消失、毁坏或过时了。电子文件的动态性要求档案人员在文件形成之初或者说程序设计阶段就应参与鉴定。这时可能遇到一个更加困难的问题，是如何应用当前的档案理论来划定电子文件的保管期限。对每一个计算机系统来说，完成系统综述相对简单，这种系统综述是从自上而下的角度对系统中的信息内容进行总体描述。但它不能成为划定电子文件保管期限的基础。因为它没有把系统中的信息看成是形成机关整个文件管理系统的组成部分，而是把每一个计算机应用程序都视为独立的实体。这样一来，档案人员只有掌握该系统内的每一个应用程序的联系，才能为电子文件划定保管期限，而这在实践中是无法兑现的。
即使档案人员知道在何时、以何种方法鉴定电子文件，他们还会面临又一个问题——电子文件存储的高密度特点是否还需要对其实施严格的鉴定标准？与纸质文件相比，电子文件只需占据很小的空间，如果要将一个机关日常行政管理或事务管理的电子文件全部保存下来，并不是很困难的。但这能否意味着鉴定标准的松懈？凯瑟琳的回答是否定的，她认为对电子文件应实施更加严格的鉴定标准，以确保保存下来的都是有档案价值的文件。原因主要在于保管和维护它们所需的费用，比纸质文件高得多。
凯瑟琳把电子文件鉴定的程度设计为三个阶段。首先，电子文件在产生之初需要早期鉴定。这突破了传统的档案实践，要求档案人员提前参与到现行阶段。过去这一阶段多由计算机专家控制，但他们关注的只是文件最新信息的运行处理，没有考虑为档案馆保留档案信息的需要。结果是有档案价值的信息很容易丧失。如果对电子文件进行早期鉴定，就可以避免这种损失。其次，电子文件的中期鉴定应实行技术分析与内容分析的紧密结合。早期鉴定应以内容分析为主，一旦被认为是有价值的，应及早将文件挑选出来，以节省精力和时间。之后的中期鉴定应实施严格的鉴定标准，即使技术分析确定存储介质的高密度可能使没有档案价值的信息保存起来非常容易，也要坚持从严的鉴定标准。再次，电子文件在接收进馆后还要进行再鉴定。现行文件的膨胀要求电子文件进馆后也应重新鉴定，以确保它们的档案价值当初并没有被过高估计。一旦它们没有像早期鉴定的那样有价值，必须毫不犹豫地将它们从馆藏中剔除。
电子文件的整理和著录是档案论著中的一个很大空白。凯瑟琳认为，关键原因在于档案整理原则不像适用于纸质文件那样适用于电子文件。尽管来源原则已被公众普遍接受，它用于指导电子文件的整理本来是顺理成章的事，但在实践中存在很多困难：一方面在于整理电子文件很难遵循尊重原始顺序原则，因为载体的特殊性决定了形成者或是利用者都可以根据特定需要将自己的顺序加于文件之上，这样一来电子文件的实体整理并不固定，因此也就无法断定文件的原始顺序。而对纸质文件而言，保存原始顺序是基本的，实体整理能够反映出它们自身及形成机关的职能和组织结构等基本信息。另一方面在于电子文件的整理可能涉及档案馆软件程序的作用问题。一些特定的计算机程序可能对电子文件留下一个深刻的印记，这就起到了纸质文件实体整理的效果。如果档案人员坚持必须对电子文件实施纸质文件的实体整理，就必然要保留上述特定程序。这可能使档案人员变成软件程序的收集者。
凯瑟琳认为，可能在档案人员眼里，作为一种状态和过程的整理对于电子文件的意义比不上纸质文件那样重要，但著录并非如此。档案整理和著录是同一作用的两个方面，目的都是为文件的实际或潜在利用作准备，具有密切联系。根据来源原则，整理以全宗为基本单元，包括库房级、文件组合／全宗级、系列级、案卷级和单份文件级五个层次。著录是对整理的反映，也有一个对应的层次区分。每个层次的整理都形成相应的检索工具。
档案著录对电子文件十分重要，电子文件载体的特殊性要求更加精确的著录。因为电子文件必须借助计算机才能阅读和处理，假如只知道文件标题，要想在整个全宗里搜寻，利用者需要知道的不仅是磁带的名称和实体位置，还包括支持这个文件的硬件或软件包的名字。这就要求电子文件必须有一个最低层次的著录，比纸质文件的要求更为详细。
在凯瑟琳看来，档案人员应力求电子文件著录技术的提高和改善，因为载体的局限性必须通过建立更加组织严密、完整和标准化的检索工具体系来克服。目前，档案人员正致力于制定电子文件著录的档案标准，这一点令人欣喜。一些档案人员建议它们的著录参考图书馆界使用的著录系统，凯瑟琳并不赞同。因为图书馆倾向于接收单份文件而不是文件系列，因此著录时不会考虑文件与同一机关其他文件的背景联系。这种对单份文件技术细节的关注无法满足档案人员的全面需要，对电子文件并不适合。电子文件著录系统的关键在于提供整个形成机关文件管理系统中恰当的上下文联系。著录工具不应仅仅局限于针对单份文件的条目或摘要，而应把重点放在显示上下文联系的馆藏目录系列。
凯瑟琳提出档案人员提高或改善当前电子文件著录实践的三点努力方向。首先，他们应充分吸取图书馆著录系统的基本要素，努力加以修正以适应档案工作需求。其次，他们应明确最适宜的检索工具，了解检索工具之间的联系，为电子文件制定出整体性更强、适用面更广的著录系统。最后，他们应制定和实施标准化的著录策略和程序，包括权威数据清单和标准词汇表。
电子文件完善的著录有助于档案馆开展利用服务。在20世纪七、八十年代，档案馆提供电子文件服务更接近电子图书馆。到90年代，虽然电子文件的利用实践没有发生重大改善，但以下影响电子文件提供利用的三个领域——版权、法庭证据和国际间数据流动是档案人员需要关注并努力改善的。
影响电子文件利用的第一个方面是版权问题，它不仅影响文件自身，还影响运行电子文件的软件。因为软件同样受到版权法的保护，因此，假如文件的解释依赖于一个受版权保护的软件包，档案馆又怎样运行一系列电子文件以提供利用呢？没有软件，文件就无法解读；档案馆却没有权力为利用者制作软件程序的副本，因为这可能带来非法翻印软件的罪名。档案人员如何才能合理地处理一个大型共享数据库中不断变化的信息的版权问题呢？版权是否归该数据库拥有者所有？每个把信息输入数据库的人都能要求个人版权吗？档案人员能对这种流动性相当大、在任何时候都可能生成无数新形式的电子文件实施版权法吗？这些问题的解决对档案人员的意义极端重要。如果电子文件的传播受到版权法的阻碍，这将对决定保存哪些电子文件以及提供哪些文件利用产生深刻的影响。
影响电子文件利用的第二个方面是它的法律地位及能否作为法庭证据被接受。法庭可接受的证据主要包括传闻证据和最佳证据，首选当然是原件，只有当法庭相信原件的确不可得到，复制件才可以接受。为了让电子化证据被法庭接受，当事人必须提供基础证据来证明电子文件是在正规的业务活动中产生的。在美国，上述基础证据大多包括计算机系统运行的总体情况、录入程序的数据、系统的安全措施、打印输出的方式等。但在加拿大，《证据法案》对电子文件的规定非常模糊，只把“产生于通常或一般的业务活动中”作为承认它们的唯一条件。这种模糊规定在实践中可能很难执行，因为可以有多种不同的理解，因此法官大多依靠判例法，根据以前的案例来决定是否接受电子化证据。
凯瑟琳举了经常遇到这类问题的大公司作为例子。越来越多的大公司依赖计算机产生和处理文件，这就使电子文件有可能越来越多地作为诉讼证据。它们被法庭作为证据加以接受，需要提供下列基础证据：一个计算机文件保管系统从设计到非现行阶段的所有记录，包括用户手册、设计说明书、时间表、安全性程序概要以及与纸质文件的分类联系等。当档案人员向法院提供电子文件时，他们就必须提供记录有在运行处理和利用阶段所有执行程序的基础证据。凯瑟琳预测，越来越多的国家将接受电子文件作为法庭证据，为此档案人员必须关注这一领域的新发展。
影响电子文件利用的第三个方面是国际间数据流动。它的定义是，“计算机系统处理、存储的数据和信息的跨国界流动”。它对一个国家的经济、主权、个人隐私和文件特性都存在显著影响，与档案领域有关的是后三者。
国际间数据流动与国家主权相联系时，档案人员主要关注的是信息自由和隐私保护。国际间数据流动要求通过制定明确的国家法规和国际公约来保证电子信息的安全。
档案人员也应关注国际间数据流动对文化特性的影响。因为有关人口统计、生活水平和购买方式等内容的电子信息通常会影响和塑造一个国家的文化。
国际间数据流动必须引起档案人员关注的原因在于它不仅影响档案人员获得适当档案文件的能力，而且决定档案文件能否迅速、安全和充分地为研究者利用。
文章最后指出，如果问电子文件是否需要全面修改当前档案学理论，答案是否定的。在鉴定上，电子文件的载体与纸质文件存在差别，但对两者信息内容的鉴定没有本质区别，都是判定文件是否具有行政、法律、证据和信息价值，都必须考虑形成机关文件管理系统的背景联系。在整理上，只需要对整理原则略加调整，而非重新定义，以实现更加概念化的整理。在著录上，理论原则更不需要改变。无论是纸质文件还是电子文件，好的著录体系强调的是文件本身的背景联系而不是载体形式。在提供利用上更是如此。总之，档案人员的确需要在更深层次上探讨档案理论与电子文件的关系，但必须明确一点，新的载体带来的主要冲击可能会波及档案实践，但不会颠覆档案理论。