信息社会中档案资料的提供利用——国际档案理事会第五届东亚分会主题报告和主题发言综述，本文主要内容关键词为：东亚论文,主题论文,理事会论文,第五届论文,分会论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
以“信息社会中档案资料的提供利用”为主要议题的国际档案理事会第五届东亚分会，于2001年9月18日至21日在韩国汉城的延世大学召开。中国、韩国、日本、蒙古、香港、澳门等国家和地区的约70位代表应邀参加了会议。国际档案理事会(ICA)秘书长阿尔巴达先生致贺信，祝贺大会召开。他认为大会的主题非常好，信息技术正深深影响着档案专业的发展趋势，档案工作者必须积极面对未来的新型文件给档案工作带来的挑战。他在贺信中说：让我们携手合作，做好充分准备，共同面对未来的挑战。
围绕着“信息社会中档案资料的提供利用”这个主题，国际档案理事会立法委员会委员加里·彼特森先生、加拿大多伦多大学温迪教授、联合国难民署高级档案专员朱迪·彼特森女士分别作了《利用与开放》、《通过网络提供档案资料：是福是祸？》和《民族主义和国家档案馆的丑陋真实》3个主报告；中国人民大学刘越南教授、日本国家档案馆盐满正哉先生、香港档案学会委员钱正民先生分别作了《电子文件利用的障碍分析》、《日本国家档案馆历史档案的利用原则》和《从家谱的角度看香港的信息利用》3个主题发言。中国、日本、韩国、香港、澳门还分别作了《信息时代的中国档案利用》、《日本国家档案馆利用服务》、《韩国档案馆的网络利用：现状与未来》、《香港的档案利用：目前实际和未来发展》和《影响档案资料可利用性的因素》5个国家（地区）报告。现将这些报告和主题发言的主要观点加以综述，以飨读者。
加里·彼特森先生在《利用与开放》的主题报告中提出，寻找和接受信息是一项人权，这项权利允许公民参与政务，有助于加强民主的原则。民主社会的档案利用和开放需要依法办事的开放政府、信息自由法和隐私保护法三个因素。“开放”和“透明”对于民主决策非常重要。政府信息的开放之所以重要有许多理由。利用可以增强人民对政府行政管理的信心；可以提高政府决策的合法性；有利于提高政府的行政管理效率，并旦可以减少腐败。每个国家都会根据自己的文化和法律体系起草信息自由法，赋予人们利用关于行政和司法事务活动的信息，公共当局一般活动的信息、有用的消息和具有商业价值信息的权利。他还详细介绍了欧盟关于公众利用档案文献的规定。根据该规定，人们可以以任何书面形式请求利用文件，并且无须申诉理由。收到利用请求的机关必须在15日内决定同意或拒绝该请求。如果拒绝，无论部分或全部拒绝，机关必须以书面形式阐明理由，并提醒用户有权要求重新考虑。他还阐述了电子政务中的档案利用问题。他认为我们正处于一个数字世界，计算机的使用正成几何倍数增长。信息技术使更多的政府以更快的速度提供更多的信息。由于信息的数量和质量的提高，拷贝和再次利用的费用降低，公共信息的利用问题变得非常关键。电子政务不仅改善了政府服务的提供方式，而且也为企业提供了更多信息。电子政务信息中有许多个人数据，应该被作为隐私加以保护，在考虑到保护隐私的同时，政府应该更好地提供电子利用服务，更多的电子查找工具和在线全文或数据库检索，这也就意味着档案部门和档案工作者将面临更大的压力。档案工作者应该尽可能广泛地提供利用档案资料，并无歧视地向所有用户服务。
加拿大多伦多大学温迪教授在《通过网络提供档案资料：是福是祸？》的主题报告中提出，通过网络提供档案资料的好处，可以扩大档案馆的知名度。如果档案馆不在因特网上提供利用，他们将沦落到文化遗产界的边缘地带，因为图书馆和博物馆正朝这个方向努力前进。档案馆拥有大规模的网络，它们就能提升自己的形象，为用户的选择提供源泉，利用有多重要，网络就有多重要。数字化材料能在用户首次访问档案馆时吸引新的用户。电子网络服务还把新的研究人员带到档案馆，在网络上用邮件回答要求，并且收到的电子邮件呈现戏剧性的增长。档案的电子化计划也通过网络受益，因为网络促进了远距离查寻服务，推动档案界建立起一种高经济的模式。档案的网络利用有助于一个国家向世界宣传他们的文化遗产。不同国家、不同语言、不同文化共同存在于网络，这是非常重要的。我们需要对世界文化遗产中的文献系统作出国际性的努力，档案网址是一扇门，它使国家的文化遗产与个人的历史、文化探寻得以相联。如果我们在不同的国家拥有大量的档案网址，它们将有助世界文化遗产的交流，因为它们根据不同的文化、不同认知方式和不同的历史透视。网址为档案馆培育虚拟的访问者提供了极好的机会，随着网络内容激增，分辨可靠权威的记录面临更大的挑战，而档案工作的部分任务是在这一问题上教育大众，并借助网络提供信息。和建立和维护数字化档案馆所面对的许多挑战一样，工作人员要加强不同机构、不同专业之间的合作。档案馆需要一起努力使数字档案馆和文献的标准一样，有一个很好的超前发展。当一个档案馆建立自己的主网页并提供网络利用，这是在建立一个没有围墙的档案馆，并向更广泛的受众迈出开放的第一步。当他们这样做时，是福是祸，他认为两者都不是，网络仅仅只是文本，技术本身没有好坏，这取决于我们通过这做什么，用什么样的眼光做，用什么样价值观做；同时，还取决于我们工作人员、利用者。作为一个档案工作者，我们必须决定把精力用在什么地方，谁是我们的用户，什么样的材料需要我们能够提供利用。
米迪·彼特森女士在《民族主义和国家档案馆的丑陋真实》主题报告中认为，一个国家需要统一的象征，有历史渊源的标志具有特殊的意义。在有些国家，一份或一套档案文件也是国家的象征。你只要看一下美国国家档案馆圆形大厅里拥挤的学生们，他们是来看美国的《独立宣言》、《权利法案》和《宪法》三份主要文件的，这是公民信仰教育的一部分。无论是创造还是保存，民族主义都无可避免地与历史的塑造紧密相关，因此也赋予了档案文献崇高的地位。国家档案馆的概念，即档案包含国家的历史，人民有权利用等，起源于法国大革命。19世界下半叶席卷整个欧洲的民族主义浪潮，促使人们更加注重对作为民族象征的文献保护。现代国家档案馆和民族主义的发展史就象护门神的两个面。欧洲民族主义最后冲刺时出现的真正问题，是关于档案的利用。“每一个公民都有权要求所有档案馆提供它所保存的文件”。关于国家档案馆有两种观点，一种是“良好的管理者”，即专业化的文件和档案管理帮助政府向人民提供必须的可说明性；第二种，“文化保管者”，即档案是公民了解历史的基础。前一个观点强调现行文件，后者强调旧档案，而且它们决定着档案馆的工作和实践方向。现代国家档案馆应该有展览、出版物和拓展服务，否则就不完善。尽管经费来源不同，这些项目在档案馆和公众之间提供了直接的联系。公众接受程度是这些活动成功与否的标志：展览的观众数量，出版物的销量，档案馆所开展活动的参与性等。国家档案馆与档案工作者应该把档案文件中所反映的民族的历史讲出来和写出来，这是他们工作的一部分。
中国人民大学刘越南教授在《电子文件利用的障碍分析》主题发言中提出，电子文件的利用可以分为档案馆的利用和现行机构的利用两种。由于国家档案馆中收入的电子文件数量有限，因此档案馆中电子文件的利用往往是指数字化传统档案的利用，如网络检索、光盘出版等；而真正意义的电子文件的利用大多存在于基层部门。电子文件的开发利用，其中建立检索系统、开展编研，实质上是进行文件信息的开发，目的是寻找和获取较为系统，集中或有特定价值的文件信息，为用户利用创造必要的条件；至于如何把这些信息及时、准确地送到用户手中，这便是利用服务所要解决的问题。目前，电子文件利用还存在着许多障碍，主要有社会环境方面的障碍，即没有电子文件广泛利用的社会环境，一方面电子文件资源仍然无法与纸质文件相抗衡；另一方面能够利用网络查询信息资源的机构和个人并不太多，电子文件需求尚不旺盛，对利用工作的震动和刺激不大。解决问题的根本途径就是推动业务活动的电子化进程。信息技术方面的障碍是，尽管信息技术在高速发展，但是还远未达到完善的程度，电子环境的改变和不恰当的访问也可能导致电子文件信息的丢失或更改，因此在其利用过程中难以保护文件的真实性、完整性，这是技术带来的最大难题。目前，很多档案部门并未将电子文件信息置于网上并提供相关服务，正是出于安全保护的考虑，这是文件档案工作自身方面的障碍。在整个电子文件管理体系中利用工作属于较高层次，利用工作对收集、整理、保管等基础工作提出很多要求。目前电子文件管理刚刚起步，基础工作尚无法满足电子文件利用的种种要求。刘教授对电子文件的开发利用提供了三种途径；首先是自行开发，面向最终用户直接提供服务，利用计算机技术和通讯技术，建立完善新型服务项目。档案馆根据现代社会人们的多元化需要，提供合适的文件档案信息产品，为公众服务；其次是自行加工信息产品，提供给中间服务商。档案部门可以借鉴一些数据库生产者的经验，将信息产品提供给中间服务者，通过中间商为最终用户服务；第三是与其他部门合作开发电子文件资源，加深电子文件开发利用力度。
日本国家档案馆盐满正哉先生在《日本国家档案馆利用服务》的报告中详细介绍了日本国家档案馆利用相关的服务。日本国家档案馆的馆藏中约有100万份政府文件和主要历史文件，包括10世纪早期的文献。这些文献进行熏蒸、编目和筛选后允许公众利用；档案馆向公众提供阅读、复制和展览服务。原则上任何人都可以利用国家档案馆已开放的文件。在阅读文献和文件时，还可以查询目录数据库和目录。为了更好地保管文件，日本国家档案馆将已严重受损的文件和属于重要文化遗产的文件制成缩微和其他复制件，如果有复制件，将不提供原件。1992年，日本国家档案馆建立了由专家组成的数据库调查委员会，研究建立能够有效检索政府文件、改善利用服务的系统。1999年，使用日本国家档案馆数据系统的目录服务开始运转。目前，读者可以使用目录数据库系统查到大约360000份文献的资料。当用户希望得到文件的拷贝时（收费），国家档案馆通过指定的公司提供翻拍服务，可以提供正片、负片和放大片。为了保护文献，日本国家档案馆不使用电子照相设备提供拷贝服务。另外，他们还允许读者自己使用指定公司提供的缩微阅读复印机和数字照相机从缩微胶片上复印文件。日本国家档案馆制定了给其他单位出租馆藏的政策，用于公共活动中的展览，如学术研究和社会教育，但必须保证文件不受到损害。日本国家档案馆还通过电话、邮寄、传真或电子邮件，答复读者关于档案资料保存地和具体文件内容的问询。为了提高大众对保存政府文献和其他历史资料重要性的认识，从1971年建馆以来，每年都要举办两次展览。在2001年，举办了国家档案馆30周年馆庆展览，展出了许多珍贵档案，包括被政府命名为重要文化遗产的文献。
中国国家档案局姚晓敏处长在《信息时代的中国档案网络利用工作》的报告中，全面介绍了我国目前档案网络利用工作情况。她认为，中国档案界对信息时代档案网络利用工作重要性的认识正在逐步加深。各级各类档案馆和档案室将各种电子文件归档或接收的同时，正在积极开展馆藏和室藏档案的数字化工作，将纸质和其他载体档案转化成更易传输和利用的电子档案。电子文件和电子档案越来越被政府机关、社会团体以及个人广泛地认识和应用，促进了档案利用工作由传统封闭型向现代开放型的根本性转变，由手工检索向计算机检索的历史性变革。她认为，信息时代的档案利用工作将呈现许多特点。（一）档案信息利用手段网络化。由干网络技术的飞速发展，各种档案信息可以借助计算机网络进行有效传播，利用者足不出户，便可通过计算机网络实现对档案信息的异地查询和检索，打破了传统的档案馆间时间、地点及国别的界线。（二）档案信息利用途经多元化。利用者通过网络查阅档案信息，可按主题词进行跨全宗门类的查询利用，也可通过人物、时间、地点等多个检索项进行查询利用；通过多媒数据库，用户还可以同时获得相关主题的图、文、声、像等方面的档案信息。（三）信息资源利用一体化。通过“国家信息高速公路”，可以实现图书、情报、档案信息一体化的目标。（四）档案信息利用方式的现代化。用户可以通过电子邮件、数据交换、数据库查询等方式获取档案信息。利用者甚至还可以利用电子商务订阅所需的档案文件的复制件及档案编研成品。姚处长还介绍了我国目前档案网络利用工作的现状。她指出，国家档案行政部门对档案网络利用高度重视，在《全国档案事业发展“十五”计划》中，提出了在今后五年内加强档案信息化建设的具体目标和措施，强调要加强现有档案的数字化进程，在北京、天津、上海等地档案部门应用数字化和网络化试点。目前，全国各级各类档案馆中已建成230多个档案网络；随着政府上网工程的实施，一些档案馆开始陆续通过政府网或服务网建立档案网站，利用者不仅可以网上查询开放档案目录，而且可以查阅具体的档案内容。
在国际档案理事会第五届东亚分会上，韩国档案管理协会、档案和文件研究所介绍了本机构的档案专业工作情况。韩国国家记录保存所还诚邀与会代表参观了新建成的大田市国家档案馆。韩国国家档案馆高起点的现代化管理和强烈的为公众服务的意识给与会代表留下了深刻印象。