内蒙古航天金岗重工有限公司 内蒙古呼和浩特市 010076
摘要：人事档案是经济社会发展的重要基础性战略资源，加强人事档案信息化建设是新时期社会发展的要求，是人力资源管理所面临的一项长期建设任务，储备人才和管理人才，是人事管理现代化的重要内容。
关键词：人事档案管理；信息化建设
人事档案是对人才参与各类实践活动的原始记录，综合而全面地反映着人才的各个方面的状态、能力与特长，因此成为了重要的人才信息资源。时至今日，人事档案管理工作对于各组织人力资源管理的重要性越来越明显，与此同时，随着现代人事制度改革进程的深入，亦决定了人才对于各组织的生存和发展更是起到了最为直接的作用。传统的人事档案管理模式因存在诸多弊端已难适应现代人力资源管理的切实需要，唯有明晰两者之间的关系并根据现代人力资源管理的实际需求推进人事档案管理工作实效性的提升才是现代事业单位生存与发展的根本性保障。
一、新时期人事档案信息化建设的意义
首先，是适应时代发展的重要举措。从档案的本质上看，其就是信息产业的重要组成部分，价值即在于为人们累积信息资源。当前，社会的现代化发展推动了信息化时代的到来，传统的人事档案管理工作已受到诸多因素的影响而致使工作效率不断降低，难以适应信息化时代信息化运转的切实需要，因此推动人事档案管理工作与时俱进加强信息化建设实为必要举措；其次，档案工作本身具有着持续性特点，加之档案管理本身所具有的价值，决定了人事档案管理需要落实系统化以确保其无误。信息化的重要优势亦体现在能够取代传统的纸质档案管理通过权限的设置确保人事档案的准确性。对于档案价值的提升进而保证档案管理工作的实效性意义重大。
二、新时期人事档案管理信息化建设的指导思想
在信息化建设受到越来越多关注的当下，体现人事管理的便捷性、即时性和动态性是人事档案管理自动化、信息化系统的主要管理目。想要更好地实现信息化的人事档案管理。我们必须要不断强化档案管理工作的指导思想，对档案信息化建设的重要作用形成清楚的认识。(1) 人事档案管理工作人员必须具有强烈的进取心，上进好学，具有优良的创新精神和创新意识，敢于创造条件，具有一定水准的先进技术掌握和利用能力。(2) 全体工作人员必须具有良好的档案认识和档案意识，尽最大努力做好档案管理的统一性、体系性和综合性工作，综合考虑，统筹兼顾，积极调动各方有力力量。(3) 实事求是，一切从实际出发，积极探讨和研究怎样切实有效地进行应用水平的提升，对信息化管理的变化趋势和变化内容进行深入地分析，分析总结现存问题，积极探索新的问题解决途径。
三、人事档案管理信息化建设中存在的问题
3.1 档案管理人员的综合素质较低
人事档案管理的从业人员在档案管理中也起着举足轻重的作用，其素质和水平很大程度上决定了人事档案管理的质量。然而，在当下人事管理的形势下，缺少高水准高素质高涵养的专业人员，这就给档案信息化的安全管理带了危险和潜在的危机，难以够达到人事档案信息化管理的要求。加上有的从业人员的操作失误和故意行为，档案的真实性就更受到质疑，人事档案资源的风险性就更大。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
3.2 基础设施的配备不完善
人事管理要实现信息化和现代化离不开一定的设备支持，需要相关的技术支持，例如，计算机、扫描仪以及网络的硬件设备，这样才能保证信息的有效传输。然而，当前很多企业的技术设备都是不完善的，而企业又不愿对技术设备增加资金投入，这就大大制约了人事档案管理的发展。
3.3 缺乏统一规范的信息化管理标准
为了保证人事档案管理信息化的质量，在人事档案管理的过程中建立相关的参考标准和依据是十分有必要的。然而，在现实的档案管理工作中，企业基本上都是从自身利益出发，很少或者基本上不考虑他人的利益，未形成一致的标准和规范，导致信息管理的混乱，资源淤积无法实现共享。
四、人事档案管理信息化建设的主要内容
当前，我国人事档案信息化建设还不成熟，完全意义上的档案信息化管理仍未实现，因此，我们需要不断改变传统的人事档案管理模式，积极推进信息化建设的进程，开展人事档案建设和管理中的“面”的人事档案管理模式，向实体档案管理为“线”的档案管理模式转变，有效推进档案信息网络化和数字化变革，将服务社会作为人事档案管理的重心，提升服务思想，逐渐提升档案管理的服务水平和管理效率，为人才任用和人才晋升提供切实可靠的人事档案信息。具体来讲，其内容主要包括下列几个方面：
4.1 变更传统的档案储存模式
在人事档案管理过程中，我们应妥善处理那些利用频率较高、内容载量较大和损坏相对较为容易的重要档案信息。通过先进技术的应用，将档案信息进行网络化和数字化处理，为后续的提取和保管提供方便。人事档案中所承载的信息往往是与企业员工切实利益密切相关的信息，对于员工职称的评定和职位的选报具有重要的法律性和证据性。人事档案在职员考核、工资晋升和职称评定以及人事纠纷方面具有法律意义，发挥着关键性的参考和证据作用。
4.2 构建人事档案目录数据库
从时间上来说，人事信息档案的管理是一个漫长的过程，一般来说每个人的档案信息都需要保管几十年，甚至时间更久，特别是对于那些身份比较特殊的人来说，他们的信息具有一定程度的史料作用，对此需要做好数据库。人事信息复杂而且变动较大，传统的纸质版信息档案，需要占用相当大的数量和空间，给档案的查阅和管理带来了很大的难度，这就需要我们积极推进档案信息管理的信息化建设，加大建设力度，用先进的电子化档案取代传统的纸质档案，以实现档案管理工作水平和效率的大幅提升。
4.3 人事档案管理信息化的作用
人事档案管理信息化建设具有十分重要的积极作用，信息化档案管理方式会对企事业单位的组织和人事工作产生非常重大的影响，主要表现为：第一，服务领导的决策。干部任用和干部选拔是人事档案信息的一个非常重要的作用，做好人事档案的管理工作能够在一定程度上为人事组织部门的“用人”“选人”提供有利条件，档案管理信息化的实现有利于人事信息的调取和共享，将使得上级领导和人事组织部门对各级干部的考察工作变得更为快捷、更为直观，在考察现职干部中具有不可估量的作用。第二，可以准确及时地进行信息更新。传统的纸质档案管理方式，尽管具有一定的优点，但是弊端也同样非常明显，例如，纸质版的档案使得档案转递相对困难，数据库资源和档案信息内容具有延时性，档案信息的更新和补充工作相对较为耗费精力，数据承载具有一定的误差。而档案管理实现网络化后，档案信息本人便可以根据自身的权限对自己的基本信息进行了解，一旦发现误差或者错误，便可以及时地提出建议，进而让人事档案更为完整、丰富和准确。
结语
随着经济社会的发展和科技水平的提升，社会企业对人才的要求和需求越来越高，作为重要的人事信息承载载体，人事档案管理的作用变得越来越大。当前，随着经济社会转型的持续加快，社会对人才的发现和管理显得尤为重要，同时，社会企事业单位人才的流动性也大幅提升，这都对人事档案管理提出了更好和更新的要求，因此，强化档案管理信息化建设，已成为我国人事档案管理工作的一个重要发展途径和趋势
参考文献
[1]甘秋歌.人事档案信息化建设探究[J].黑龙江史志. 2013（23）.
[2]齐桂秋，张颖.高校人事档案信息化管理存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2008，（1）.
[3]沈潇.浅析档案管理信息化管理探索[J].管理探索，2007，（4）.
[4]田欣池.对高校档案管理信息化的探索[J].卫生职业教育. 2015（05）.
[5]王国栋，付丽霞.档案管理信息化系统建设的必要性[J]. 中外企业家. 2014（26）.
论文作者:郭素芳,闫存弟
论文发表刊物:《基层建设》2017年第31期
论文发表时间:2018/1/23
标签：档案管理论文; 人事档案论文; 档案论文; 人事论文; 信息化建设论文; 信息论文; 管理工作论文; 《基层建设》2017年第31期论文;