国际档案理事会东亚地区分会电子档案管理对策研讨会纪实，本文主要内容关键词为：东亚论文,理事会论文,分会论文,档案管理论文,纪实论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
2000年10月29日至11月4日，国际档案理事会东亚地区分会在厦门召开了电子档案管理对策研讨会。出席研讨会的有中国国家档案局局长毛福民、朝鲜国家文献局局长李正焕、韩国记录保存所所长南孝彩、香港特区政府档案处处长朱福强、日本国立公文书馆中村幸一、蒙古国家档案馆馆长乌尔兹巴塔尔、澳门历史档案馆馆长刘美仪、新加坡国家档案馆馆长毕观华、澳大利亚新南威尔士档案馆托尼·纽顿、美国犹它州家谱协会钱正民、美国柯达公司代表迈克·巴拉特等50余人。
在这次研讨会上，各与会代表对电子档案管理的现状、发展趋势、存在问题和对策提出了许多很有远见的意见。
通过几天的会议，代表们对世界各国特别是对东亚各个国家和地区对电子档案管理的情况和各自的认识有了进一步的了解。
现将这次研讨会的主要情况纪实如下。
（一）
新加坡国家档案馆近年来对电子档案管理的研究与实践，在亚洲地区是有其特色的。新加坡国家档案馆关于电子档案管理总的情况和对策是：计算机在现代办公环境的使用不断改变着信息的产生、管理和利用方式。数字信息的巨大优势同时也伴随着相对于传统介质的不稳定性。我们对付千年虫的经历，以及由于管理不善而造成数据丢失等问题，已经开始提醒人们注意信息技术对文化遗产所产生的影响。电子信息是不稳定的，会渐渐消失的。因此，在它被产生之时就需要精心地管理，必须对它的产生和管理制定前瞻性政策和策略，从而保障它的长期保管。新加坡国家档案馆管理数字档案的经验，即如何在文件产生阶段就采取前瞻性策略去影响数字文件的生命周期，如何利用标准来进行平台间的数据交换，以降低危险和费用，以及如何探索数字档案管理体制的新办法。数字档案的长期保管无论从性质还是从规模上讲，仅靠一个档案馆自己的能力保存所有的电子文件是困难的。因此要进行地域化和专业化的合作。
新加坡国家档案馆馆长毕观华博士是国际档案理事会电子文件专业委员会的成员，他在研讨会上提出了“从暂时抓住未知到完善已知：新加坡国家档案馆产生和保管数字文件的战略框架”的研究报告。毕观华的研究报告对国际档案界共同关心的问题“电子档案管理对策”是颇有启迪性的。
毕观华博士认为，我们已经开始认识到信息技术将给档案界带来破坏性的影响——如果我们仍稳坐不动，无所事事的话。我们所面临的问题比千年虫更严重，更令人担忧，因为我们已经花了数亿元来保证计算机系统不会在2000年1月1日出故障，但是我们千辛万苦保护下来的数据会不会在不远的将来被困在被淘汰的数字技术中呢？由于计算机软件和硬件的更新将永无休止，因此我们无法检索、利用和读懂原来的数据的可能性非常大。事实上，介质的耐久性与技术淘汰问题相比已经不算问题。因为介质本身不算信息。
纸质或缩微文件是人类可以直接阅读的，而电子文件的长期或永久保管却是不同的问题。他们根据管理纸质档案的经验，采用了三个基本方法：
(1)制定适用于所有应用系统，及其产生电子文件的通用文件保管政策和管理框架；
(2)为数字档案管理确定现实的、实际的功能要求；
(3)在具体框架内为电子文件选择保管技术。
在新加坡国家档案馆具体实施的方案有：
第一，修改国家档案馆和文件中心法以及文件保管方针。
第二，制定管理信息交流技术的新指南。
他们开始修改关于文件保管的一些法规，主要是一些指导行政机关部门产生、利用和处置公共文件的指南(IM)，和新加坡国家档案馆自己制定的关于纸质文件处置和移交的程序等。这个新的指南将重新肯定电子文件的范围和管理问题，如鉴定、格式、向新加坡国家档案馆移交和未来的利用等。其中有一个章节专门规定了“电子文件的储存、归档和处置”。
第三，制定电子邮件管理准则。据去年统计，新加坡政府在公务活动中每个月要平均产生100万个电子邮件。因此，鉴定和保管电子邮件的任务非常迫切。去年4月，新加坡国家档案馆向所有政府部门发布了“电子邮件归档程序和准则”。该文件对如何利用、删除、保管和向国家档案馆移交电子邮件作了规定。
新加坡国家档案馆很强调在文件生命周期的早期对电子文件管理的重要性。这正是国际档案理事会电子文件委员会曾经指出的那样，电子文件的管理必须在任何电子文件产生之前即开始。只有这样才能保证系统的设计，并同时能满足文件产生机关的业务需要和档案馆的要求。
新加坡国家档案馆在四年前已经开始对部分档案数字化，在因特网上提供利用，并制定了关于储存、检查、维护和更新数字档案的政策，确定现实的迁移表。这些政策包括四个方面的内容：
1、数字保管政策
包括采用什么样的保管技术和数据迁移技术，并同时用于正在被数字化的档案和“生来数字化”的档案。
2、关于原件的政策
因为并不是所有的数字格式都是稳定的。一段时间以后，人们可能无法读出某些格式的文件。当前，毕观华博士认为，缩微仍然是大多数文本文件符合档案标准的理想保存介质。
3、保存元数据
这里指的是系统和软件的元数据，以及描述数据的系统和上下关系的元数据。当保存一份PDF版本的文件时，我们需要同时单独保存记录PDF版本的“绘制方案”，以及它所要求的阅读软件和硬件。将软件与数字文件分别保存，使在新的软件被嵌入网络系统时可以不留痕迹地更新文件，而不用去更新每份PDF文件。对于多级数字记录，通常是指媒体文件，人们有必要确定需抽象的不同层次以及制定将来迁移策略。虽然过程比较复杂，但原则是一致的。由于格式较复杂，新加坡国家档案馆仍在研究之中。
4、保护记录的完整性
档案部门的任务是必须确保电子文件的完整性等方面能够得到充分的维护。
新加坡在电子文件方面未来三年要完成两件事：
首先建立行政机关电子文件登记系统。新加坡政府在这一点上已经迈出了一大步，即规定所有行政机关都要建立电子文件登记系统。新加坡国家档案馆第一次能够有效地对信息系统的设计施加影响，从而有利于电子记录的保管。它将为新加坡国家档案馆提供一个依据，使他们可以采取行动以保证产生在行政机关的现行文件能得到妥善的管理。
新加坡国家档案馆在管理现行电子文件方面的角色，具体讲就是文件管理的效率、作用和对机关工作的影响等。在这项工作中，档案馆是根据机关的中心要求强化指导和伙伴关系，从而改善档案馆和各机关的合作，这将有助于新加坡国家档案馆实现自己的目标。
未来三年新加坡国家档案馆要完成的第二个目标是如何鉴定和保管存在于80年代的自动化应用系统中的电子文件。许多有历史价值的数据库存在于各种各样的平台上。每一个平台需要不同的方式将档案文件抽取出来并移交到国家档案馆。
与上面两项工作同时进行的是建立数字档案移交协议。新加坡国家档案馆馆长毕观华博士认为，我们的政府致力于发展经济，建立一个文明的社会，给公民更大的发言权，因此我们必须了解、认识和拥有我们的历史。我们必须成为有记忆的民族。档案馆的任务比过去变得更加重要，因为只有档案馆才保存和维护一个民族共同的记忆；只有档案馆才能告诉你昨天、今天和明天。
在新加坡，目前最急需的是要找到关于电子档案管理的合适技术，当前他们所得到的技术并不能满足电子档案管理的全部要求。他们认为，今天所选择的技术、介质和格式将很快被淘汰。
据悉，新加坡国家档案馆正与美国柯达公司合作研制“数字文件管理系统”，但至今仍有一些技术难点未能解决。
（二）
中国在电子文件管理研究方面的进展情况，引起与会代表的浓厚兴趣。国家档案局技术部主任王良诚在会上作了《中国电子文件管理研究现状及发展战略思考》的精彩报告。
1996年月4月，国家档案局科研所赵中新提出“办公自动化对档案工作的影响及电子文件归档管理方法研究”课题，被国家档案局列入科技项目计划，中国档案部门从此开始了对电子文件管理有计划、有组织的研究。为了加强对这一工作的领导，9月，国家档案局成立了电子文件归档领导小组。
近几年来，我国在电子文件管理技术与方法以及理论研究方面取得了丰硕的成果。
1998年，吉林省白城市档案局印发了《白城市电子文件管理办法》。
1999年1月，上海市档案局发布了《上海市电子文件归档管理办法（暂行）》，这是我国省级档案行政管理部门关于电子文件管理方面的第一部行政法规。
1999年2月，国家质量技术监督局发布了CAD电子文件光盘存储、归档与管理的系列标准，其中GB/T17678就是《电子文件归档与管理》和《光盘信息组织结构》，GB/T17679为《归档一致性测试》。
1999年10月，吴筑清主编的《CAD文件管理和CAD光盘存档》一书，作为CAD国家标准实施指南的组成部分，由中国标准出版社正式出版，成为国家质量技术监督局的国家标准统一教材。
1999年月8月，武汉大学出版社出版了刘家真教授编著的《电子文件管理导论》一书，成为我国电子文件管理方面的第一部技术性专著。
1999年月9月，中国档案出版社正式出版了由国家档案局编著的《电子文件归档与归档电子文件管理概论》一书。
据悉，1999年8月，国家档案局组织的DA电子文件归档行业标准项目，已完成了《电子文件归档与归档电子文件管理规范》，即将通过发布，这将成为我国办公自动化电子文件归档管理的一个行业标准。
（三）
了解一下澳大利亚、日本和韩国关于电子文件管理方面的情况，读者应该是有兴趣的。
澳大利亚关于电子文件方面的一些做法，是有一些代表性的。澳大利亚新南威尔士州档案馆托尼·纽顿博士，对电子文件是颇有研究的。会议期间，作者与他就澳大利亚、加拿大、美国和欧洲国家关于电子文件方面的管理情况，广泛地交换了看法。他在会上介绍了澳大利亚国家档案馆和新南威尔士州档案馆联合开发的新的文件管理方法，叫做“文件管理系统设计和应用手册”。该手册为持续有效地产生、捕获和维护电子文件和档案提供必要的工具和支持。它是保证电子文件在第一时间被产生和捕获，并且以电子文件形式被维护和提供利用。
澳大利亚国家档案馆目前已改变了过去将电子档案分散管理的做法，开始将所有电子档案集中在档案馆保存。
1996年澳大利亚文件管理标准AS4309颁布后不久，新南威尔士州档案馆就实施了电子文件管理项目，DIPKS手册就是该项目的主要部分。现在澳大利亚联邦政府和新南威尔士州政府的许多部门都在采用DIPKS手册的方法。美国、英国和法国的一些政府部门和私人组织也在实验性地采用了DIPKS手册，效果令人满意。新南威尔士州档案馆也在本地区测试这个方法。
使用DIPKS手册，能保证电子文件和档案即时产生；保证这些文件被捕获时有适当的元数据信息；保证电子文件在保管期间被保存在可靠、完整、安全的状态；保证实施有适当的安全和利用限制；保证文件标题使用的受控语言；保证鉴定的准确性；保证中心文件和档案的可靠性、原始性，并且在系统改变时能被迁移。
对手册的采用是志愿的而不是强制性的。
日本对电子文件管理具有自己的看法。日本政府部门的工作活动，74.8%由电子文件记录，25.2%由纸质文件记录。电子文件虽使用广泛，但提供利用时还是要求用纸打印出来，满足利用者的需要。在日本，除房管、车管外，其他部门是不准直接提供电子文件利用的。
日本很强调社会记录的原始性。为保证电子文件的原始性，他们主张要把电子文件转移到纸质介质，才能长期保管。日本行政机构产生的电子文件，它的原始性和真实性是要受法律检验的。在目前，他们都要求尽量将有价值的电子文件都要转移到纸质介质上去。日本档案工作者认为，电子文件从一种介质转移到另一种介质，纸张自然是一种最好的介质。他们认为，用电子文件作档案保管是很不适宜的，因为电子文件的生命周期只有一二十年。他们还认为，把电子文件转移到缩微片上并不是最好的办法。如何保证电子文件的原始性、有效性和安全性，当前最实用、最省钱的办法是把电子记录转到纸质上去，将来科学技术发展了，再转移到其它介质上去。当前，日本政府正在推行行政改革，制定了《信息利用法》，2001年4月实施。为此，首相府成立了管理协调署，协调各方面的信息工作包括档案工作，使档案馆真正成为保存和延续这个国家和民族的记忆。
韩国正在推行《电子政府项目》和《电子文件管理》
《电子政府项目》草案已于2000年10月30日完成。目的是为使用电子技术提供快速的行政服务。韩国实行小政府政策，档案部门不能增加人。公共电子文件记录是由每一个部门实行登记的体系。公共电子文件注册、登记后，要转移到政府的大框架内。中央政府成立了一个记录保管所。从原则上讲，电子记录登记与纸质是一样的，根据是档案法。在公共机构所产生的记录属于公共记录。
（四）
电子文件管理，是当前国际档案界都在关心的一个问题。在这次会议上，代表们对电子文件发展进程中的一些学术性、前瞻性的问题所表现出的热情，给我留下了深刻的印象。这无论是在会议中间休息还是在工作餐上；无论是在美丽海滨城市的夜晚，还是在音乐之岛的鼓浪屿，大家都在深思，都在探索，要为电子文件科学管理研究最佳的决策方案。这是多么感人的时代责任感和时代精神啊！
在议论的问题中，笔者对下述问题印象最为深刻：
布洛克特先生是世界著名的因特网和电子商务专家。他被《时代》周刊评选为20世纪信息技术时代最重要的代表人物之一。他曾预测：“10年或20年后，我们将如同看待工业革命那样看今天的时代。”新加坡国家档案馆馆长毕观华认为这个预测的实现将取决于我们今天产生的文件是否能长期保存下去。
信息化时代，由于电子文件的产生，档案馆的工作不是减少了，相反，而是大大增加了。为保证电子记录的真实性和原始性，就存在对电子文件需要不断进行鉴定和不断转移的问题。美国国家档案馆是将电子文件向缩微片上转移。对进馆的电子文件每10年进行一次转移。日本还是主张进馆的电子文件向纸的介质转移。香港特别行政区历史档案馆温先生认为，电子文件档断进行鉴定是肯定的。但鉴定多少次，这又是要研究的问题。鉴定的标准要求平衡，不能失衡；鉴定重点应放在质量方面。
由于电子文件的产生，档案馆每年需要进馆的纸质文件是否减少了呢？不少人对此都很关心。新加坡国家档案馆馆长毕观华博士告诉笔者，这几年新加坡档案馆进馆的纸质档案的数量在增加，每年大约要增加10%左右；他介绍，美国国家档案馆这几年纸质档案进馆的数量也在增加。据他判断，至少在未来10年纸质档案不会因电子文件产生而减少。十年以后，由于科学技术的发展，很难判断。
在保证电子文件的原始性、完整性研究中，电子文件的管理保障体系处于重要的位置。在电子文件的形成、处理、归档，归档电子文件的保管利用等各个环节，信息都有可能被更改、丢失，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证实施。要从每一个环节排除信息失真的隐患，是维护归档电子文件原始性、真实性的主要措施。有人提出了“电子文件全过程管理”的新概念。要维护电子文件和归档的电子文件的原始性、真实性的管理措施，必须涉及电子文件的形成、积累、收集、鉴定、归档、归档电子文件的保管和归档电子文件利用等全过程。这就要求档案部门要做到前期介入。与纸质档案相比，对归档电子文件的不仅注重每一阶段的结果，更要重视每一项工作的具体过程，并把这些过程一一记录下来，形成一张与电子文件紧密相近的“电子文件生命周期表”。