湖北省利川市公共就业和人才服务局 湖北利川 445400
摘要：在信息技术高速发展的今天，我国的电子档案管理水平在随着信息技术发展的同时也带给了我国档案管理的新局面。电子档案的管理节省了大量的人力和物力，让信息的处理更加的便捷。因此，我们要大力发展电子档案管理，让电子档案的管理跟上时代的发展，与国际先进的技术水平及管理水平接轨。这就需要找出我们自身的缺陷，并提出相应的措施来得到提升。为了更好地促进国企的电子档案管理工作，笔者提出了目前管理中的问题，并给出了解决策略，仅供参考。
关键词：电子档案；档案管理；问题及措施
一、引言
信息技术的飞速发展和广泛应用使人类生活的各个方面发生了巨大的变化。计算机应用于办公自动化和自动化工程设计，产生了大量的 C AD或公文性电子文件。由此引起的对电子文件和电子档案的管理，是档案工作者面临的新问题。电子文件被广泛地认识和应用，成为势不可挡的潮流。计算机的普遍应用、电子文件的大量产生、信息高速公路的建成，为缩小档案保存空间，快捷传递交流信息，搞好信息服务，实现信息共享，带来极大的方便，同时也给档案工作带来了一系列的新情况新问题。
二、浅析电子档案管理的特点
目前，国企内部的电子档案管理工作已经全面步入了网络信息化的时代，它的管理内容也涉及到了很多方面的实物虚拟化。我们通过网络开展的各项电子档案管理工作，不仅节约了大量的人力、物力成本，这也使得我们的生活生产方式发生了巨大的改变。首先，它的管理早已脱离了纸质的形式，用电子的形式进行数据库存档，可以更加方便数字化的信息网络构成，使其拥有更多的开放性和共享性。其次，当前电子档案管理系统的系统功能强大，如下图的协同办公系统，它不但可以处理诸多数据的集成问题，还可以对一些决策思想进行积极有效的落实，还加强了企业内部的工作效率。企业通过相应的电子档案管理系统，结合多种辅助性的软件可以有效减轻相关工作人员的档案管理的工作强度，如图 1 所示。
电子档案除了具有以上特点，还具有一些不足之处，主要包括以下几个方面：
1、不稳定性
电子档案都是通过计算机数字设备生成，在处理过程中，一个操作环节出现问题就容易导致全部都存在不确定性。再者电子信息容易被篡改而不被发现，容易受到网络病毒的伤害而造成数据的丢失，还容易受到网络黑客的影响而被篡改或者删除，都会造成不必要的损失。
2、依赖计算机
电子档案信息的管理对计算机存在依赖性，电子档案管理的信息不在以纸张为载体，而是借助计算机硬盘，以数据电子的形式储存在硬盘上，电子档案的信息主要通过计算机来进行管理。如果离开了计算机就无法实现电子信息档案的处理、储存以及共享。
3、储存系统与结构分离
在电子档案中存在系统与结构分离的现象。主要包括：电子档案的内容是以数码序列的形式来进行出巡管理，如果需要还原和显示必须借助计算机为平台。电子档案信息储存的载体也存在分离性。电子档案按信息内容的物理结构和逻辑结构存在分离性，在电子档案的内容处理过程中，逻辑结构虽然会不变，但是物理结构会不可避免的经常发生变化。
三、新形势下我国电子档案管理所面临的问题
1、电子档案内容的保密性和保管的长久性
用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题，带来了极大的威胁。
随着办公自动化的不断深人，好多单位将会实现无纸办公，所有的情况、决策、信息存储在网络中，人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序，也方便了利用，但是一旦网络突然瘫痪或被毁，如出现“黑客”问题，遇到病毒问题或其它方面的故障，电子文件可能会在一瞬间同时消失，造成难以弥补的损失。
2、电子档案原件的真实性
电子文件很容易被删改，且修改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。即使有人出于自己的目的将软盘中存的内容进行了删改，也难以发现和确定。
3、忽视管理中的潜在问题，软件使用时缺乏统一性
新形势下，虽然国企内部的电子档案管理工作的系统安全性都是可以由相应的软件开发商进行维护，但在电子档案的管理过程中还是会经常遇到一些病毒的入侵，被窃听、泄密等问题。这些电子档案安全管理中潜在的问题，常常会被相关工作人员忽视。大部分电子档案管理工作人员大过于相信系统的安全性，并对档案的重视程度较低，一旦问题发生，就很容易造成电子档案原稿的破坏。除此之外，在使用相关的系统管理中也缺少统一的软件，这样就导致不同的国企公司
在企业合作的档案交接过程中存在着诸多问题。
四、新形势下档案管理中问题的对策分析
1、建立健全维护电子文件真实和安全的法规
在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能性，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此，建立健全相关法规和管理制度，对于维护电子档案的原始性、真实性，保证其安全具有重要的意义。要通过法律形式将电子档案的保管和利用标准规定下来，使人们能够自觉地遵守这些规定。同时要通过立法确认电子文件、电子档案的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门依法管理电子文件和电子档案。
2、使用数据格式标准统一的软件，将各类信息严格归类记录
很多国企在一般情况下都不会采用相同格式的管理软件，这在很多时候都加剧了不同国企进行交接电子档案工作的难度，对于实现信息的及时分享和资源共享都有很大的阻碍。因此我们在新形势下的国企电子档案管理工作中，必将使用数据格式标准统一的软件，并对它所需归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行仔细的检查、鉴定、验收。除此之外，我们还要做好一些信息数据的实时的动态管理，以便对各项性能和管理状况进行及时的动态追踪管理。
3、提高档案管理人员的职业素养
档案管理人员要有保护档案安全的高度的责任感和强烈的意识。按照岗位要求，认真履行自己的职责，遵守职业道德规范；通过扎实的工作，高度负责的态度和切实有效的措施，维护电子档案的安全性、真实性和保密性。不利用软件计算机等设备为己谋利。严格杜绝利用计算机私自篡改、删除电子档案的信息进行违法犯罪活动，保证电子档案信息的真实性和完整性。为用户提供最可靠的原始资料。
五、结束语
伴随着信息化时代的发展，办公自动化的广泛实现，电子档案管理的社会服务功能不断强大。为了提高电子档案管理的整体效果，针对电子档案管理工作存在的问题，档案部门要与时俱进，顺应现代化时代的发展，尽快采取有力的措施，确保电子档案管理工作得到有效的开展。因此，电子档案管理的加强和学习非常的重要，我们要明确电子档案管理的特点和电子档案管理存在的一些问题，并在此基础上提出相应的措施来促进我国电子档案管理水平的提高。
参考文献：
[1] 张文杰.论新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J]. 青春岁月，2014（10）.
[2]刘美麟.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J]. 科学与财富，2013（12）.
[3]金立仁.试论新形势下文书档案管理中的问题与对策[J]. 城市建设理论研究：电子版，2012（30）.
论文作者:肖水华
论文发表刊物:《基层建设》2016年11期
论文发表时间:2016/8/6
标签：电子论文; 档案论文; 档案管理论文; 文件论文; 信息论文; 计算机论文; 新形势下论文; 《基层建设》2016年11期论文;