信息化背景下武汉藏龙集团有限公司档案管理体系优化研究
文/武汉藏龙集团有限公司 方龙仙子
【摘要】 本文对优化档案管理体系方面的相关资料进行分析和总结，提出了实际影响企业档案管理体系方面的因素，并加以研究，同时提出相应的解决策略，进一步优化档案管理体系，不断推动企业档案信息化管理工作向前发展。
【关键词】 信息化；档案管理；优化策略
随着我国社会经济的不断发展，科技时代的不断进步，信息化技术早已经渗透到各个行业之中。档案部门的管理工作一直都是非常繁琐复杂且十分重要的，但是随着信息技术的发展，在档案管理过程中要将信息化技术充分应用到其中，促使档案管理能够大幅度提高其工作效率，是当代档案管理的发展大趋势。另外，传统的档案管理模式已经无法满足现代的档案管理，所以要构建全新的档案管理体系，避免档案管理部门成为收、藏组织，不断提高档案管理效率，通过档案管理为所在单位创造更大经济效益。另外，要对档案管理人员进行严格的培训，增强人员档案信息管理意识，不断加强信息化管理人员的管理水平，促使档案在企业内部实现资源共享，以便企业人员查阅档案信息。近几年，我国信息化时代得到快速的发展，在当前档案管理工作过程中要将传统的管理理念全部抛弃掉，全面引入信息化管理措施，通过对企业的实际发展状况进行调查，采用先进的信息化管理技术不断优化企业档案管理模式。企业档案信息主要是对企业发展状况进行记录，为企业未来的发展提供准确的数据信息，进而明确企业发展的方向。随着企业档案建设的逐渐深入，人们意识到档案管理对企业发展有着非常重要的作用。因此要采取一定的措施不断提升企业档案信息化管理水平，加强企业档案管理人员的信息化管理意识，提升自身工作能力，为企业不断发展奉献自己的力量。基于此，本文针对武汉藏龙集团有限公司（以下简称：武汉藏龙集团）档案信息化管理中所遇到的问题展开研究，以期通过本次研究，希望对武汉藏龙集团档案管理方面相关工作有所帮助，进一步加快企业的发展，不断提升企业档案信息化管理水平。
一、武汉藏龙集团简介
武汉藏龙集团成立于2001年，是大型的国有企业，注册资金8个亿，经过长期的发展，集团资产总额已经达到43.9亿元，在区域企业发展中名列前茅，集团的实力已经得到同行业的肯定与认同。通过集团员工长期的探索，集团由原有单一的市政建设向多个领域进行发展。目前所涉及的领域有市政建设、园林绿化、房地产建设开发、环境科技以及商业运营等多种行业。集团之所以能够发展得如此之快，主要是因为集团内部拥有一套良好的管理体系及多年的技术和资金积累，在此之中，档案管理部门是不能不提的关键部门，发挥了举足轻重的作用，为企业的发展作出了重大贡献。但是我国社会经济正在快速发展，信息技术也在不断进步，集团档案管理已经跟不上时代的步伐，在管理上出现了诸多问题，严重影响了集团的发展。由此可见，一个企业的发展与企业内部档案管理水平有着重要关系，完善档案管理体系对企业发展有着重要影响。
选取不同地点的叶片分别放入含有FAA的固定剂中，于4℃下避光固定24 h后制作冷冻切片。叶切片厚度为251 μm，番红和固绿染色，LEICA DM2500型光学显微镜下观察、拍照并测量。
二、武汉藏龙集团档案管理存在的问题
（一）缺乏专业性的档案管理人员。目前我国信息化技术发展非常迅猛，档案管理工作要求管理人员具有一定的专业理论知识和实践经验，并且能够熟练运用计算机，这样才可以胜任档案管理这一岗位。但是在武汉藏龙集团中，一部分档案管理人员参差不齐，业务素质偏低，专业性不高，大部分人员都是从其他部门调配过来的，导致工作人员对档案管理的相关操作流程不是很了解，一部分档案管理人员缺乏档案管理方面的理论知识，管理人员还停留在简单的资料整理上，对于计算机还无法熟练操作，所以档案管理工作无法顺利进行。
（二）档案管理保管方式存在一定的风险。随着信息化时代的到来，集团对档案管理从传统的纸质档案转变成电子文档。电子文档很容易进行更改，不像纸质档案那样容易保存，存在一定的风险问题。信息时代，有很多不法分子通过高科技技术来窃取集团机密档案资料，对其进行更改，甚至恶意破坏。部分档案都是集团比较重要的技术成果，信息一旦泄露，就会给集团造成一定的损失。并且有的不法分子将窃取的信息进行贩卖，导致企业在市场竞争中被动且缺乏竞争优势。
（二）加强档案信息化管理人员的管理水平。加强档案管理人员的综合素质能力水平，对其进行培训，到相关部门去学习，加强自身的专业知识，进而档案人员的业务水平和工作质量得到有效的提高。通过老员工带新员工的方式，促使新员工尽快熟悉掌握相关的技能和理论知识；通过专家讲座的形式对档案管理人员进行相关的培训工作，使档案管理人员的专业理论及实践技术有进一步的提升。定期考察档案管理人员的工作情况，充分进行了解并及时改进。
三、加强武汉藏龙集团档案管理的相关措施
（三）夯实基础，完善档案管理的设施设备。拥有良好的地基，高楼才会更加安全，所以档案管理部门要抓好内部基础工作。在企业领导的大力支持下，档案室设有库房占地约90平。在库房外面安装了铁门、防盗网、防盗报警器；室内的窗户还有厚窗帘加固，并且档案库房内还安装了空调和去湿机以及温湿度自动控制系统。档案室配有计算机、复印机、照相机、扫描仪、防磁柜、监控系统、电子档案管理系统等。
（三）档案管理体系不够完善。武汉藏龙集团的档案管理体系目前还不够完善，档案管理信息化制度比较落后，完全不符合时代发展的趋势，无法适应现代档案信息化管理的需求。并且武汉藏龙集团在进行档案信息化管理时根本没有结合自身的发展状况，构建自己的档案管理体系，欠缺一定的自主性和创新性。
（一）提升档案数据信息的安全性。确保档案信息的安全，主要是为了能够获得完整、真实的档案信息。档案数据信息的安全可以采取访问验证的方式来加以保障。1.完善计算机应用程序。武汉藏龙集团使用了安全的计算机操作系统和数据库系统，同时不断升级和完善计算机应用程序，进行必要的安全升级设置，及时消除计算机系统中的安全隐患。2.对档案数据进行加密。在访问人员信息时，需要员工提供密码，进而防止非内部人员对档案信息进行恶意破坏，确保档案信息的安全。另外，通过先进信息技术对档案信息进行控制，防止非法人员入侵，即使窃取成功，也无法进行破解，使档案信息无法使用。3.安装系统防火墙以及入侵防御软件。防火墙是一个系统防御装置，一般处于机构内与外网之间，对信息进行监测、限制以及更改跨越防火墙系统文件，对外界的用户进行限制，促使网络时刻都处于安全状态。实践证明，一个网络化信息系统要安全避免越权操作是很困难的，但要做好防御工作并采取补救措施减少损失却是可以做到的。
（四）合理利用，重视效果。档案的用途非常广泛，并且具有一定的特殊性，在管理上非常困难。为了能够充分发挥档案的作用，对其管理进行了加强，集团制定了《档案利用制度》并严格遵守。一是建立便捷的检索工具和参考资料，加大档案的利用率，精简手续，自觉搞好服务。二是详细记录档案的借阅和归还信息，明确责任。三是对档案的利用效果做好登记，确保档案能够充分地发挥其作用，不断提高集团经济效益以及社会效益。
针对不同类型、位置和持续时间的故障，各保护的出口方式也不相同，包括告警、跳断路器、闭锁换流器、启动失灵策略以及请求运行方式切换等。
（五）对档案管理体系进行完善。对档案信息管理制度进行完善，促使档案管理工作得到保障。同其他工作一样，档案管理好不好，关键在领导。武汉藏龙集团成立了以集团总经理任组长、集团办公室主任任副组长、各部门、子公司负责人任成员的档案管理领导小组，实施由分管领导分管，办公室主任主管、档案管理人员具体管的分工负责制。档案管理制度要根据不同的部门进行相应的制度管理，对工作人员的工作进行细化，确保员工充分了解自身的责任，做好自己的工作，促进档案工作再上新台阶，武汉藏龙集团设立了档案工作领导小组、档案鉴定领导小组，并制定了《档案管理制度》《档案利用制度》《保密制度》《档案保管制度》等规章制度，使档案管理工作每个环节都有章可循，责任明确。另外，对档案管理人员进行有效的监督，完善内部的监督手法，不断提升集团档案信息化管理水平。
四、结语
综上所述，随着我国社会经济不断发展，科技水平也得到很大的提高，信息化技术在各个行业已经得到广泛的应用。通过对武汉藏龙集团内部发展情况进行详细的分析，该集团在档案管理上存在着一定的问题，例如人员信息化管理意识薄弱，缺乏专业档案管理人员等。因此，要不断加强企业档案管理模式，确保档案管理制度科学合理，不断提升集团的档案管理水平，改善档案管理信息系统，针对档案信息管理人员的工作进行相关的培训，提升管理人员工作能力，增强档案信息化管理意识，进而提升企业工作效率，加快企业发展。
一是与国际知名航运企业进行深度合作，开辟新的海运直达航线；明确各港口功能定位，错位发展，建设上海北翼江海组合港，融入长江经济圈；二是构建便捷高效的路上运输网络，主要包括铁路和公路建设。三是打造方便快捷的空运运输通道，开通更多的对外直航航线，进一步拓展多式联运范围，实现水陆空一体，尽快融入上海国际航空枢纽的一类开放口岸圈。
【参考文献】
[1]赫轰.信息化时代科技档案管理的创新研究[J].信息记录材料,2019,20(02):107-108.
[2]许扬.大数据信息技术在档案管理中的运用[J].信息记录材料,2019,20(02):149-150.
[3]赵袁园.大数据背景下档案信息化管理安全风险研究[J].城建档案,2019(01):21-22.
标签：信息化论文; 档案管理论文; 优化策略论文; 武汉藏龙集团有限公司论文;