摘要：文书档案管理，顾名思义，即为文件档案的归档管理工作。归档管理既是一项应用广泛的日常性工作，同时又是一项非常重要的信息汇集工作。对于企业来说，做好文件档案的归档管理工作，能够及时提供企业所需的第一手资料，促使企业的健康发展，提高企业的管理水平，也为企业运行机制的监督管理提供了必须的资料，有利于内、外部的监督管理。因此，企业文书档案管理是一项必须抓好的制度性工作，如何推进、提高企业文书档案管理工作的业务水平也成为了一个重要的课题。
关键词：企业办公室、文书档案管理
1 办公室文件管理工作的主要内容
办公室文件管理工作大致可以分为四类内容。首先，制定文件管理的相关制度。一方面，在文件管理人员方面，应强调文件材料分类管理的有序性：另一方面，在办公室领导方面，则主要从宏观层面处理机关文件。通过在这两个方面紧抓制度建设，可以使办公室文件在制度管理下使得文件处理效率得到极速提升。其次，管理运行文件文件只有经过运行，才能使自身效用得到充分发挥。由于文件运行具有一定的阶段性以及多样形式，所以在文件运行的不同阶段，应针对其特点以及不同要求。进行文件材料的有序、高效管理，为提高办公室工作效益奠定坚实基础。再次。管理暂存文件。所有的文件运行均具有一定时限，所以在文件运行暂时结束后或者已经实现其作用后，便进入文件暂存的阶段。暂存阶段的文件并非无人利用，其有可能还会增加利用的频率，所以为了更好地考察利用暂存文件，相关人员应确保其放置的科学性。最后，管理文件的销毁。在利用完文件材料后。应根据其有无保存价值进行分类，具有保存价值的文件可以进行继续保存，无保存价值的则需要及时进行销毁，以避免文件归档复杂性的增高，降低文件管理效率。
2 文件归档管理工作的办法
2.1制度管理方法
利用制度管理办公室文件，需要从借阅、传递以及归档三个方面入手，通过制度的规范，最大限度地减少丢失、损坏等问题的出现。首先，构建文件借阅簿通过将办公室文件按照科目所属编制成簿，保证阅览查找的便捷性。其次，借阅文件需要强调认真、严密。不管是谁，因为什么原因，在什么时候借阅资料文件，均需要认真的进行登记，并完成签字手续，对于借阅的时间，文件阅知范围需要进行严密的规定，及时规范借阅的注意事项。对于所有的管理文件相关人员应有计划地进行核对、清理，发现问题及时上报，以保证办公室文件归档管理的有效性。
2.2定位管理方法
在办公室文件归档管理中经常使用定位管理方法，其主要是取回送办、送阅的文件，并按照之前规定的位置进行存放。首先，制作与文件长、宽同符合的具有一定厚度的文件盒。并按照一定名称规律标注文件盒。然后，将文件柜按照使用期划分为几个部分，利用档板分出层次。最后，根据文件盒标注由上至下依次将盒子放在柜内，并保证送回来的文件有序储存，以提高文件归档的准确性。
2.3卡片管理方法
为了提高文件查找的效率，在管理时可以采取卡片管理方法。通过将文件信息进行储存并科学的分类，保证具有相同主题的内容信息排列在一起，以实现有用信息提供的主动性。目前，文件卡片已经成为手工检索工具中应用最为广泛的一种有效方法。
3文件归档管理工作包括的几个流程
在进行办公室文件归档管理过程中，需要结合实际管理需要提出更加适合档案管理的意见，其中根据档案管理的具体流程作为基础展开分析。
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3.1文件的立卷流程
办公室文件的归档管理，首先需要针对具体的管理要求对办公室文件进行立卷，立卷期间需要严格遵守以下几个步骤：
首先将需要立卷的文件进行整理，详细了解文件的属性以及名称等，在整理过程中一定要细心，防止文件遗留等问题的出现，若是在文件立卷过程中出现文件遗漏等现象，后期需要进行立卷，过程比较复杂，所以在最初立卷期间就需要坚决杜绝这种问题的出现。在详细核对文件的基础上，针对文件中资料不全或是资料存在漏洞的基础上，及时补充完整，保证立卷的文件是完整的文件形式以及内容。其次，因为办公室文件的类型包含很多，需要结合实际的办公室文件类型进行详细划分，保证立卷类目清晰，若是出现重大调整等问题，需要对立卷类目进行再次确定，坚持不定期对立卷进行整理，保证立卷类目清晰。最后是结合立卷需要的文件进行科学组卷，这期间需要结合文件特征的不同展开详细划分，保证文件完整，能够正常发挥出文件价值。
3.2文件的整理流程
文件整理在办公室文件归档管理中是最基础的一部分，同时也是最关键的一部分，在进行办公室文件整理期间，需要严格按照以下步骤展开：
（1）结合文件类目进行科学分类。在正常情况下，办公室经过立卷之后都会具有详细的类目，办公室文件类目分类期间需要根据年度分类的形式进行第一次分类，办公室文件在每个年度中都会进行类目分类，逐层分类之后，在最后一层根据文件管理的要求，将文件进行管理，结合文件管理形式制定适当的文件管理期限。文件管理流程能够很好的保证文件管理的质量，将文件进行科学归类之后保证文件更加完整有效。
（2）办公室文件装订流程。办公室文件类目整理之后需要及时进行归档装订，根据装订的具体要求进行材料整理，在整理过程中一定要保证文件的完整，保持严谨的态度，避免出现文件遗漏。进行文件编号的整理，将文件按照编号顺序进行管理，保证文件归档的安全。
3.3文件的移交与销毁
办公室文件的移交以及销毁都需要经过相关部门以及各层领导的签字之后才能执行，这也是保证办公室文件归档管理质量的重要基础，同时相关部门在进行文件管理过程中，一定要按照办公室文件管理制度规定进行文件移交或是销毁，防止文件数据丢失或是文件价值不能正常发挥。
4 如何促进烟草文件归档工作的发展
针对如此的现状及其出现的问题，我们可以从以下几个方面提出相应的解决之道。
4.1推进电子化。必须提高文档标准化、规范化水平文档信息电
子化的内涵，包括文档归档管理工作的各个方面和各个环节，其中首要的是文档业务要规范，文档归档管理标准要建立健全和真正实施。文档归档管理标准和规范本身也是一个系统工程，要推进文档信息电子化建设，必须抓好文档标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。烟草专卖管理系统的实施应用就是促进文档标准化、规范化的有效措施，新系统在运行的同时，省局专卖部门针对该系统的运行下发了专门的管理办法，具体规制整个工作流程。明确责任，提出要求，确保了系统的顺利运行，促使全省许可证的归档管理初步实现了标准、规范的电子化。
4.2确保信息的真实、及时录入许可证文书档案管理，不同于一般的文书档案管理之处，就在于许可证的信息数据具有极大的变动性，因为许可证办理下发后，可能会由于各种因素而使得零售户信息等出现改变，如不及时更新，就会造成信息数据与实际不符的情况，这也是当前我们所面临的比较严重的问题。为避免或者尽量减少这种情况的出现，笔者认为需要全面加强监督检查，形成自查、抽查、外查全面结合的监督管理模式，以检查促效率，落实责任制，以赍促检，以查促实，只有确保了信息数据的真实性和及时性，才能充分发挥文书档案管理的作用。
4.3加强培训。提高业务水平。人机结合是信息电子化的重要原则，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，推进文档信息电子化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，已被广泛关注。一方面，我们要加强文档归档信息电子化的相关业务培训，增强相关工作人员的业务水平；另一方面要改进管理体制，引入竞争机制，以竞争促活力，以竞争谋发展。
5 结束语
总之，办公室文件的归档管理工作是保障文件被重复有效利用的重要保障，其能够为各项工作的顺利开展提供坚实依托。所以需要正确认识办公室文件归档管理工作的意义，通过不断规范管理程序，创新归档管理方法，以最大限度地提升办公室文件管理的高效性以及准确性，为其余工作的有序完成奠定坚实基础。
论文作者:陶山春
论文发表刊物:《基层建设》2019年第6期
论文发表时间:2019/4/29
标签：文件论文; 办公室论文; 立卷论文; 管理工作论文; 信息论文; 文件管理论文; 文档论文; 《基层建设》2019年第6期论文;