陕西省府谷县农村公路管理站
农村公路工程建设档案是从公路工程项目的提出、勘察设计、立项审批、招投标、施工管理、监理管理、竣工验收等过程形成的一系列文件、图纸、图表、影像资料等信息的总和。它是公路建设的历史记录与传承纽带，对建成后农村公路工程管理养护、升等改建等方面具有重要的参考价值。因此对于如何做好农村公路的档案管理、提升管理水平具有重要意义，笔者作为农村公路建设基层的一名普通档案管理人员，浅谈一下对公路工程档案管理的认识。
一、提高对农村公路档案管理工作重要性的认识
农村公路一般是指由县级交通运输部门承建的县、乡、村公路，受基层工作条件、人员素质等因素的影响，农村公路工程档案管理存在领导重视不够，管理制度不全，保管条件较差、信息化建设落后等问题。归根到底，还是我们的思想上对档案管理的重要性认识不够，实际上工程档案直接反映了建设过程项目质量，工程的使用和管理始终离不开档案的支持，农村公路工程项目档案对本身工程有着指导利用的作用，它是建设工程质量控制的重要环节，更是公路项目建成后运行、管理、养护和改造的重要依据，同时对本地区其他同类工程的设计建设养护管理也有着重要的参考借鉴作用。因此，我们必须要加强对农村公路档案管理重要性的认识，建立健全工程档案管理制度，实行工程档案管理责任制，明确职责分工，配备专职档案管理人员，通过在职教育培训，提高档案管理水平，加强工程档案管理信息化建设。
二、加强农村公路工程建设档案管理规范化措施
1、建立健全农村公路工程档案管理制度。首先，在公路建设项目的招投标和施工合同的签订中，将工程档案管理纳入责任制。做到档案管理与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。其次，项目开工之初，交通部门要明确项目建设管理处、施工单位、监理单位在工程档案管理中的职责分工，做好各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调、监督和指导等管理职责；各参建单位应配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并要保持人员的相对稳定直至档案移交。再次，交通部门要根据交通部《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》文件要求，结合实际的施工情况，在工程开工前制订出适合自身项目的实施细则，规范档案管理的文件格式，归档和保存制度等，以保证工程档案的完整、准确和可靠性。
2、注重提高公路工程档案管理人员专业水平。从事工程档案的工作人员，既要懂工程建设专业技术知识，又要懂档案专业技术知识，还应熟知各级主管部门制定的各项公路工程档案法规，这种人才在基层很少。因为公路建设周期长，参建单位多，施工任务重，目前基层地区的少数施工企业因技术管理力量薄弱，还出于经济方面的考量，只重施工，不重档案，档案管理人员一般都是兼职，形成的档案不是在具体工作中随时随地的记录，而是等到工程完工需要办理竣工验收时，才投入大量的人力、物力突击补充档案资料，造成档案资料质量较差。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆针对当前专业人员缺乏的问题，我们要加强档案管理从业人员的培训，在项目开工之初，通过聘请档案管理专业人员对各参建单位的档案管理人员进行培训，首先要提高其思想觉悟和职业道德，然后是提高其档案管理，工程技术等方面的专业知识，讲解各工程用表的填写方法和组卷要求，提高其工作的效率和效果，再次业主单位要经常深入到施工现场，了解施工单位的档案形成积累情况，并对档案整理进行业务指导，督促未设预立卷或者设立后根本没有相关资料的单位，及时完成档案资料的收集整理。
3、做好农村公路工程建设档案的整编工作。农村公路建设档案的形成主要包括工程前期准备阶段文件、施工阶段文件、监理阶段文件、交竣工验收阶段文件等，我们要根据各阶段的特点搞好档案整编工作。
工程准备阶段包括立项审批、勘察设计、工程概预算、征地拆迁、招投标、评标报告、中标通知书、施工合同、监理合同、开工审批等形成的文件，由建设单位提供并负责收集与整理，形成公路工程的初步档案。
施工阶段形成施工单位在工程具体实施过程中产生的文件，主要包括施工单位施工计划及批复、工程开工报告、施工技术文件、施工测量记录、施工质量自检报告、质量检验评定报告、施工原始记录、安全生产、竣工验收等相关文件，该阶段形成的文件由施工单位负责整编，工程完工后，由施工单位移交给建设单位。
监理阶段形成的监理单位在工程施工监理过程中形成的文件，主要包括施工监理大纲、监理管理文件、监理日志、竣工验收文件和其它文件等。该阶段的文件由监理单位负责收集与整理，工程完工后，监理单位按规定移交给建设单位。
竣工阶段形成在工程项目验收活动中形成的文件。包括项目执行情况报告、验收总结、竣工验收记录、决算审计文件、声像和电子文件等。竣工阶段形成的文件由建设单位负责收集与整理，最终形成公路工程建设档案。
档案整理要按照公路建设档案的成套及系统性，保证内容齐全、完整系统、签字完备，查询便捷。
4、注重农村公路工程档案的移交。项目交工验收后，建设单位就要督促施工单位和监理单位的档案资料着手办理档案移交手续。在移交过程中，大致可将档案资料分为五部分：第一部分为项目部管理性文件，第二部分评定体系汇总及各分部、分项的检测资料，这是档案中最基础、数量最多的资料，反映整个施工过程的原始资料。第三部分试验室资料和原材料检测资料，主要注重一些原材料是否达标，出现质量事故有章可循。第四部分施工日志、工程照片、施工总结。第五部分计量资料、变更资料和缺陷责任期的文件，这些文件往往因为完工后部分计量未办理或2年的缺陷责任期未满，施工单位、监理单位无法及时提交，因此必须要督促参建单位及时完成档案的移交，以便竣工验收的顺利进行。移交的工程资料必须是原始件，如其他出现有原件的复印件，必须在复印件上注明原件出处；工程资料记录应字迹清晰、内容详细、计算准确，分类编排、装订整齐。影像档案的文字内容要具备时间、地点、人物、事由、背景主题等说明；变更文件以合同段为单位，按照变更文件编号依次汇总整理组卷；竣工图纸如涉及到变更的地方，要求施工单位在所在图纸上注明变更的出处，并编制设计变更与修改后的竣工图档号对照一览表。
5、提高档案管理的电子信息化水平。利用计算机技术进行档案的管理，存储方便、调运快捷，是现代管理工程档案的发展趋势。当前的农村公路工程档案，不论在生成、保存还是查阅等方面，还是以纸质的档案为主，信息化建设水平较低，限制了工程档案管理工作的发展。因此在做好纸质档案归档的同时，要做好电子文件的及时归档，对重要的纸质文件、实物文件通过扫描翻拍等手段进行数字化转换。当然电子档案也存在容易修改、复制、损坏等情况，因此必须加强公路工程电子档案管理安全工作，提高档案管理人员安全意识，完善电子档案安全、保密制度，落实数据加密、备份、技术设备维护更新等责任，确保电子档案更好地服务于工作。
三、做好农村公路工程档案的后期利用工作
农村公路工程档案是农村公路建设工作的真实反映，做好档案的管理工作，可以对农村公路建设进行质量跟踪管理；可以为农村公路养护管理提供服务；可以为交通部门解决“三农”问题，服务小康发展科学规划决策提供依据；可以为农村公路宣传教育提供生动素材；还可以为其他各基础设施建设部门以及人民群众提供基础资料与咨询服务。“档案贵在活，而重在于用”，“十三五”交通精准扶贫更是服务小康建设，打通服务群众的“最后一公里”的攻坚决胜阶段。因此作为档案管理单位，需要从思想观念、管理制度、人才培养和现代化建设等方面去改进，作为档案的从业者，我们要忠于和热爱档案事业，与时俱进，加强学习与培训，不断提高自己的从业水平，维护好历史的真实面貌，加强农村公路档案管理的开发与利用，为农村公路事业的健康持续发展提供更加优质的服务。
论文作者:张军元
论文发表刊物:《基层建设》2016年5期
论文发表时间:2016/6/29
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