清除Word文档中的“内奸”，本文主要内容关键词为：内奸论文,文档论文,Word论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
Word文档中隐藏了一些“不可见”的信息，以下我们就着手来纠正这些信息，防止它们成为泄密的“内奸”(操作以Word2003为例)。
一、文件属性中删除个人的信息
1．在“工具”菜单中，单击“选项”，再单击“安全性”选项卡。
2．选中“保存时从文件属性中删除个人信息”复选框。
3．保存文档。
选中“保存时从文件属性中删除个人信息”选项后，当需保存文档时，下面的个人信息将会从文档中删除：
1．文件属性：作者、经理、单位、最后保存者。
2．与批注或修订有关的名称：名称改为“作者”。
3．传递名单：传递名单被删除了。
4．由“电子邮件”按钮生成的电子邮件信息标题被删除了。
5．版本：“保存者”下的名称改为“作者”。
二、修订和批注
1．若要快速显示修订或批注，请单击“视图”菜单上的“标记”。
2．在“审阅”工具栏上，单击“后一处修订或批注”，再单击“接受所选修订”或“拒绝所选修订”以使修订永久化。
3．接受或拒绝修订，直到文档中不存在修订。
单击“视图”菜单中的“标记”会显示或隐藏文档中的所有标记。当显示所有标记的时候，所有形式的标记和所有审阅者的姓名都会在“显示”菜单中被选中。如果在“显示”菜单上清除某种类型的标记以将其隐藏，则每次打开文档时仍会自动显示标记，除非您清除“工具”菜单上“选项”对话框中的“安全性”选项卡上的“打开或保存时标记可见”复选框，甚至在您清除该选项后，标记仍存在于文档中，并可以通过选中“显示”菜单中的标记类型重新显示。
三、设置为“隐藏”属性的文字
若要查看隐藏文字，请单击“工具”菜单中的“选项”，再单击“视图”选项卡，然后选中“格式标记”下的“隐藏文字”复选框。隐藏文字以带点划线的文字格式显示，默认不被打印。
若要打印文档中的隐藏文字，请单击“工具”菜单中的“选项”，再单击“打印”选项卡，然后选中“打印文档的附加信息”下的“隐藏文字”复选框。在打印隐藏文字时，点划线不会打印出来。如果要联机发布该文档，可以像删除其他文字一样删除隐藏文字。
四、文档的早期版本
如果指定了Word在同一文件中保存文档的一个或多个版本，这些版本将作为隐藏信息保存于文档中，以便以后进行检索。因为其他人可以看到这些文档版本，而且用其他格式保存文档时这些信息可能不再隐藏，所以在共享文档之前可能需要删除这些版本。如果要保留早期版本，请将当前版本另存为独立文档，然后只分发该文档。如果不需要保留早期版本，请删除不需要的版本，然后分发文档。有关版本的所有操作请使用“文件”菜单的“版本”命令中完成。
五、“自动图文集”
因为“自动图文集”条目存储在文件中，所以请不要使用“自动图文集”条目来将敏感数据存储在要分发的文件中。如果文档中有敏感自动图文集词条，请按下述操作删除：
1．在“插入”菜单上，指向“自动图文集”，再单击“自动图文集”。
2．在“请在此键入‘自动图文集’词条”列表中，单击要删除的自动图文集词条名称。
3．单击“删除”按钮。
若要删除多个自动图文集词条，请单击“工具”菜单中的“模板和加载项”，再单击“管理器”，然后单击“自动图文集”选项卡。在左侧“在X中”框中，按住Ctrl键并单击删除的自动图文集词条，单击“删除”。在删除自动图文集词条之后，惟一的恢复方法是重新创建该词条，无法撤消删除自动图文集词条的操作。
六、文件代码
若要显示或隐藏特定域的域代码，请单击此域或域结果，然后按下Shift+F9键。要显示或隐藏文档中所有域的域代码，请按下Alt+F9键。任何阅读文档的人都可以看到域代码，因此请确保在域代码中放置的信息不是机密信息。如果不想让他人获知文档的域代码，应在分发文档前，将域结果转换为常规文本，方法是：单击域，然后按Ctrl+Shift+F9键。将域结果转换为常规文本后，其信息即成为静态文本，不能像域结果一样自动更新。若要更新信息，必须重新插入域。
七、快速保存
如果您使用选定的“允许快速保存”复选框来保存文档，然后将文档以文本文件的形式打开，这时文档中就可能包含您以前删除过的信息。原因是：“快速保存”功能是将对文档所做的修改附加到文档尾部，并不是将所做的修改(包括删除信息)合并到文档中。若要彻底删除文档中的已删除信息，请进行如下的操作：
1．如果是以文本文件方式打开文档，请关闭文本文件并将该文档作为常规的Word文档打开。
2．在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“保存”选项卡，然后清除“允许快速保存”复选框，单击“确定”按钮。
3．在“文件”菜单上，单击“保存”。
八、增强合并的随机编号
当您比较和合并文档的时候，Word使用随机生成的编号来帮助追踪相关的文档。尽管这些编号是隐藏的，但它们的存在可用来说明两个文档是相关的。如果您选择不保存这些编号，那么合并文档的结果将不是最佳的。
1．在“工具”菜单中，单击“选项”，再单击“安全性”选项卡。
2．清除“存储用于增强合并精确性的随机编号”复选框。
九、文档保护的例外情况
如果得到许可能够对部分所选择的被保护文档进行编辑，则该信息与文档一起被储存。为有助于避免该信息能查看，可以采用密码或文档加密的方式加强保护，方法是：
1．在“工具”菜单中，单击“保护文档”，然后单击“是，启动强制保护”按钮。
2．在“启动加强保护”对话框中，可以对下列两项中的一项进行操作：
a．单击“密码”，然后在所提供的框中键入并确认密码。
b．单击“用户身份验证”。
基于以上所述，在将文档的副本给他人之前，最好看一遍“不可见”个人信息或隐藏信息，然后再决定是否将其包含在文档中。在和他人共享该文档之前，还可以删除一些文档信息或文档文件的属性，以防止其中的敏感信息为他人所知。