深圳民营企业的档案管理现状及状对策，本文主要内容关键词为：深圳论文,档案管理论文,民营企业论文,对策论文,现状及论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、民营企业档案管理现状
深圳民营企业档案工作水平总的来说参差不齐，有的企业档案工作基础较差，管理现状不容乐观，大致有以下几种类型：
（一）规范管理型。
企业规模较大，管理比较规范，出于自身发展的要求，比较重视档案工作，建立于档案管理制度，并根据企业自身实际需要明确了档案人员，档案管理模式采取分散管理或集中与分散管理相结合的方式；参照发达国家和先进地区做法或按国家规范要求，对档案进行了一定的整理；档案的安全保管措施落实，设施设备先进，达到“八防”要求。档案在企业经营管理活动中发挥了重要作用。这种类型有深圳海王公司、华为公司、盐田港集装箱有限公司等部分大型民营企业。
（二）初具基础型。
对档案工作有一定认识，刚刚起步，基础较薄弱，有明确的兼职档案人员和管理制度，分散管理，装具不标准，档案进行了一定整理，但不规范，具备了一定的保管条件，但尚未达到“八防”要求。大部分民营企业属于这种类型。
（三）管理混乱型。
无档案工作制度，档案无人管理，分散在各部门或个人手中，无库房或箱柜存放，档案丢失严重，现存少量文件材料也未经整理，档案工作几乎是一片空白。部分小型民营企业属于这种类型。
当前民营企业档案工作面临不少困难和问题，突出表现在：
档案意识淡薄。由于档案工作短期内无法给企业带来明显的经济效益，投入无法收回，所以多数民营企业领导档案意识淡薄，认为档案工作可有可无，不重视，不支持，档案随意堆放、疏于管理、各自为政，档案的完整与安全受到严重威胁。
档案人员兼职过多，变动频繁，素质亟待提高。很多企业机构简单，档案人员身兼多职，兼而不精、兼而不管的现象较为普遍。有的单位即使有明确的人员，也变化频繁，且往往因兼职过多而使档案工作处于应付和守摊的状态，业务不熟，对档案管理及相关知识知之甚少，缺乏全面、系统的档案专业知识与技能的培训。
监督指导相对弱化。长期以来，由于档案行政管理部门对企业档案工作的监督指导一直侧重于国有企业，而民营企业由于不同的所有制性质，档案行政管理部门很难依靠传统的行政手段开展民营企业档案工作；在微观上，因精力不及，不能面面俱到，没法有效地做好服务和指导，从而使各民营企业档案工作水平参差不。
二、加强民营企业档案工作宏观管理的具体对策
新形势下加强民营企业档案工作宏观管理的具体对策应是“监督、引导、协调、指导、服务”。
（一）监督——强化法制监督，有效监管民营企业档案工作。
市场经济条件下，档案管理部门要以依法监督为重要手段履行行政管理职能，加强对民营企业档案工作的宏观监控和协调，主要是要做好以下两方面工作：
1.加强立法，进一步完善档案法规，使民营企业档案工作有法可依，有章可循。
民营企业档案虽属于企业财产，但根据《档案法》，对国家和社会有保存价值的那部分档案，档案行政管理部门应有效监控。为此，档案行政管理部门一是要对过去的企业档案管理法规进行彻底清理，修改不适宜的档案法规。二是要在认真调查的基础上，抓紧制定操作性强的档案工作法规、规章，对有关民营企业档案管理的重要问题进行明确规定，使民营企业档案工作得到有效监控，以此规范民营企业档案行为。特别是要明确在民营企业档案中对国家和社会有保存价值的重点档案的范围。如可借鉴法国出台的《关于保护具有历史价值和公共利益的私人档案的法令》，出台民营重点档案登记制度，通过建立重点档案登记制度等，对民营企业所有的对国家和社会有重要保存价值的档案的保管和保护等进行规定，从立法角度解决政府加强民营企业档案工作的宏观管理问题，为档案行政管理部门落实监督职能创造条件，同时也可通过法规切实维护民营企业对档案所有、利用、保密等方面的合法权益，有力保障企业技术秘密及各类档案的完整与安全。
2.强化依法行政职能，加大执法监督力度。
要充分运用档案法律、法规赋予档案行政管理部门的行政执法权和处罚权，加强对民营企业档案工作的执法监督力度，对不依法保管好重点档案，或使企业技术秘密等企业档案受到损害的档案违法行为，依法进行严肃查处，从而确保民营企业重点档案等的完整与安全，维护国家、企业的合法权益。
（二）引导——坚持政策、业务规范引导，建立多元化的企业档案管理模式。
主要是要根据不同民营企业的特点，从档案管理模式、业务标准、典型示范等方面对民营企业加以引导，提高企业档案管理水平。
1.引导民营企业建立多元化的档案管理模式。
一是对民营企业档案管理模式不可强求一律。由于民营企业档案是企业财产不可分割的有机组成部分，作用对象和所有者均是企业本身，因此采取何种档案管理模式，建立什么样的档案工作，是企业的内部事务，代表政府行为的档案行政管理部门不应过多干预，否则就是行政权对企业所有权、经营权的侵犯。而由于民营企业成分复杂，类型繁多，因此其档案管理模式不应再是单一经济体制形式下千篇一律的集中统一管理模式，而应呈现出多元化的特点。只要有益于企业强化管理和提高效益，不管是建立企业档案馆、信息中心还是档案室，或将企业档案交中介组织寄存、代管等，都是企业的自主行为。档案行政管理部门应当顺应形势加以引导，使企业建立起适合自身实际的档案管理模式，并根据企业发展适时地进行调节和不断完善，以适应激烈的市场竞争。
二是要拓展档案工作外延，倡导建立不同形式的档案信息中心。企业档案工作的根本任务是为企业发展服务，档案利用的重点是现行和半现行文件，客观上要求企业将档案管理与办公自动化及其它信息管理有机地结合起来。因此，要倡导企业建立档案信息中心，对文件、档案、图书、情报资料等实行一体化管理，相关知识、信息互相取长补短，发挥整体效应，使档案工作为企业领导决策和各项工作提供更方便、快捷的信息服务，从而有效地拓展档案工作的外延和服务空间。
2.加强业务技术引导。
过去，档案行政管理部门多采取传统的上门手把手地帮、教等方式进行业务指导，在单位较少时，指导效果比较明显；但如果单位多，则疲于应付，无法收到很好的效果。因此对民营企业的业务工作不宜管得太直接、太具体，而必须从实际出发，更多地转向业务技术、标准的引导。
要针对民营企业追求经济效益和办事效率，对信息服务的时效性要求高的特点，制定有关民营企业档案分类、整理、鉴定、利用等方面的业务标准，采取自愿原则推荐给企业参考使用。要简化各类文件归档整理要求，分类尽量简单灵活，便于操作；整理应尊重文件形成的自然规律，不能过细；价值鉴定不能片面强调对国家和社会有参考利用价值，应更多地从对企业管理和发展有参考利用价值这方面来考虑。为增强针对性、实操性，可采取编发指导材料的方式通过各种不同途径进行传播，引导民营企业开展档案工作。如深圳市档案局近几年结合不同类型单位的档案工作实际情况，有针对地编印各种示范性参考资料，将业务规范有机地融入到具体材料之中，简明易懂，有较强的示范性和操作性，分发给各有关单位，深受欢迎，同时也大量节省了业务指导时间，收到了良好的效果。
3.典型示范引导。
目前，民营企业量大面广，且随着经济领域的不断拓宽，数量将越来越多，对于档案行政管理部门来说，不可能全部顾及，“一竿子插到底”。因此应有选择地抓一些重点，充分发挥典型示范的作用。特别是对于那些作为经济第一增长点和经济发展主力，规模大、有影响的骨干企业，要下大力管好，提高水平，使之以点带面，辐射和带动民营企业档案工作整体水平的提高。
（三）协调——协调企业档案信息交流，促进民营企业横向联系与合作。
在计划经济下，我国对企业档案工作的管理主要是实行地方档案行政管理部门和专业主管部门相结合的管理体制，通过行政手段来实施宏观管理。但在市场经济体制下，如果单纯依赖档案行政管理部门直接管理，不但因人力有限而鞭长莫及，而且有可能涉“行政干预”之嫌而产生负面效应。为此，应在继续发挥地方档案行政管理部门依法监督作用的同时，协调组织民营企业按行业组成非官方组织，作为进行档案业务交流的民间组织，开展一些企业间档案工作协作活动，并逐步向类似国外的企业档案工作者协会过渡。而且随着民营企业的发展，加强企业间的信息交流与合作，为企业提供一定的技术、信息服务已变得很有必要。可以考虑以档案学会的形式来开展，即将所有企业按基础产业、建筑房地产、商贸、高新技术企业等经营性质组成企业档案工作分会，在自愿承担有关责任和义务的基础上引导企业定期交流信息，推广先进经验，加强横向联系与合作，协调解决有关问题，维护企业的合法权益。同时给企业档案工作人员提供学习、观摩、研讨的机会，使之捕捉更多的外部信息，开阔视野。这样，档案协会就成为沟通档案行政管理部门和企业的桥梁，担负起档案行政管理部门的部分职能。
（四）指导——创新企业指导的方式和重点。
1.创新业务指导方式。
一是要广泛普及档案专业知识。要充分运用现代化的传播媒介，通过举办档案知识讲座、问答、竞赛等，广泛传播档案专业知识，提高全社会的档案意识。
二是编发指导材料。要研究不同民营企业对档案专业知识的需求，有针对地编写一些普及性、时效性强的业务材料，通过各种不同途径传播，指导开展档案工作。
2.创新业务指导的重点——分层次、按类型、有重点地进行业务指导。
分类型：民营企业根据经营情况，可分为工交、商贸、高科技、菜篮子等类型，针对不同性质、不同类型的企业，要采取不同的业务指导方法和对策。
有重点：档案行政管理部门业务指导要突出重点，这些重点主要依据城市定位和国有经济布局战略性凋整的要求来确定。比如深圳，可围绕深圳建设区域性金融中心、物流中心、信息中心、高科技成果交易中心等“四个中心”和深圳重点发展的几大产业来抓，它们是深圳经济第一增长点和经济发展主力军，抓好这么几十家，把它们抓住管好，管出影响，提高水平，就能带动全市民营企业档案工作的发展。
（五）服务——紧紧围绕民营企业发展，切实搞好咨询服务。
档案行政管理部门要贴近经济建设，围绕民营企业的发展多形式地开展服务。主要有几种形式：
1.咨询指导服务。
要建立咨询制度，配备咨询人员，通过现场、电话、信函和专栏、网络咨询等方式开展指导服务，及时解答民营企业在开展档案工作中遇到的困难和问题。
2.培训服务。
针对目前企业档案工作人员素质参差不齐，亟待提高的情况，档案行政管理部门要进一步加大培训力度，更新培训手段，采取多种形式，对民营企业档案工作人员进行培训，大力提高他们的业务水平，使之形成一个高、中、初层次相结合的合理人才格局。
3.档案中介服务。
要面向基层，面向民营企业，大力开展档案整理、档案寄存、数字化、鉴定评估等方面的技术服务。
4.信息服务。
档案行政管理部门要充分利用自身的信息优势，大力开展现行文件的公开利用，并进一步增辟信息源，广泛收集包括各种档案专业书刊、政府部门公开出版物、档案编研资料、馆藏档案复制品等，通过实现文字、图像、声音、视频等的数字化管理，为民营企业提供简便、快捷的档案资料信息的查询、检索、共享，使民营企业享受到全方位的信息服务。
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