摘要：作为企业中的基础性综合管理工作之一，企业档案管理工作不仅是企业经营和生产等的基础，而且还是企业信息工作的一个关键组成部分。基于此，本文针对目前企业档案管理中存在的问题，提出了相应的解决办法，仅供参考。
关键词：企业档案；档案管理；问题；解决办法
现阶段，企业档案工作是企业管理的一个组成部分，该工作应适应新时期企业的发展，更新管理观念，成立新的管理体制，制定新的管理制度等。相较于其他工作，企业档案工作不局限于某领域的工作，也不只是档案工作部门或相关人员的责任，而需要企业各个部门和全部的成员一起参与，进而才能取得成功。如果企业无法创新，则就会没有希望和活力，而档案工作也一样。所以，档案管理人员也必须不断创新思路，拓宽档案管理功能，主动探索并创新管理观念和机制。
1 目前企业档案管理中存在的常见问题
1.1 缺乏档案意识
一直以来，部分企业领导以为企业的工作就是经营和生产，而档案工作可有可无，因而档案工作只是在自我发展。一般档案人员会身兼多职，大部分专职档案人员都以档案工作为主，其他工作为辅，例如，“行政、收发、机要、文秘”等工作。这导致档案专职人员必须利用业余时间或通过加班来开展档案工作。
1.2 档案管理方法缺乏创新
现阶段，我国大部分企业档案管理工作仍然沿用手工作业方式。档案工作人员在立卷归档文件后，需要对其整理编目。这种手工作业方法除了劳动量过大、耗时长、速度过慢以外，还导致档案管理人员没有时间用于编研或科技开发。与此同时，使用档案的人员到档案室直接查阅档案，不仅会严重磨损调阅频繁的案卷，且检索过程很慢，而查准率与查全率也很低。虽然部分企业为档案部门购置了先进的管理设施，也实行了计算机管理，但是，很多企业的档案管理系统在信息处理方式、功能程序、管理对象等方面，只将计算机管理系统目标及运行建立在本档案室案卷级与文件级的统计、目录及检索等基本管理上，设计的系统结构过于单一，并不具备综合处理能力。而随着企业的发展壮大，归档文件也越来越多，档案使用量也日益增大。如果不改善该局面，则档案工作将会很难有效展开。
1.3 档案利用率不高
当下，部分企业档案管理者仍然未更新观念及意识，未顺应形势的发展，无法处理好档案机密保守与开发开放档案资源之间的关系。手工检索导致查阅繁琐，而服务设施不健全，且阅览环境也不好等，这些降低了档案利用率，对开发利用档案也造成了影响。
1.4 未完整归档档案
由于部分企业衔接不力，有些人员不负责任，导致积压大量的档案资料、没有收集或丢失档案、未统一档案分类等问题出现。由于新的档案工作人员不熟悉业务，无法及时整理资料和提供快捷服务，因而也会影响档案工作质量。
2 解决企业档案管理问题的办法
2.1 做好企业档案管理工作
第一，企业应按照《企业档案工作规范》与《档案法》等，并根据企业实际，制定档案工作制度，并以此规范档案管理。第二，企业应建立一个档案管理网络，以齐全归档完整的材料。企业档案部门还需要配合有关部门，参与关键设备开箱、科研课题、基建竣工验收及生产技术会议，同步管理企业重要职能活动中的档案。第三，管理好档案。依规范著录、分类、编目并标引档案，标准化档案工作，方便档案信息资源的开发。
2.2 充分开发利用档案信息资源
开发档案信息资源并服务于企业既是档案工作的基础宗旨，又是档案价值实现的主要途径。在信息高度发达使社会与市场竞争日趋激烈的大背景下，企业得以生存发展离不开对信息的充分利用。相关实践已证明，企业开发利用档案信息有助于其经营决策，因而企业领导必须高度重视企业档案管理工作。企业总的档案管理部门也应利用信息资源的优势，合理开发利用档案信息资源。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
2.3 积极建设企业的现代化
档案工作的发展改革离不开现代化的途径。只有使档案管理工作逐渐现代化，才能更加快捷、方便、准确地提供档案。现代化企业档案管理包含档案管理人员、理论与方法、工作流程、手段、工具等的现代化。企业为了实行现代化的档案管理，则应数字化档案资源以及管理过程，借助信息系统加工与计算机网络传输，科学地配置并有序开发利用所有档案资源，进而共享档案信息资源。
2.4 加强对档案的开放和利用
为了加快档案整理速度，尤其是根据《档案法》，加强对满30年室藏档案的开放与鉴定，尽快开放应该开放的全部档案资料，并健全利用制度，合理简化利用手续，还向利用人员积极提供档案资料等。为了将档案利用服务延伸到基层、倾斜到职工方面，则应将档案文件送到生产一线，并借助企业局域网、报纸、广播等发布档案信息，创新档案利用形式，以方便职工或企业利用档案，大力推行企业必需、职工关注的档案信息。比如，某公司档案室和人力资源部一起，优先数字化、整理、编目、划控关系民生的档案，用于解决职工的日常生活等中的问题，这深受广大群众的热烈欢迎。目前，档案室为过户职工房产、养老保险办理、医疗工伤保险等待遇，提供知青、工龄、特殊工种等的档案资料，在国家政策落实以及职工利益维护方面发挥着十分重要的作用。
2.5 建设档案干部队伍、提升档案工作人员的专业素质
2.5.1 提高档案管理人员的政治素质
企业所有的信息资源都由档案人员掌握，部分暂未公开，部分保密，而大部分都属于最新的文件精神。若相关人员的政治素质不够高、责任感不强，则将担任不了此重任。所以，档案人员应从思想、政治、行动出发，自觉服从党中央，可以从大局着手，思考问题、做事情，主动维护企业荣誉，真正贯彻实施领导的各种工作部署，确保自己的所有言行均符合党的基本路线、理论及政策方针，且满足企业领导班子要求。
2.5.2 提高档案人员的综合素质
现代企业实现档案管理现代化需要档案工作人员从一定的深度与广度上掌握一些相关知识；具有胜任本职工作的能力与推进档案事业快速发展的业务素质。所以，企业在建设档案管理队伍时，应努力综合化其知识结构、阶梯化年龄结构、适当控制性别比列以及高学历人员比例，从而确保企业档案工作能够高效、长久、持续地发展。
2.5.3 档案工作人员应终生学习
加强自我学习，并树立自我发展及学习的理念。人除了需要进入学校学习外，还从环境中不断进行学习。因为社会环境在不断变化，尤其是知识经济的高速发展，需要人们通过终身学习，不断补充知识，以提升综合能力，与时俱进，从而顺应环境的不断变化以及激烈的市场竞争，否则就会落伍。而所有的档案人员也都需要终身学习，而企业也应尽量为档案工作人员多提供一些继续教育的机会，充分调动这些人员钻研和学习业务知识的兴趣。
3 结 语
综上所述，企业档案管理是现代企业的经营与生产等得以顺利实施的基本保障。所以，相关企管办的工作者必须充分意识到企业档案管理对发展企业自身的现实意义，从而为企业的生存发展与企业相互之间的沟通，做好这种基础性工作。
参考文献：
[1]敖鹤晋.企业会计档案管理问题与对策研究[D].云南大学，2016.
[2]朱军.试论如何加强制度建设确保军工企业档案有效管理[A]..新常态下的档案工作新思维[C].：国家档案局档案科学技术研究所，2015：6.
[3]何春华.试论如何提升石化企业的档案管理水平[J].兰台世界，2015（S1）：76-77.
[4]陈丽萍.我国企业档案管理体制的发展与演变[D].福建师范大学，2011.
[5]查满林.试论企业档案工作走势[J].档案学通讯，1997（03）：40-42.
论文作者:陈栩
论文发表刊物:《基层建设》2018年第34期
论文发表时间:2019/1/15
标签：档案论文; 企业论文; 工作论文; 档案管理论文; 人员论文; 信息资源论文; 档案室论文; 《基层建设》2018年第34期论文;