商业企业的管理与职能形式_管理层次论文

商业企业的管理与职能形式_管理层次论文

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我国的商业企业,尤其是国营商业企业在经营管理中普遍存在着费用高、效益低的问题。虽然原因是多方面的,但有一个根本原因就是企业管理和职能形式存在问题,为此本文谈点粗浅看法。

一、商业企业的层次性

商业企业客观上存在着管理层次问题,这也是商业企业组织结构有序排列组合的表现形式。一个小型商业企业在其内部组织机构的设置上,都要有经理(主任)、营业小组两个管理层次;一个大、中型商业企业还要有更多的管理层次,这是由管理者的有效管理幅度和企业发展规模决定的。任何一个强有力的管理者也不可能有无限的管理幅度,超过他的管理幅度,就会产生管理的负效应。随着商业企业的发展和规模的扩大,营业人员、管理人员的增加,企业组织机构也相应地增加。这时企业组织机构划分越来越细,管理的范围越来越大,于是为了保证企业组织排列的有序性,产生了分层次的排列组合,这就形成了商业企业管理结构的层次性。目前在我国商业企业中,小型商业企业一般存在着两个管理层次,而在大中型商业企业中普遍存在三个管理层次。即:最高管理层、中间管理层、基层管理层。

1.最高管理层。这一层是商业企业的领导决策层。包括商业企业的职工代表大会、企业管理委员会、企业经理、副经理。商业企业的发展目标、发展规划、企业的经营管理方针、计划、人事安排、财务调配以及关系到全局的规章制度都应属于最高管理层的职权。这一层是企业的中枢,只有把这一层的组织结构排列好,才能保证整个企业有效运行。职工代表大会是企业的最高权力机构,拥有对整个企业的决策权。企业的发展目标、发展规划、经营方针、管理制度以及企业经理的任免都是企业职工代表大会的权力。管理委员会、经理、副经理是在职工代表大会的授权下,在职工代表大会闭会期间,行使职工代表大会的管理权限,但要接受职工代表大会的监督、检查。只有摆正这种关系,才能使最高管理层形成一个有效的指挥中心,也才能使最高管理层互相联结、制约,有效运行。

2.中间管理层。这是商业企业的管理执行层。主要包括商业企业最高管理层下设的各种职能管理机构和直属的下一级业务经营管理指挥机构(各门市部、营业部、分公司的经理、主任等)。中间管理层的主要职责是执行最高管理层的决策,进行具体管理。包括对企业经营的计划、组织、指挥监督和调节,起着承上启下的作用。中间管理层的各种职能机构主要行使参谋职能,一方面负责收集、整理、加工各种信息,向最高管理层输送信息、当参谋、出主意;另一方面对同级的业务经营管理指挥机构负责具体指导、监督,但不能行使直接指挥权。中间管理层的领导者,一般不需要选举,而应该由最高管理层挑选、任命,只有这样才能使中间管理层向最高管理层负责,才能保持企业组织结构的统一性。

3.基层管理层。这是商业企业最基础的管理层,属执行操作层。这一管理层指商店的营业组长、仓库的班组长等。主要职能是组织职工执行计划,带领和组织职工完成上级下达的各项购销利费资金运用指标。向最高管理层和中间管理层反馈企业经营决策的执行情况,反映企业职工的意见和建议等。基层管理层十分重要,也是十分辛苦的。对这一管理层次领导的人选应该采取群众民主推荐和上级任命相结合的办法。挑选标准应侧重于思想政治素质高、作风正派、有群众基础和威信、有一定组织能力、有一定经营经验和商品知识、身体健康、吃苦耐劳、勤奋肯干。

二、商业企业的职能形式

商业企业的组织机构,从横断面看,客观存在着管理层次的问题,而从纵断面看,客观上还存在着设置组织结构的职能形式问题。不同规模的商业企业,有着不同的职能形式。概括起来,主要有以下五种形式:

1.直线形式。这种职能形式比较简单,从最高领导层到基层管理层,各层次都没有职能机构参与管理,一切管理权都是以经理——门市部或商品部经理(主任)——营业组长或仓储班组长,是直线形式进行垂直管理的。这种组织结构职能形式是伴随商业企业的产生而出现的,是商业企业最早的一种排列结合形式,隶属关系简单,职权集中,责权对应明确、精简、统一,上下信息迅速传递,便于整个企业的统一计划、组织、指挥、协调、控制,在企业规模不大时,效能也是最高的。但当企业不断发展,经营范围和规模不断扩大时,由于受管理者有效管理幅度的限制,各层领导就会陷于日常繁杂的事务工作中去,造成事必躬亲,从而误了企业的大事,即对大政方针的思考和决策。所以这种组织结构形式适宜小型商业企业而不适宜大、中型商业企业。

2.职能形式。这种组织结构形式是从最高管理层到基层管理层,各层次都设立若干个职能管理机构,每个管理层次对下一个管理层次的领导,不是由经理直接指挥,而是通过这些职能管理机构分别指挥。就如人们常说的那样:“上边千条线,下边一根针。”这种组织结构形式,可以减轻上一级领导的负担,从繁杂的日常事务中解脱出来,充分发挥各级职能机构的作用和管理人员的专长。但是,容易产生令出多门,下级无所适从,指挥混乱的现象,出现一人一把号,各吹各的调的管理混乱局面。

3.直线职能形式。这种组织结构形式是随着商业企业的发展,在总结直线形式和职能形式的优缺点基础上形成的一种组织结构形式。直线职能形式就是,从最高管理层到基层管理层,各级领导保持垂直领导、指挥的管理体制。这些职能机构对上一级领导只起参谋和助手作用,受上一级领导的直接指挥。而对下一管理层次的领导是平级关系,不是领导和被领导的关系,只起指导作用。这种组织结构形式既可以弥补直线形式的不足又可以避免职能形式存在的弊端。它适应商业企业大规模地发展,经营业务不断扩大复杂的管理需要,适合于对大、中型商业企业的管理。

4.事业部职能形式。这种组织结构形式,是适应商业经济和商业企业高度发展的需要而产生的。随着社会化大生产的发展,商品交换的规模、范围越来越大,商商之间、农商之间、工商之间、农工商之间以及地区之间、各国之间的联合不断出现,原来的直线职能组织结构形式已经适应不了商业企业发展管理的需要,需要有一种更好的组织结构形式来适应管理。事业部形式就是在这种形势下产生的。事业部形式就是将原来直线职能形式中的直线领导和指挥权力适当下放,对中间管理层进行扩大,都变成相对独立的商品经营者,都是一个经济实体,如跨国公司下属的各分公司或各事业部,在最高管理层即总经理授权和领导下,各自实行自主经营,独立核算,自负盈亏。最高管理层只是一个强有力的决策机构,而各事业部有更大的职权和活动余地,以便能自动调节。总公司为了保证企业的统一性,对各事业部或分公司的领导有任免权;对整个企业的经营管理活动有监督、检查权;对整个企业的发展目标和规划有制定权,对整个企业的财产有所有权。这种组织结构形式适用于大型或超级商业企业。

5.小组制职能形式。这是商业企业组织结构的临时排列组合的一种职能形式。

它是在为了适应商业企业内部管理和外部条件变化的需要,为了完成某一时期某种任务,而这种任务又涉及到许多职能机构的职权范围,任何一个职能部门又难以独立完成的情况下,临时组成的机构。如:供销社每年在农副产品收购旺季组成的“小秋收”办公室,一些商业企业组成的“清产核资”办公室等等。因为小组制职能形式都是临时机构,所以它是一种补充的组织机构形式。在运用这种形式时要慎重,不在万不得已的情况不要设置,盲目设置容易造成机构庞大、重叠、人浮于事,同时设置时间不能过长,变成常设机构,这样做就会影响企业的效能。

一个好的商业企业管理组织机构,不论是什么形式,它在企业系统中存的存在都应该是排列有序,而且这种有序的排列所产生的合力总是大于每个组成部分分力之和。因此设计组织商业企业的组织结构时,必须遵守以下原则:(1)精简的原则。要依据商业企业所担负的任务,现有规模,以及经济效益,做到没有多余的管理层次、多余的管理环节、多余的管理机构、多余的管理人员。(2)统一的原则。商业企业的组织机构要做到有序的组合,必须要求这些组织的排列要方向一致,目标一致,运行一致,而且相互之间有机联接,形成一个有机的统一整体。(3)职责明确的原则。在设计和确定商业企业结构中,必须都是实在的机构,都有明确的职责范围,各机构之间的职责都有明确界限以及相互之间明确的协作关系,做到以岗定人,以职定责,有职有责。(4)自动调节的原则。就是在统一领导下的自主地开展工作,是这个企业活力大小,应变能力强弱的关键。商业企业的组织机构要做到自动调节,必须在职权划分上做到集权同分权相结合,做到在民主基础上的集中,在集中指导下的民主。这样才有利于发挥各级管理层职能的积极性和主动性,发挥他们创造性。

总之,商业企业的组织结构是一种较为复杂的客观存在着的事物。它的排列组合是否有序,对商业企业的经营管理水平、效果有着直接的关系,起着十分重要的作用。只要重视商业企业的建设,按照客观要求来设计、确定各种机构管理层次、管理形式,才能改变我国目前商业企业管理落后、效益低下的局面。

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