加强基础业务建设 提高档案管理水平，本文主要内容关键词为：管理水平论文,业务论文,档案论文,基础论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
基础业务建设是档案馆经常性的业务工作。基础业务建设规范化、标准化是档案现代化管理的基础。基础业务建设水平的高低也是档案馆考评定级的主要条件。几年来，黑龙江省档案馆从馆情实际出发，确立了以基础业务建设为重点，改善保管条件，有计划地引进和应用现代化管理手段，积极稳妥地做好开放利用工作的指导思想，切实加强基础业务建设，取得了显著成效。特别是1992年以来，我们按照国家档案局对省级以上综合档案馆进行考评的标准，强化基础业务建设，档案接收、征集、整理和著录标引等各项工作面向现代化，抓实干，务实效，并切实加强档案的保管和技术保护工作，使档案管理工作在规范化、标准化上取得较大的进展，档案馆工作提高到新的水平。
一、坚持档案接收制度，扩展收集范围，不断丰富馆藏。
档案接收和征集工作是档案馆发展的物质条件。接收与征集的广度和深度与馆藏档案数量、结构密切相关。特别是接收档案的规范化、制度化，对档案现代化管理有着长远的意义。黑龙江省档案馆十分重视档案的收集工作，1985年以来，先后与中央档案馆、一史馆、军委档案馆联系，交流信息，并到有关省和省内一些市县进行征集，接收、收集了一批重要档案。其中接收清代黑龙江将军衙门档案14084卷，填补了馆藏清代档案的空白。1988年，根据《档案馆工作通则》，进行建馆以来第三次大批量的接收工作，集中接收了省直机关1966～1975年的档案共17592卷。1992年，根据国家档案局对省级以上综合档案馆进行考评的标准的要求，我们进行了第四次大批量接收档案，并积极做好党和国家领导人视察黑龙江、抗洪抢险等重要档案的收集，采取购买、交换和捐赠等方式征集社会上散存的档案，进一步丰富了馆藏，增加了信息量。其主要做法是：
1.明确范围，制定标准，接收档案工作制度化。按照国家档案局提出的各级档案馆应不断扩大与丰富馆藏，向着门类齐全，结构合理的方向发展的要求，我们首先对省直各厅、局级单位及其所属单位（二级单位）需进馆档案的情况进行了调查，对二级单位进行了界定。在此基础上，于1992年12月制定了《黑龙江省档案馆关于接收省级党政机关档案进馆的意见》，明确了接收档案的范围，并制定了接收名册和接收方案。规定1993年接收进馆档案的时限主要是1976年至1980年期间形成的档案，1975年以前应移交而未移交的档案可一并移交接收。接收档案的范围是，省委、省政府、省人大、省顾委、省政协、省纪检委机关的永久和长期保存的档案，其它单位只移交永久保存的档案；在机构改革中撤销和转变职能的单位，其档案须全部移交；各单位反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的影片、照片、录音带等声像档案以及与档案有关的各种资料一并向省档案馆移交。与此同时，制定了《黑龙江省档案馆接收档案标准》共11条，主要是按全宗为单位整理移交档案；分类清楚，前后一致；保管期限划分准确；组卷科学合理；卷内文件排列条理系统等。上述规定和标准的实施，从接收范围上扩展到二级单位，充实了馆藏，保证了馆藏的完整性。使接收工作从有章可循，向接收档案制度化、经常化迈出了重要的一步。按照接收档案的标准执行，确保了进馆档案的质量。
2.把好质量关，为档案现代化管理打好基础。接收进馆档案的质量，不仅与进馆后管理利用工作直接相关，而且直接影响着档案现代化管理。百年大计，质量第一。为此，我们采取了必要的措施：一是认真做好接收前的准备工作，抓好接收方案的落实，编制了接收档案工作联络名册，提高工作效率。二是按接收档案的范围和标准做好进馆前的检查和验收。采取区别情况，划等分类，具体指导的办法，对案卷质量不合格的单位，通过办班培训，具体指导操作，提高其案卷质量。对业务特殊，不愿向省档案馆移交的单位，按照国家档案局有关文件的规定，区别不同情况，提出具体意见。实践证明，进馆前验收工作是馆室协调，共同提高进馆档案质量的有效措施。三是把交接工作作为保证质量的最后一关，严格检查，不漏检每一卷，不漏检每一个项目，发现问题，及时解决，做好交接工作。对接收进馆的档案及时入库上架、编制临时索引，随时填写进馆档案数量登记册。1993年，省档案馆共接收省级机关95个单位的档案9940卷，资料323册，科技档案、专业档案占5%。接收案卷目录、全引目录204册，全宗介绍21份，检索工具覆盖面达100%，这标志着进馆档案质量提高到一个新的水平。
3.多形式，多渠道，广泛收集，丰富馆藏。改革开放和社会主义现代化建设的新形势，对档案馆收集工作提出了更高的要求，省档案馆档案、资料的收集范围由党政机关及所属部门的事业单位扩展到向社会广泛收集有关的历史档案、资料；收集档案的种类由历史档案、现行档案扩展到科技档案和专门档案；收集档案的载体，也随着科技的进步，扩展到收集录音带、录像带、照片、缩微胶片等各种载体的档案。征集工作除采取正常做法外，还采取了物质奖励、交换、接受捐赠等多种形式，通过多种渠道广泛收集、征集，取得显著效果。如去年我们加强对向国家捐赠档案光荣的宣传，省林业总局刘长华同志将其爱人张静（摄影记者）生前保存的1573张照片和4888张底片全部捐赠给省档案馆。1994年1月，省档案馆给刘长华同志颁发荣誉证书，并给予奖励。这批照片和底片主要反映了省党代会、人代会、省劳模大会等一些会议的情景，十分珍贵，填补了省档案馆馆藏的空白。
二、开展档案著录和整理工作，稳妥地推进档案现代化管理。
档案著录和整理工作是现代化管理的前提，是现阶段档案馆基础业务建设中十分紧迫和重要的工作。按照国家档案局对省级以上综合档案馆进行考评的标准，我们进一步强化了档案著录和整理工作。
1.确保档案著录质量。著录标引是实现计算机检索的桥梁，著录质量是计算机检索的生命所在。我们馆著录工作从1989年一开始，就把确保著录质量放在首位，采取了切实可行的措施：首先是对著录人员进行培训，使其掌握著录工作的基本业务知识技能和基本要求。著录工作中遇到问题，及时组织著录人员学习、研究，保证了著录质量。其次，执行国家统一著录规则，结合我们工作的实际情况，依据国家《档案著录规则》、《中国档案分类法》、《中国档案主题词表》等分别制定了本馆历史档案、革命历史档案、现行档案著录细则。第三，为确保著录质量，制定了《档案著录卡片质量标准》，采取审查和抽查相结合的方法，对著录卡片进行检查，发现问题，及时纠正。从1993年馆一保管理处抽查的1400条著录卡片的质量看，合格率为97%，抽查中发现的问题，及时进行研究处理，杜绝类似的问题再度发生。据1990年至1993年不完全统计，全馆著录卡片5万余张。
2.搞好缩微前处理工作。从我馆馆藏重要全宗的216334卷档案的整理情况看，对需缩微的档案按照缩微工作的要求进行规范化的加工整理和处理，已成为馆内目前档案整理工作的主要内容。我们将缩微前处理工作纳入档案现代化管理的轨道，以规范化、标准化为着眼点提高档案整理规范化的程度。为此，制定了分层次、分期分批进行档案缩微前处理的计划，制定了《档案案卷整理工作内容》、《案卷整理质量检查标准》，对案卷标准作出了具体规定。为保证案卷整理质量和加快进度，我们试行了岗位目标管理责任制，对参加整理工作的人员在规定的时间内所完成的工作任务数量、质量标准都提出了明确而具体的要求，并把工作任务进行分解、承包，实行定额管理。在工作中，切实加强对目标完成情况的检查验收工作，并编制了《案卷整理质量检查抽查表》，严格进行考核，保证了案卷整理质量，加快了进度。据1990年至1993年统计，按缩微前处理的要求，共整理3.5万卷，使其与缩微工作衔接起来。
3.整理积存档案资料。在“文化大革命”中接收进馆的169袋零散历史文件、资料，是多年遗留的基础业务建设方面的“老大难”问题。1992年，按照国家档案局对省级以上综合档案馆考评的要求，我们抽出专人组成清理小组，首先做到“两分开”，即有用的与无用的分开，不同类别的档案资料分开。在此基础上，进入深层次清理，将档案分成横滨正金银行档案、满铁档案、东正教和犹太教公会档案等，将资料细分为英文、俄文、日文、中文资料，其中报纸经登记共200余种。对哈尔滨犹太教公会俄文档案39袋1229卷进行了清点核对。到1993年末已整理355卷。这批历史档案资料，我们还正在进行鉴定、分类、整理立卷、编目、登记造册，并有选择地进行缩微，以便于提供利用。
三、搞好档案的保管和技术保护工作，维护档案的完整与安全。
做好档案的保管和保护工作，维护档案的完整与安全，是档案馆基础业务建设的重要职责。维护档案的完整，从数量上要保证档案的齐全，从质量上要保持档案的历史联系，不能人为地割裂分散。维护档案的安全，首先是改善档案的保管环境和条件，使其不受损坏；其次是对破损档案进行抢救管理，以延长档案的寿命；再次是做好安全保卫，免遭人为的破坏。没有很好的保管和保护工作，就不能保障档案的开发利用。在档案保管和保护工作中，我们主要抓了以下几方面：
1.库房管理制度化、规范化。在《黑龙江省档案馆工作细则》中，我们对库房管理提出了明确具体的要求，并先后制定和修订了《库房管理和保密制度》、《档案库房安全管理工作制度》、《外部人员出入库房登记制度》、《省档案馆档案保护规范》等，使库房管理制度化。保管处与馆保卫部门签订“安全责任状”，在目标岗位责任制中，明确规定保管组的职责，采取按照目标量化管理和切块量化承包相结合的办法，将库房安全管理和库房安全检查落实到人，实行每日一次的库房两级安全检查签字制度，并制定了《保管组量化管理质量检查标准》，定期检查，消除隐患，保证库房绝对安全。在库房管理中，坚持一年一度的库房大除尘，每周一次小除尘，常年保持库房的清洁。在库房内投放药物，及时防虫、防鼠。坚持库房温湿度的测记工作，进行定期分析，根据我省温带和寒温带大陆性气候的特点，做好温湿度的调节控制工作，把温湿度控制在国家规定的标准之内。1992年，又制定了《档案安全保护馆容馆貌先进单位评比暂行规定》，对库房管理、档案安全保护提出具体要求，由主管局长挂帅，每季联检一次，评比先进，调动了各处室的积极性，库房管理和档案安全保护工作搞的扎扎实实。
2.全面清点馆藏档案资料，加强管理。定期对馆藏档案资料进行清点，是档案基础业务建设的内容之一。1992年上半年，我们集中人力对馆藏革命历史档案和现行档案进行全面清点核对，对档案数量进行了逐年统计，并在清点核对的基础上进行了综合分析。写出了《1992年对馆藏档案进行年代清点统计的简要总结》。通过全面清点，不仅对档案有了准确的统计，而且发现了基础工作薄弱的问题，为馆情分析和进一步加强业务建设提供了依据。同年，还对历史档案基础状况进行调查，清点核对38个全宗的案卷，对案卷散乱破损、有无卷内目录和张页号、需要更换卷皮的数量情况进行登记，摸清了档案基本状况。1993年，结合完成国家档案局交付的关于建立历史档案目录中心的任务，清查了跨历史时期的18个全宗17324卷档案，清点档案资料110757卷（册），详尽地掌握了档案的数量和质量状况，为科学管理打下了基础。
3.做好破损档案的抢救工作。黑龙江省档案馆保存有216334卷历史档案和革命历史档案，抢救档案的任务十分繁重。裱糊抢救历史档案工作从1973年就开展起来。1985年又引进缩微设备，利用缩微技术抢救档案。10年来，我们进一步加强重点档案的抢救工作，加快了抢救进度。1993年，更换了缩微冲洗机，提高了缩微能力，保证了缩微质量。到1993年统计，省档案馆裱糊历史档案685216张，抄写字迹不清档案239385页，缩微重点档案1300轴。
四.今后基础业务建设的思路。
基础业务建设是档案馆长期而又紧迫的任务。根据省级以上综合档案馆考评标准，从我们馆的实际情况考虑，应从以下几方面努力：
1.实行基础业务建设规范化、标准化，积极推进档案现代化管理。档案管理现代化是档案事业发展的必然趋势。档案基础业务建设必须纳入档案现代化管理的轨道，首先实现规范化、标准化，为电子计算机检索和电子计算机联网，实行网络化管理创造条件。根据《黑龙江省档案馆发展十年规划和“八五”计划纲要》，我们计划在“八五”期间应用计算机管理档案，摸索适合我馆应用的档案管理软件，完成输入档案条目5万条的任务，建立档案检索数据库，实现电子计算机检索、编目，并要逐步试验开发管理软件，在馆内应用电子计算机进行档案管理和接待利用管理。为此，要进一步完善各项制度，保证基础业务建设符合规范化、标准化的要求。著录标引工作要以主要全宗为重点，优先进行，以备随时输入计算机发挥效益。为加强馆的工作和基础业务建设，黑龙江省档案局（馆）决定整个档案工作向档案馆倾斜，馆的工作向基础业务建设倾斜，并已充实了档案馆基础业务工作人员，增加了著录人员，以加快著录标引的进度。
2.完善岗位目标定额管理责任制，加快基础业务建设的步伐。实践证明，岗位目标定额管理是档案馆内部管理和推动基础业务建设的有效方法，充分体现了工作安排上的计划性、整体性和科学性。今后基础业务工作中，要认真总结经验，进一步完善岗位目标定额管理制度，在馆内各处室全面推行。要合理设置基础业务工作各专业岗位，确定每个岗位的数量定额和质量标准，并将其作为考核工作目标难易程度，衡量专业技术人员水平高低的标志。要严格检查制度执行情况，随时检查目标定额完成情况和质量情况，严格执行奖罚规定，做到奖罚分明，使得奖者受到鼓舞，受罚者受到鞭策，真正调动全馆工作人员的积极性，使馆内各项工作有条不紊地顺利进行。
3.提高干部素质，为档案管理现代化培养人才。档案馆基础业务工作都是实实在在的工作，同时又都具有较强的专业性。档案馆必须具有一支稳定的专业素质较高的干部队伍，才能适应基础业务建设和档案现代化管理的需要。我们作出了《关于搞好省档案局（馆）机关自身改革和建设的决定》，强调加强政治思想工作，用建设有中国特色的社会主义理论武装全体党员和干部，提高干部的政治素质。加强档案馆干部事业心教育，大力提倡热爱档案事业，严格自律，无私奉献，甘当无名英雄的可贵精神，反对拜金主义、享乐主义和极端个人主义，以实际行动塑造良好的自我形象。与此同时，要创造一种尊重知识，尊重人才的良好环境。大力提倡钻研业务，学习现代科学技术知识，不断更新知识结构，提高干部的业务素质。要为人才的成长和优秀人才的脱颖而出创造良好的条件，培养和造就一批跨世纪的档案专业人才，适应档案现代化管理的需要。