企业数字档案室建设与管理
文/国网赤峰供电公司 米晓霞
【摘要】 互联网信息技术的快速发展促进企业信息化管理工作效率和质量全面提高，企业的档案管理工作更面临着新的机遇和挑战，对此企业管理人员必须要全面加强企业的信息化建设和管理，其中企业数字档案室建设是企业信息建设工作的核心，对于企业的长远发展具有十分重要意义。
【关键词】 企业建设管理；数字档案室；企业综合管理
随着互联网信息技术的高速发展，计算机在社会生产生活的各个领域得到了普及，企业的经营管理工作也朝着更加信息化的方向发展，与此同时，企业的档案管理工作更面临着新的机遇和挑战，传统档案管理工作形式已经不能够满足企业对于信息管理工作的基本要求。在企业信息化档案管理工作中，数字档案室的建设已经成为大势所趋。数字档案室的基本定义是以数字化设备管理技术为核心，对档案资料进行收集、整理和利用的档案管理工作形式。数字档案室的核心是档案资料数据库建设，以网络媒介为基础实现档案资料管理的虚拟化。
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一、建设数字档案室的重要意义
数字档案室建设的重要意义主要表现在两个方面：
（一）数字档案室是企业实现信息化管理的必经之路。在企业经营管理中互联网的作用和职能越来越突出，互联网在信息资源建设管理上的明显优势是使企业档案管理的工作量呈现快速上升的趋势，与此同时，对档案管理工作的需要更显现出多样化的趋势，纸质版形式的档案管理容易导致档案资料的遗失损坏，并且对资源的利用效率也相对偏低，因此企业必须要结合先进的信息技术手段转变档案管理的工作形式。
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（三）数字档案室全文数据库建设。随着大数据、云计算等现代数据技术的普及和应用，在电子政务以及办公系统自动化技术高速发展的背景下，电子文件的数量呈现出高速上升的趋势，所以在企业数字档案室的建设过程中出现了全文数据库建设的概念。全文数据库主要有自动化办公系统、数字化库存档案系统以及电子档案日常收集管理系统。通过自动化办公系统对电子档案信息进行整理和归档，在借助数字化档案系统实现其与自动化办公系统的无缝衔接，从而实现定期转换。档案的数字化转化工作必须要以按需扫描、抢救为主的基本原则。档案数字化管理工作主要有以下列信息为主要依据：第一，信息档案的关键性。比如基建档案内部的文字信息使用次数要低于竣工图纸，制度文件的使用次数要低于通知性文件。第二，信息档案的使用需求。对于工作中使用次数，使用者关注度较高的信息资料扫描，保证用户在使用上的最大需求。第三，数字信息档案的时间年代问题。在进行数字档案室建设期间要进行充分的调查和研究工作，根据使用者的基本需求提升档案使用的实用性。对使用年代较长的档案要进行专业图纸扫描，确定档案资料的最终扫描范围。
二、建设数字档案室的主要内容
（四）数字档案室查询网站建设。作为不同信息档案展示的重要平台，数字档案室的查询网站是连接档案管理程序以及使用者之间的重要信息通道，所以企业技术人员要对企业档案管理的网页进行科学合理的界面设计，提高设计的美观性和智能性。数字档案室的查询网站建设能够提升档案管理工作整体的检索效率，从而实现用户需求的充分满足。
（二）构建统一集约的档案管理工作模式。构建科学、集约有效的企业档案管理工作模式是企业实现数字档案室高质量发展的核心内容。需要注意的是，集约化的档案管理工作并不是简单地把不同档案资料放置在固定的位置中，而是要以不同档案类型特点为核心对企业的档案资料进行搜集、整理和分析，集约化的档案管理工作是实现企业组织科学化管理的重要途径之一。比如，企业在信息化数字档案室的建设中可以将不同部门的管理人员和企业档案管理人员综合在一起，从而提升企业档案管理工作的精细化水平。
（二）建立数字档案室能够提高档案管理的工作效率。将实体化的数字档案资源转化为电子数据资源进行保存，这样能够避免档案翻阅过程中的对文档资料的破坏，减少档案管理工作的成本。另外，数字档案室的建设能够节省档案资料的管理空间，提高档案资料的管理效率，大大降低资料调阅和分析的时间，同时还便于企业管理人员根据档案资料的信息进行大数据分析和计算，从而为企业后期决策、宣传等工作提供重要支撑。
（一）数字档案室基础设施建设。要想充分发挥数字档案室的基本功能，就必须要保证档案室具有完善的配套设备，档案室基础设施建设包括硬件设施和软件设施两方面。其中，硬件设施主要有运行器、存储器、服务器、打印机以及其他输入输出设备等，为信息资源的收集和整理提供重要的技术支撑。软件系统建设主要以企业档案信息化管理的工作目标以及基础网络环境为核心进行安装，包括档案资料的收集、整理、归档以及后期利用等。
三、保障数字档案室建设的关键措施
（一）企业管理人员重视数字档案室建设。企业主要领导人员和管理人员对数字档案室建设工作的认识直接决定着数字档案室工作建设的效率和质量。只有企业管理人员充分认识到数字档案室建设工作的关键作用，才能够有利于后期设备管理以及相关措施的资金投入，在此基础上才能够提高数字档案室工作人才队伍的综合素质水平。总之，单纯依靠企业的档案管理部门实现数字档案室的高质量建设是难以实现的，必须要依靠企业领导人员和管理人员的支持和保证，将数字档案室建设工作纳入到企业信息化建设工作中，实现档案管理和企业管理工作效率的全面提高。
社会主义新农村建设是在保障经济发展的同时，重视资源使用效率以及生态环境。土地的效能随着经济发展日益加深，在未来发展过程中国家应提倡发展污染小、技术性高以及收益大的产业，改变以前的农业发展结构，将科技与农业相结合，提高农业生产效率，提高土地价值。土地使用效率提高、农业结构改善、农民生产积极性提高，对于农民收入增加有重要意义。
（二）数字档案室网络建设。大部分企业的档案信息资料对企业而言都具有一定的机密性，需要对企业涉密档案进行单独加密管理，其中档案资料信息管理必然涉及企业网络的建设，在数字档案室网络建设上主要有单独设置和办公网络连接两种形式，对此企业应当根据不同的档案需求以及网络设计条件进行数字档案室的网络建设。
（三）构建企业科学完善的档案管理制度。任何管理工作都必须要建立在科学完善的制度基础上，数字档案室建设工作同样如此，只有科学完善的企业档案信息管理制度才能够为企业的档案管理工作提供重要的制度保证。比如，针对不同类型的档案资料进行搜集、整理、归档和分析利用，对档案资料的真实性和完整性进行鉴定和统计。对于确定没有使用价值和登记错误的档案资料进行及时销毁，与此同时，还需要针对企业的实际情况建立针对数字档案室建设的细则。比如，在数字档案室建设启动中需要以实际情况为基础制定《数字化档案建设方案》，明确企业数字化档案建设工作的核心标准和规定；在企业数字化档案扫描过程中可以建立《档案资料系统录入规则》；在企业档案资料利用过程中可以建立《档案资料查询分析系统规范》等，总之企业数字档案室的建设要想实现全过程的高效管理就必须要建立科学完善的制度保证。
（四）全面提高企业档案室建设人员的素质。企业的人力资源素质能力和水平直接决定企业数字档案室建设的效率和质量，更决定着数字档案室建设发展的最终高度，对此首先要转变企业档案管理工作人员的基本观念，引导其充分认识到企业数字档案室建设的重要意义，鼓励档案管理人员不断加强自主学习，掌握牢固的专业技术知识，积极学习先进的信息技术知识。鼓励企业档案管理人员到相关单位进行交流和学习，比如到管理工作先进的企业借鉴并学习数字化档案管理工作经验，聘高校专家进行定期培训和讲座，促进企业数字档案管理工作者能力和素质的全面提高。
⑩ 刘 译 ：Pleased that he can practice the ancient Way...[4]38
四、结语
综上所述，企业要想在现代化竞争环境中立于不败之地，必须要加强企业数字档案室的建设和管理，对此企业管理人员应重视数字档案室建设、构建统一集约的档案管理工作模式和科学完善的档案管理制度，在全面提高企业档案室建设人员素质的基础上实现企业档案管理工作效率和质量全面提升。
【参考文献】
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