摘要：随着我国经济与科技的发展，信息技术已经深入到人们生活的方方面面中。在信息技术高速发展的背景下，传统模式下的档案管理已经适应不了信息爆炸的时代，很难适应社会发展的需求。因此发展信息化的档案管理，就成了发展的必然趋势。本文就传统模式下档案管理中存在的问题进行分析，引出信息化背景下档案管理改革的重要意义，接着介绍了信息化背景下档案管理的具体措施，最后总结全文。
关键词：信息化；档案管理；意义；改革措施
随着互联网技术的不断发展，信息技术的使用已经深入到社会的各个行业中，改变了人们的生活方式。我们正处于信息爆炸的时代，每天都会有繁杂的档案信息亟待处理，传统的信息化管理已经渐渐满足不了社会的需求，因此需要应用先进的互联网信息技术改革现有传统的档案管理模式，提高档案的安全性，提高使用者的搜索效率。通过对档案信息资源进行整合，从而使得各种档案资源得到合理有效的利用。
1.传统模式下档案管理中存在的问题
随着档案量的越来越大，传统模式下的档案管理也越来越不能满足社会的需求，传统管理模式下的档案中存在的问题也慢慢暴露出来，需要引起社会和档案管理改革工作者的重视。
1.1传统模式下档案管理使用范围的局限性
传统的档案管理模式下，当使用者需要查询某一档案时，只能到持有档案的所在的档案馆和档案资料管理部门去查询。然而实际上，档案使用者往往距离档案馆或者档案资料管理部门距离很远，使用者在急需某种档案资料时，传统的档案管理不能及时得提供给使用者所需要的档案，也就是说不能提供给使用者便利的使用条件，档案管理使用的范围十分局限，这是距离局限。档案使用还存在着查询的局限性。传统模式下的档案管理，由于信息闭塞，导致档案查询者并不知道在档案馆或者档案管理部门拥有某一资料档案，从而使得档案查找的时间大大增加甚至错过查找档案。
1.2传统模式下档案整理工作繁琐
由于档案信息量的越来越大，传统档案的整理工作也越来越大。传统模式下的档案整理工作基本都是由人工整理出来，再由人工进行分类归总，进入档案库。由于信息量的庞大，导致档案整理工作繁琐，加之工作人员人手不足，更加造成档案整理工作得不到合理的解决。另外造成档案整理工作繁琐的原因是档案整理工作者的人员素质不高。人员素质不高直接导致档案分类不合理，使得查找档案困难，按照正常的归类查不到档案，甚至造成档案丢失。
1.3传统模式下档案管理适应不了社会需求
我们现在正处于信息化的时代，我国为适应社会的需求，大力发展互联网技术以及大力建设互联网基础设施。大力发展互联网使得流通的信息量变得十分庞大，同时档案的储量也变得越来越大，这也就使得传统模式下的档案管理已经适应不了社会的需求。在信息化大力发展的背景下，对传统模式下的档案管理已经成了必然趋势。
1.4缺乏现代化的管理体系
在档案实际操作过程中，档案管理工作者对于档案的实际管理缺乏足够的重视，加之人员的缺少，很难形成一个很好的管理体系。传统的档案管理体系在闭塞的环境下，对资源的利用和调配缺乏实效性，因此建立一个现代化的管理体系，是信息化背景下档案管理改革的重要点。将档案管理体系的问题引入改革的重点是推进我国信息化档案管理改革工作的重要方向。
2.信息化背景下档案管理改革的意义
鉴于传统模式下的档案管理中存在了许多的问题，因此对档案管理进行信息化的改革也就成了发展的必然需求。改革传统模式下的档案管理，具有十分重大的意义。
2.1 增加档案管理工作的效率
档案管理工作是一项十分繁琐、枯燥的工作，需要档案管理工作者细致认真得对待。如果在档案管理工作中不能以一颗细致认真的心态去对待的话，将会造成档案存放的效率低下。对档案管理进行信息化的改革，第一，可以减少档案管理者的工作量，提高档案管理者的工作效率，简化档案管理工作的程序。第二，将档案数字化，上传到信息系统中，人们可以在家中进行档案资料的查询，减少了档案查找的成本和查询时间，使得人们在查找档案时更加方便快捷。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆第三，后期维护工作量变少。档案管理工作者只需要将档案输入进信息化的系统中去就可以了，后期只需要对信息系统进行维护，减少了后期档案维护的工作量。
2.2 提高档案的安全性
对档案进行管理就是为了档案的安全性，因此需要对档案进行合理的存档，从而更好地保存和利用。传统的档案管理，一般都是由纸质存储为主，纸质档案在存储过程中很难保证档案不受损坏，而且为了防止档案受潮损坏，在一定时间中还应该进行晾晒维护，还要防止火灾等人为灾害。在信息化的模式下将档案进行数字化存储，这样不仅方便了人们查找档案，更增加了档案的安全性。另外，将档案上传到数据库以及网络数据库，这样也就避免了许多自然灾害以及人为灾害对档案造成的伤害，大大增加了档案的安全性。
2.3 加强信息资源的整合力度
传统的档案管理一般都是档案馆或者档案管理部门单一管理，每一个档案管理部门都是独立的，之间没有什么联系，每个档案馆的档案也都是独立的，并不能实现信息与资源的共享，也很难进行合理的资源整合。在实际情况下，档案查找者为了某一个档案，周转在各大档案馆中的情况，也时常发生。将档案进行数字化处理，上传到数据网盘中，利用互联网，将整个档案系统的资源进行整合，运用信息技术，为档案系统搭建一个信息化的管理系统，加强档案资源的整合力度，从而满足人们的使用要求。
2.4 适应社会发展的需求
随着信息化、网络化社会的发展，个人PC以及移动网络的普及，使得我国的信息化涉及到每一个人的生活中。因此对档案进行信息化的改革，顺应了时代的发展，积极运用信息技术，推进了社会的发展。
3.信息化背景下档案管理改革的具体措施
档案管理工作中面临着许多挑战，鉴于以上存在的问题，提出以下三点建议。
3.1 加强信息化档案管理的建设
加强信息化档案管理的建设工作，是信息化背景下档案管理改革的重要手段。研究开发人员，应该开发出更加方便合理的信息化档案管理系统，在开发工程中应结合实际情况，解决实际操作过程中存在的问题，从而迎合档案管理者工作的需要以及档案查询者的需求，顺应社会与时代的发展。
3.2 提高档案管理工作者的人员素质
信息化时代的发展，使得对档案工作者的技术要求的提高。应定期对档案管理工作者进行技术培训，需要相关档案管理工作者改变传统的工作思维，增强自身的信息管理技术，不断推进档案管理的信息化进程。
3.3 加强档案信息化的安全管理
档案管理的安全性永远要放在首位。因此在档案信息化的过程中，需要加强档案信息的安全性，比如在档案数字化工程中，需要进行多次审核，防止出现信息错误。另外，在信息存储时，必须进行备份，防止出现原始存储设备的损坏或者丢失。
3.4 改进档案管理的模式
在传统模式的档案管理模式下，以传统模式为基础，改进信息化档案管理模式。吸取传统模式下的细心工作的态度，全心全意投入到档案管理的工作中去。
结束语：
综上所述，信息化背景下的档案管理改革还面临着许多挑战，档案管理工作改革者，应顺应时代要求，积极运用信息技术推进档案管理信息化的工作。
参考文献：
[1]张莉.信息化背景下传统档案管理工作的改革研究［J］.现代信息技术，2017（09）.
[2]范丽莉.探析信息化背景下传统档案管理工作的改革［J］.办公室业务，2017（08）.
[3]李晓辉.信息化背景下档案管理改革初探［J］.信息记录材料，2018（01）.
论文作者:毕波
论文发表刊物:《基层建设》2018年第19期
论文发表时间:2018/8/15
标签：档案论文; 档案管理论文; 传统论文; 模式下论文; 工作论文; 背景下论文; 信息技术论文; 《基层建设》2018年第19期论文;