摘要：电子计算机技术的不断普及给人们生产生活的诸多领域带来了便利，电子技术逐渐融入到人们生活的方方面面，电子办公就是在这一背景下兴起的一种新型办公方式。充分利用电子计算机技术对文书档案进行分类管理不仅有利于提高文书档案保管效果，而且能够更好地优化文书档案的利用效率，提高档案管理工作开展的整体水平。办公档案作为办公文件的汇集体，其对于单位的价值不言而喻，因此，有必要探讨办公档案的创新发展，提升办公档案管理效能。
关键词：电子办公；档案管理；有效方法
一、电子办公环境下文书档案管理工作的现存问题
1.1文书档案管理工作电子化未被重视
虽然就电子办公环境下人们的整体意识变化来看，在办公的过程中对电子信息技术的使用意识是呈现出不断增强的趋势的。但由于我国档案管理工作的开展在办公系统中一直处于较为独立的地位，且将电子化技术应用到文书档案管理工作当中仍然处于探索阶段。因此大部分单位的文书档案管理人员对于文书档案管理工作的电子化依然缺乏正确的认知，且并不具备开展相关实践的经验，由此导致文书档案的电子化管理在办公工作开展的过程中未被予以充分的重视，文书档案管理工作的开展效率未因电子化时代的带来得到明显地改善。
1.2文书档案管理电子化技术尚不成熟
文书档案电子化管理要想在实践当中有好的效果，那就需要对电子信息技术有更加深入的了解和更加灵活的运用。必须以电子信息技术熟练运用为支撑。但是，因为在电子化环境下办公会涉及到不同领域和不同技术当中的概念，这就给相关的管理人员带来了困扰，因为他们要在较短的时间中尽可能的掌握与电子化档案管理的所有内容，是十分困难的。除了这些，在电子化的办公环境下，对档案进行管理不仅要保证档案的内容是真实，还要具有较高的可靠性。这就要求以具有权威性的法律法规进一步改进和完善档案管理过程中的相关事宜。而且目前我国文书档案管理电子化的相关技术来说，尚处于上升发展阶段，文书档案的分类、压缩、检索等都未实现充分意义上的简化、统一的文书档案平台也未得以妥善建立，且缺乏相应的法律法规对电子文书档案的安全性予以保障，阻碍文书档案电子化管理效益的发挥。
1.3文书档案管理电子化设施不够齐全
除了文书档案管理电子化技术的先进性不够之外，文书档案管理电子化设施的不齐全也是阻碍文书档案管理电子化高效实现的重要原因。具体地来说，这是由于单位的文书档案管理系统必须是与单位的各个部门相联系的，且应当具备一定的文件备份、文件分类功能。由此使得若想构建完整的文书档案管理电子化系统，不仅需要简单的计算机设备作为文件档案的储存主体，还需要连接一定的文件安全保护设备等其他设施，但就当前大部分单位的文书档案管理情况来看，这些专业设备的配备都是尚未齐全的。
1.4电子文书档案管理标准不能与时俱进
管理标准在制定以后就会使档案管理的整个过程更加规范和统一。在电子文书档案管理方面，我们国家已经制定了相关的管理标准。但是随着时代的不断发展，有些标准已经不能适应社会的进步，这就导致电子信息文件在管理方面还存在着不足和缺陷。在还未对档案管理进行统一的情况下，就使档案管理质量出现了各种状况。从我国目前的相关规定来看，当前我国文书档案的电子化管理无论是在管理设备、管理平台还是管理手段方面都缺乏相应的标准，由此导致不同单位之间文书档案电子化管理的质量参差不齐，效果也各不相同。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
二、优化电子办公环境下文书档案管理工作的具体策略
2.1强化文书档案电子化管理意识
将文书档案管理工作电子化的意识薄弱，是导致电子办公环境下文书档案管理工作开展效益难以实现最优的主要原因。因而，在实现文书档案管理电子化的过程中，必须首先强化单位文书档案管理人员的相关意识，使其认识到实现文书档案管理工作电子化的重要意义，并在此基础上积极向文书档案管理电子化的先进单位学习相关实践经验，逐步实现文书档案电子化管理方式的有效应用。
2.2制定文书档案管理的标准和制度
由于信息时代的到来，这些年我们国家对与文书档案管理相关方面制定了相应的法规，为档案管理提供了制度保障。信息管理模式随着时代变化不断进行完善，其它相关规范也应随着时代的变化予以更新。同时，也要将相关的法律制度根据实际需要进行适当调整和完善，对以往的制度当中存在的缺陷。电子文书档案的建立阶段是十分重要的，必须要保证在这个环节当中操作的规范性和标准性，建立好电子文书档案后，要根据社会的发展对其进行改进和调整。这样才可以让文书档案管理顺应时代的发展。
2.3加强文书档案电子化管理设施建设
为了充分实现文书档案电子化管理的相关功能并发挥其长处，单位文书档案管理人员应当积极借鉴相关经验，将单位的文书档案管理工作与电子办公、互联网系统等相关系统进行接洽，从而使得单位内部的文书档案能够以局域网为基础进行保管和共享。而要实现这一目的，就必须完善局域网建设的相关设施的配置，并在此基础上安装相应的软件应用系统，保障文书档案管理软硬件设施的完善。
2.4建设信息网络，实现档案信息共享
建立电子文书档案主要就是为了实现信息共享，这也是建立电子文书档案的本质要求。这就要求对现有的技术水平进行不断的改进，并且以此为基础，建立起电子化文书网络模式。在这个过程中，要制定统一规范的标准，从而实现信息格式、软件程序的一体化。因此，相关部门之间要互相交流，并且要共同完成档案管理相关规定制定，这个标准是管理文书档案的唯一标准。以此来实现网络资源共享，从而充分体现出信息网络的强大功能。不仅如此，信息的传输技术也要实现，这样就可以在最短的时间里，让有效的信息充分发挥作用。各个部门在对文书档案的电子化进行管理的过程中，应当从自身工作特点出发，在管理上不断创新，让管理变得更加有特色，从而为人民群众提供更加便捷的服务。
2.5加强文书档案管理信息系统建设
文书档案电子化管理可以根据自己现在已经有的信息技术手段，结合发达国家先进的有关文书档案的相关经验，借鉴到我国管理当中，更好的实现数字化和信息化。除了这些，还要将政府各部门的之间的联系不断加强。这样一来，不仅可以更好地收集相关档案资料，还可以实现资源信息共享。文书档案管理系统在建立之后，要以此为基础完善其他相关的设施建设。在这个过程中，对于软件的更新和管理是十分重要的，运用高效率的档案管理方式，可以让信息管理的效率和质量在很大程度上得以提升。
总结
在当前电子化办公的大环境背景下，文书档案的电子化管理也成为了一种必然趋势。但是由于受到不成熟的技术及相关人员薄弱的意识的制约，当前我国大部分单位文书档案管理工作的开展尚未取得优良的效果，因此为了全面提高文书档案电子化管理的水平，相关人员应当从意识、设施及相关制度等方面予以优化，促使单位文书档案管理工作紧跟时代发展方向，为单位甚至整个社会的发展提供完整的资料信息。
参考文献
[1]齐晓磊.电子办公环境下文书档案的管理分析[J].办公室业务，2017（21）：88.
[2]刘文婧.基于电子办公环境下的文书档案管理[J].赤子（上中旬），2017（03）：142.
论文作者:薄维丽
论文发表刊物:《知识-力量》2019年11月51期
论文发表时间:2019/12/6
标签：文书论文; 档案论文; 电子化论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 电子论文; 单位论文; 《知识-力量》2019年11月51期论文;