试论数字图书馆业务机构的重组，本文主要内容关键词为：试论论文,数字图书馆论文,机构论文,业务论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
相对于传统的图书馆，数字图书馆不仅是技术和设备上的革新，更是图书馆生存理念和图书馆运行机制的革命，这场革命的结果将使我们面临一个全新的、我们所陌生的社会信息交流系统。这场革命也必将对图书馆的管理，从管理的理念、规则，到管理的手段、方法等诸方面带来巨大的影响，乃至冲击，我们将不得不舍弃一些我们所熟悉的、也曾经是有效的管理模式，而学习和掌握一些我们所陌生的、不懂的管理规则。业务机构重组是传统图书馆向数字图书馆转化的重要内容。
一 图书馆业务机构重组的实质
数字图书馆的信息处理方法、信息服务内容及其自身的运行模式较之传统图书馆都发生了深刻的变化，使得原根植于传统图书馆框架下的业务机构和管理模式难以胜任这一系列的深刻变革：业务部门的独立分散人为地分割了信息传递的整体流程，部门之间调控能力差和协作水平低，使得其信息加工、传递能力受到极大的限制，难以处理蜂拥而至且又瞬息万变的海量信息；金字塔型的组织模式和层层上报的管理流程剥夺了一线工作人员即时应变的权力，使之无法迅速反映和满足用户的需求，适应网络时代环境的快速变化；对文献加工管理工作的偏重使一线服务岗位人才匮乏，业务能力低下，无法提供网络化数字化所要求的高层次、智能化信息产品和服务。总之，管理运行缺乏与用户的即时沟通，难以根据用户的需求动态调整资源配置和运行结构，影响服务质量。由此可见，数字图书馆所面对的信息对象、信息处理方法和信息服务内容必然要求图书馆建立与其相适应的业务流程、组织结构和管理模式。从传统图书馆脱胎而来的数字图书馆必须进行业务的重组和组织机构的重组。
重组的实质是对图书馆原有业务过程和机构设置进行重新设计。这并非是对原有工作环节简单的增添或删简，也不是对已有业务部门任意的分拆和合并。而是一种深层次的全新思维的体现，它将重新认识图书馆，重新定义我们的使命，重新设计我们的战略计划，重新确定工作的重心、排列工作的优先顺序。它遵循现代管理理论，利用数字化技术手段，对业务流程进行重新组合，对业务机构进行重新设计，最终导致图书馆整体功能、工作重心及机构设置的一系列变化。为图书馆充分应用现代管理手段，适应数字图书馆管理的特点创造条件。
这样的重组应着眼于使机构与技术更好地“耦合”，使业务程序和组织管理对计算机更“友好”，对数字信息更适应，对信息的传递更有效，对服务更支持。重组的基本内容是抛弃效率低下的等级分工制，压缩机构，减少管理环节，简化各种业务过程，充实服务一线，以运用最精简的人力，在最灵活的应变组织中，满足用户需求，赢得信息市场。
通过重组，应该使图书馆成为富有弹性，高效低耗，能避免重复作业，能增加彼此间协作，具有良好的沟通渠道，可迅速回应各种用户需求的应变灵活的组织。这样的图书馆将不再是一个静态的印刷品仓库，而应该是一个有序的、有弹性的、动态的和多功能的组织，其组织和管理将变得更趋流动性，开放性，能够随环境的变化不断调整自身的组织形式和服务模式，成为适应数字化、网络化环境的名副其实的数字图书馆。
二 数字图书馆业务机构重组的特征
数字图书馆的业务机构重组应具有如下特征：
1.组织规模小型化
宏观的数字图书馆将是一种基于网络环境下的数字化文献信息共建共享的社会信息系统，是一个面向对象的分布式的网状结构模式。而对于组成这样的宏观数字图书馆的每个微观的数字图书馆实体而言，网上的虚拟的信息资源、技术设施，乃至专业人才都构成了自身信息获得、信息处理和信息服务能力的组成部分，极大地拓展了图书馆的信息提供信息服务能力。这种资源的共享必然减轻各微观数字图书馆实体对本馆实际拥有的资源、设施和人力需求的压力。微观数字图书馆的组织规模将表现出小型化的特征。
这种小型化的特征，一是表现为机构数量减少。由于数字化信息的采集、整序、传递等各项工序之间关系十分密切，甚至相互交叉、渗透；数字化又使得信息载体趋于统一，也将导致信息加工处理技术的归并；而网络化的协作将使得信息加工处理成果共享成为可能，许多信息加工成果实现了一次加工，多次利用，一家操作，多家共享。凡此种种将要求许多传统的机构合并或取消，如报刊部、流通部就可能没有分列的必要，情报服务部和参考咨询部、阅览部、用户培训部等可以合并，采访部和编目部也可以合并，因此机构数量将大为减少。二是表现为人员减少。一方面，机构的减少必然导致人员的减少；另一方面，自动化的信息处理技术和管理手段，也将减少图书馆业务工作中大量的重复性、事务性简单劳动，减少对简单劳动力的需要。相对于传统图书馆来说，处理同样多的信息量，或满足同样多的用户需求量，完成相同的工作量所需的人力将大大减少；此外，工序之间的交叉、渗透也将降低人员分工的程度，因此，在提高专业人员素质的同时，人员，尤其是管理人员和初级专业人员将大量减少。
2.组织结构扁平化
数字图书馆赖以生存的网络环境，信息传递的速度和范围都达到了空前的程度。一方面海量的信息涌现在网络，要求数字图书馆及时予以鉴别、采集、处理，并及时提供给用户；而用户也可以通过网络便捷地要求图书馆提供他们所需的服务，图书馆必须给予迅速的回应。另一方面，网络也将缩小乃至消除组织中上下级之间信息获取能力的差异，极有可能使得一线的工作人员能够获得和他的上级领导一样多、一样新的信息，使得他有可能掌握决策所需的信息而在一线工作中直接应对用户的要求作出反应，作出相应的决策，而不必象原来那样事事请示上级领导。
因此，严密的等级式结构将被打破，组织层次将减少，管理环节将简化，“多层塔式”的组织结构将向“扁平式”的组织结构发展。在这样的组织结构中，纵向管理信息传递简化，出现众多的以项目为核心的平行组织。同时，在这种扁平结构的组织中，各部门之间的渗透性增强，组织内部横向的沟通更加畅通，人员的主动性和创造力得到充分发挥，图书馆的组织形式具有更强的灵活性和应变能力。
3.业务划分粗略化
早期与传统手工作业相联系的分工细化的业务划分还增加了业务工序之间的接口，增加了信息沟通的难度和成本。数字图书馆所处的环境和用户对信息的需求变化频繁，数字化文献数量大和时间性强都迫使数字图书馆要以较高的效率运作，要求图书馆对信息的加工和传递的速度加快，过细的业务划分及其带来的组织机构的细化明显地成为提高效率的障碍。而且划分细化，部门独立的业务机构体系，在遇到一些需要跨部门协作，各方面共同参与的任务，满足用户综合的信息需要的时候，往往受本位主义等观念的影响，在人员的调动，相互的支援和协作等方面发生困难，不利于整体目标的确立和实施。数字图书馆必然需要将业务划分以及相应的业务部门的划分粗略化，把相互关联的业务工序加以整合，合并相关的业务部门，尽可能地消除重复职能，让部门之间更具渗透性。这有利于克服本位主义，发挥整体优势。粗分式的组织框架，则有集中人力，减少部门与部门之间的接口，灵活调度的优点，提高图书馆的运行效率。
4.工作重心前移化
传统图书馆受重藏轻用观念的影响，工作的重心始终是放在文献的加工、整理和保管上，读者服务沦为借借还还、看门收摊的简单劳动。尽管我们也早已意识到这个问题，也一直在致力于改变这种现象，加强对读者的服务。但是由于受观念的影响，受馆员素质能力的束缚，受服务手段和服务环境的制约，读者服务工作基本上仍停留在以借阅为主的简单服务模式上，客观上形成了一线服务工作的简单化，而内部的文献加工工作相对显得更为“复杂”，更具技术性，成为图书馆业务工作的重心所在。
数字图书馆是网络合作型的图书馆，信息资源的拥有转化为拥有和获取并存，而具有较大共性的信息加工整序工作变为一馆加工，多馆享用的联机加工模式，大大减少各馆之间的重复劳动，就每个微观的图书馆而言，信息加工的工作量将大大减少。而另一方面，各具个性的用户咨询、信息导航、信息深层开发等一线服务将大大加强。这势必要求改变传统图书馆在业务过程中以操作环节和文献资料整理为主的封闭型管理机制，重组业务体系，将工作重心前移，把以采编典藏为核心的业务过程转变为以开发利用信息服务为主导的业务体系，重组部门结构，大胆地将人员、管理精力，甚至必要的财力从文献收集、处理、阅览和书库管理中解放出来，投入到更富挑战性和吸引力的功能及服务之中，开发用户需要的，符合数字化、网络信息传递要求的服务项目和服务内容。以服务赢得用户，赢得市场，实现图书馆的社会价值，维护图书馆生存的社会基础。
三 数字图书馆的业务机构设置
根据以上对数字图书馆业务机构重组特征的分析，数字图书馆的业务程序可划分为三个模块，相应的业务机构也可粗分为三部分：资源建设部门，用户服务部门及技术支持部门。
1.资源建设部门
现代信息资源建设的观念认为，信息不等于信息资源，只有有序化的信息才成为资源。因此信息资源建设是一个根据用户的需要，获取散布于市场和网络的信息，并加以有序化加工的过程。这是一个完整的过程。仅有信息的获取，没有信息的整序，尚不能构成信息资源建设的全过程。特别是在网络条件下，信息的获取相对十分便利，就技术而言，网络上所有的信息都可以为任何人所获取，但这样的信息是无序的（这也正是目前网络信息的一大特征），对用户来说是难以利用的，甚至是无用的。数字图书馆信息资源建设的任务就是要在杂乱的原信息中分离出用户所需的信息，并将其整合成结构化的、有机的体系，为用户所用。因此，数字图书馆资源建设部门应一并承担起信息资源获取、信息资源整序、维护的功能，实行采分编一贯化的作业流程：
这种整合式的设计，着眼于数字图书馆馆藏中，主要是电子出版物和网络文件。随着网络功能的强化和电子商务的发展，采访的过程将更多地依赖于网络，可直接在线完成。而分编的信息，由于数据高度共享的特点，也可即时从线上书目中心取得。采访和整理同样表现为从网络获取信息。更何况，数字图书馆信息资源建设的另一个重要组成部分——虚拟资源的建设，更是从网络对信息资源进行选择、发掘、组织和加工的一整套技术方法进行处理，这样的一个信息的采集过程何尝不是一个信息的整理加工过程。通过采集，已经对所采集的信息内容、形式有所了解，为整序打下了基础；而通过分编整序，对馆藏信息资源有了全面的把握，更掌握了资源采集的依据。数字信息资源的采集和整序成为一个互相交叉的过程，整个采购分编处理可由同一个部门，甚至同一位馆员负责，不象传统图书馆那样分阶段由不同部门的不同人员完成。采编合一，缩短了分编周期，提高了工作效率，节省了人力。
2.用户服务部门
用户服务部门是图书馆为用户服务的第一线，是图书馆职能的直接履行者，数字图书馆的用户服务部门应该是一个融外借阅览、参考咨询、网络导航、用户培训等服务为一体的多功能、综合化服务部门。
传统图书馆的服务模式以藏、阅、借、咨高度分流为本质特征，书、刊、借、阅在功能上有严格明确的分工，这种按照文献类型和作业内容组织起来的“书本位”、“刊本位”，以文献为中心的一条龙管理有明显弊端，造成服务职能的分离和服务功能的失衡，表现为服务工作与读者需求之间存在某种程度的脱节，使得对同一读者的服务被分割在不同功能的书库、阅览室中，读者在某一部门不能得到系统的资料，不能享受完整的服务。比如，面对多种文献载体，一般图书馆都采取分别管理、分别服务的模式，所谓图书、期刊、电子读物三条龙的管理服务体制。对于需要全面掌握某一特定专题文献的读者来说，就必须对书刊目录，电子出版物目录逐一进行检索，然后到许多分散的借阅点获取原件，往往是流通、期刊、阅览室都跑遍，也不见得满意。而且这种图书、期刊、非书资料及非本馆文献各自为政的管理模式，造成不同载体的文献由不同部门提供，各部门只熟悉本部门的文献，因而，对读者的某些问题和困难就出现无人过问或“踢皮球”现象。
而一体化服务模式则打破了原部门之间的严重分离，促进了部门间的沟通联合，从各自独立变为彼此合作、统筹安排，合并了相似功能的环节（如读者身份的多次确认），简化了工作步骤，使图书馆管理更加效率化、合理化与简单化，更充分体现了图书馆“一切为读者”的宗旨，能使读者对图书馆的服务内容、服务功能有更直观的了解，方便了读者对图书馆的利用。“一体化”服务兼容了从用户教育到参考咨询，从信息检索到文献提供，让读者能直接接触文献资料，使读者在同一时间、同一地点享受图书馆的多种服务，读者在查找利用信息资料过程中遇到的问题和困难都可以从这个部门获得有效的帮助。
具体来说，用户服务部门应该承担以下的服务任务：
●信息查阅服务
通过信息资源的查阅，为用户提供其所需信息依然是数字图书馆基本的用户服务方式。数字图书馆收藏的信息均以数字化文献的形式而存在，查阅和使用的方式必然地不同于印刷型文献的查阅使用方式，例如，数字化文献的收藏没有复本，而单份文献可以提供多人同时利用，因此将不再有文献的外借，而代之以一部分馆内的查阅和大量的馆外网上查阅。图书馆的服务就是要将自己的信息产品通过网络快速地传递给广大用户，网络使图书馆从主要按用户需求提供信息转移到通过网络主动进行信息传播。图书馆必须在网络上建立自己的主页或网站，通过主页和网站向“广大的”用户提供信息资源，提供信息的查检服务。包括：（1）图书馆导览，可介绍图书馆组织概况、馆藏概况、图书馆服务项目、数据库检索的方法、网络资源的利用方法等；（2）图书馆简讯，向网络用户发布各种动态性的消息，如新书目录、各种学术活动安排等；（3）公共检索服务；（4）联机参考咨询；（5）联机数据库查询等等。当然还包括通过图书馆连接使用图书馆的虚拟资源。这种通过网络的信息查阅服务使用户不管是在馆内，还是在办公室、家中，都可以随时存取馆藏资源及因特网资源，让用户以最快速度了解本学科国外研究前沿和进展情况。由于经过图书馆员的筛选，所获得的信息在质量和相关性方面都有一定的保证，从而使用户不致陷身于信息海洋而无所适从。
●参考咨询服务
数字图书馆的出现，将引起传统图书馆工作内容和组织结构的深刻变化，一些业务活动将会萎缩，早在1982年，美国图书馆情报学家F.W.Lancaster就曾预测诸如分类和编目这样的技术服务工作将迅速减少。他的预测在美国、英国和日本等西方发达国家基本上得到验证。一些图书馆的操作活动如装订、上架、归架和核点书刊等在数字图书馆将会消失；传统图书馆的物理阅览空间将会逐渐被网络虚拟阅览空间所取代。而参考咨询服务却会越来越为用户需要。有人认为，学科专家型的信息咨询馆员作用将在数字图书馆时代得到真正的体现。
数字化图书馆时代，时间将成为用户最为宝贵的资源，特别是企业用户在信息应用中将更多地考虑时间成本，购买有价值的信息的费用并不重要，但寻找有价值的信息的时间代价却是信息需求者所考虑的首要问题。虽然数字图书馆提供了迅速方便的查找途径，但从浩繁的信息资源中搜索所需要的信息，花费的时间成本也是巨大的。节省时间成本的手段是提高信息的浓度，也就是提炼信息内容，在单位时间内提供给用户更多有价值的信息。随着数字化信息的激增，用户将会把这些工作越来越多地委托给参考咨询服务部门来做。图书馆可以解答用户提出的特殊检索要求，接受用户的委托，为有关课题提供情报保障，甚至直接介入课题研究，为课题提供专题报告，进行定题跟踪服务。
●网络接入服务
如前所说，尽管数字图书馆能够提供网络的虚拟服务，用户可以在办公室、家里、旅途中通过网络利用图书馆的服务，但这并不意味着图书馆不再需要为用户提供一个利用信息的物理场所。如同发展了私家小车，并不等于不再需要公共汽车；家家有了电视机，并不意味着电影院的消失，虚拟图书馆的发展，同样并不意味着有围墙的图书馆的消亡。网络的发展，也不阻碍用户继续利用图书馆的空间作为获取和利用信息的场所。图书馆作为过去和未来社会重要的文化设施，依然有着为用户提供一个集中利用信息的场所的义务和必要。图书馆提供的舒适、便捷的信息利用条件和环境，以及有图书馆员现场提供的良好服务，可能具有某些在办公室或家庭中所难以具备的优势，依然会吸引用户到图书馆来，寻求信息，寻求图书馆的服务。另外可以预见在一定的时期内，信息技术的发展和普及总还有一个过程，在这一过程中，总有一些地区、机构和个人，或在一定的时间、空间范围内，受各种条件的限制，不能通过远距离的通讯手段获取信息资源和信息服务，而需要“来到”图书馆来满足自己的需要。
●用户培训服务
数字化信息和网络环境在给用户带来许多方便的同时，也给用户带来了许多麻烦和困难。数字图书馆时代，用户更愿意、也有可能由自己来检索他们所需的信息。但应看到，信息技术发展日新月异，数字图书馆总是努力采用先进的信息技术来完善信息服务系统，而用户习惯于被动的接受先进技术，两者间存在着技术差距，成为用户自由利用数字图书馆的障碍。这就需要图书馆对用户进行培训，向信息用户介绍网络的基本知识和如何利用各种检索工具，还应告诉用户因特网上都有哪些信息，如何使用计算机软硬件进入数据库系统，如何使用检索系统，以及网上信息的鉴别、收集，个人资料的建立等。可开设数字图书馆和网络知识课程，采取讲座、演示、实践的方法授课，向用户讲授通过网络检索外地数据库的基本技能，使用户能利用网络信息资源来完成研究任务，帮助用户获得检索书目文件的技巧和有关知识，使其学会使用复杂的检索技术，使用户能熟练利用计算机辅助会议、电子邮件服务、校园信息系统，帮助用户选择最合适的信息检索工具。
3.技术支持部门
数字图书馆主要依靠计算机和网络设备来支持工作。设备的配置、维护，系统的开发及其运作的顺畅等均需专业技术人员来完成。技术支持部门将是数字图书馆的关键部门。这个部门主要承担的任务有：
●负责软硬件的维护、更新、升级工作，保持整个系统的正常运行，保证图书馆网络的畅通。
●负责数字化文献的备份工作，按时进行数据的备份，并密切关注系统软件的更新会给数据的长期保存带来的障碍，做好数据的迁移工作。
●负责系统的安全工作，防止病毒侵害和黑客攻击可能给该系统带来的危害。