信息时代数字化档案馆建设探讨，本文主要内容关键词为：档案馆论文,信息时代论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中图分类号：G270.7文献标识码：A
随着科学技术的迅猛发展，特别是计算机技术、网络技术、多媒体技术的广泛应用，信息时代已经到来，作为社会信息资源重要组成部分的档案馆将面临着新的挑战。计算机的普遍使用，电子文档的产生，网上信息资源的传输，使以保存纸质载体为主的传统档案馆难以适应新时代的要求，原有的收集和管理档案的方法已无法满足信息时代发展的需要，因此，人们期待一种新型的、适应信息时代要求的、电子化、网络化的档案馆——数字化档案馆的出现，它将是未来档案馆发展的主要模式和研究方向。本文拟就数字化档案馆的含义、特点以及如何建设我国数字化档案馆等问题进行探讨。
1 数字化档案馆的概念、含义
数字化档案馆是伴随计算机技术、网络技术和数据库技术的发展而产生的一种新型档案馆，它与传统意义上的档案馆有着本质的区别。到目前为止，档案界对数字化档案馆的定义还没有一个统一的界定，一些学者和研究人员有着不同的看法和描述。
数字档案馆是指用二进制编码的数字方式存储、处理档案信息内容，应用计算机、通讯和多媒体技术提供电子网络检索和服务的档案信息系统，它是一个有序的信息空间，一个开放的信息环境[1]。
组织数字化档案信息及其技术进入档案馆，并提供有效服务，档案馆所有载体的信息几乎都能以数字化的形式被存取和管理，并通过网络组织用户访问档案馆的内容以及外界的数字化文献的信息。特别是对于远程用户，数字化档案馆成为一个没有时空限制，便于利用的超大规模的档案资源利用中心[2]。
从上述定义看出，数字化档案馆是在传统档案馆基础上建立起来的，但决不是简单的传统档案馆的计算机化，可以把它看成是传统档案馆中档案的数字化并通过网络对其进行管理，是用一种新方法来实现档案馆的功能。也可以将数字化档案馆简单地理解为传统档案馆的数字化服务，它是以计算机和网络为环境，打破时空的限制，为用户提供更先进、更广泛的服务，其核心是数字化和网络化，因为它需要数字化的档案信息来充实，并需要有运行良好的网络体系，其实质是形成有序的信息空间，实现真正意义上的资源共享。
2 数字化档案馆的特征
传统档案馆是一座建筑实体，其馆藏也是有形的物理实体。而数字化档案馆不再局限于实体范围之内，其馆藏档案的数量也不受空间制约，它通过电子通讯系统，将分散于不同地区的档案信息联系在一起，用户不必到档案馆去，只需借助于计算机终端便可查阅到相关的档案信息。因此它具有以下特征：
(1)信息资源存储数字化。信息资源存储数字化是指通过计算机，运用数据处理技术，将各种传统介质的档案资料转化为新型载体承载的二进制数字信息存储起来，它是数字化档案馆的基础，也是数字化档案馆与传统档案馆最大、最根本的区别。数字化档案馆将经过数字化后的信息采用数字的方式进行处理，并通过网络传输，形成了一个数字档案信息资源库，用户可以在网上通过声音、数据以及图形、图像来获取所需要的信息。
(2)信息传输网络化。在信息资源存储数字化的基础上，数字化档案馆还必须依赖一系列的信息基础设施来实现信息传递，这一系列信息基础设施是以网络和通讯系统为主的，因此，数字化档案馆具有信息传输网络化的特点。
信息传输网络化这一重要特征不仅是数字化档案馆生存所必须的条件，而且是数字化档案馆实现信息社会化服务的基础。因为数字化档案馆是在网上运行的，它主要依赖的是Internet，也可以说，数字化档案馆是建立在高度网络化基础上的，这一网络具有跨时空、开放性的特点，它使信息的传递和交流突破了传统的时间和地域限制，成千上万的用户可以不受时间和所处地域的约束，随时随地通过计算机终端进入数字化档案馆。
(3)信息资源共享化。传统档案馆中，在一定的历史时期内，有一些档案资源只能提供给一个用户使用，而不能同时满足其他需求者利用档案的要求。数字化档案馆由于有了数字化和网络化的基础，其信息资源共享化特点便体现出跨地域、跨行业的资源丰富、服务广泛的特征。信息传输的网络化，使档案馆拥有来自世界各地的各种档案信息资源，这些资源不为我有，却胜似我有。数字化档案馆不仅满足了同时向若干用户提供档案信息资源的要求，而且用户还可以通过一个“档案馆”到达世界上其它任何一个“档案馆”，实现更大意义上的资源共享。
(4)空间虚拟化。数字化档案馆是一个开放的信息系统，是分布式的，是由一个地域或一个国家的众多档案馆或信息资源单位组成的联合体。也可以说，数字化档案馆是一个档案馆群体的概念，可利用网络跨库查询，进行远程存取与信息服务，因而改变了传统档案馆的性质与存在方式。有的学者指出：通过网络的连接，传统档案馆被分成两类：一类是信息源档案馆，一类是终端档案馆。信息源档案馆为数字档案馆提供信息，终端档案馆则为用户提供服务。其中终端档案馆就是一种虚拟的工作环境[3]。
(5)以用户为中心的服务方式多元化、多层次化。建设数字化档案馆的目的是使用户高度灵活地获取和使用信息，且不受时间和地理位置的限制，因此数字化档案馆的服务模式是以用户为中心的。用户可以坐在办公室或家里的终端前，通过数字化档案馆提供的各种功能强大、实用的检索工具，随时随地浏览、检索和使用数字化档案馆的信息资源。
另外，数字化档案馆提供的信息资源，都是根据用户的需要组织的动态的信息资源，它们既有数字化档案馆本身的馆藏，也有数字化档案馆通过网络获得的非本馆的信息，这使得数字化档案馆的服务突破了本馆的局限。而且，用户在利用网上信息资源的同时，还能够通过数字化档案馆提供的新技术来细化需求、分析结果、变换信息形态等。因此，数字化档案馆能为档案用户提供各种层次和各种需求的信息服务，其服务方式是多元化、多层次化的。
3 建设数字化档案馆的基础和条件
建设数字化档案馆是档案工作进入信息时代的必然趋势。如前所述，数字化档案馆不是一个实体，是在传统档案馆基础上发展形成的档案信息网络系统，是以全新的方式来实现传统档案馆功能的，包括新型的信息资源、新的存储与保管模式、新的分类和标引方法等。这些功能的实现，是建立在一系列基础和条件之上的，其中两个最为重要的基础和条件是：国家信息基础设施和网络信息资源。
为了尽快实现信息化，我国政府正在加紧进行国家信息基础设施建设。1994年初，我国开通了公用组交换和公用数字数据网，大力引进Internet联接服务，并在它们的基础上建立了中国教育科研计算机网、中国科技信息网、国家医疗卫生信息网等，网络和通讯设施的建立为国家信息基础设施建设打下了坚实的基础。特别是广域网的连接和局域网规划更是重中之重，它们是建设数字化档案馆的基础。其中，局域网是数字化档案馆的基础设施，它能够处理一个普通档案馆的日常事务，如用户登记、档案检索、档案利用统计等。它在物理上是独立的、分散的，而在逻辑上是统一的、完整的。另外，局域网的建立不仅要考虑和本地区的网络系统相联接，而且要考虑与全国甚至全世界网络系统相联接，这样才能将用户和分散于各地的档案信息资源连接起来，为用户提供更广泛的服务，实现资源共享。
为用户提供丰富的、高质量的信息资源是建设数字化档案馆的目的。高质量的信息资源是以传统档案馆的馆藏资源为基础的，我国目前传统档案资源非常丰富，但是，要将这些传统的档案资源变成网上信息资源，需要一定的时间和档案人员的不懈努力。
4 如何建设我国数字化档案馆
(1)转变观念，提高认识。数字化档案馆虽然是在传统档案馆的基础上建立起来的，但其在档案管理理论和方法上却与传统档案馆存在很大差别，传统的档案学理论还束缚着档案人员的头脑，他们还有许多疑惑。但数字化档案馆是信息时代发展的方向，因此，档案工作者要转变观念，树立全新的管理理念，要改变以往大脑中的管理方法，从传统的档案实体保管向档案信息的管理、开发和服务上转变，加强对我国数字化档案馆信息资源特点的研究，提高对档案网络化管理的认识，构建出新型的现代化的档案管理模式。
(2)统筹规划，制定统一的发展战略。建设数字化档案馆是一项巨大的工程，需要投入大量的人力、物力和财力。因此，必须由国家档案行政管理部门会同有关单位，制定统一的发展规划，立足国家全局，统一管理，统一部署，坚持联合开发的原则，这样，可以避免重复建设，保证数字化档案馆健康有序地发展。
(3)加快国家信息基础设施建设。建设数字化档案馆离不开网络环境、信息通讯系统、数据库服务器等一系列基础设施，其中，网络是建设数字化档案馆的先决条件，因为数字化档案馆是以计算机网络技术为依托的。20世纪90年代以来，我国计算机网络建设异军突起，不仅正式接入国际互联网，而且在国内相继建立了计算机互联网，部分单位和高等院校也建成了局域网、校园网。目前，我国还加强了宽带网建设，改变了过去信息传输速度较慢、网上拥挤等现象，这些都为国家信息基础设施的建设奠定了良好的基础，也为数字化档案馆的建设铺平了道路。因此，加快国家信息基础设施建设是建设数字化档案馆的关键问题。
(4)推进馆藏资源数字化进程。网络时代，数字化建设已经成为评价一个国家信息基础水平的重要标志，档案馆的数字化建设是实现档案馆现代化管理的核心，数字化档案信息正逐步成为档案馆信息服务的重要媒体。近几年，我国在数字化建设上取得了长足进展，但还需加快开发速度。馆藏资源数字化需要我们付出艰苦的劳动和大量的时间，所以要根据主次，采取分期分批的办法，对一些利用率较高、有特色的档案优先进行数字化。在进行数字化信息资源建设时，一方面要加强馆际合作，避免数字化信息资源的重复；另一方面，要注意采用数据的标准化，因为标准化的数据库是信息网络运作的基础，也是实现管理、服务现代化及信息交流和资源共享的前提条件。另外，在对馆藏档案进行数字化时，可采用数字照相、扫描等技术；数字化档案的存储载体，一般采用光盘，但光盘有一定的寿命，需要定期复制。
(5)提高档案工作者的能力与素质。建设数字化档案馆，必须有一支高素质的人才队伍。因此，要注重提高档案工作者的能力与素质，包括专业知识、技术能力、信息素养等。
数字化档案馆的各项工作都离不开计算机和网络等高新技术，这就要求档案工作者不仅要有档案专业知识及其相关的管理知识，而且还要掌握计算机技术、网络信息资源管理技术和数据库管理技术等现代信息技术，同时，还应具有相应的检索知识及信息处理、分析、利用能力，这样，才能符合信息时代的要求。
具有一定的英语水平也是档案工作者不容忽视的技能之一。目前，Internet上有80%以上的信息是英文信息，如果不具备良好的英语能力，就无法准确地从网上获取信息，更不能很好地为档案用户提供利用服务，也就无法胜任信息时代档案管理工作。
因此，数字化档案馆所需的人才，除具有传统的档案及其相关的管理知识外，还要掌握新技术尤其是现代信息技术和网络技术，具有信息处理、分析和利用能力以及一定英语水平的复合型人才。只有这样，才能真正成为档案信息网络的导航员、协调员、管理员和咨询员。
收稿日期：2002-03-25