摘要：电子档案无法取代纸质档案，纸质档案也无法取代电子档案，两者并存才是现阶段最重要的内容。本文主要是针对纸质档案和电子档案并存的必要性进行一定的分析，并且对两者并存发展的策略进行了一定的自我阐述。
关键词：纸质档案；电子档案；并存；重要性
引言：随着计算机技术和网络技术的不断普及，电子信息技术已经得到了飞速的发展，同样，办公自动化和无纸化办公的方式也得到了大力的推进，随之产生的就是大量的电子档案。对于档案管理工作来说，要根据自己公司的工作要求和实际情况，对所有信息的来源进行结合整理，进而实现档案管理的系统化、合理化和科学化发展。
一、电子档案与纸质档案的特点
电子档案与纸质档案有所不同，纸质档案具有唯一性和最原始性，真实性，稳定性高，可信度高，不易被篡改等特点，可以很直观的直接拿来阅读、使用。电子档案不再是直观的纸质文件，需要借助现代办公设备才能查阅利用。电子档案具有省存储空间，打破了档案利用者人数的限制、打破了纸质档案“固定场所”的限制、打破了“利用时间”的限制、利用方式更多样性、经济环保性、便于传输性，但缺点是在使用过程中易被修改和被破坏，对设备具有很高的依赖性。从本质上来看，不管是纸质档案还是电子档案都是文件存在的方式，是信息与载体的统一体，是社会活动者进行真实活动的重要记录，都具有很重要的参考和利用价值[1]。
二、纸质档案与电子档案并存的必要性
（一）电子档案无法完全取代纸质档案
电子档案虽然具有很多的优势特点，会给档案管理的工作带来很多的便利，但是在经过一定的使用之后可以发现，电子档案也存在着一些不可避免的弊端问题，因此无法完全代替纸质档案在企业中进行应用。对于电子档案来说，它一般都缺乏稳定性，因为它需要相应电子设备的支撑，但是实际的工作中，经常会有无法将电子设备带入作业环境当中的情况，这样就有可能出现信息遗漏或者是无法记录的情况；如果在档案管理工作中过于依赖电子档案，一旦电子档案被破坏，档案信息就很有可能出现泄漏的风险，严重的情况会给企业带来严重的损失；另外，不管是纸质档案还是电子档案，它们都有着自己存在的价值和意义。比如说纸质档案，它原始性较强，可以作为原始凭证来进行使用，对于企业中的高级商业机密或者是专利内容来说，采用纸质档案的储存方式会比电子档案的方式更加安全；除此之外，电子档案的开发和利用还需要大量的资金和技术的支持，不管是在前期的开发还是后期的维护方面都需要一笔不小的开支，并且电子化办公也需要专业人才来支撑，人才的引进和培训都需要一定的投入。
（二）纸质档案的利用效率比较低
纸质档案的形成是比较复杂的，信息共享率是比较低的，从接收到筛选、到保管和整理入库都需要多个复杂的程序来完成。对于纸质档案的整理是需要较长时间的，会降低档案的利用率，如果我们只是采用纸质档案来作为档案存储的方式，就会增加档案工作人员的工作量，最终会影响到工作效率的提升。就目前来说，已经形成了电子档案与纸质档案并存的局面，电子档案和纸质档案的并存管理，已经成为档案界新的课题。在当今信息化社会，纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者都可以发挥各自的优势。纸质档案是保存和反映历史真实面目的可靠记录，电子档案可以发挥在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性。在当前日新月异的数字时代，电子档案和纸质档案相辅相成，相得益彰，为社会经济的发展发挥其巨大的作用。纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，取长补短，长期并存。
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三、纸质档案与电子档案并存发展的建议
（一）实行“双套归档制度”
纸质档案和电子档案的并存就是在两者之间建立起一定的相关性，然后运用一定的技术和设备，以文本或者是影像的方式将纸质文件与电子文件信息存储在同一个档案软件系统当中，进而实现一一对应的关系，进而建立起相应的数据库，从而实现自动化的管理，进而实现信息储存在不同载体之间的转换。采用两种不同的管理方式来实现对档案的统一化管理，能够大大的方便对档案信息的检索，不仅可以提高档案管理的安全性，同时还能提升档案管理的效率与共享性[2]。
（二）建立科学合理的管理制度
与纸质档案相比，电子档自身具有复制性和可随意删改无痕性，因此对于电子档案来说，需要加强对其的保护措施，需要建立起一套完整的电子档案借阅制度、保护制度和传输制度，这样才能对电子档案的安全进行有效的保证的。另外，还要建立起电子文件的记录制度，这样的可以对电子文件的原始性和完整性进行有效的保证。
（三）实行档案专职部门集中管理双档案
双档案的集中管理可以让档案管理变得科学化和规范化，同时也能让档案信息资源朝着一体化的方向发展。档案部门可以对双档案进行统一管理，这样可以让双档案从收集到归档、从存储到保护的整个环节都严格的按照相关的程序来进行，避免非专业人员对档案可能造成破坏和丢失。另外，通过档案部门对双档案的集中管理，能够让双档案得到专业性的开发，促使其发挥出最大的作用。
（四）更新档案管理的设备
不管是纸质档案还是电子档案，它们的储存都需要在相应的条件下来完成，因此需要相应的设施来对其完整性和安全性进行保证。一般来说，纸质档案以“件”作为最小的保管单位，比较容易形成大量的案卷，并且会随着时间的推移而出现越来越多的数量，因此会占用更多的存储空间，对档案室的需求量是比较大的。而电子档案一般采用的介质就是磁盘、光盘和云端等等，目前来说主要是以光盘、电脑硬盘、移动硬盘、网络硬盘为主要载体，通过这样的方式进行储存，不仅可以减轻档案室的压力，同时也能节省档案管理的成本。在纸质档案和电子档案并存的情况下，要根据实际的情况进行合理的调整，进一步的提升档案管理的水平[3]。
（五）提高档案管理人员的整体素质
在实行“双套归档制度”之后，档案工作量会有一定量的增加，这就需要足够的档案管理人员来对其进行管理。首先要在条件允许的情况下，将文件形成部门与档案管理部门进行一定的区分，设置专职的档案管理人员，进而对彼此之间的合作进行强化。通过这样的方式可以让档案的利用率得到增强，同时也能降低工作人员的工作量。在日常的工作中，需要对档案管理人员的培训工作进行重视，为档案管理人员提供多种形式的培训和再教育机会，对档案管理人员的专业知识和专业技能进行提升，进而更好的完成纸质档案和电子档案并存管理的工作。
目前我公司采用的就是纸质档案和电子档案相结合的方法。我们设立有专门的集团公司档案室，并下设二级档案管理员，花巨资打造的属于我们的数字档案资源管理与利用系统，公司每个专职档案管理人员都已注册账号，实现“线下整理、线上移交”的归档功能，我们还会定期进行集团公司档案培训和档案评比大赛活动，为公司的档案管理迈出来巨大的进步。
结语：综上所述，在公办自动化趋势的影响之下，各个行业都开始广泛的使用到电子化文件，很多单位都实现了无纸化办公。电子文件本身具有很多的优势，该企业的档案管理带来了很多的便利，但是它也存在着的一定的弊端，因此需要对其进行辩证的使用。不管怎样，电子档案和纸质档案一样，它们都是当代重要的档案存储方式，要根据不同的实际情况进行合理的选择，尽可能的提高档案管理的安全性和便捷性。
参考文献
[1]卢湘.电子档案与纸质档案并存之探讨[J].职业教育研究,2018(S1):133-134.
[2]司井丹.关于电子档案与纸质档案长期并存的发展策略分析[J].赤子(上中旬),2017(03):143.
[3]胡爱阳.关于电子档案与纸质档案并存的思考[J].商业文化,2010(04):318.
作者简介：田娇，性别：女，出生年月：1983年3月28日，籍贯：山东省淄博市桓台县，学历：大专，职称：初级，研究方向：档案管理.
论文作者:田娇
论文发表刊物:《基层建设》2019年第27期
论文发表时间:2020/1/2
标签：档案论文; 纸质论文; 电子论文; 档案管理论文; 管理人员论文; 方式论文; 文件论文; 《基层建设》2019年第27期论文;