摘要：项目档案验收是项目交（竣）工验收的重要组成部分，末经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，项目法人单位不得进行或通过整个工程项目的交（竣）工验收。笔者通过多年从事档案管理，对存在的问题进行了浅析，并提出了相应的管理建议。
关键词：工程项目；档案管理；问题；建议
1引言
工程项目档案管理是项目管理的重要组成部分，项目档案的完整准确与否、档案管理水平的高低，不仅关系到工程能否正常开展，而目对项目日后的生产营运、管理、养护、改扩建和技术改造等方面起着举足轻重的作用。
档案管理的重要性也与时俱进，越来越受到各行各业的重视，管理方面也越来越完善与规范。对于建设工程项目来说，根据国家档案局、国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个工程项目的竣工验收。在《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2010]382号）中，关于建设项目文件材料的整理，具体到要求合同段未完成项目档案整理的，项目法人单位不得组织交工验收。
2项目档案管理内容
建设工程项目档案验收内容主要包括：项目档案的基础管理工作；项目档案的完整、准确、系统情况；项目档案的安全状况。其中项目档案的安全保管也是项目档案验收的一个重要环节，通常一个单位的项目筹建部门没有条件实现对项目档案的安全保管，故此，把项目档案及时纳入单位档案部门管理，一方面有利于项目档案的验收，另一方面也有利于对档案的集中统一管理，切实保证项目档案的完整和安全。
3项目档案管理现状
档案管理成为建设项目基础管理重要环节的同时也成为项目管理中的一大弱点，本该与建设项目同步完成的档案管理工作，实际操作中却严重滞后，与要求相差甚远，项目档案管理相关规定的出台让这一现象得于转变，使得其在今后的项目管理中将越发引起重视，高起点、高标准、高质量的完成工程项目档案建设成为当前目标。
4施工单位档案管理职责
施工单位作为建设项目文件材料收集整理的重要组成部分，按照项目建设程序的不同阶段文件材料产生的自然过程，做好收集和整理工作显得尤为重要。项目施工档案归档内容包括工程管理文件、施工文件和竣工文件。
数量大、形成时间长、专业性强、载体多样化己成为工程建设档案的特点，这就要求项目档案能实行集中统一管理，分工协作、相互配合、共同完成。
5档案管理常见问题及对策
5.1综合管理力度不够，制度形同虚设
大部分施工承建单位都具备自身规范而系统的管理制度，各级领导也高度重视建设项目档案工作，加强项目档案管理制度建设，但具体的理解应用却显得困难。每个项目在进场开工之初制定适用于本项目的相关管理办法，明确本单位有关岗位和人员对项目文件材料收集归档的职责和要求。然而制度制定了，在实际运作中各种因素的影响，很大程度上并没有得到有效的落实，档案资料严重滞后和缺失严重。因此，有了完善的制度更要有高度负责和落实到位的措施来做保障，才能使档案管理工作得到真正的开展。
5.2基础设施配备不齐全，工作难开展
想要能顺利生产前提自然是有足够的储料，内业资料的整理同现场施工一样，除了能保证有场地外还得有设备。档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施，库房与阅览、办公用房分开；保证档案工作所需经费，配备计算机、复印机及声像器材等必备办公设备，目性能优良、满足工作需求。而目前大部分施工项目存在不重视档案办公设备的配备情况，普遍存在设备性能不稳定，经常性的故障严重影响到工作进度。特别是实行“双标”管理（标准化管理、标杆管理）中的档案室面积要求基于科学管理的理念，然而在实际操作中却往往得不到落实，部分档案室办公与库房无隔离，空间狭小，不仅影响美观，更是影响档案的规范整理以及预立卷的存放。
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5.3人员流动性大，专业素质低
配备足够的符合工作要求、接受过档案管理专业培训的档案管理人员在档案管理工作中有着举足轻重的位置，保持档案人员的稳定性更是关键。档案管理人员的业务能力直接影响档案管理的工作质量，为使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作人员的积极性、主动性，努力提高文档人员的知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方案要不断更新。因此，对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的要求。原来那些传统的业务支持与工作方法，己不能适应新的形式，所以，必须对档案管理工作者加强栽植教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉档案专业知识的人才，档案管理人才资源的管理应纳入人力资源管理的重要行列中。
5.4专职档案员职责误区
目前在工程管理中，不少项目对档案室的定位就是抄写资料，把本属于施工员施工现场的原始记录及施工资料通通转移至档案室进行“闭门造车”，此为极端错误的管理方法。专职档案员职责应不包括出具现场原始数据的填写工作，档案室是作为收集、催收、规范整理和系统管理部门，项目相关职能部门应配置足够的相应人员整理施工资料。
5.5档案资料过程控制
每个懂项目的人都会说，档案资料要与施工现场基本同步，而实际真正能做到的有几个项目呢。在实行质量监督管理系统以前，经常采取突击式补做内业资料的方式，而如今，此模式思想应马上抛弃，要树立新观念，确保档案资料真正地做到“与时俱进”，与现场施工基本同步。鉴于档案所起到的凭证和参考作用的特点，计算机产生的电了文件只能起参考作用而不作为凭证的局限下，交通工程质量监督管理系统打印出来的表格都需进行手工签名才能进行归档。这种情况下，如果施工资料相对滞后将带来莫大的困难，一旦不能及时移交数据并出具电子签认齐全的资料，那么，施工检测人员及管理人员的变动、离职将造成签认工作难以得到完善。及早建立档案室和保持稳定小组成员并使之有效运行，是档案过程控制的关键。
5.6收集整理过程不规范，多无用功
近两年来施工资料的归档都是通过先录入交通工程质量监督管理系统再打印出来签认盖章归档的表格，基本不存在换表贴边的情况。施工资料的整理需严格按照各项目的归档表格进行排序，以避免后期花更多的时间来调整表格顺序。除了现场施工资料，档案室后期还需整理项目内部其它部门的文件，因各部门的打印稿纸都各不相同，有时候为了要在同一页面上显示所有文字或图表，基本没有考虑留装订线，或者由于如重复复印等问题照成装订边线不足等情况，给后期装订归档带来不便，既要裁纸又要贴边将花费档案人员较多的时间，如纵向表格左侧及上方均应留足25mm横向表格上方留足25mm，这些基本要求应当在项目开始就严格和规范执行，避免后期归档所耗费的人力物力。
另外声像档案的收集整理也需要统一、规范，应在施工过程中就逐步收集，而不是到交（竣）工前才四处收集，然后从杂乱的图片中随意挑选并加与说明，既增加了难度，也不能如实反映施工形象。
6结语
项目工程档案室作为工程档案的收集整理中心，然而，由于没有明确划分的文书档案、科技档案、会计档案、声像档案等类别，部分文件在建设单位编制办法中未提及，但在档案管理规定中是需要分类别收集整理的，所以我们仍然需要在施工过程中尽心收集，以免有遗漏资料。这使得工地档案室如同处理站一般，把所有的文件资料都收集回来，再分门别类的进行整理。由于项目本身人员流动性大，岗位责任不能落实到位，导致文件材料收集整理不能及时完善，使得分类归档的难度增大。
因此，在项目开始就组建档案室，成立由项目经理、项目总工为领导的档案小组，日常一般由技术质量部质检工程师负责运作，配置了多名合格的专职资料员，及时归档各部门（原始资料必须由各个职能部门完成）移交签认的施工资料，同时主管领导必须定期组织清查资料，查漏补缺，同步跟进分项、分部的评定及竣工图（含高边坡“一坡一图”）根据施工过程中的设计图纸的变更情况同步修改汇编，真正做到施工资料与施工进度基本同步，才能称得上档案管理工作的有效管理。
参考文献：
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[3] 李晓峰.浅谈工程项目档案管理[J].中华民居，2014（15）
[4] 广东省交通运输厅.广东省交通运输厅关于公路建设项目档案的管理办法.2012
论文作者:梁慕洁
论文发表刊物:《基层建设》2017年第8期
论文发表时间:2017/7/13
标签：档案论文; 项目论文; 档案管理论文; 档案室论文; 文件论文; 资料论文; 建设项目论文; 《基层建设》2017年第8期论文;