摘要：结合实际，对建设工程档案无纸全电子化趋势进行研究，首先阐述我国建设工程档案增加无纸化的内容与意义，其次在论述建设工程档案归档文件范围及其质量要求内容的同时，对无纸化全电子化档案管理的趋势进行讨论，希望研究后，可以给该领域的研究者提供一些帮助。
关键词：建设工程；档案无纸；全电子化；趋势
前言
我国在2014年中，联合多个部门发布了《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2014）（以下简称“新国标”），自2015年5月1日起实施，同时将之前的国家标准废除。经过对比与之前所实施的国家标准来说，我国的建设工程档案已经逐步的从“两套制”的管理方式，即纸质档案与电子档案同时报送，逐渐的转化成为全电子化的传输、存储，所有的工程档案都转变化电子化管理，已经真正的实现了无纸化办公，能够反映出未来发展的趋势[1]。
1新国标增加的内容及意义
1.1术语部分
旧国标中并没有提出电子文件、电子档案的基本概念，在这个方面还属于空白。2007年9月5日建设部也发布了一些行业规范，其中就明确的指出了建设工程中电子文件与电子档案的术语。新国标中对于电子化档案方面有了非常明确的标示，同时也能够体现出国家权威性，对于整个建设工程领域的档案管理工作起到了极大的推动作用。
1.2基本规定部分
“3.0.2 工程文件应随工程建设进度同步形成，不能存在后期补编的情况。”该条款的主要作用不仅是保证纸质档案需要随着工程建设施工来同步进行，同时也规定了电子工程档案要随着工程进度来形成，不能存在后期补编的情况。当前很多建设工程项目中的文件在编制时，主要是是利用数字设备将电子文件通过编码的方式来进行存储，对于已经建设完成电子文件归档处理完成之后就能够形成电子档案。比如勘察设计完成之后所形成的工程设计图纸、施工图纸以及竣工图纸等等，施工单位所形成的施工文件也是档案中的关键性组成部分，其可以直接进行电子化编辑然后进行存储 [2]。
2.归档文件范围及其质量要求部分
“4.1.4 不属于归档范围、没有保存价值的工程文件，可以根据实际需要进行销毁处理。”对于文档形成单位来说，没有保存价值的一些文件资料，旧国标中并未就该类资料提出合理的处理办法，新国标中已经明确规定该类文件单位可以自行销毁，从而可以降低管理成本，也能够减少文件管理工作量。
4.2.10 条款中明确的规定了建设工程中文件中的文本、图像、影像、声音等等形式的文件，明确规定了其各自的存储格式，主要包含了13种开放式与通用格式。新国标在正式实施前，因为建设单位所存储的文档形式存在明显的差异，各个单位都会使用不同软件，通用性比较差。通过国标的形式来明确规定档案文件格式，统一之后就不会出现难以读取的的情况，有效的解决了档案接收格式不统一的情况，各个单位可以进行相互交流和使用，实现了资源的全面化共享，对于整个领域的发展都有着非常积极的作用。
“4.2.11 归档中的电子文件中存在元数据，需要确保其达到完整性和有效性，并且元数据应该符合相应国家标准和技术规范，能够满足档案管理的应用要求。”从长远发展的角度出发，电子数据具备易改性，要想保证档案资料达到原始性、真实性与完整性，存在比较高的难度，这也是电子档案中存在的比较严重问题，“原始记录性”也就是目前各界所关注的重点问题。
2007年建设部发布了关于建设工程领域中的电子文件与建设工程电子归档以及具体管理细则，即《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T 117—2007），该标准中明确的支出了元数据的概念，同时要求元数据应该和建设工程的电子档案进行同时收集。虽然该文件中的也提出了元数据概念，更加注重的是元数据在使用之前需要进行全面的检验，要保证数据真实性、完整性的要求，可以准确的反应出工程的实际情况，但是对于元数据的采集标准、格式、存储等方面没有进行规定[3]。
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“4.2.12 归档的建设工程电子文件需要进行电子签名，由直接责任人签署，同时需要保证所展示的内容真实、可靠。”对于电子签名来说，我国在2005年就已经发布并且实施《电子签名法》中有明确规定，当事人约定使用电子签名的文件，具备法律效力，可以作为正常的法律文件使用。还规定了数据电文不能因为其以光学、磁或者其他的方式发送而不能作为有力证据使用。电子文件具有与纸质文件同等的效率，这一规定的发布，将电子文件实现了法制化的管理，为电子文件的有利实施起到了极大的推动作用。
“4.2.13 归档的建设工程电子文件中所包含的内容需要和纸质档案的达到一致性。”新国标中也明确规定了“两套制”的方式，其中明确规定了电子档案内容需要达到完整性与真实性的要求，能够满足管理的需要。
3对企业数字档案馆建设的认识
数字档案管理管建是非常重要的一项内容，在实践过程中，通过数字档案管理馆的建设，它不仅利于整合单位对信息核心资源的统计，还能够切实的将档案信息管理共享服务能力与开发能力提升。在一定的程度上能够对企业的管理水平起到重要的作用。
另外，对于档案系统建设来说，它包含了集团档案管理工作系统的覆盖内容，并且在结合系统覆盖基础上，对相关的设置就进行了个性化设置，能够满足企业的管理流程，在2017年中，我们档案室对数字化扫描工作进行了开展，当前，完成的档案资料整理已经达到了50%的优化目标，在未来的几年中，预计会完全覆盖馆藏档案数字工作，同时还能对相关的管理系统进行升级改造。
4.立卷流程、原则和方法
“5.1.3.6 电子文件立卷时，每个工程项目需要在计算机中建立多级的文件夹，其中的内容需要和纸质文件保持一致性，并且需要建立完善的标识，以明确其权属关系。”
“5.1.8 建设工程电子文件的组织和排序可按纸质文件进行。”新国标中所增加的内容，主要就是为了确保电子档案中的立卷环节要和纸质档案达到一致性的要求，同时需要明确标识，这是实现档案有效管理的关键性措施[4]。
5.工程文件归档
“6.0.2 电子文件归档方式，其中主要包含了在线式与离线式两种，需要结合具体的情况来选择一种或者两种来进行。”在线式归档的方式，就是通过计算机网络技术实现档案资料的移交；离线式归档主要是将归档电子文件与相应的数据直接存储到脱机使用的一些设备中，不能够实现在线传输。
6.验收与移交
城建工程项目的档案管理机构在实施工程档案的预验收管理中，需要详细的检查其内容，目前国标中明确规定了电子档案的存储格式、载体等方面的要求。电子档案在使用中，需要重视其安全性，所应用的元数据需要达到原始性、完整性与真实性的要求，目前元数据的安全性主要是利用电子文件的封装技术来实现。电子元数据封装主要就是将工程项目中的电子文件与元数据根据规定的结构来进行打包，可以实现整体的封包。这方面的要求就是要在未来发展中，元数据可以给电子文件提供一定的背景与技术信息，可以保证电子信息长远的保存。当前的技术环境之下，最为先进的元数据封装主要包含METS和XML两种。METS是当前世界范围内最为先进的电子封装方式，我国的城建工程档案全部以XML Schema格式来进行存储。该技术的应用可以积极促进电子档案领域的发展，建立更加完善的档案架构体系[5]。
7结语
总而言之，对数字档案建设进行优化，是提高企业档案资源开发利用创新的基本要求，在实践过程中，数字档案建设对工作人员要求较高，而作为新时期的年轻档案工作人员，需要努力实现职业转型，努力完成档案信息复合型人才，从而促进企业的不断发展。
参考文献：
[1]建设工程档案与建设工程质量的关系[J]. 王晓云. 城建档案. 2006(09)
[2]工程档案管理对促进建设工程质量的作用探究[J]. 郭媛. 办公室业务. 2017(13)
[3]浅谈重点工程档案的收集[J]. 喻德雯. 城建档案. 2016(02)
论文作者:李彩英
论文发表刊物:《城镇建设》2019年第11期
论文发表时间:2019/8/13
标签：档案论文; 文件论文; 电子论文; 建设工程论文; 数据论文; 国标论文; 纸质论文; 《城镇建设》2019年第11期论文;