摘要：随着经济和信息技术的快速发展，人们对信息资源的需求越来越多，对资源的利用也越来越重视，而档案作为信息资源的一部分，其开发和利用受到了广泛关注。近年来，企业发展突飞猛进，企业的各项工作都有了长足发展，企业的档案管理就在这种新的形势下被给予了很多关注。企业档案管理的质量和服务理念直接影响到企业档案管理的水平。而当前企业档案管理工作由于体制不完善、人员素质相对不高等原因，企业档案服务工作相对欠缺，信息资源开发能力较弱，信息服务水平层次也不高。因此，在信息化建设的大背景下，如何做好企业档案服务工作，适应信息化建设形势，满足员工对企业档案利用的要求，是当期企业档案工作者迫切需要研究的问题。
关键词：档案信息服务；信息服务能力；服务能力建设
引言
现代经济快速发展，信息技术水平也不断提升，企业要想在竞争激烈的市场中脱颖而出，就要对企业的管理进行改革，适应市场经济发展的趋势，提升自己的竞争力。目前，随着企业的不断发展和壮大，企业的档案数量和门类越来越多，企业的档案管理工作必须进行优化，对档案管理进行信息化建设。本文从信息化建设在企业的档案管理中的优越性和发展面临的阻碍入手，分析如何在新形势下对企业档案管理进行信息化建设。
1当前企业档案服务存在问题及原因
在对当前企业档案管理中的不足进行分析时，发现主要体现在以下方面：一是档案管理制度无法落实到企业运营中，在经济市场不断变化的背景下，企业提出了新的管理制度，但是由于管理人员对档案管理工作要求认识不足，通常会出现操作不规范的现象，降低了管理制度的应用性。一些档案人员收集档案资料时，往往遗漏重要信息，不能为今后各项活动的开展提供依据。二是档案人员综合素质低下，在企业运营过程中，会加大对员工的培训，加强他们的工作能动性。但由于部分企业领导管理理念落后，在档案管理方面的精力投入不足，由此导致基层人员忽视档案管理工作，是阻碍企业档案管理变革的主要原因。三是创新意识不足，企业在运营发展过程中，将大量人力、物力分配到技术研发上，使得档案管理缺乏先进的设备和技术支持，制约了档案管理的创新发展。当前部分企业为了获取高额利润，将管理创新作为发展重点，在其他管理工作不断优化的同时，还需要改进档案管理模式，进一步实现档案管理规范化。
2信息化背景下企业档案服务策略
2.1提升管理工作人员的综合素质
人是工作的主体，没有高素质的管理人员，企业档案管理工作就无法实现信息化建设，因此，必须要提升档案管理人员的综合素质和技术水平。首先，加强企业管理人员对现代网络技术、数据库技术和信息云端存储技术的理解和掌握能力，对档案管理人员组织培训，加强对专业知识和操作技能的培训，并实行奖惩制度，对于积极参加培训并取得明显进步的人员给予奖励，提高工作人员的积极性，提升企业职员的综合素质和技术能力。其次，企业可以积极地引进档案管理工作能力强的人才，对他们予以高薪聘用或者请他们对本企业的管理工作人员进行培训，传授工作经验，使企业的档案管理工作跟进时代发展的步伐，和新时期的技术标准接轨，提升企业档案管理工作的效率。最后，培养职员的职业道德感和工作责任心，使管理人员转变陈旧的观念，正确认知档案管理工作，对档案管理工作的重要性和必要性予以宣传教育，让职员在学习中提升对档案管理工作的重视程度，从而树立起对信息化建设工作的责任心，认真对待工作，严谨地完成档案管理工作，提高工作的效率和质量。
2.2建立和完善档案管理体系
缺乏系统的理论化的管理体系就会使工作缺乏指导，从而导致在档案管理工作中出现很多不规范的行为，拖慢档案管理信息化建设的工作进度。因此，在企业档案管理的信息化建设的过程中，需要建立一个完善的管理体系。管理体系应该具有系统性和全面性，既要保证档案管理工作的正常运转，又要防止特殊情况阻碍信息化建设。这个管理体系要包含工作的各个方面，从而对工作人员的行为予以规范，防止工作人员的不法行为。同时，要加快建设档案管理机制，使企业档案管理部门独立，从而使各个部门的管理职责更加明确。
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2.3档案信息服务创新、服务评价及优化研究
档案服务创新包括档案馆基础创新和服务方式创新。基础创新研究主要针对资源、服务方式、服务理念、技术应用、从业人员、用户、管理制度展开论述。张微对中美两国档案馆信息服务模式（包括理念、制度、方式等）进行比较分析，提出我国档案馆可以利用网络开展档案展览服务、宣传服务和个性化服务。档案社会化服务具有服务性、专业性、知识性、效益性四大特征和客户导向原则、安全保密原则和效益与效率并重原则等三大原则。实现档案社会化服务需具备五个要素：全民档案观念、法律制度保障、既集中又分散的管理体制、经济保障、从业人员信息素养；公平公正的档案服务体系包括科学的管理制度、人本服务理念、多样化馆藏资源、无障碍利用平台、便民、休闲的服务环境等；通过建立资源整合机制、权利保障机制、绩效管理机制、宣传教育机制实现服务均等化。围绕馆藏资源、信息获取方式、机构设施及环境、馆员素质及态度构建了评价指标体系；从内容质量、服务质量、平台质量角度对档案服务进行了评价。
2.4档案用户研究
档案用户研究涉及用户利用心理、服务能力评价、满意度和用户参与档案服务能力建构等方面。张笑宇认为，用户利用行为符合最小努力原则，信息需求具有变化性；建议档案馆在服务环境、资源开发、服务人员水平等方面提升档案服务能力。从用户感知视角，提出在资源、服务、管理、组织文化方面构建档案馆核心能力；建议让用户参与档案价值实现。
2.5新媒体及新技术应用研究
档案部门应用社交媒体开展信息服务的意识较强，但仍处于初级阶段，没有长远规划；社交媒体应用档案服务存在服务内容单调、互动性弱、传播力小和存在安全隐患等问题；从服务主题、服务形式和服务内容三方面优化社交媒体应用。从国家宏观政策、法律法规、从业人员、资源体系、吸收社会资本等角度提升社交媒体应用档案服务能力。
2.6其他类研究
对如何处理档案信息服务与知识产权保护关系进行讨论，建议通过完善立法、把握服务尺度、优化技术应用等方式规避服务风险；将长尾理论应用于档案信息服务，分析在档案资源建设、服务利用、用户需求、服务群体中存在的长尾现象；从政府宏观规划、资源、基础设施建设角度总结数字档案室建设成就，得出数字档案室在档案管理系统、信息服务、安全保障体系方面存在不足，建议从档案网站、资源体系、服务体系、应用系统方面加强建设。
2.7采用信息控制措施
新的档案管理环境下，加大了企业档案管理难度，多种类型企业档案信息的出现，对企业管理技术提出了新的要求，还需要建立统一的管理平台，确保档案信息管理质量及效率，引导管理人员运用新型技术完成各项管理任务。档案信息准确性是保障档案管理功能正常发挥的关键，如果出现档案信息错误的问题时，将对企业带来严重损失。
结语
总之，为了更好地适应事业的发展，我们要有意识地寻求企业档案管理工作的转变，信息化技术的应用能够有效提高行业档案管理工作的效率，确保行业档案管理工作更好地服务于事业的发展，为我们带来更大的经济效益，所以我们应该充分重视信息化技术在企业档案管理工作中的应用，希望以上提到的几点建议对于企业档案管理工作有所帮助，最后相信在众多企业的不断努力之下，行业会有更好的发展。
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论文作者:于宏,刘德胜,宗连英,于伟
论文发表刊物:《基层建设》2019年第27期
论文发表时间:2020/1/9
标签：档案论文; 企业论文; 管理工作论文; 档案管理论文; 信息化建设论文; 信息服务论文; 档案馆论文; 《基层建设》2019年第27期论文;