摘要：合同是企业运营发展中的重要组成部分，是企业通向市场的桥梁和纽带。在信息化不断发展的今天，利用信息技术代替传统的合同管理模式，能够能够使合同管理更加科学化、规范化、高效化和流程化、从而提高企业的合同管理水平。本文简要分析企业传统合同管理模式的现状和不足，阐述信息技术的合同管理平台建设内涵、做法以及运行效果。
关键词：合同管理；信息技术；管理模式；平台建设
随着“互联网+”、大数据等信息技术的全面发展，信息化管理已经成为当今企业管理的必要技术工具。为适应现代化管理的需求，应对合同管理面临的机遇与挑战，增强法律风险防范能力，提高核心竞争力，运用信息技术，搭建具有鲜明特色和实践成效的合同管理信息化系统，为把企业打造成具有全球竞争力的世界一流企业提供坚强的法律保障。
1企业传统合同管理模式的现状和不足
随着企业发展合同标的物种类日益增多、业务量庞大，涉及内部业务部门众多，传统手工、纸质结合的合同管理方式下，受到现有的管理理念、管理手段的制约，被掩盖、被忽视的潜在风险渐渐暴露：合同相对方管理审查不系统，易造成纰漏；合同示范文本适用率低，权利义务偏向对方；合同变更、评审、批准随意性较大，审核流程涉及环节较多，难免疏漏；文档管理难，查阅不便，风险应对不及时；手工管理易被篡改及损坏，信息汇总难，格式不统一，存在人为统计误差的风险，而且无法做到统筹兼顾，影响决策，存在较大安全隐患，给企业带来经济风险。
2合同管理平台建设内涵和主要做法
2.1明确工作思路，健全组织架构
通过充分剖析传统合同管理模式的局限与不足，结合合同管理体系存在的问题，以项目推进小组为基础，并组织相关专家和各业务部门主要负责人，对合同管理现状、流程等内容进行全面调研。同时对多渠道信息化合同管理模式进行对比分析，结合企业的管理现状，经过反复研讨，最终确定利用OA办公系统开发合同管理信息化模块。
（1）整体规划。为保证项目的顺利实施和有效运行，项目立项之前，企业对已经实施的相关信息系统进行充分调研，并对实施范围、实施方式、推进方式，进行充分研究。
（2）分步实施。为保证系统的顺利实施，在总结以往经验的基础上，确定“先提取，再固化，后优化”的实施思路，并根据设计思路与主要流程编制了设计方案指导阶段性实施。
（3）注重效益。企业合同管理信息化平台构建和实施中，始终把简化操作、优化流程、明确职权、防范风险、降本增效作为首要任务。并围绕这几方面展开工作，得到了公司的大力支持和高度评价。
2.2制定方案，固化流程，稳步实施
搭建系统平台以PDCA循环为控制手段，在不断深入学习先进企业管理理念的基础上，整体规划设计并不断改进和完善，建成了合同管理信息化系统框架。
（1）设计流程，形成方案。充分识别合同管理要求及OA系统功能，把合同管理需要控制的点明确描述，形成规则，实现包括合同签订前的事务管理、合同起草、合同审批、合同文本归档、合同台账管理、合同变更以及对合同签订履行综合成本效益统计分析的全方位管理。最终形成了以合同审核管理为主要流程的系统设计方案。
（2）开发模块，营建系统。结合其他管理模块开发经验，深度调研各业务部门意见和建议，满足合同管理管理人员的不同需要，经反复研究尝试，最终成功实现了OA系统下的合同管理信息化模块搭建。该系统以图形的方式呈现工作流配置页面，系统各操作人员进行合同管理流程配置非常快捷、简便。在流程审批过程中，系统将实时发送审批提醒消息给相关审批人员，而通过流程图则可直观的查看跟踪整个审批流程的执行情况。
（3）运行测试、改进提升。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆合同管理信息化系统实现后，通过模拟测试，暴露问题，梳理整合，统筹改进，使系统平稳运行。又试点运行，征集意见，流程优化，成功固化了合同管理流程，完成合同管理平台的初步搭建。
2.3挖掘系统潜力及功能，打造具有企业特色的合同管理运行平台
（1）嵌入示范文本，提高合同办理效率，有效降低风险
将示范文本管理库嵌入到合同管理信息化系统中，这些示范文本均经专人制定，并经过评审，各承办人员可以直接适用，不仅可以提高合同办理效率，而且还能有效规避合同起草时，由于业务人员法律素质差异造成的合同条款内容瑕疵多，质量差等诸多问题。
（2）实行多项管理，规范管理流程
合同管理信息化平台建设，将合同的起草、订立、审批、变更、查询等管理要求有机结合，实现拟制会签审批管理、合同变更管理、合同文件管理、统计分析管理等分项建设。使合同立项、签订审查审批、履行管理等能够规范有序进行，杜绝合同管理的人为性和随意性。
合同拟制会签审批管理：起草好的合同在系统上根据审批人员的权限及顺序划分，先进行部门级审批，再到各专业评审，必要时经过公司分管领导批准，并保留审批过程中各个审批人员的审批意见。完成流转后，系统会根据合同编号规则进行编号，生成正式合同文本。
统计分析管理：自定义统计条件，根据不同的查询和统计方式，从不同角度对系统平台中的数据进行收集、整理、统计分析，自动输出统计结果，辅助经营决策。
（3）实行信息共享，过程留痕，责任可追究
合同管理信息化系统实行信息共享，为领导决策提供准确有效的数据支持。并且平台可以检索当时合同流转人员及其审批意见，做到了过程留痕，意见可查，责任可追究，具有可追溯功能。
3合同管理平台建设运行效果
企业实施合同管理信息化系统以来，合同管理实现了质的变化，为企业合同管理工作带来极大的便利，效果显著。
3.1提升了合同管控能力和运行效率，防范了经营风险
通过合同管理信息化系统的实施，企业在管理方式上实现了由传统的手工经验式、粗放型合同管理模式向以PDCA循环模式为主的精细化合同管理模式的转变，实现了合同管理配套制度的流程化，各级人员权限明确，审核协作变得更加紧密与默契，极大得促进了合同管控运行效率，同时增强了合同签订人员及管理人员的风险意识、规范意识，解决了多年来困扰企业合同管理难题，切实的控制了公司整体的合同风险。合同示范文本使用率上升到90%；法律审核率保持100%；合同部门审批率达到100%；重大合同评审率达到100%；承办人一次盖章通过率达到100%；合同办理效率提升50%；
3.2有效拉动各业务管理的同步改进与提升
合同管理信息化系统实施以来，企业实现了合同管理工作从事后向事前，从后台向前台的转变，有效地将合同法律审核前置到合同起草谈判过程当中，部门间沟通更加流畅，信息更加透明，权责更加明确，有效杜绝了部分部门审批流于形式，低级错误频繁出现。各专业评审职责模糊不清，承办部门与各专业协作差，组织效率低，疲于应付，过度依赖法律审核等不良现象。实现了各业务间的协同管理、规范管理，减少了合同签订、履行过程中的随意性，依合同办事的风气日益浓厚，合规意识、风险意识、诚信意识深入人心。促进了企业各项生产经营活动的规范有序，各业务管理的同步提升。
3.3合同管理水平位居前列，推动向一流企业迈进
企业合同管理信息化系统的有效运用，为大型企业在扩大市场、快速发展中有效解决海量合同、海量交易数据的难题提供了借鉴的方法。受到了集团公司的高度认可，可在其他公司进行推广。合同管理信息化系统为企业战略发展提供了基础性保障，促进了发展能力和发展质量的提升。企业连续多年获得市级、省级“重合同、守信用”企业荣誉称号，在行业内拥有良好的声誉和形象。
论文作者:汪东海
论文发表刊物:《基层建设》2019年第29期
论文发表时间:2020/3/12
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