摘要：随着建设行业的蓬勃发展，行业信息数据呈爆炸式增长，通过档案管理能够将这些信息数据的价值充分发挥出来，因此可以说档案管理质量直接关系到建设工程项目的施工质量与建筑企业整体效益密切相关。建设工程档案是工程建设过程的真实记录和见证，其对工程后期竣工、验收、审计部门检查、改建、维护等方面都可以提供有价值的参考资料。因此，必须充分认识建设工程档案管理的重要性，并进行规范化管理。本文对工程档案对工程结算的重要性进行探讨。
关键词：建设工程；档案管理；重要性；规范化
引言
工程项目档案包含内容非常多，包括施工记录、施工工艺、设计图纸、经济签证、隐蔽签证、组织设计、材料价格、检测报告、设计变更等等内容。可以说工程档案包含了整个工程的所有信息，而这些信息多少都会与工程成本挂钩，从而对最终的工程结算造成极大的影响。工程档案就是让专业的档案人员收集工程信息资料，并对信息资料进行分析、跟踪、分类归档，最后编制成为结算书。工程档案管理会直接影响工程结算质量，也是衡量工程建设是否达标的重要标准，这就需要加强工程档案管理的认知，确保工程结算质量。
一、建设工程档案管理的重要性
在工程建设过程中会形成相关的建设工程资料，通常以文字、图片、声音、表格等形式进行记录，有着较高的应用价值与存储价值。随着社会经济的快速发展，我国建设行业蓬勃发展，各个城市的建设项目数量不断增加，有价值的工程资料不断增多。建设工程项目在施工之前的资料主要包括上级批准文件、施工图纸、设计文本以及施工合同、招投标文件、实地勘察资料、计划任务书等；建设工程项目在施工过程中的资料主要有施工资料、质量监督资料、竣工验收资料等；建设工程项目竣工之后的资料则有工程结算材料、竣工图纸、项目验收材料等。建设工程项目从施工到竣工会形成很多资料，并涉及到施工方方面面，对保障工程质量、后期维护等方面都有着极为重要的作用，因此做好建设工程档案管理工作对促进企业以及整个建筑行业发展都有着巨大的现实意义。
二、加强建设工程档案规范化管理的措施
1、建设工程档案管理的基本依据
基于建设工程档案的特点，我国相关机构对档案收集、形成、累积、整理、归档等方面提出了基本要求以及法律法规。例如《建设项目档案管理规范》《建设项目档案监督指导工作指南》《国家重大建设项目归档要求与档案整理规范》《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》《重大建设项目档案验收办法与要求》等最新法律法规、规范性文件、标准版本，通过对其进行解读，并结合实际情况开展档案管理工作，让工作有章可循、有据可依，从而实现规范化管理，为档案使用者提供有价值的服务。
2、保证工程建设资料的完整性
工程立项到竣工结算整个过程中，都会生成工程资料，这些资料与工程结算有着直接关系。要求档案管理人员全面搜集这些资料信息，并按照时间流程进行排序、分类、装订、归档，档案资料必须要与工程实际相结合，避免出现脱节问题。同时，在档案信息分类过程中，要按照发生顺序进行编号处理，还需要编制目录、资料内容预览表，便于查找、修补。此外，针对工程档案资料编制竣工图，如果出现较大的工程变更需要重新画图。如果变更较小，需要在图纸上标注变更新内容，并将变更单与图纸装订到一起。在竣工资料结算报送时，除了要附送相关档案资料图纸外，还需要将工程造价资料装订成册一起报送，以便于查看结算材料是否完整。
3、关于档案管理体制及工作程序的规范
在具体的施工过程中，建设工程项目档案需要实施的管理体制是统一集中领导、分级管理与负责，具体体现在如下方面：一是档案管理体系的规范与完善。建设工程项目档案管理应充分利用当前的档案管理网络，然后开展统一集中领导，并结合网络化分级管理、扁平化管理进行综合管理。随着对档案管理组织机构的调整，目前档案管理已经完成网络分层划分，下设档案管理网络人员、检查小组、督导小组、管理小组等，同时明确各小组的职责与责任，并与其绩效考核挂钩。二是监理单位档案管理体系的规范与完善。整体监控责任是由总监理工程师主要负责，同时还配有电气仪表、设备以及工艺安装、土建等不同领域的专业工程监理。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆通过综合巡视、检验、旁站等方式将监督工作有序完成，并形成全面系统的监理资料。三是施工单位档案管理体系的规范与完善。为了进一步提升所收集档案资料的准确性、完整性，要求建设工程项目施工单位设置“五部一室”，即“财务部、物资部、计划部、工程部、技术质量部+档案室”，由其对施工过程中所产生的资料进行全面收集与整理，然后通过“五部一室”保障建设工程项目资料的质量，即要让资料足够完整、客观、准确。
4、关于建设工程项目合同及最终结算方面的有效控制
相关单位在对施工协议以及其他有效合同进行签订的过程中，需做好文档资料收集、整理工作，还要对移交与变更方面提出明确要求。在对最终结算进行办理的过程中，则要由档案管理部门确认签字，随后再继续进行后期的付款工作。
5、最大限度保障规范措施的落实
首先，建设单位需要建立由内部档案管理部门、参建单位以及其他相关职能部门所组成的资料考核小组，其作用是定期对文件资料进行收集、累积、形成、整理等环节中所存在的归档责任制进行有效落实，以提升建设工程项目质量管理的力度。其次，需要进一步做好相关考核以及检查。最后，以考查结果为基本依据，并根据“责任制”的明确要求对相关人员进行奖励与惩罚。
6、确保全过程资料的有效性
施工全过程资料需要按照合同标准，并按照甲方要求办理手续，确保工程档案资料齐全，以及工程结算工作顺利进行。针对漏章、漏内容的情况，需要施工方补充完整的资料信息。同时，施工过程发生的资料必须要与工程实际符合，不同阶段的项目工程各项资料需要有技术人员、监理人员盖章确认之后再进行分类归档，否则要求相关工作人员补充，避免出现档案资料漏洞问题。
7、做好结算书编制工作
在保证相关资料完整之后，预算人员要依照程序标准编制结算书，结算书当中的项目需要严格按照施工流程进行编撰，这样可以避免出现漏项问题。在工程结算书编制完成之后，需要加强类似工程造价指标、含量指标的搜集工作，从而判定结算编制内容是否合理，尽可能一次性编制完成，并达到行业的结算标准。
三、关于建设工程档案的实际应用
1、在建设工程施工管理中的应用
在建设工程建设过程中，档案能够将施工全过程真实地反映出来，是评定工程质量以及查验工程质量等级的主要依据之一，并在工程扩建过程中也发挥着非常重要的作用。在实际施工过程中，难以避免会出现一些问题，如果未知隐患不断累积，则可能会引发严重的工程事故，而负责事故调查的人员则必须要根据相关档案对事故发生的原因进行分析，从而及时找到解决办法。因此，档案的真实性、客观性、完整性对于监督判断有着非常重要的影响。
2、在竣工中的应用
建设工程项目竣工完成之后，建设单位需要严格履行后期对工程的维修管理以及改建、扩建等服务项目。其中后期维护的有效依据主要有设计图纸、设计变更图纸、竣工图纸等，同时项目档案资料也是工程评优、审计稽查、后期评价、责任追究等的基本依据。因此，规范的档案管理是建设工程项目能够实现后期管理服务的主要依据。
结束语
综上所述，工程档案作为工程建设整个周期的数据证明，每一类材料都与工程造价有关，对工程结算有着直接影响，无论是施工技术档案、工程变更档案，还是材料质检档案、隐蔽工程档案，只要有一项出现了信息失真就会影响工程结算质量，这就需要加强档案的搜集与管理工作，确保档案信息的精准性，从而为工程结算奠定基础。
参考文献
[1]黄淑云.浅谈造价资料管理对工程结算的重要性[J].江西建材,2014(18).
[2]李敏.造价资料管理对工程结算的重要性[J].科学与财富,2017(7).
论文作者:谭莉娟
论文发表刊物:《基层建设》2019年第21期
论文发表时间:2019/10/25
标签：档案论文; 工程论文; 资料论文; 档案管理论文; 建设工程论文; 建设工程项目论文; 过程中论文; 《基层建设》2019年第21期论文;