2英国利物浦大学电气工程学院本科四年级 陕西西安 710018；
3西安如通石油工程技术服务有限公司 陕西西安 710018
摘要：本文从介绍档案出版中心在西安长庆科技工程有限责任公司（以下简称“CTEC”或者“公司”）产品形成的QHSE体系中地位和作用入手，通过对档案管理及出版发行两条平行而又不同的主营业务链条内涵的描述、档案及出版发行业务属性的探讨，梳理及架构出档案管理及出版发行两条平行业务链间所存在的紧密逻辑关系；理顺了部门业务在公司QHSE体系中作业流程的流向、完善体系要求的管理要素识别、明确不同岗位的职责范围、过控方法及质监手段等，使得部门业务运行完全处于公司QHSE体系的保护之下，使部门工作真正做到规范管理。
关键词：CTEC；档案管理；出版发行；2018QHSE体系；产品形成链条；管理及操作属性；流程；过程控制；规范管理
背景：
2017年6月12日，为进一步理顺流程，提高效率，CTEC将多业务进行整合重组，其中将原“信息档案中心”及“出版发行部”两个部门的业务整合，成立了新的部门，即档案出版中心。伴随着ISO 9001国际标准和国家标准的先后发布，CTEC的ISO 9001：2015QHSE体系需通过再次换版升级来适应新的体系建设要求，公司ISO 9001：2018QHSE 2体系的到来成为必然；而体系正是我们从事生产、经营活动中规范我们行为，保障我们安全的值得信赖的“武器”。
一、档案出版中心业务在产品形成链中的地位与作用
西安长庆科技工程有限责任公司（原长庆油田勘察设计研究院），成立于1973年，2001年改制成立为股份制公司，是中国石油天然气集团公司所属专业甲级设计院之一，持有甲级工程设计、甲级工程勘察、甲级工程咨询、甲级工程造价咨询、甲级工程测绘、甲级工程监理和A、D级压力容器、GA、GB、GC类压力管道设计等资质。主要从事石油、天然气、石油化工、建筑、电力、通信、机械、自控、消防、环境保护等工程的勘察设计、工程咨询、工程总承包以及高新产品研制等业务。勘察设计文件（如工程勘察设计产品输出文件、项目研究报告和标准化产品文件等）、地面工程实验检测报告、一体化装置制造、工程建设等为公司的主要形成产品。
档案出版中心是CTEC产品实现过程中所及的生产部门；业务位置处于勘察设计文件形成链条的下游、末端；也可以被看作是公司最终的设计定型产品走向市场用户途径上的最后一道关口。如果在该作业环节中，及时发现已定型产品的个别缺陷，并及时协调作业链相关环节做出改进的话，将对公司品牌美誉度带来帮助。主营业务为档案管理与出版发行。就其属性而言，档案管理为管理业务，出版发行为操作业务。
二、分析关系、构架流程、设置规范
档案管理主要包括勘察设计文件的验收、存档、扫描、刻录等，以及文书、经营、财务、声像、资质、专利、软件、荣誉档案等的收编、整理和利用。出版发行管理包括公司生产经营管理活动中所有文件、资料、图纸的晒、印、配、装和发放工作，以及出版过程中的HSE管理。
从业务属性决定的业务链来看，档案管理业务涉及蓝图、底图、文书、地形图、科技图书等岗位，其业务源头在蓝图/底图岗；出版发行业务涉及晒图、复印、装订、发行、质检、安全等岗位，其业务源头在晒图岗。
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通过对公司产品形成链条在档案出版中心业务管理环节的实际情况分析后得知，档案管理和出版发行看似为两条平行业务链，实则相互依存，存在紧密的逻辑关系，公司之前的业务环节按照体系要求顺利完成后，产品几乎定型，通过蓝图岗质量记录采集业务后进入档案出版中心业务范畴，携带蓝图岗发出的“透图通知单”将业务流转至底图岗电子信息存档系统、当满足归档条件的勘察设计文件电子成品根据需要派送至出版发行端的晒图环节时，继而开启出版发行业务流程，即档案管理与出版发行的关系将瞬间成为一条顺畅的作业流程：蓝图→底图→晒图→装订→出版→发行；可以说蓝图岗是部门所有业务的策源地，其在公司勘察设计文件形成中具有起承转合、承前启后作用。
找到档案管理及出版发行业务间的逻辑关系后，编制《档案与出版发行过程控制程序》，对档案的收集、整理、利用程序进行规定，对资料出版从任务输入、底图底稿校验、出版、质检、发图等工序进行了规范；并按照不同业务岗位合理制定作业流程。
三、科学识别管理要素、保证“过程控制”有效
首先要科学识别部门全管理要素。依据公司ISO 9001：2018QHSE体系，从流程看，部门工作目标及保障措施、相应阶段性工作总结、质量风险识别、QHSE目标识别、应急管理、年度法律法规辨识清单、法律教育培训与签到、采购与供应商评价、设备维修管理、不合格品管理、安全与质检管理、档案管理、出版发行等十四个方面即为可识别的全管理要素。
其次要采取有效手段和方法保证“过控”的有效性。根据2018QHSE体系中新增的“质量风险管理”及“QHSE目标管理”、“HSE因素辨识与风险评价”、“法律法规及其他要求管理”、“档案与出版发行过程控制管理”、“应急管理与事故处理”、“文件和记录控制”、“服务控制”、“物资管理”、“外部供方管理”、“不符合于纠正措施”、“设计过程控制”等程序及相应的管理与技术规定，对上述部门所及全管理要素的识别结果，严格按照体系规定的记录表单进行记录。同时，统一编号方法，采用体系文件规定的不同管理要素所对应的表格号，加实际过程控制中的流水号。通过从源头对部门的全管理要求的识别与记录，能有效掌控质量及HSE等各种风险，制定可行的应对处置措施。
四、加强运行监控、不断持续改进、保障活力运行
执行2018版QHSE规定的程序，能让工作运行不偏离轨道；如何使工作效率得到提高？保证业务流程的高效和活力运行至关重要；加强运行监控、并做不间断的持续改进将成为必须措施。
依据CTEC-QHSE-P12-2018服务控制程序、CTEC-QHSE-P13-2018HSE监测程序、CTEC-QHSE-P14-2018产品质量检查程序、CTEC-QHSE-P15-2018顾客满意度监测程序、CTEC-QHSE-P18-2018不符合与纠正措施程序、CTEC-QHSE-P20-2018设计过程控制程序、CTEC-QHSE-P22-2018设计变更管理程序等，对勘察设计文件在档案出版中心业务环节进行全面的运行监控和持续改进。
如从产品发行端对市场用户的服务环节，得知用户是否对产品的出版质量存有问题，该如何改进才能再次获得用于的认可和接受。顾客手中产品的内在质量是否无缺陷而满足生产需要？或产品自身设计存在缺陷和安全隐患而无法指导生产等？这事关顾客真实的满意度；如存在缺陷，需通过设计变更程序得到持续改进，确保产品的本质安全。再如，通过内部质检和HSE监测，发现设计过程某环节失控或存在质量风险和出现了不符合要求的现象、产品形成的某阶段或某区域位置存在安全隐患、环境影响因素等，这将对产品的品质带来危害和不利，监测中一旦发现，必将改进，来确保产品形成过程始终处在不断的持续改进螺旋式上升通道中；QHSE运行的活力清晰可见。
总之，严格执行公司CTEC-QHSE-M-2018的体系，工作定会处在QHSE体系保护下规范运行的。
论文作者:包斌1,包启辰2,陈柏臣3,赵文妮1
论文发表刊物:《基层建设》2018年第23期
论文发表时间:2018/9/11
标签：业务论文; 出版发行论文; 产品论文; 体系论文; 档案论文; 档案管理论文; 部门论文; 《基层建设》2018年第23期论文;