关键词：电力物资采购；供应；档案管理；优化
1电力物资采购与供应中档案管理存在的不足
1.1档案管理流程不科学
在电力企业,对物资采购与供应档案的管理中,相应的流程都存在明显的问题。具体来说,企业没有结合实际,对物资的采购内容、价格、类型等提出具体的要求,影响档案管理工作的有效性。同时,企业中的每一个班组、车间,都有可能参与到物资的采购工作中,这样的现象会导致档案管理存在漏洞,无法发挥管理工作的价值。除此之外,还有一部分电力企业,对于物资采购与供应档案的管理相对混乱,也未对相关的数据、信息进行科学、规范的管理,从而使得管理人员不能清楚地掌握物资信息,容易出现采购不及时或者物资浪费等现象。
1.2档案管理体系缺乏科学性
对于电力企业来说,受工程换新拆旧等因素的影响,其内部常常会出现很多闲置的物资资源。在当前的物资采购与供应档案管理体系中,这部分物资基本上都被直接“关入”仓库之中,甚至没有对其进行详细的记录、存档,导致资源不能被合理利用。究其原因,物资采购与供应档案的管理体系,存在明显的不科学现象,主要的表现就是企业将提高科技水平、生产效率作为重点,对物资档案管理不重视。同时,电力企业还会对一线的工作情况进行相应的考核,从而影响了闲置物资被再次利用的效果,进而不能充分发挥档案的作用。正是在这样的环境中,会增加物资采购与供应档案管理工作的难度,限制企业的综合发展。
2电力物资采购与供应中档案管理优化方案
2.1优化档案管理流程
为了能够推动电力企业稳定发展,应该重视物资采购与供应档案管理工作,并在根本上优化其工作流程,提高档案管理工作的规范性。具体来说,电力企业应该对采购工作进行明确的划分,限制班组、车间采购的权利,并成立物资采购小组。在这一基础上,物资采购小组结合其他部门工作的需要,将相关的物资信息形成书面报告,上交给物资采购与供应档案管理部门,便于其相关信息录入档案。在物资供应的过程中,档案管理部门应该成立监督小组,对物资的使用情况、结余情况等,进行跟踪调查、记录,从而掌握更多真实的物资信息,为档案管理工作提供有力的数据支持。同时,对于剩余的物资,档案管理人员需要将其记录在案,以便于在后续的工作中得到利用。通过这样的方式,能够进一步优化档案管理的流程,便于实现物资采购与供应档案管理工作的价值。
2.2完善档案管理体系
为了能够提升物资采购与供应档案管理的水平,电力企业应该积极完善管理体系,为档案的管理工作提供基本指导、保障。具体来说,电力企业可以将提高物资档案管理水平作为切入点,并且对生产、物资、营销进行全方位的综合考虑,从而结合实际的需求,制定科学的物资采购与供应档案管理体系。通过这样方式,实际上能够有效增强物资采购与供应档案的管理效果。例如:电力企业依据自身生产、物资、营销的实际情况,对物资采购、供应提出具体的要求,然后将其作为档案管理工作的依据,避免出现物资供应不足、物资浪费等问题,并全面提高闲置物资的利用率,实现档案管理工作的重要价值。
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2.3构建档案信息化管理机制
在对物资采购与供应档案进行管理的过程中,工作人员应该将信息化技术应用其中。例如:为档案管理部门配备统一的计算机设备,并实现全面覆盖。在这一基础上,技术人员需要利用计算机,设计档案检索目录,便于后期进行档案查找,同时利用计算机的功能,实现档案自动编目、计算机辅助立卷、档案业务工作管理、档案自动标引、文档一体化管理,为工作人员提供便利的同时,还能够全面优化电力物资采购与供应中档案管理的方式。但是在这一过程中,必须使用规格统一、型号统一的计算机开展工作,为档案管理信息化提供硬件保障。同时,随着时间的推移,电力物资采购与供应中档案管理所使用的计算机,可能会出现老化、损坏等现象,为了避免档案丢失,工作人员还应该将光盘存储系统、磁盘存储系统应用其中,进而保证档案信息的安全性,实现信息化档案管理的目的。
2.4做好涉密载体复制管理工作
(1)禁止到公共场所复印、制作含有涉密信息的载体。各类涉密载体必须按照原稿确定的密级、保密期限进行标识,严格按照批准的范围和用途控制载体制作的数量。(2)因工作需要对涉密载体进行复制、扫描、存储和刻制光盘时,需办理审批手续。涉密载体(含电子文档)的复制由业务部门申请经公司保密办公室审批后方可复制。个人一律不得私自制作、复制涉密文件资料。涉密载体复制件的密级标识应与原件保持一致,纸介质载体须加盖公司印章。(3)涉密音像制品应在图像播映首页和存储介质同时进行密级标识。(4)过程文件资料是涉密载体在起草、修改和制作过程中产生的。制作过程中的多余份数、废页、废件应及时销毁,保证涉密载体登记数量和实物一致。
2.5做好档案的保管期限与保密期限的区分工作
确定保管期限的原则是,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据物资供应工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内,如被泄露将对国家或企业的安全和利益造成的危害来确定的,它表示该国家或企业秘密事项在其确定的期限内,受国家有关保密法律、法规的保护,产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定:除有特殊规定外,绝密级事项不超过30年,机密级事项不超过20年,秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计,在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项,在授权机关作出解密前,其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施,不得擅自决定解密和随意对外提供。
结论
综上所述,电力物资采购与供应档案,对于企业的发展有着重要的价值和意义,所以相关专业人员应该通过恰当的方式提升工作的质量、效率。在这一基础上,电力企业优化了物资采购、供应档案的管理流程,并且进一步完善了其管理体系,加大了对价格的重视,从而充分发挥档案管理的重要作用,为相关工作提供有价值的依据。因此,结合本文的分析发现,将文中所提及的方案,应用在具体的工作中,其具有较强的可行性。
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论文作者:沙尔克提江•塞拉吾拜 陈双林
论文发表刊物:《当代电力文化》2019年13期
论文发表时间:2019/11/8
标签：档案论文; 物资采购论文; 档案管理论文; 物资论文; 管理工作论文; 电力论文; 电力企业论文; 《当代电力文化》2019年13期论文;