摘要：办公室文件档案收集与归档对实现单位的稳定运作以及提高工作效率意义重大，单位需要结合实际情况，明确自身解决问题的办法，通过相关文件、信息的有效搜集以及保管来实现自身的稳定高效运作。
关键词：办公室；文件；归档
一、办公室文件归档工作的主要内容
办公室的文件归档管理工作，是指办公室的相关工作人员对本单位或者本机关在日常工作中形成的重要文件进行分类整合以及立卷归档等工作。一般情况下，办公室文件的归档工作主要涉及四大类：
1、制定办公室文件管理的相关制度，制度包括了办公室各类文件的借阅、传递、归档等方面的制度，以制度化的、规范化的形式对办公室文件的借阅记录、分类整理、借阅人信息管理、借阅时间、借阅地点、借阅文件名记录、归还记录等文件相关的传递和使用适宜进行规范和有序透明的管理，保障办公室文件的完整、有效利用；
2、对文件位置进行准确定位，即文件的定位管理
出借后被归还的办公室文件，要按照借出前已经设计、规划好的陈列、存储位置进行归档陈列或保存。这一部分的工作，涉及很多的文件资料的标注、分类标准、文件名称的设置、文件年份的编排和资料的对应归位等，利于文件资料的查找、分类保存和便捷使用；
3、对文件流向进行监控跟踪
办公室文件是办公室资料的重要组成部分，是办公室事务的相关事务的记录和汇总，是属于办公室的私有物品和重要资产，具有一定的保密性质，尤其是一些特殊部门或特殊行业，办公室文件的安全性十分重要，所以，办公室文件归档工作里，加强对办公室文件流向的监督和管控是一项重要内容；通常可以通过制定文件跟踪卡对文件进行动态监控和管理，防止文件丢失和有意无意的泄密，保障文件信息的安全；
4、严格相关文件的销毁工作。
上面关于文件流向的监控跟踪中就提过，办公室文件是本单位或者本机关在日常工作中形成的重要文件，对本单位、本机关具有重要作用。而办公室的任何一份文件，都对应一定的办公室事务，具有一定的使用时效和使用价值。办公室文件管理人员除了定时对办公室文件进行检查、查漏补缺整理以外，一件事务结束后，也要对文件资料进行重新分类整合归档，对还具有价值的文档要归入陈列储藏位置，对已超过使用失效不具备保存价值又不能外流的办公室文件，要及时清理和销毁。
二、办公室文件档案收集与归档工作存在的问题
1、工作人员意识薄弱
尽管文件档案收集以及归档工作对促进内部管理质量的提升意义重大，但是许多工作人员在落实该环节工作的过程之中无法保障预先策划，同时出现了工作滞后以及拖延的现状，严重影响了其他工作的顺利开展。之所以会出现这一现象，主要在于文件档案管理工作人员没有树立良好的管理意识，无法意识到合作的重要性，忽略了对文件的重视以及落实，最终导致整体的文件档案收集工作效率相对较差，经常出现档案丢失以及遗漏等现象。另外还有一部分人没有意识到办公室文件档案收集与归档与单位发展之间的相关性，没有形成体系，忽略了该工作的价值，因此在实践工作的过程之中无法调动个人的主观能动性，这点严重影响了单位的未来发展。
2、单位对文件档案搜集以及归档工作不够重视
尽管许多单位开始意识到文件的搜集以及归档管理工作的重要性，但是在实践的过程之中，没有投入更多的人力、物力和财力实现管理工作效率和水平的提升，各种文件资料程序以及破坏等现象仍然存在。结合实践调查可以看出，这些现象的产生主要在于单位所采取的归档模式缺乏一定的科学性以及合理性，大部分以文字资料归档为主，忽略了实物档案、电子文档的有效建立。
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3、档案收集和归档不全面
办公室文件档案收集与归档工作对工作人员提出了更高的要求，但是许多工作人员在实践工作的过程中缺乏一定的积极性，经常出现搜集不全面也不系统的问题，其中文件资料所涉及的内容以及种类相对较为繁杂，如果出现资料遗落的现象就会导致后期的搜集难度不断增加，无法更好地保障整个资料收集的全面性以及整体性。
三、办公室文件归档工作的改善措施
1、积极创新文件档案管理模式
首先单位应该加强对于文件档案管理工作的重视程度，将文件档案管理工作作为单位内部工作的重点。派专人进行档案管理而不是各个部门管理各个部门的档案。这样一来，不仅能够有效提高文件档案管理的质量，同时能够加强单位内部之间的交流，保证单位内部的平稳有效运行。同时，在对文件进行管理的过程中要积极创新方法，将传统的文件管理转变为电子档管理。这样不仅能够保证文件的持久性，同时为单位查找资料提供便利。
2、建立办公室文件档案管理制度
没有规矩不成方圆，单位在制度上对文件档案管理建立相应的奖惩措施，能够帮助文件档案管理人员在工作的过程中有据可依，同时能够规范其行为，让文件档案管理人员意识到文件档案管理工作对于单位发展的意义所在。首先要明确归档范围，其次明确归档期限，这样能够保证单位的文件档案集中且统一，同时能够防止资料外漏，对单位造成不必要的麻烦。另外，单位中的各个部门要积极配合文件资料管理人员的工作，如果管理人员有需要，要及时进行相关方面的工作配合。
3、加强对档案管理人员的意识培养
档案管理人员是直接接触文件档案的人员，他们对于单位来说具有重大意义。加强对于档案管理人员的意识培养，能够在帮其顺利完成工作的同时培养其责任感。单位的发展离不开具有责任感的员工。单位可以通过培养档案管理人员的管理意识，保证办公室文件档案收集与归档工作的高效性。通过培训的方式对文件档案管理人员进行培养，同时对部分管理能力不强的人员进行有针对性的培训。这样一来，不仅能够让管理人员在技能上有所提高，同时能够保证管理人员的水平都处于上升状态，平稳且统一发展。
4、加强办公室文件归档工作的信息化建设
随着社会的发展和科技进行，办公现代化已经取代了传统的手写纸张笔墨的办公形式，办公室文件也由传统的纸质资料为主转变为多种形式，所以，与时俱进的加强办公室文件归档工作，利用计算机、计算机系统、文件管理软件进行文件归档工作尤为必要。单位应积极推进办公室文件管理的信息化建设，及时调整传统文件归档方式向现代文件归档方式的转变，提高文件归档的质量、效率，促进办公室文件资料的保存和利用。
5、加强办公室文件归档人员的教育和培训
办公室文件归档人员的综合素质直接影响着办公室文件归档质量。所以，单位应通过严格的程序考核，聘用具有专业的文件归档知识和文件管理能力的，具有高度的责任感职业保密意识、安全意识、法律意识的办公室文件归档、管理人员，并制定文件管理岗位责任制，定期不定期的进行专业技能培训和职业道德教育，多手段多角度长期可持续的提高办公室归档人员的综合素质，为办公室文件归档工作提供坚实的人才保障。
结束语
办公室文件是办公室各类资料中最常见、最普遍的部分，其归档管理工作对办公室文件资料的管理运用十分重要，必须引起高度重视。文章立足于办公室文件归档工作的内容，分析了当前办公室文件归档工作中存在的问题和不足并提出了相应的改善建议，文章的研究具有一定的现实价值，值得参考和借鉴。
参考文献：
[1]刘钰洁.浅谈办公室文件的归档管理工作[J].中国集体经济，2016（3）.
[2]瞿荣荣.浅析办公室文件档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2015（22）.
[3]邓巧玲.浅谈办公室文件档案收集与归档工作管理[J].卷宗，2017（10）.
[4]杨利.浅析办公室文件档案管理工作[J].人力资源管理，2017（10）.
论文作者:周莉华
论文发表刊物:《防护工程》2018年第31期
论文发表时间:2019/1/17
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