文件运动理论模型机理分析——文件运动理论研究之三，本文主要内容关键词为：文件论文,机理论文,理论研究论文,之三论文,模型论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
提出的文件运动模型，就是对文件运动过程中特定内在关系进行的整体描述。当然，这种描述本身还有待进一步完善和深入或者还应对其进行修改。
一、模型反映的文件运动整体性、连续性与档案化管理
文件运动理论模型是一个整体。它首先以不间断的直线轴代表具有整体性、连续性的文件运动状态和过程，以及与之相关的、也具有整体性和连续性的形成文件的活动（即人们处理事务的活动）和进行这种活动的文件形成者。诚然，模型中同时又以三个圆形维度表达运动中文件价值出现的周期性变化，从而连带标示了运动中的文件形态及相关的活动和与之有关的文件形成者出现的变化。但是，这并不表明文件在连续运动过程中出现了间断，只是说明文件在运动过程中并非一成不变，而是不断在发展变化从而更加符合人们的需要。
文件运动的整体性决定了对文件的管理必然是一个连续的过程，构成同一个连续体或者系统，因而模型中同样用一通到底的直线轴架构组成管理域、证和服务域，以便表达人们对文件的管理活动、活动的后果和提供文件为社会服务的活动，也是连贯的、不间断的，具有整体性。它们在发展演进过程中出现的变化，但是这并不表明将其断裂为不同的阶段，相反它们仍然是同一个连续体中相互之间联系紧密的组成部分。之所以如此，与文件独特的价值和作用密切相关。
文件最独特的价值或作用在于其既是事务处理的工具，又能够为形成它的社会活动提供证据和唤起相关的记忆。这可以说是关于文件的可持续价值观念。根据这种价值观念，必须对文件进行“档案化管理”。“档案化”(archiving)是电子文件问世以来，尤其是文件连续体理论创建以来，开始在西方档案界流行的概念。笔者理解，“档案化”就是确保并且证明文件的真实性、完整性、可靠性和长期有效性（可读性、可理解性等），使文件有可能用作证据。据此，并非只有具备长时间保存价值的文件才应该特别予以关注，受到归档管理的待遇。相反，所有的哪怕只需要保存几分钟、几秒钟时间的文件都应该得到档案化管理，否则它们无法既用作事务处理工具，又用作证据和唤起记忆。故文件连续体理论的倡导者Frank Upward等人指出，“正是这一价值观念统一了文件档案化及其保存的方法，不管文件是保存一刹那还是保存千年。”（注：何嘉荪、傅荣校：《文件运动规律研究——从新角度审视档案学基础理论》，中国档案出版社1999年版。）所以，对文件的整个生命周期或者说对文件运动的全过程，必须实行连续的、具有整体性的一体化全程管理，也就是我们所讲的档案化管理，不应该再人为地将之区分为“文件管理”和“档案管理”两个阶段。
这里需要特别指出：“档案化管理”与“归档管理”是不同的概念。“档案化”是使文件和电子文件具备成为档案和法律证据的能力，具备了这种能力的文件才有可能归档，成为档案。所以，“档案化管理”是为使文件档案化而采取的管理措施。“归档”则是把文件认定为档案，移交档案部门保管。
有鉴于此，在我们的模型中文件管理活动是从文件的形成到捕获、到组织、到保管，一以贯之，贯通到底的。就是说，档案部门绝对不能仅仅管理所谓“归档保存”的文件，而是应该对整个文件运动过程施行“档案化管理”，保证“档案化管理”下的文件都具有能够持续保存和利用的能力。
“档案化管理”问题在纸质文件等传统载体文件时代并不突出，也显得相对简单，基本上可以用“归档管理”代替。那是因为纸质文件等传统载体文件一旦形成，只要在归档的时候保证其载体的原始性就能够确保文件的真实性、可靠性和证据价值。对电子文件而言，由于其真实性再也不可能依靠载体的原始性来确保和证明，因而“归档管理”已经不能再用来代替“档案化管理”，否则归档以前文件的真实性无从保证。正因为如此，从管理的前端就实施“档案化管理”的重要性是不言而喻的。
概而言之，文件运动理论模型从总体上力图表达的是文件运动和文件管理活动的整体性和连续性。正是这种整体性和连续性导引出了对文件运动全过程的档案化管理。
二、模型反映的文件群体运动与来源原则、全宗理论
文件是适应交流、传递、储存、利用信息的需要，而在各种自然人、法人处理各式各样事务的社会活动中自然产生的，故而文件与文件形成者以及由他们进行的处理各种事务的社会活动之间存在一种共生而又对应的关系。文件的这一特点决定了它既是连接、推进这种活动的纽带和工具，又是这种活动的真实记录和见证。而在同一项人类社会实践活动过程中形成的文件，即来源于这种过程的文件也就自然地构成了一个有机整体。这种有机整体当然是文件运动的基本单位。所有的文件，包括电子文件在内，都应该分别自然地存在于或组织在这些基本运动单位之中，它们既以这种基本单位为范围，内向相关联地运动，又以它为单元作外向整体运动。这种整体运动又由于文件形成者和由他们推进的事务处理活动的变化或发展，而在不同阶段的运动过程中表现出从案卷系列到全宗的组合，以及全宗形态的变化——由主体全宗单独存在转变为与客体全宗并存、由文件全宗向档案全宗的过渡。文件运动理论模型的三根特征轴，即事务处理特征轴(Transactional Axis)、形成者来源特性轴(Identity Axis)和群体运动形态轴(Modality Axis)就是这一运动特征和状态的真实写照，它们共同表达了文件的群体运动过程及其动因。
其中，事务处理特征轴表达的是人们进行的社会活动，它是文件的真正来源和进行群体运动的核心；推进这种活动的社会主体为文件的形成者，构成了文件的形成者来源，由形成者来源特征轴表达；群体运动形态轴表达的则是文件运动的状态。
这三根特征轴相互之间又具有特定的关系。虽然文件群体运动的状况主要由群体运动形态轴表述，但是，群体运动形态轴描述的案卷（系列）、文件全宗和档案全宗等文件群体的发展变化又是由事务处理轴决定的，因为事务处理轴表达的是形成文件的社会实践活动，作为文件的真正来源，正是这种社会实践活动的发展和变化决定了文件的产生和文件进行群体运动的形态，因而处于核心地位，是文件作群体运动以及如何运动的决定性要素；形成者则为事务处理活动的推动者，故而事务处理轴所描述的形成者行动、职能活动和社会活动又是对应于形成者来源轴描述的制作者（或其群体——部门）、机构、社会三个层次的演变的。应该指出，形成者来源轴所代表的文件形成者是相对于事务处理轴所代表的社会活动影响文件群体运动形态而变化的，比如由于形成文件的社会主体价值取向不同和观察角度不同，形成文件的社会活动也就可以因此区分为以主体为核心和以客体为核心两种。这导致文件群体运动的具体形态也会出现主体文件全宗、客体文件全宗和主体档案全宗、客体档案全宗的区别。
由此，三根特征轴也共同表达了文件作群体运动的基本原则——来源原则和全宗理论。来源原则产生之初，人们认为来源概念基本上等同于社会主体，一个档案全宗与一个相对独立的社会主体（在中国习惯上简称为一个机关）是一一对应的关系。然而，“同一社会主体”只能说是文件和档案的狭义来源。因为，任何社会主体如果不进行社会活动，那是不会形成任何文件的。因此文件形成的真正源泉，并不是人，而是人的活动！而对于人的活动，仅仅站在活动主体，也就是文件形成者的角度进行概括并不全面；还可以站在客体的角度进行概括。故而随着社会结构的变化、档案种类的增多，尤其是电子文件的出现，人们逐渐发现“同一机关”不应该再成为文件来源的代名词。在新的历史条件下，来源原则，尤其是来源概念在保持其本质不变的基础上得到了相应的发展——从形成者来源发展为职能来源、概念来源和广义的来源观。正因为如此，文件运动理论模型并不仅仅采用形成者轴反映文件的狭义来源，也描述突出了事务处理特征轴，用以反映文件的广义来源。这样，文件运动模型同时表达了以下两点：既表明文件运动状态的变化是由两种要素——文件形成者和形成者的活动共同决定的；也反映了来源原则和全宗理论的实质，这是历史主义在档案学领域的充分体现。正是基于这一点，也可以说，来源原则与全宗理论是文件运动模型的理论支柱。
三、模型反映的文件价值变化与文件运动阶段和相关问题
文件运动模型同时也以主客体相互作用的价值理论为基础，它的三个维度：现行维、过渡维和社会价值维，主要反映文件在其生命运动过程中的价值变化。
文件因人类信息传递和交流的需要而产生，又在人类社会管理活动的需要中得到发展。故在文件从生到死亦或臻于永久的过程中，其价值所反映的社会主体需求与文件客体属性之间的矛盾及其变化构成了文件运动的内在动力和深层原因。反映到理论模型中就表现为文件价值及其变化带动了三个维度与三个轴向和三个主域的综合协同作用，构成了它们之间特殊的连动关系。
文件生命周期理论认为，文件的价值变化在实际上为文件的运动过程划分了阶段。但是这种价值变化与文件形成者自身、与人们形成文件的活动和与文件群体运动的形态有什么关联，与文件管理活动、与构成的证据和记忆以及与向社会提供文件信息服务等相互之间有什么关系，这些在文件生命周期理论中并未说得很清楚。然而，在本模型中通过维度与三根轴向和三个主域的交叉和架构，我们便可以得知它们相互之间存在的联系。
具体而言，我们至少可以作如下描述。
(1)当人们开始作为个体或者集体的文件制作者采取行动，开始酝酿制作文件的时候，他们已经进入形成域(Creation)开始形成了一些草稿、提纲或者诸如此类的东西，从而留下了行动的踪迹(Trace)，它们已经具有第一价值，但是没有现行价值。而这些“行为轨迹”也就自然而然地在文件制作者后继的行为活动中为之提供使文件得以产生的“孕育服务”(Conception Service)。
(2)文件一旦正式形成，一般情况下便具有了现行价值并且必然与为处理同一件事务而进行的行为活动中产生的其他文件，具有紧密的有机联系。它们也就共同组成一个“案卷”在一起进行群体运动。这里有必要说明：我国颁布的文件归档整理标准，取消了案卷。然而我们认为，处理同一件具体事务中形成的文件必然构成最低层次的有机群体——案卷（注：如果为处理同一件具体事务只形成一份文件，那么一份文件一个卷。），这是不以人的主观意志为转移的客观规律。这种有机群体可以有实体形态，也可以仅仅以数字化形式逻辑上存在。我国颁布的标准规定：在最低层次全宗内类别中按事由排列文件，这样形成的实际上是形态发生了异化的实体案卷。
总之，“案卷”(File)可以说是文件群体运动的最初形态和最微观层次，它比较完整地构成了其制作者(Creator)为处理事务而进行的行为活动(Actions)的“证据”(Evidence)，应立即由文件管理系统“捕获”(Capture)，以便确保其原始性、真实性、完整性和证据价值并且在刚刚产生它的人类现行活动中主要提供管理性服务或行政服务(Administrative Service)。这里有两点需要说明：
首先，为什么把构建“案卷”这样一种也属于信息组织的行为，不划入“组织域”而划入“捕获域”？
我们都知道，文件的构成要素为内容、背景和结构。对传统文件而言，其内容和结构已经固定在文件的原始载体之中；一部分背景信息（比如某些文书处理信息、责任人信息等）亦如此；但是另一部分背景信息中以文件之间的历史联系为代表的来源信息，则只能依靠组织“案卷”等这样的形式来捕获和维系。这也就是为什么我国档案界一直主张“文书处理部门立卷”的深层原因。
对电子文件而言，这一点更加明显。电子文件的内容特征、结构和背景信息全部要依靠元数据来记录，这些元数据必须根据前端控制的原则，在电子文件正式形成的同时，于第一时间内与电子文件自身一起被捕获进入文件管理系统。其中用于描述文件之间最微观层次的有机联系——处理同一件具体事务过程中形成的文件之间的历史联系的元数据，也就是所谓的“案卷级”来源信息，更必须在此时得到捕获。其理由本文第一作者在其他关于电子文件管理的论文中已经多有说明，这里不再赘述。
其次，具有现行价值，是文件从“孕育制作形成域”进入“捕获域”的标准。理由很简单，一般而言只有正式形成后具有现行价值的文件才应该和能够得到捕获，进入捕获域。当然，毋庸讳言也存在个别例外情况：比如某些文件（或者图纸）起草（设计）以后，由于种种原因并未正式生效，不具有现行价值，然而由于其记录、反映的文件形成过程或者某些观点、思想比较重要，这种文件经过一定的程序仍然有可能得到捕获，作为档案保存。不过，如果严加分析可以发现，所谓的“经过一定程序”也可以看作形成了另外一份具有现行价值的文件（哪怕只有一两个字，诸如“存档”、“同意存档”等），而上述并未生效的文件实际上可以看作这份现行文件的附件。
(3)随着文件现行价值消失，第一价值从占据主导地位逐渐趋弱而第二价值逐渐增强，形成一种此消彼长的过渡局面。“过渡维”就是文件进入这一时期的标志。对于文件运动而言，由于文件价值出现的变化，其重心已经迁移到由文件制作者组合而成的、具有相对独立性的机构(()rganization)所进行的、特定的社会职能活动上了；或者可以这样说，只有当文件运动推进到这一阶段，对相对独立机构进行的相对独立的职能活动的观察才趋于完整。不过，这种职能活动(Functional activity)，有的是一个相对独立的机构独自承担进行的，有的则是由若干机构共同参与合作进行的。与此相应，文件运动的重心也就迁移到了相对宏观的层次——“文件全宗”(Records Fond)继续进行的运动，或者说直到此时文件全宗的构成才相对完整；也就为人们以及由其组成的机构留下了不可磨灭的“集体记忆”(Collective Memory)，并且能够为人们在此时的活动提供“参考服务”(Reference Service)。
与此同时，对文件的管理活动也从捕获域推进到了“组织域”(Organization Field)。这里需要说明的是，此时的“组织”，指的是已经在“捕获域”（通过组卷）记录或者（通过背景信息元数据）著录文件之间历史联系的基础上，对文件信息的进一步组织。故而，对按照历史联系组织文件信息而言，这里的“组织”仅仅是补充性的。因为当文件处于现行阶段时，很难全面认识文件之间某些超越案卷、系列(series)的有机联系，更无法及时著录某些属于客体全宗级的背景信息，因而需要在此时进行补充，通过元数据著录来进一步“组织”文件信息。
另外，为了便于检索和利用，在该子域对文件信息的组织还应该包括依据社会职能分工构建分类体系和组建根据用户需要设计的专题分类体系等。之所以主要在该管理子域进行这种信息组织工作，也是因为只有当文件的第二价值开始增长时，才能更好理解文件形成者以外用户的需要。
总之，与文件价值鉴定不可能仅仅鉴定一次就“毕其功于一役”一样，对文件信息的组织也不可能一次完成。
(4)随时日推移，文件第二价值开始占据主导地位。由于直到此时，文件对整个社会的意义才得以充分展示，并且文件的运动也进入了最后阶段——历史阶段，文件运动的重心也就迁移到了更加宏观的层次，文件已经可以看作是超越于所有机构和项目之上、由整个社会(Society)共同进行、具有特定目标(Purpose)的社会活动(Social Activity)的共同产物，它自身也就主要组织在众多“档案全宗”(Archive Fonds)之中持续地运动，它们之中既有主体档案全宗、也有客体档案全宗。
与此同时，对文件的管理活动也推进到“保管域”，因为此时管理的重点已经由文件全宗转化为主要针对档案全宗和档案全宗群，而文件全宗是一种过渡性的、还处于变动之中、仍然可以分解组合的文件群体运动形态；档案全宗和档案全宗群(Archives Fonds)，才是稳定的、不能随意分割的、可以长久保管的文件群体运动形态并且构成了整个社会的记忆(Social Memory)和财富，为社会大众提供着具有最广泛性的“社会和文化服务”(Social & Cultural Service)。
还有一点必须特别加以说明：为社会大众提供的社会性服务并非仅仅局限在社会文化服务域。同样，行政服务（管理性服务或者现行服务）、参考服务也并非仅仅分别局限在相关的行政服务域(Administrative Service)和参考服务域(References Service)之内。相反，这三种服务都相互交错地发生在各个服务子域之中；尤其是为社会大众的社会性服务，更是在行政服务域、参考服务域和社会文化服务域都存在，只不过这种服务在行政服务域和参考服务域表现得并不充分，一般情况下不可能占据主导地位而已（特殊情况例外）。
综上所述，以价值及其变化为基础的三个维度、三个轴向和三个主域的综合协同运动构成了完整的文件运动及其系统；同时也表明：文件在运动过程中出现的价值变化与文件形成者自身、与人们形成文件的活动和与文件群体运动的形态，与文件管理活动、与构成的证据和记忆，以及与向社会提供文件信息服务等相互之间存在着一定的互动关系。正因为如此，一方面我们应该看到文件运动和对文件的管理活动具有整体性及连续性，必须将之作为一个系统对待，全面切实贯彻全程管理原则和实施前端控制，进行统一的集成管理，这无疑是一项“系统工程”；另一方面，我们也应该看到文件在运动中其价值的变化带来的诸多方面的影响，实事求是地处理问题，比如必须看到所谓的前端控制，并非一切管理措施全部不分青红皂白一律移至文件生命的最前端，相反有些管理措施只能在文件运动过程中逐步展开。认识这一点将有助于我们更理性地从事文件管理工作。