摘要：在近几年，随着现代信息科技的到来，为了能够和这个时代相适应，各种企业档案在不断地进行革新，企业未来发展的好坏和做好档案规划有着很大的联系，这也是企业发展的重要基础。根据这一问题，作者在本文中首先分析了纸质档案和电子档案的联系、两者的优点和不足，最后着重介绍了纸质档案和电子档案并存态势下开展工作的主要策略，希望能为现代企业提供借鉴。
关键词：电子档案；纸质档案；整合利用；共存发展
引言
科学技术的进步让电子档案日渐成为人们非常重要的档案形式。同时，也必须认识到纸质档案的重要性，让两者共存发展已经日渐成为当前档案形式发展的重要趋势。多种信息的来源以及归纳使档案工作不像以前那么单一，而变为集整理、设计、归类、收集、分析等一系列工作。信息时代的快速发展将电子档案和纸质档案的优缺点也变得尤为突出。为了更好地将二者的优势进行有机的结合，需要注意以下几个问题：
1.纸质档案和电子档案的联系
档案信息的存储方式主要分为纸质存档和电子存档两种方式。但随着社会科技的快速发展，纸质档案由于其不易存储和难长期保存的特点，正逐渐被电子文档所代替。与纸质文件相比，电子文件具有信息存储量大、存储效率高、易于信息远距离传输且查阅极为方便的特点。因此，在办公及存储过程中，电子档案的应用更为广泛。当前电子档案与纸质档案出现了两者共存的局面，在实际的两种存储方式的使用过程中，电子档案与纸质档案之间存在着紧密的联系，目前主要将两者共存分为双套制和双轨制两种类型。双套制可以通过电子文件制作纸质拷贝，并将纸质文件通过电脑软件来实现文件数字化存储过程，实现两者的相互共存过程。而双轨制通常包含了双套制，在实际的文件生成和转换过程中，纸质文档和电子文档两种版本文件的同时运转和存在，业务人员就需要对两种版本的文件进行重复处理。因此，两种版本总是相互存在和同时起到存档作用。
2.两者各自存在的优势和不足
2.1电子档案的优势和不足
电子档案具有存储速度快、信息存储及提取便捷、不占用有限的实际空间，同时利于文件的保存，避免由于人为原因导致的信息丢失现象的发生等极为优秀的特点。在电子存档实际的使用过程中，档案之间的传递与接收变得更为简单，充分实现了信息交换和资源共享的优势。同时，电子档案的存在使得管理人员的查阅信息过程更为迅速，定点搜索制定信息即可即时发现所需要的信息，且所得档案可以进行永久的保存，并进行及时更改。当然电子档案同样存在着信息存储方面的缺陷，随着网络科技的快速发展，黑客技术成为信息泄露的主要渠道，重要的档案及资料在进行存档时，通过黑客的技术手段，较为容易地可以被窃取，从而导致机密信息泄露。同时，电子档案过于依赖计算机设备，无法进行单独的存在，这一点成为了制约，并且电子档案容易被修改和删除，无法得到有效的保证，一旦经过无意或恶意的修改，就会造成档案存储的不确定性，涉及部分人的自身利益，缺少足够的可靠性。
2.2纸质档案的优势和不足
纸质档案的优势在于其明确的直观性，以整洁的书面语言满足书写及阅读的便利性，并且纸质档案的可操作性极强，不要求固定的页面设置和版面排列，从而利于资料的整理和排列。同时，纸质档案通常要求盖印章和签字，从而保证了文件的真实有效，并具备足够的法律效益。但纸质档案的不足之处也较为明显，首先由于纸质文件的存在本身占据必要的空间，大量的资料的存储对空间的占用要求极为严格，同时应注意对纸制品的保护作用，温度、湿度、防火、防潮、防虫等都是应重点注意的问题，并且在资料的查阅过程中，避免不了认为的损伤及弄脏、弄旧现象，不利于对纸质档案的管理。
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3.纸质档案和电子档案并存态势下开展工作的主要策略
3.1档案管理理论的更新与完善
进行电子档案理论的独立创新过程有利于完善和丰富档案理论。在实际的档案管理过程中，做好电子档案基本规定的界定和解释，对电子档案的定义、来源、种类等进行单独的分类，并对档案的属性、特点等进行合理科学的标注和区分以便于对档案的归类和便于资料的搜索和翻阅。在利用电子档案进行文件归档时，应逐步完善电子档案的相关法规和制度，对电子档案的体系进行严格的规范，帮助人们辨别电子文档本身的真实性和有效性。配合有效完善的管理制度实现对电子文档的管理过程，帮助文件的有效保存和更新过程。由于电子档案与纸质档案的区别，应建立单独有效的电子档案的管理机制和模式，通过建立如档案管理方法和技术标准等来实现电子档案与纸质档案内容的相互区别。
3.2增强档案管理者职业素质
在面临现代化电子档案存储过程中，管理人员应提高既有的职业素质，迅速更新传统档案管理理念和工作方法，树立现代化档案管理意识。档案管理人员应对新模式的电子档案模式引起重视，加强自身的知识结构，积极提高自身在电子档案存储方面的能力，从而加强档案管理结构和质量。针对电子档案的新的管理模式给管理人员提出了更高的要求，除了必须具备档案管理基础和相关经验以外，还要求掌握计算机管理能力及基础外语能力，以便于完成电子档案的归档和管理过程。
3.3按保管设施的改进与调整
相比于传统的纸质档案的保管过程，电子档案的存储与其有着极为明显的区别。在传统的纸质文档的归档过程中，包括卷盒、档案夹、库房等设备设施，并且纸质存档具有的存储空间需求较大、相对存储信息量小，不适合大量的案卷的存放，长时间的档案存储为各方造成了极大的压力，也不利于相关人员的管理。而电子档案则是以磁盘、光盘、硬盘等存储介质来实现文件存储的，不仅存储量大、空间小，更加方便，易于管理，大大的节省了档案管理的成本。因此，应根据当前电子档案存储特点改进和调整档案保管设施方法，加强档案管理质量。
3.4建立完善的档案管理体系
由于电子档案的形成与存储介质与纸质介质都不相同，因此在实际的电子档案管理过程中，就无法根据纸质档案的管理经验来管理电子档案，通过建立完善的电子档案的管理体系，建立电子档案的保管、借阅、备份等过程的实现，帮助实现电子档案的有效管理。在具体环节上，通过对档案信息的收集、整理、鉴定、保管、统计等环节的深入研究来总结和发现电子档案管理规律，从而以完善的档案管理体系来实现电子文档的保管过程。
4.结束语
电子档案与纸质档案综合利用与合并发展具有非常重要的作用，其对于档案的保存和利用具有非常重要的影响。做好两者的整合利用，能够最大化提升档案管理的效率和质量，能够极大地节省人力、财力的支出，能够让档案的管控效能得到优化。因此，相关人员需要对此问题予以高度重视，通过相关策略的应用提升电子档案与纸质档案整合利用的质量，让电子档案与纸质档案都能够在档案的归档整理中发挥最大价值。
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论文作者:孔祥宁
论文发表刊物:《基层建设》2017年第29期
论文发表时间:2018/1/9
标签：档案论文; 纸质论文; 电子论文; 档案管理论文; 文件论文; 信息论文; 过程中论文; 《基层建设》2017年第29期论文;