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摘要：使用信息化工具为档案管理服务，能够有效的提高档案的利用率也能提高管理的效率。本文结合实际情况强调了档案信息化建设的重要性，简述了如今阻碍档案管理信息化建设的问题，并根据这些问题，提出了对档案管理信息化建设的应对之策。
关键词：档案管理；档案；信息化建设
一、引言
随着数字信息化持续推广，使用网络技术工具来为档案管理服务，实现在线的阅览，更改，确认，大大提高了档案管理的便利性和效率。另一方面，全球信息化的发展使国家的档案管理信息化建设需求变得越来越迫切。逐步提高档案管理的利用价值，不断加强档案的信息化建设已成为国家信息化建设的重要任务和发展必然。
二、档案管理信息化建设现状和存在的问题
（一）关于档案管理信息化建设的相关规章制度还需完善
基于信息技术手段的档案管理是如今档案管理部门的首要工作，随着国家《档案法》，《归档文件整理规则》等法律法规的出台和完善，国家对于档案管理信息化建设提出了明确的要求，但是相关的规章制度还需完善，许多细节性的问题并未提及，例如，对于企业文书档案的信息化、数字化的程度要求、档案管理人员明确的职责要求、工作内容。这些都限制了我国档案管理信息化的建设。
（二）对档案管理信息化建设的态度还需重视
档案管理信息化建设还存在着相关部门以及企业重视程度不足的问题。
对于档案管理的相关部门来说，相关部门的领导并未认清如今信息化对档案管理的影响，没有深刻的领悟到数字化技术的发展为我国信息化建设带来的机遇。由于相关部门对档案管理信息化建设的忽视，首先会导致档案管理信息化建设在理论上的不足和缺陷，不能紧密的契合时代的需求，为档案管理信息化建设提供有力的理论支撑。其次是会导致行动上的滞后和缓慢，甚至部分地区的相关部门完全忽视档案管理的信息化建设，还是按照传统模式进行，完全没有进步和革新。最后相关部门由于自身理论和能力的限制，不能为事业单位、国中小型企业等起到一个指导作用，不能保障中档案管理信息化建设的顺利进行
对于企业来说，由于企业领导对档案管理信息化建设的不重视，一方面是导致的资金不足的问题，档案管理信息化建设需要充足的资金来保证。企业内部不仅需要部分硬件条件，例如：计算机、打印机、摄像机、投影仪等；还需要必备其软件条件，如相匹配的人员配置、管理资金等。另一方面,，已有人员知识更新不及时,部分档案管理的相关工作人员结构知识老化，难以适应日益更新的信息化档案管理的需求，部分企业的档案管理不规范，许多中小型企业的档案管理工作甚至由别的职能部门代管，这些管理人员缺乏最新的档案管理知识，也缺乏对档案管理信息化重要性的认识。另一方面，企业领导对档案管理信息化建设的不重视会导致企业相关人才的缺失，人才是档案管理信息化建设的基础和前提条件。如若对档案信息化建设缺乏重视，则会导致内部档案管理人才的知识更新缓慢，人才断层，人才的流失等，更难以用优质的条件来招募信息化人才。
（三）档案管理信息化建设的实践程度不足
近几年，档案管理模式发生了改变，内容和介质都产生了变化，不仅仅只是纸面上简单的介绍和编辑，国家对于档案管理信息化建设的重视程度不断地提高，分别对相关部门、以及国企私企等企业提出了要求。
对于信息管理的相关部门来说，档案管理信息化建设的部分工作是流于形式，仅仅是向下级部门和企业下发和传达相关要求以及文件，没有真正的去深入基层去做调研，去了解实际情况。档案管理信息化建设的实践不仅仅是事业单位和企业的工作，还需要相关部门脚踏实地，去指导、协调、监管档案管理信息化的建设。
对于企业来说，部分企业甚至认为，档案管理信息化建设仅仅只是配备几台计算机，满足相关部门的相关硬件设施要求，根本没有将档案管理信息化建设落实到实践中去。这种固步自封的做法不仅仅不利于企业自身的信息化建设，不利于企业自身的发展，也不利于国家整体信息化建设的发展。
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三、加强文书档案信息化建设的对策
（一）完善对档案管理信息化建设的相关规范制度
国家首先应当积极地制定档案信息化建设的管理制度，并根据实际情况，不断完善科学合理的档案管理制度，严格监督执行，保证档案管理工作的顺利进行。相关档案管理部门应当根据相关的规章制度，确定档案的管理人员具体任务和职责，使档案管理人员的工作更加规范、完整、安全。档案可以在信息化的处理中得到保障。
（二）明确态度，将信息化建设放在档案管理的首位
在信息化时代，国家和企业都迫切需要一个准确、充实的档案信息数据库，来应对时代提出的挑战，国家相关部门和企业领导应该明确态度，将信息化建设放在档案管理的首位。
对于档案管理的职能部门来说，档案管理的相关部门领导在态度上应该端正自身态度，认清当前档案管理信息化建设的重要性；在学习上，应该强化自身学习，努力学习了解档案管理信息化的新知识；在管理上，对下属也应积极开展培训、互相学习等活动，努力开放思想，才能更好的展开档案管理信息化建设工作。
对于企业来说，企业领导人应当认识到档案管理信息化建设会为企业发展带来的优势，在根据企业自身内部情况采取手段措施，积极革新，将企业的档案管理信息化建设提上日程。
在资金方面，企业应当积极与信息化建设的相关部门沟通，结合企业自身的性质和需求，首先，满足企业信息化建设的硬件需求，为企业制定一套适合自身的信息化设备。其次，根据企业自身档案规模大小，购买或研发适合自身企业的文档管理软件。最后，打造一支能充分保障企业自身档案管理信息化建设需求的人才团队，企业可以在原先档案管理团队的基础上，对老员工进行信息化的培训；也应当利用丰厚的待遇引进相关信息化建设的高精尖人才不断壮大档案管理的队伍。
（三）理论和实践相结合，将档案管理信息化建设落实到实践上
实践是检验真理的唯一标准，只有在档案管理信息化建设的实践中，才能不断的发现问题解决问题，避免档案管理信息化理论脱离实际，有效得推动档案管理信息化建设的进程。因此，信息管理的相关部门和企业都应该将档案管理信息化建设落实到实践中去。
对于信息管理的相关部门来说，档案管理信息化建设的工作不只是下发和传达相关要求以及文件，还包含指导、协调、监管下级部门和企业的档案管理信息化的建设情况。相关部门应该立足实际，积极开展“走基层”等活动，去不同地区去做调研，去了解不同地区、不同文化、不同经济条件下、档案管理信息化建设的实际情况。根据实际情况，以“走访”“座谈”“培训”等活动去指导、监督企业的档案管理信息化建设的实践情况。
对于企业来说，只有将档案管理信息化建设与企业各个部门结合起来，才能切实的将档案管理信息化建设落实到时间中去。档案管理信息化建设是作为工具和手段为企业的发展服务，例如，工程档案的收集和管理可以和技术人员的培训等相结合。企业也只有将档案管理信息化建设落实到实践上，才能理解到信息化建设对企业的帮助和支持。
四、结语
时代对中国档案管理工作提出了新的要求。使用数字技术和信息技术为档案管理服务，为其建造专用的管理平台，可以帮助档案管理实现过程的可控性有效的保证档案的正确性，还可以提高效率，为档案管理节省人力资本。档案管理的信息化建设是全球信息化带来的机遇和挑战，我国应抓住时代的机遇，积极应对挑战。
参考文献
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[3]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案,2010,26 (3):29-31.
论文作者:贺树程
论文发表刊物:《基层建设》2019年第8期
论文发表时间:2019/6/18
标签：档案管理论文; 信息化建设论文; 档案论文; 企业论文; 相关部门论文; 国家论文; 实际情况论文; 《基层建设》2019年第8期论文;